Planning Flashcards
Soorten planning: wat is het verschil tussen formele en informele planning?
Informeel: er wordt niets opgeschreven, doelen worden niet of nauwelijks met anderen gedeeld, het is algemeen en er is geen continuïteit.
Formeel: het vastleggen van formele doelen voor de komende paar jaar.
Wat is planning? Geef een def.
Planning: een proces waarin de bedrijfsdoelen worden geformuleerd, een algemene strategie voor het bereiken van die doelen wordt opgezet en een omvattende verzameling plannen wordt opgesteld om het werk in de organisatie te integreren en te coördineren.
Welke doelen heeft planning?
Doelen van planning:
- Richting geven en onzekerheid verminderen (de goede dingen doen)
- Afval en overlap reduceren (de dingen goed doen)
- Leren in de organisatie bevorderen door doelen en normen met elkaar te vergelijken (de dingen beter doen)
- De plaats van de organisatie in de vele bedrijfsketens bepalen (wat doet de organisatie en wat laten we anderen doen, de dingen laten doen)
Wat is de relatie tussen planning en de prestaties van een organisatie?
We kunnen niet zeggen dat organisaties die formeel plannen altijd beter presteren dan organisaties die niet plannen. Wel is er een relatie tussen formeel plannen en betere winsten, waardestijgingen en andere positieve financiële resultaten. De kwaliteit van het plannen en juiste implementatie dragen meer bij aan betere prestaties dan de omvang van de plannen. Externe factoren kunnen de invloed van plannen op bedrijfsprestaties verminderen. Bedrijven hebben ten minste 4 jaar van formele planning nodig voor dat dit invloed heeft op de bedrijfsprestaties.
Welke verschillende soorten doelen kunnen organisaties hebben?
Doelen zijn gewenste uitkomsten.
- Financiële doelen: hebben te maken met de financiële prestaties van een bedrijf.
- Strategische doelen: hebben te maken met andere aspecten van de bedrijfsprestaties.
- Geformuleerde doelen: vastgelegde uitspraken over wat een bedrijf wil zeggen en wat het stakeholders wil laten geloven. Deze doelen kunnen met elkaar in tegenspraak zijn.
Werkelijke doelen: doelen die een bedrijf daadwerkelijk probeert te bereiken, waarneembaar in de acties van het bedrijf en de bedrijfsleden.
Welke verschillende soorten plannen kunnen organisaties hebben?
Plannen zijn documenten die aangeven hoe doelen zullen worden gehaald. Een organisatie kan verschillende soorten plannen hebben, ingedeeld in de volgende categorieën:
- Breedte: strategische of operationele:
A. Strategische plannen: plannen die op het hele bedrijf van toepassing zijn, de algemene doelen van het bedrijf formuleren en het bedrijf in de omgeving trachten te positioneren
B. Operationele plannen: plannen die specificeren hoe de algemene doelstellingen precies moeten worden bereikt
- Tijdsduur: korte termijn of lange termijn:
A. Lange termijn: plannen voor een tijdsperiode van 3 jaar of langer
B. Korte termijn: plannen voor een tijdsperiode van een jaar of korter
- Specificiteit: richtinggevende of specifieke:
A. Specifieke: plannen die helder geformuleerd zijn en weinig ruimte voor interpretatie overlaten
B. Richtinggevende plannen: plannen die flexibel zijn en waarin algemene richtlijnen worden geformuleerd
- Gebruiksfrequentie: eenmalige of permanente:
A. Eenmalige plannen: plannen met richtlijnen voor een eenmalige en unieke situatie
B. Permanente plannen: plannen met richtlijnen voor activiteiten die regelmatig of voortdurend moeten worden uitgevoerd
Wat is het verschil tussen de conventionele methode voor het formuleren van doelstellingen en de MBO-Methode?
Conventionele methode: een methode om doelen te formuleren waarbij de hoofddoelen in het bedrijf worden opgesteld en vervolgens worden onderverdeeld in specifiekere doelstellingen voor elk organisatieniveau. Als de hiërarchie van bedrijfsdoelen in orde is, vormt het een geïntegreerd netwerk van doelen of middel-doelketen (= een geïntegreerd netwerk van doelen waarbij het bereiken van doelen in het ene niveau het middel vormt om doelen in het hoger liggend niveau te bereiken). Doelen worden top-down geformuleerd.
Doelen van het topmanagement: “we moeten de prestaties van het bedrijf verbeteren”
Doelen van de divisiemanager: “Ik wil een significante winststijging in deze divisie zien”
Doelen van de afdelingsmanager: “de winst moet omhoog ongeacht wat hiervoor nodig is”
Doelen van werknemers: “Maak je geen zorgen over de kwaliteit, als het maar snel gebeurt”
MBO-methode (management by objective): een managementsysteem waarin managers en werknemers specifieke prestatiedoelstellingen vaststellen. De voortgang wordt periodiek gemeten en beloningen worden toegekend op basis van deze voortgang.
