Predavanje 7 Flashcards
Upravljanje kontinuitetom rada IT usluge
Bavi se analizom i upravljanjem rizicima kako bi organizacija mogla da obezbijedi minimum neophodnih proizvodnih kapaciteta ili da pruži uslugu u svakom trenutku
Cilj Upravljanja kontinuitetom rada IT usluge
Da podrži kompletan proces upravljanja kontinuitetom poslovanja koja omogućava da neophodna IT infrastruktura i usluge mogu da obnove rad u zahtjevanom i dogovorenom periodu poslovanja i da poslije incidenta sistem vrati u radni režim
Ključni pokazatelji performansi kod upravljanja kontinuitetom rada
- Broj utvrđenih nedostataka plana za obnavljanje: Ovo se postiže primjenom testa za obnavljanje koji je neophodno raditi najmanje dva puta godišnje.
- Prihod nakon nezgode: Ozbiljna nezgoda dovodi do određenog vremena van funkcije. Vrijeme van funkcije može da se koristi kao osnova za izračunavanje gubitka prihoda.
Troškovi procesa: Za ITSCM testiranje, projektovanje i održavanje plana za obnavljanje je veoma skupo zato treba da vide koji su to vidljivi i nevidljivi troškovi do kojih dolazi zato što nije moguće obnoviti usluge nakon nezgode.
Kritični faktori uspjeha kod ITSCM-a
Efikasan proces upravljanja konfiguracijom
Podrška cijele organizacije
Softveri
Obuka
Testiranje
Problemi tokom rada kod ITSCM-a
- nedostatak resursa,
- nedostatak podrške i razumijevanje,
- procjena moguće štete,
- planiranje budžeta,
- odnos IT odeljenja prema nezgodama,
- poznavanje zahtjeva poslovanja
Upravljanje finansiranjem IT usluga
IT odjeljenje se bori da ostvari ravnotežu između: kvaliteta, troškova, potreba klijenata i koristi upravljanje finansiranjem IT usluga koje obuhvata procese planiranja buđžeta.
Omogućiti profesionalno uprvaljanje troškovima
Procesi kod upravljanja finansiranja
Planiranje budžeta, IT računovodstvo i obračunavanje
IT računovodstvo
IT računovodstvo je skup procesa koji omogućavaju IT organizaciji da u potpunosti opravda način na koji se troši novac
Kategorije IT računovodstva
Poslovna perspektiva i Pravljenje modela troškova
Klasifikacija elemenata troškova
ECU - Jedinicu troškova za opremu-serveri, diskovi, štampač…),
SCU - Jedinica troškova za softver
OCU - Jedinica troškova za organizaciju (plate, obuka, putni troškovi itd.)
ACU - Jedinica troškova za objekte (računarski centar, kancelarije, kapaciteti)
TCU - Jedinica troškova za prenos (troškovi povezani sa robom i uslugama koje pruža drugo odeljenje. Interni troškovi između odeljenja)
CA - Računovostveni troškovi (troškovi povezani sa aktivnostima upravljanja finansiranjem usluga),
EC - Spoljni troškovi (troškovi za bezbjednost, troškovi za obnavljanje usluge u slučaju nezgode, troškovi za angažovanjem spoljnih izvođača).
Kategorija troškova IT usluga
Direktni, Indirektni, Fiksni, Varijabilni, Troškovi kapitala i Tekući troškovi.
Kritični faktori uspjeha kod upravljanja finansijama
- Stvaranje mogućnosti da korisnici razumiju troškove implementacije usluge.
- Podsticanje potpunog razumijevanja uticaja i troškova za implementaciju procesa upravljanja finansiranjem usluga.
Implementacija detaljnog sistema nadgledanja troškova. - Precizan finansijski sistem – upotreba softvera.
- Uravnotežena ponuda usluga.
- CMDB-u (upravljanje konfiguracijom) evidetiranje važnih informacija pomaže pri izračunavanju troškova o nivou usluge.
Problemi prilikom realizacije upravljanja finansiranjem
- Nova disciplina za IT odeljenje
- Informacije o ostalim troškovima izuzev troškova koje nijesu dostupne
- Teškoće u pronalaženju stručnog osoblja
- Nedovoljno razumijevanje koristi – nedovoljna podrška rukovodstva
IT funkcija
- Upravljanje IT funkcijom predstavlja integralni dio upravljanja poslovanjem u domenu je nadležnosti borda direktora i izvršnog menadžera.
