Grundlagen Flashcards
Was ist Geschäftsprozessmanagement
ist ein systematischer Ansatz zur Gestaltung, Analyse, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen in einer Organisation. Ziel ist es, die Effizienz, Effektivität und Flexibilität der Prozesse zu steigern, um den Geschäftserfolg zu fördern.
Was ist Geschäftsprozess
Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Aufgaben, die zusammenarbeiten, um ein Ziel zu erreichen und dabei Wert für den Kunden zu schaffen. Er nutzt Informations und KommunikationsTechnologien und unterstützt die Unternehmensstrategie.
Nenne 4 Eigenschaften guter Geschäftsprozesse
1.Transparenz: Ende-zu-Ende-Dokumentation
2.Zusammenarbeit: Geisteshaltung im Prozess
3.Optimierung: Kontinuierliche Verbesserung
4.Effektivität: Prozess abgeleitet aus Strategie
Welche Geschäftsprozessarten gibt es und was machen sie?
- Steuerungsprozesse
regeln als übergeordnete Klammer das Zusammenspiel aller Prozesse, z. B. Strategieentwicklung und operative Steuerung. - Kerngeschäftsprozesse
sind wettbewerbskritische Prozesse, die direkt zur Leistungserstellung für den Kunden beitragen, vom Kundenwunsch bis zur Auslieferung, z. B. Auftragsbearbeitung oder Produktentwicklung. - Unterstützungsprozesse
sind wettbewerbsunkritisch mit geringem Wertschöpfungsanteil, z. B. Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung.
Welche Geschäftsprozesskategorien gibt es? Erkläre die Tabelle.
Komplexität hoch Wiederholungsgrad hoch: Regelfall für Experte
Komp hoch Wied niedrig: Einzelfall für Experte
Komp niedrig Wied hoch: Routinefall mit starker Systemunterstützung
Komp niedrig Wied niedrig: Einzellfall Sachbearbeiter
Welche drei Ebenen gibt es bei den Geschäftsprozessmanagementebenen?
1.Strategische Ebene / Strategieentwicklung
2.Fachlich-konzeptionelle Ebene / Prozessmanagement
3.Operative Ebene / Workflowmanagement
Was sind die Aufgaben der strategischen Ebene?
- Bestimmung der Geschäftsfelder und des Produktangebots.
- Definition kritischer Erfolgsfaktoren.
- Einbindung von Innovationen und Trends wie Digitalisierung.
Was sind die Aufgaben der Fachlich-konzeptionelle Ebene?
1.Prozessabgrenzung:
-umfasst die Auswahl relevanter Prozesskandidaten für jedes Geschäftsfeld.
2. Prozessmodellierung:
Darstellung der Prozesse mit Methoden wie eEPK und BPMN
3. Prozessführung:
Prozesse zu steuern, indem Erfolgskennzahlen genutzt werden, die aus den kritischen Erfolgsfaktoren abgeleitet sind.
Was sind die Aufgaben der operativen Ebene?
- Workflowmodellierung:
die Prozesse so zu gestalten und mit zusätzlichen Aspekten zu ergänzen, dass sie technisch ausführbar und automatisierbar sind - Workflowausführung:
Prozesse mithilfe einer Workflow-Engine umsetzen. - Workflowmonitoring:
Überwachung des Prozessverhaltens (IST vs. SOLL)
Was macht der CPO( Chief Proccess Officer)?
CPO verantwortet Ausrichtung des GPM an Unternehmensziele. (Rolle 20% der Zeit umgesetzt)
Der CPO optimiert Geschäftsprozesse, übernimmt die Prozessorganisation und stellt die passende IT-Unterstützung sicher.
Was macht der Process Owner?
Rolle relativ häufig umgesetzt 80%
Prozessziele festlegen und
Einhaltung überwachen
Vertreten Geschäftsprozess
gegenüber Dritten
Was machen Prozessfachkräfte
Prozessexperten für Teilschritte im Prozess oder zusammenhängende Prozessketten.
