Management Flashcards
Come attuerebbe forme di lavoro agile per i suoi collaboratori?
Per attuare il lavoro agile nella pubblica amministrazione, definirei politiche chiare riguardanti orari flessibili, modalità di comunicazione e aspettative di rendimento. Mi accerterei che i collaboratori abbiano strumenti tecnologici adeguati e accesso a piattaforme di collaborazione sicure. Organizzerei formazioni per facilitare la transizione al lavoro remoto, promuovendo pratiche di gestione efficace del tempo e del bilanciamento lavoro-vita. Infine, implementerei processi regolari di feedback per monitorare l’efficacia del lavoro agile e apportare miglioramenti continui. Richiederei dei giorni in cui siano tutti presenti in sede.
Limiti dell’organizzazione per gruppi di lavoro
conflitti tra i membri del team, logica del silos, groupthinking, social loafing
Quali sono i principali fattori che incidono sulla motivazione individuale?
Accenno breve alle teorie (Maslow, Herzberg (fattori igienici), ERG theory (Existence, Relatedness and Growth), mc clelland achievement, affiliation, power) Mc Gregor( x e y)…. motivazione intrinseca ed estrinseca
Principali caratteristiche organizzative del gruppo di lavoro
Un gruppo di lavoro si concentra sullo sviluppo di compiti individuali che hanno un obiettivo condiviso. L’obiettivo è comune, ma ogni membro è responsabile dell’attività che svolge. principali caratteristiche:1)obiettivi comuni 2) coesione 3) numero congruo 4)eventuale gerarchia 3)interazioni tra i membri
Quali sono le varie forme di struttura organizzativa?
Struttura Funzionale: divisa in dipartimenti basati sulle funzioni specifiche, come marketing, finanza…È efficace per organizzazioni con operazioni stabili e standardizzate.
Struttura Divisionale: suddivise in segmenti più autonomi basati su prodotti, servizi, mercati geografici o gruppi di clienti.
Struttura Matriciale: Combina elementi delle strutture funzionali e divisionali. I dipendenti riportano a due manager: uno per la funzione e uno per il progetto o il prodotto. Questa struttura è vantaggiosa per organizzazioni che lavorano su progetti complessi e multidisciplinari, ma può causare confusione sui ruoli e conflitti di autorità.
Struttura Piatta (o Orizzontale): Ha pochi livelli gerarchici e una vasta base di dipendenti. Questo modello è tipico delle piccole imprese o delle startup e promuove una comunicazione più diretta e decisioni rapide.
Struttura a Rete: l’organizzazione principale subappalta alcune delle sue funzioni operative ad altre aziende, concentrando le proprie risorse sulle competenze chiave..
Struttura Olistica (o Circolare): Questa struttura pone il CEO al centro, circondato da anelli di collaboratori che lavorano su progetti o iniziative. È mirata a promuovere la comunicazione e la collaborazione all’interno dell’organizzazione.
Struttura a Team: Mette in primo piano la collaborazione e il lavoro di squadra. .(per settori creativi)
Struttura Adhocratica (v. Mintzberg): Altamente flessibile e adattiva, .. elimina le gerarchie tradizionali a favore di team specializzati che si formano per specifici progetti(per settori in rapida evoluzione, come la tecnologia o i media)
Competenze del project manager
gestione del rischio, la gestione dei costi, la pianificazione e la previsione, la leadership, la comunicazione, la gestione del tempo, la pazienza, l’adattabilità e il pensiero critico
Principali criteri di valutazione dei propri collaboratori
valutazione del comportamento; delle competenze; dei risultati;
Autovalutazione;
Valutazione dell’utente; il caso della valutazione automatizzata; Assessment Centre; valutazione di squadra:
https://www.bizneo.com/blog/it/esempi-di-valutazione-del-personale/
Principali vantaggi di una struttura divisionale
L’opportunità, da parte di una singola divisione, di concentrarsi su un solo prodotto o servizio;
La funzionalità di avere una struttura interna per ogni divisione, capace di occuparsi al meglio del processo; miglior coordinamento. decisionale svantaggi: rischio di sovradimensionamento; maggiori costi; perdita di specializzazione
Passaggi operativi per creare un team di lavoro efficace
1) tenere a mente l’obiettivo che il team deve raggiungere
2) in base all’obiettivo individuare le competenze richieste (hard e soft)
3) scegliere il numero di persone necessario in base a diversi fattori
4) individuare le persone anche in un’ottica di diversity inclusion
5) definizione ruoli e responsabilità
5) scegliere il capoteam **
6)investire in formazione e comunicazione e nel clima interno
7) monitoraggio continuo
Fasi di formazione di un gruppo
forming, storming, norming, performing, adjourning)
BPR
intervento organizzativo di profonda revisione dei procedimenti operativi che non risultano più adeguati alle necessità.
Preparazione e pianificazione:
Identificazione dei processi da migliorare: Selezionare i processi chiave che necessitano di una riprogettazione radicale basata su criteri come costo, importanza strategica, o inefficienza.
Definizione di obiettivi chiari:
Analisi dei processi attuali:
Mappatura dei processi: Documentare i processi esistenti per comprendere il flusso attuale di lavoro, le responsabilità, e le interazioni.