- Strateški cilj IT funkcije mora biti kreiranje poslovnih vrijednosti
Ključni problemi kod pozicije IT funkcije
- Kompleksnost IT funkcije
- Loša usklađenost IT funkcije sa poslovnim zahtjevima organizacije
Uspješno upravljanje IT funkcijom podrazumjeva
- Usklađivanje IT strategije sa poslovnom strategijom
- Povezivanje strategije i poslovnih ciljeva
- Struktuiranje IT organizacije
- Mjerenje IT performansi
- Implementacija IT kontrola
Svaka organizacija bi između ostalog unutar IT funkcije trebala da uspostavi :
- Upravljanje projektima
- Upravljanje procesima
- Upravljanje IT servisima
- Upravljanje operativnim rizicima
- Upravljanje bezbjednošću informacija
- Upravljanje kontinuitetom poslovanja
Projektno upravljanje – upravljanje pomoću projekta
Da bi se upravljanje pomoću projekta – projektno upravljanje uspješno realizovalo, neophodno je:
- Definisati poslovne poduhvate kojima se može i treba upravljati po principima Project Management-a,
- Izvršiti organizacione pripreme, uvođenje projektne ili matrične organizacije,
- Uvesti timski rad.
Karakteristike Program management-a
- Predstavlja portfolio povezanih projekata sa zajedničkim ciljem,
- Formira se posebna organizacija – projektni biro (Project office),
- Programom rukovodi Program manager, koji koordinira rad Program managera.
Multiprojektno upravljanje
- Za realizaciju je neophodna projektna organizacija preduzeća,
- Potrebno je stalno određivanje prioriteta u realizaciji projekta, zbog ograničenih resursa, pri čemu se mogu koristiti različite kvantitativne metode, višekriterijumsko odlučivanje,
- Simultano se mora pratiti veći broj projekata,
- Raspodjela ograničenih resursa se vrši na više projekata,
- Organizuju se ekipe za svaki projekat (sa rukovodiocem projekta i projektnim timom) i posebna organizaciona jedinica koja koordinira sve projekte na nivou preduzeća, zbog usklađivanja ciljeva, trošenja resursa.
Virtuelni project management
- Projektom upravlja virtuelni projektni tim, u smislu da se članovi projektnog tima nalaze na geografski različitim lokacijama.
- Projektni tim funkcioniše korišćenjem: IT tehnologije, video konferencija, interneta,
- Koriste se posebni softverski alati (LOTUS Notes, Team Fusion).
Prednosti virtuelnog PM-a
- Brže komunikacije i efikasniji rad;
- Smanjenje troškova korišćenja prostora, putovanja;
- Povećanje produktivnosti.
Bazični model organizacionse strukture se ispoljava kroz:
Ponašanje preduzeća,
Organizacionu strukturu preduzeća,
Stil upravljanja preduzećem.
Kako se teatira kvalitet usvojene organizacione strukture
Brzo reaguje na šanse i prijetnje iz okruženja (sredine);
Uspješno koordinira svoje aktivnosti;
Posluje efikano, tj. Da ostvari optimalni odnos izmjeđu inputa i autputa.
Što treba da obezbijedi organizacionsa struktura?
Fleksibilne organizacije,
Stručnosti i motivaciju zaposlenih,
Slobodno i nezavisno rukovodstvo
Funkcionalno organizovano preduzeće - karakteristike
Funkcionalna podjela rada;
Formiranje pojedinih djelova organizacione strukture vrši se grupisanje sličnih aktivnosti;
Vertikalna koordinacija je neophodnost;
Radi boljeg kvaliteta odlučivanja formiraju se štabne funkcije;
Postoje dvije vrste rukovodilaca: rukovodioci na pojedinim nivoima vertikalne hijerarhijske strukture i rukovodioci štabne strukture;
U osnovi ovog modela nalazi se klasični štapsko-linijski sistem rukovođenja.
Prednosti funkcionalne organizacione strukture
Specijalizacija poslova;
Izbjegavanje dupliranja poslova, ekonomičnije poslovanje;
Efikasna koordinacija svih faza u okviru funkcionalne organizacije.
Slabosti funkcionalne organizacione strukture
Javljaju se barijere u komunikaciji i koordinaciji izmjeđu funkcionalnih jedinica;
Preopterećenost centralnog – jedinog novoa odlučivanja – pojava uskog grla;
Teškoće u koordinaciji prem autputu, naročito u slučaju rasta preduzeća i/ili diversifikacije proizvoda;
Sporiji razvoj strateškog menadžmenta;
Sporo reagovanje sa aspekta uvođenja inovacija;
Problemi sa koordinacijom svih funkcija.