MBO-programma’s kennen 4 elementen: specifieke doelen, participerend beslissen, een expliciet tijdpad en feedback over de prestatie.
Wat zijn de kenmerken van goed opgestelde doelstellingen?
SMART:
Specifiek: een goed opgestelde doelstelling moet geschreven zijn met de uitkomsten in het achterhoofd, en niet de benodigde activiteiten.
Meetbaar: een doelstelling moet meetbaar en kwantificeerbaar zijn. Het is een stuk eenvoudiger of een bepaalde doelstelling is behaald als deze meetbaar is. Bv. Een product met hoge kwaliteit produceren. Wat wordt er precies met kwaliteit bedoelt?
Acceptabel, aanwijsbaar: een doel voor een groep mensen moet draagvlak hebben. De medewerkers moeten het willen, anders wordt het doel niet behaalt. Je kunt het draagvlak vergroten door mensen actief te betrekken bij het kiezen en formuleren van de doelstelling. Aanwijsbaar wil zeggen dat het duidelijk moet zin wie wat moet doen om het doel te bereiken.
Realistisch: een doelstelling moet uitdagend zijn maar ook haalbaar.
Tijdgebonden: er moet aan de doelstelling een duidelijke tijdsduur zijn toegekend.
Hoe moeten managers operationele doelen formuleren?
- Bekijk de visie en de missie van de organisatie
- Kijk welke strategische doelstellingen er zijn geformuleerd
- Maak een inschatting van de beschikbare middelen
- Formuleer de doelstellingen in je eentje of met medewerking van anderen
- Schrijf je doelstellingen op en geef door aan iedereen die ervan moet weten
- Evalueer de uitkomsten om te kijken of de doelstellingen zijn behaald. Moet de werkwijze of de doelstellingen worden aangepast?
Welke contigentiefactoren beïnvloeden planning?
- Niveau van de managers in het bedrijf: strategische planning op hogere niveaus, operationele planning op lagere niveaus
- Mate van onzekerheid in de omgeving: stabiele omgeving: specifieke plannen, dynamische omgeving: specifieke maar flexibele plannen
- Duur van toekomstige verbintenis: commitmentconcept: plannen moeten een dusdanig tijdsbestek hebben dat de verbintenis (commitment) die in de planning is toegezegd, ook kan worden waargemaakt
Hoe kun je planning benaderen? (Methoden voor planning)
- Oprichten van een formele planningsafdeling: (= een groep van planningsspecialisten die zich alleen met het uitschrijven van diverse bedrijfsplannen bezighoudt). Het management is verantwoordelijk voor een bruikbaar en werkbaar plan; dit moet niet aan de planners alleen worden overgelaten.
- Organisatieleden betrekken bij het proces: plannen worden ontwikkeld door organisatieleden op alle niveaus en afdelingen, zodat de plannen beter zijn afgestemd op specifieke benodigdheden.
Wat zijn de belangrijkste argumenten tegen planning? Zijn ze geldig?
Kritiek op planning:
- Resulteert in starheid
- Men kan geen plannen ontwikkelen voor een dynamische omgeving
- Formele plannen kunnen intuïtie en creativiteit niet vervangen
- Door plannen gaan managers zich richten op de toestand van vandaag en niet op die van morgen
- Formele planning versterkt successen en dit kan ook tot mislukking leiden
Deze kritiek is terecht voor een star, onflexibel planningsproces, maar managers kunnen wel effectief plannen maken als ze goed begrijpen wat plannen in een dynamische en onzekere omgeving betekent.
Hoe kunnen managers effectief plannen in een dynamische omgeving?
Planning in een dynamische omgeving vraagt om specifieke plannen waar flexibel mee omgegaan wordt door de leercirkel (flexibiliteit, daadkracht, beheersing) te doorlopen. Verder vraagt de dynamische omgeving erom de organisatie zo plat mogelijk vorm te geven, zodat de leercirkel niet alleen door het management maar ook door de individuele werknemer wordt doorlopen.
Het voordeel en nadeel van MBO-programma’s
Voordeel: onderzoek toont aan dat MBO de prestaties van werknemers en de productiviteit verbetert
Nadelen:
Nutteloos in tijden dat de omgeving sterk verandert
Veel druk bij werknemer om doelstellingen te behalen, dit kan ervoor zorgen dat mensen langs elkaar heen werken
Een MBO-programma kan worden gezien als een jaarlijkse exercitie in het invullen van papiertjes
Wrm wordt plannen als 1 v d belangrijkste managementsfuncties genoemd? + wat zijn 2 belangrijke elementen van plannen?
Omdat het de basis voor alle andere functies van de manager vormt. Zonder planning zouden managers niet weten wat ze moeten organiseren, leiding geven of controleren.
Elementen:
- Doelen: gewenste uitkomsten voor individuen, groepen of hele organisaties
- Plannen: documenten waarin w beschreven hoe de doelen moeten worden behaald. Ze bevatten doorgaans de toewijzing van middelen, roosters en andere gegevens die nodig zijn om doelen te bepalen.
