Grundlagen

Question 1

Was ist Geschäftsprozessmanagement

Answer 1

ist ein systematischer Ansatz zur Gestaltung, Analyse, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen in einer Organisation. Ziel ist es, die Effizienz, Effektivität und Flexibilität der Prozesse zu steigern, um den Geschäftserfolg zu fördern.

Question 2

Was ist Geschäftsprozess

Answer 2

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Aufgaben, die zusammenarbeiten, um ein Ziel zu erreichen und dabei Wert für den Kunden zu schaffen. Er nutzt Informations und KommunikationsTechnologien und unterstützt die Unternehmensstrategie.

Question 3

Nenne 4 Eigenschaften guter Geschäftsprozesse

Answer 3

1.Transparenz: Ende-zu-Ende-Dokumentation
2.Zusammenarbeit: Geisteshaltung im Prozess
3.Optimierung: Kontinuierliche Verbesserung
4.Effektivität: Prozess abgeleitet aus Strategie

Question 4

Welche Geschäftsprozessarten gibt es und was machen sie?

Answer 4

• Steuerungsprozesse
  regeln als übergeordnete Klammer das Zusammenspiel aller Prozesse, z. B. Strategieentwicklung und operative Steuerung.
• Kerngeschäftsprozesse
  sind wettbewerbskritische Prozesse, die direkt zur Leistungserstellung für den Kunden beitragen, vom Kundenwunsch bis zur Auslieferung, z. B. Auftragsbearbeitung oder Produktentwicklung.
• Unterstützungsprozesse
  sind wettbewerbsunkritisch mit geringem Wertschöpfungsanteil, z. B. Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung.

Question 5

Welche Geschäftsprozesskategorien gibt es? Erkläre die Tabelle.

Answer 5

Komplexität hoch Wiederholungsgrad hoch: Regelfall für Experte
Komp hoch Wied niedrig: Einzelfall für Experte
Komp niedrig Wied hoch: Routinefall mit starker Systemunterstützung
Komp niedrig Wied niedrig: Einzellfall Sachbearbeiter

Question 6

Welche drei Ebenen gibt es bei den Geschäftsprozessmanagementebenen?

Answer 6

1.Strategische Ebene / Strategieentwicklung
2.Fachlich-konzeptionelle Ebene / Prozessmanagement
3.Operative Ebene / Workflowmanagement

Question 7

Was sind die Aufgaben der strategischen Ebene?

Answer 7

1. Bestimmung der Geschäftsfelder und des Produktangebots.
2. Definition kritischer Erfolgsfaktoren.
3. Einbindung von Innovationen und Trends wie Digitalisierung.

Question 8

Was sind die Aufgaben der Fachlich-konzeptionelle Ebene?

Answer 8

1.Prozessabgrenzung:
-umfasst die Auswahl relevanter Prozesskandidaten für jedes Geschäftsfeld.
2. Prozessmodellierung:
Darstellung der Prozesse mit Methoden wie eEPK und BPMN
3. Prozessführung:
Prozesse zu steuern, indem Erfolgskennzahlen genutzt werden, die aus den kritischen Erfolgsfaktoren abgeleitet sind.

Question 9

Was sind die Aufgaben der operativen Ebene?

Answer 9

1. Workflowmodellierung:
   die Prozesse so zu gestalten und mit zusätzlichen Aspekten zu ergänzen, dass sie technisch ausführbar und automatisierbar sind
2. Workflowausführung:
   Prozesse mithilfe einer Workflow-Engine umsetzen.
3. Workflowmonitoring:
   Überwachung des Prozessverhaltens (IST vs. SOLL)

Question 10

Was macht der CPO( Chief Proccess Officer)?

Answer 10

CPO verantwortet Ausrichtung des GPM an Unternehmensziele. (Rolle 20% der Zeit umgesetzt)

Der CPO optimiert Geschäftsprozesse, übernimmt die Prozessorganisation und stellt die passende IT-Unterstützung sicher.

Question 11

Was macht der Process Owner?

Answer 11

Rolle relativ häufig umgesetzt 80%
Prozessziele festlegen und
Einhaltung überwachen

Vertreten Geschäftsprozess
gegenüber Dritten

Question 12

Was machen Prozessfachkräfte

Answer 12

Prozessexperten für Teilschritte im Prozess oder zusammenhängende Prozessketten.

Verantworten Aufgabendurchführung im Tagesgeschäft
zb. Aufträge, Reklamation bearbeiten

Question 13

Organisationsformen: Funktionalorganisation. was ist das?

