Predavanje 9 Flashcards
Upravljanje vremenom
Upravljanje vremenom na projektu ukljčuje procese koji su potrebi kako bi se upravljalo pravovremenim završetkom projekta.
Pitanja koja se moraju postaviti kod upravljanja vremenom
- Koje nam vrijeme stoji na raspolaganju?
- Koliko vremena iziskuje svaka od ključnih djelatnosti?
- Koliko je hitno zaista hitno?
- Šta će se dogoditi ukoliko ostane status quo?
- Zašto će promjena unijeti toliku razliku u brzini isporuke informacija ili vremenu reakcije na zahtjeve klijenata?
- U okviru kog stepena preciznosti treba projekat privesti kraju?
- Da li je riječ o danima, satima ili minutima?
- Da li neka faza ili djelatnost u okviru projekta ima poseban rok ili vremensko ograničenje?
- Da li treba uskladiti različite vremenske zone?
- Koliki rok treba dati dobavljačima ili izvođačima?
- Koje djelatnosti mogu da se odvijaju paralelno prije nego jedna za drugom?
Pitanja koja se moraju postaviti kod upravljanja troškovima
- S kakvim budžetom raspolažemo?
- Da li postoje kaznene klauzule koje bi se mogle nametnuti? (Građevinski projekti, napr: putevi – česti uzroci kašnjenja i prekoračenja budžeta ukoliko se ne unesu kaznene klauzule u prvobitnu specifikaciju projekta)
- Dali se finasiranje vrši unaprijed ili je riječ o ’’plaćanju usput’’ ili gotovinom prilikom isporuke sistema ili proizvoda? (kakav je uticaj na tok gotovine?)
- Koliko će koštati?
- Kolika će biti dugoročna ušteda?
- Da li je ’’nagađanje troškova’’ prihvatljivo za neke odluke?
- Da li je ovo projekat ’’ fiksnih troškova’’ ili ’’viška troškova’’?
- Kakva je evidencija potrebna radi naplate troškova?
- Da li postoji popust na količinu?
Da bi došli do informacije o kvalitetu, često puta ćete morati da postavite sljedeća pitanja:
- Koji su izraženi ishodi koje treba procjenti?
- Ko vrši procjenu i da li oni znaju šta procjenjuju?
- Ko je odgovoran za kvalitet?
- Kada provjeravate kvalitet: u početnoj fazi, tokom samog projekta ili kada je projekat gotov?
- Da li očekujete ’’savršen kvalitet’’? Koji su prihvatljivi nivoi tolerancije?
- Kakav je postupak u slučaju da je kvalitet ispod prihvatljivog nivoa?
- Kakve korake ili postupke treba preduzeti radi osiguranja kvaliteta u svakoj fazi?
- Da li je funkcionalnost važnija od izgleda?
U vezi sa kvantitetom, mogla bi biti relevantna sljedeća pitanja
- Koliko može da se proizvede bez žrtvovanja kvaliteta radi kvantiteta?
- Na kojem nivou proizvodnje
tupa na snagu ’’ekonomija obima’’? - Koliko vam je ljudi potrebno?
- Koliko su vam dugo oni potrebni?
- Koliko prostora je ostavljeno za ’’otpad’’ ili ’’grešku’’?
- Da li je svakom potreban poseban sto, kompjuter, telefon, itd?
- Kakva je vjerovatnoća da će vam biti potrebni razervni djelovi?
- Koliko x možemo da držimo na zalihama?
- Koliki je obrt osoblja ili materijala?
- Možemo li da odgovorimo na zahtjeve potražnje, korišćenje, itd?
Šta treba da sadrži utvrđivanje obima?
Oni uvijek treba da sadrže:
- Ciljeve i ishode
- Sponzora projekta (vidjeti DRUGS)
- Klijente ili korisnike
- Obim – šta je uključeno a šta isključeno (pretpostavke)
- Budžet / sredstva
- Vremenske rokove / ključne faze projekta
- Rizike
- Ko radi, šta i za koga?
Procjena sebe
- koje vještine posjedujem?
- koje relevantno znanje posjedujem?
- šta sam naučio poslednji put? zabeležite?
- da li je ovo uzgredan posao, ili obavljate dva paralelna posla?
- Šta želite da postignete ovim projektom?
- ko će vas na kraju ocjenjivati?
- kako će vaš šef znati da imate problem ili kako će znati za vaš uspjeh?
- ko se stara o potrebama ostalih članova projekta?
- u kojim situacijama najbolje funkcionišete?
Da bi ste potvrdili obim projekta, treba znati odgovore na sljedeća pitanja
- Kome vaše rješenje ide u prilog?
- Kakve rezultate i koristi treba to rješenje da proizvede?
- Kakve troškove ili kaznene penale želite da izbjegnete?
- Kakva su postojeća ograničenja?
- Šta želite da se dogodi?
- Šta ne želite da se dogodi?
Ciklus upravljanja projktom: korak 2
Planiranje će uključivati: Razmatranje opcija - Stvaranje ideja i mišljenja - Procjenjivanje vaših 5M sredstava - Korišćenje 5C u donošenju odluka Beleženje plana - Primjena dijagrama i grafikona
5C
C Consider Razmotrite: razjasnite prirodu projekta, vrijeme i druga ograničenja, pitajte sebe i druge kakve su vam informacije potrebne, utvrdite ciljeve
C Consult Konsultujte se:
prikupite najveću moguću količinu informacija, sazovite
sastanak svih aktera ili njihovih zastupnika ukoliko je
potrebno, podstaknite ih da iznesu svoje ideje, odlučite u
kojem momentu će konsultacije prestati
C Crunch presjecite: pregledajte sve opcije i donesite odluku, zapišite
plan primjene
C Communicate Komunicirajte: ukratko obavijestite sve o tome šta će se dogoditi, zašto i na
koga će odluke uticati
C Check Provjerite: propratite usmene informacije pismenom potvrdom odluke,
postarajte se da svi razumiju kada će odluka biti primjenjena. Provjerite da li su informacije proslijeđene, izvršite nasumične provjere radi praćenja efikasnosti, provjerite efekte odluke i preduzmite potrebne kreativne mjere
Prilikom sastavljanja tima obavezno predočiti
Zašto su se okupili - misija
Šta će raditi - ciljevi
Kako će utvrditi progres - planiranje kontrolnih tačaka, komunikacija i povratna informacija
Kakav je njihov interes - priznanje
Šta će se dogoditi ukoliko im bude bila potrebna pomoć - podrška
Analiza 5M
Projekat treba podijeliti na djelove sa kojima se lakše upravlja
- Machinery: Oprema
- Manpower: Ljudski resursi
- Materials: Materijali
- Methods: Metode
- Money: Novac
Efekat hokejaške palice
Sve do uvođenja promjene i odmah nakon toga biće vam potrebno više sredstava.
PERT dijagrami
PERT je skraćenica za Programme Evaluation and Review Tehnique tehniku procjene programa i revizije.
Što se tiče planiranja, ovi dijagrami su rafiniraniji od Grantt dijagrama, jer su pogodni za projekte koji sadrže veći broj koraka
Analiza vremena sadrži
Događaj: određivanje najranijeg i najkasnijeg vremena događaja
Aktivnost: određivanje najranijeg i najkasnijeg početka aktivnosti
Određivanje kritičnog puta u projektu
Određivanje vremenskih rezervi događaja i aktivnosti