Osnovna karakteristika funkcionalne organizacione strukture
Postojanje ’’autonomnih odjeljenja – diviziona’’ sa relativno stabilnom strukturom funkcionisanja
Uglavnom, takvi djelovi preduzeća su povezani putem kapitala
Glavni djelovi divizione organizacione strukture su profitni centri, kao strateške poslovne jedinice
Divizione organizacione strukture treba da zadovolje kriterijume:
Potpuno definisan program/biznis (postojeći ili budući) krozu globalnu specijalizaciju;
Objezbijeđeni tehničko-tehnološki uslovi poslovanja;
Nekonkurentnost izmjeđu diviziona unutar i van preduzeća:
Zadovoljenje pretežno/isključivo eksternog tržišta;
Lako prepoznavanje kupaca i jasno definisanje konkurencije;
Utvrđena vlastita poslovna strategija (substrategija)
Zajednički divizion kao profitni centar za praćenje proizvodnje, prodaje, troškova poslovanja i obračun profita;
Postojanje komercijalne funkcije na nivou diviziona;
Motivacija diviziona za ostvarivanje profita.
Čista projektna organizacija
Čistu projektnu organizaciju preduzeće karakteriše projekat kao izdvojena prijevrijemena organizaciona jedinica matičnog organizacionog sistema
Projekti se formiraju sa vlastitim funkcionalnim odjeljenjima.
Veza sa matičnom organizacijom je putem izvještavanja o napredovanju projekta
Prednosti čiste projektne organizacije
Rukovodilac projekta ima potpuna ovlašćenja (i odgovornosti) u vođenju projekta;
Svi članovi projektnog tima direktno su odgovorni rukovodiocu projekta;
Linije komunikacije su kraće, odnosno rukovodilac projekta direktno komunicira sa korporativnim nivoom;
Visok nivo motivacije i odgovornosti članova projektnog tima je obezbijeđen;
Obezbijeđen je kontinualan razvoj specijalističkih tehnologija u slučaju realizacije većeg broja sličnih projekata;
Brzo reagovanje na zahtjeve klijenata i potrebe korporativnog menadžmenata;
Jednostavno i fleksibilno strukturiranje omogućava lako razumijevanje i implementaciju organizacije;
Bolja integracija svih učesnika u realizaciji projekta.
Slabosti čiste projektne organizacije
Teškoće u odnosima izmjeđu članova projektnog tima i članova funkcionalnih jedinica;
Nedovoljna iskorišćenost svih raspoloživih resursa u preduzeću, odnosno dupliranje pojedinih resursa u slučaju realizacije većeg broja projekata;
Ograničenja u transferu osoblja sa jednog projekta na drugi, kada je to potrebno;
Neizvjesnost položaja članova projektnog tima u pogledu njihovog statusa nakon okončanja projekta.
Matrična organizacija preduzeća
Matrična organizacija predstavlja ’’integraciju’’ funkcionalnog i divizionog modela
Kod ovog tipa organizacione strukture postoji dualni sistem rukovođenja, pri čemu postoje rukovodioci funkcija i rukovodioci projekta
Prednost matrične organizacije preduzeća
Lako se prilagođava promjenama;
Uvodi se prema potrebi i postoji dok traje ta potreba;
Ima određenu namjenu i cilj;
Uspješno prevazilazi promjene u okruženju;
Doprinosi debirokratizaciji funkcije rukovođenja;
Razvija decentralizaciju odlučivanja, itd.
Slabosti matrične organizacije preduzeća
Teškoće u usaglašavanju internih odnosa na relaciji funkcije – projektne grupe;
Teškoće u usaglašavanju odnosa na relaciji:rukovodioci organizacionih cjelina - rukovodioci preduzeća
Ekonomičnost poslovanja može doći u pitanje a zbog načina koncentracije sredstava;
Otežano komuniciranje;
Narušavaju se principi sprege: autoritet – odgovornost;
Prisutni su različiti stilovi i metode rukovođenja;
Djelovanje subjektivnih faktora usporava donošenje odluka;
Konfliktne situacije su češće nego u prethodnim modelima.
Inovativna organizacija preduzeća
Inovativna organizacija preduzeća ubrzava tarnsformaciju istraživačkih i razvojnih aktivnosti u nove ili inovirane proizvode
Inovativna organizaciona struktura je dualna i u njoj su odvojeni inovativni i operativni dio preduzeća