Verantworten Aufgabendurchführung im Tagesgeschäft
zb. Aufträge, Reklamation bearbeiten
Organisationsformen: Funktionalorganisation. was ist das?
gruppiert Kräfte nach fachlicher Spezialisierung, z. B. Einkauf, Lager, Fertigung, Vertrieb, Versand.
Probleme von Funktionalorganisation
Keine Querverbindungen: Kommunikation erfolgt hauptsächlich über Leitung
Kamineffekt: Probleme werden an die Unternehmensleitung eskaliert.
Siloeffekt: Informationen werden redundant in den Systemen der Funktionseinheiten gespeichert.
Wie verlaufen Kernprozesse in einer Funktionsorganisation?
Kernprozesse wie Produktentwicklung, Auftragsbearbeitung und Reklamationsabwicklung durchqueren alle Funktionen (z. B. Einkauf, Lager, Fertigung).
Herausforderungen bei Kernprozesse?
Abteilungsziele können den reibungslosen Ablauf von Kernprozessen behindern.
Es fehlt eine durchgängige Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, was die Effizienz verringern kann.
Varianten der organisatorischen Einbettung des Prozessmanagements
- Prozessorganisation
Jede Abteilung bei jedem Punkt involviert - Stabstelle in Funktionalorganisation:
Stabstelle vertritt Abteilung durch den Prozess hinweg - Matrixorganisation mit Mehrfachunterstellung:
Dedizierte Prozessofficer begleiten auf verschiedenen Ebenen den Prozess in jeder Abteilung
Was ist Business Reengineering?
Business Reengineering ist ein radikaler Ansatz, bei dem Kernprozesse aus der Geschäftsstrategie abgeleitet und zum Mittelpunkt der Organisation gemacht werden, um Effizienz und Leistung drastisch zu verbessern.
Was sind die Schritte bei der GeschäftsprozessOptimierung?
- Identifizierung von Chancen:
Engpässe, ineffiziente Abläufe und Kostentreiber in Prozessen erkennen. - Bewertung des Geschäftswerts:
Nutzen der Verbesserungen anhand von Umsatz, Kosten und Kundenzufriedenheit priorisieren. - Modellierung der Chancen - Modellierung der Möglichkeiten:
Verbesserungsmöglichkeiten z. B. in BPMN visualisieren. - Bewertung der Komplexität - Schwierigkeit bestimmen:
Technische, organisatorische und personelle Herausforderungen analysieren, um Realisierbarkeit sicherzustellen.
Vergleiche die zwei Strategien zur Geschäftsprozessoptimierung: Klassisch-Reduktionistisch und Potenzialorientiert.
Ziel der reduktionistischen Strategien ist es die Prozesse zu Vereinfachen, Standardisieren und Automatisieren.
Ziel des potenzialorientierten Ansatz ist es die Prozesse zu Individualisieren, Latenz reduzieren, Für neue Zwecke oder Produkte generalisieren.
BSP: Ersatzteilbeschaffung: Schwachstellen vor Optimierung und Ergebnis
davor:
Führungskräfte bis zur Geschäftsführung entscheiden operative Fragen
Wenig Kontakt auf Fachkraftebene, da Vorgangsweitergabe häufig über Führungskräfte
Ergebnis:
Steuerung des Prozesses durchgängig auf Fachkraftebene
Direkte Kommunikation Kunde und zwischen Fachkräften
was ist RPA
Robotic Process Automation
Ansatz zum schnellen heben von Quick wins
Automatisierung von wiederkehrenden Eingaben wie Daten oder Informationen über mehrere Anwendungen hinweg
->Abbau von Medienbrüchen
->Reduktion von Fehlern
->Zeitersparnis
Vergleich Business Reengineering und Geschäftsprozessoptimierung
Beim Business Reenginering erfolgt eine tiefgreifende Veränderung der Organisation. Die gesamte Orga wird also neu gestaltet. Es erfolgen radikale Veränderungen in den Prozessen und die Prozesse werden nur grob beschrieben.
Bei der Geschäftsprozessoptimierung geht es primär darum die bestehende Organisation zu verbessern. Es erfolgen moderate Veränderungen, die auch in kleinen Schritten erfolgen können. Außerdem werden die Prozesse detailliert beschrieben.