Identificazione dei colli di bottiglia: Analizzare i processi per identificare inefficienze, ridondanze, e ostacoli.
Riprogettazione del processo:
Ideazione di nuovi processi: Creare soluzioni innovative che rispondano meglio agli obiettivi aziendali, utilizzando tecnologia avanzata per automatizzare e semplificare il flusso di lavoro.
Valutazione delle alternative: Valutare diverse strategie di riprogettazione per determinare il miglior approccio.
Implementazione:
Pianificazione del roll out: Sviluppare un piano dettagliato per l’implementazione, che includa formazione degli utenti, test, e deployment.
Gestione del cambiamento: Preparare l’organizzazione al cambiamento, gestire la resistenza tra i dipendenti e assicurare che tutti siano informati e coinvolti nel processo.
Monitoraggio e ottimizzazione:
Valutazione delle prestazioni: Misurare le prestazioni dei nuovi processi rispetto agli obiettivi stabiliti.
Feedback continuo: Usare i feedback per apportare miglioramenti continui ai processi.
Considerazioni Chiave:
Coinvolgimento della leadership: Il successo del BPR dipende dall’impegno e dal supporto della leadership aziendale.
Focalizzazione sul cliente: I processi dovrebbero essere riprogettati con un forte focus sul miglioramento del valore per l’utente
Tecnologia: Considerare come la tecnologia può essere utilizzata per automatizzare i processi e migliorare l’efficienza.
Cultura aziendale: Essere consapevoli dell’impatto delle modifiche sui dipendenti e lavorare attivamente per gestire la cultura organizzativa e la resistenza al cambiamento
Vantaggi del networking
1) sviluppo professionale 2) costruire fiducia nelle proprie abilità 3) apertura mentale 4) accesso a informazioni utili
Come gestisci la motivazione per i servizi “meccanici” e ripetitivi?
rotazione dei compiti; riconoscimento pubblico; autonomia; miglioramento condizione di lavoro; gamification; autonomia
Limiti alle politiche delle risorse umane nella PA
a)rigidità normativa b)vincoli di bilancio c) leva degli incentivi d) processi di assunzione lunghi e farraginosi e) difficoltà nei licenziamenti f) scarsa percezione della carriera nel settore pubblico
L’inefficienza dell’organizzazione a matrice
a) complessità b) difficoltà nell’individuare il proprio responsabile c)tempi di risposta lenti ( necessità di riferire le informazioni a più persone). d) linee guida contraddittorie e) potenziali divergenze f) destreggiarsi tra le priorità
Benchmarking
una metodologia basata sul confronto sistematico che permette alle aziende che lo applicano di compararsi con le migliori e soprattutto di apprendere da queste per migliorare.
Taylorismo e sua applicazione ad un gruppo di lavoro
si focalizza sulla standardizzazione dei compiti, sulla specializzazione dei lavoratori e sulla stretta supervisione, con l’obiettivo di migliorare la produttività e ridurre i tempi e i costi di produzione.
I principali stili di gestione del cambiamento organizzativo
autocrativo, direttivo, visionario, coaching, informativo, partecipativo, collaborativo
Che tipo di progetti formativi proporrebbe per lo sviluppo di competenze manageriali?
attività di team building b) partecipazione a Master executive c) corsi Valore Pa d)programmi di coaching e mentoring e) corsi di leadership, gestione dei conflitti,negoziazione.
come gestire problematiche nate all’interno dei gruppi di progetto?
1) identificazione precoce dei problemi 2)Analisi del problema 3)coinvolgimento del team nella risoluzione dei problemi - ascolto attivo 4) sviluppo di un piano d’azione 5) comunicazione efficace 6)implementazione e monitoraggio 7)gestione dei conflitti 8)riconoscimento e rinforzo positivo
Resistenza al cambiamento
formazione b) quick win c)comunicazione efficace d)agenti del cambiamento
Valutazione collaboratori
1)Definizione degli obiettivi e degli standard di performance
2. Sviluppo di indicatori di performance
(la qualità del lavoro, il completamento dei progetti entro le scadenze, le pratiche lavorate, i documenti prodotti, il contributo agli obiettivi del team, e la soddisfazione del cliente o dell’utente.
3. Implementazione di un processo formale di valutazione
Adottare un sistema formale di valutazione
4. Formazione dei valutatori
5. Feedback costruttivo e comunicazione.
6. Piani di sviluppo personale
7. Monitoraggio e revisione continua
8. Trasparenza e equità
I fattori motivazionali per il personale
motivazione intrinseca ed estrinseca
Principi di project management
Gestione Etica (Stewardship).
Lavoro di gruppo (Team).
Coinvolgimento degli stakeholder.
Pensiero sistemico.
Leadership.
Tailoring.
Qualità
Complessità.
Adattabilità e resilienza..
Favorire il cambiamento
Come far utilizzare i servizi informatici ai dipendenti
1)formazione (tecnica e spiegazione dei vantaggi in termini di efficienza) 2)comunicazione efficace 3)riconoscimenti e premialità