Answer 13

gruppiert Kräfte nach fachlicher Spezialisierung, z. B. Einkauf, Lager, Fertigung, Vertrieb, Versand.

Question 14

Probleme von Funktionalorganisation

Answer 14

Keine Querverbindungen: Kommunikation erfolgt hauptsächlich über Leitung

Kamineffekt: Probleme werden an die Unternehmensleitung eskaliert.

Siloeffekt: Informationen werden redundant in den Systemen der Funktionseinheiten gespeichert.

Question 15

Wie verlaufen Kernprozesse in einer Funktionsorganisation?

Answer 15

Kernprozesse wie Produktentwicklung, Auftragsbearbeitung und Reklamationsabwicklung durchqueren alle Funktionen (z. B. Einkauf, Lager, Fertigung).

Question 16

Herausforderungen bei Kernprozesse?

Answer 16

Abteilungsziele können den reibungslosen Ablauf von Kernprozessen behindern.

Es fehlt eine durchgängige Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, was die Effizienz verringern kann.

Question 17

Varianten der organisatorischen Einbettung des Prozessmanagements

Answer 17

1. Prozessorganisation
   Jede Abteilung bei jedem Punkt involviert
2. Stabstelle in Funktionalorganisation:
   Stabstelle vertritt Abteilung durch den Prozess hinweg
3. Matrixorganisation mit Mehrfachunterstellung:
   Dedizierte Prozessofficer begleiten auf verschiedenen Ebenen den Prozess in jeder Abteilung

Question 18

Was ist Business Reengineering?

Answer 18

Business Reengineering ist ein radikaler Ansatz, bei dem Kernprozesse aus der Geschäftsstrategie abgeleitet und zum Mittelpunkt der Organisation gemacht werden, um Effizienz und Leistung drastisch zu verbessern.

Question 19

Was sind die Schritte bei der GeschäftsprozessOptimierung?

Answer 19

1. Identifizierung von Chancen:
   Engpässe, ineffiziente Abläufe und Kostentreiber in Prozessen erkennen.
2. Bewertung des Geschäftswerts:
   Nutzen der Verbesserungen anhand von Umsatz, Kosten und Kundenzufriedenheit priorisieren.
3. Modellierung der Chancen - Modellierung der Möglichkeiten:
   Verbesserungsmöglichkeiten z. B. in BPMN visualisieren.
4. Bewertung der Komplexität - Schwierigkeit bestimmen:
   Technische, organisatorische und personelle Herausforderungen analysieren, um Realisierbarkeit sicherzustellen.

Question 20

Vergleiche die zwei Strategien zur Geschäftsprozessoptimierung: Klassisch-Reduktionistisch und Potenzialorientiert.

Answer 20

Ziel der reduktionistischen Strategien ist es die Prozesse zu Vereinfachen, Standardisieren und Automatisieren.

Ziel des potenzialorientierten Ansatz ist es die Prozesse zu Individualisieren, Latenz reduzieren, Für neue Zwecke oder Produkte generalisieren.

Question 21

BSP: Ersatzteilbeschaffung: Schwachstellen vor Optimierung und Ergebnis

Answer 21

davor:
Führungskräfte bis zur Geschäftsführung entscheiden operative Fragen

Wenig Kontakt auf Fachkraftebene, da Vorgangsweitergabe häufig über Führungskräfte

Ergebnis:
Steuerung des Prozesses durchgängig auf Fachkraftebene

Direkte Kommunikation Kunde und zwischen Fachkräften

Question 22

was ist RPA

Answer 22

Robotic Process Automation

Ansatz zum schnellen heben von Quick wins

Automatisierung von wiederkehrenden Eingaben wie Daten oder Informationen über mehrere Anwendungen hinweg
->Abbau von Medienbrüchen
->Reduktion von Fehlern
->Zeitersparnis

Question 23

Vergleich Business Reengineering und Geschäftsprozessoptimierung

Answer 23

Beim Business Reenginering erfolgt eine tiefgreifende Veränderung der Organisation. Die gesamte Orga wird also neu gestaltet. Es erfolgen radikale Veränderungen in den Prozessen und die Prozesse werden nur grob beschrieben.

Bei der Geschäftsprozessoptimierung geht es primär darum die bestehende Organisation zu verbessern. Es erfolgen moderate Veränderungen, die auch in kleinen Schritten erfolgen können. Außerdem werden die Prozesse detailliert beschrieben.