Gestion des réunions Flashcards
Nombre optimal de participants
5 à 8 membres
Durée d’un préjob meeting
5-10 minutes
Durée des réunions hebdomadiares
45-90 minutes
Durée des réunions stratégiques (1 x par mois)
2-4 heures
Durée des réunions de planification (1 x par 3 mois)
1/2 à 2 jours
Démarche préliminaire
- Avec quoi je veux repartir?
- Choisir le type de réunions
- Se préparer pour la réunion
Types de réunions
- information
- consultation
- de décision
- opérationnelle
Réunion d’information
sert à transmettre des informations à un groupe de personnes, centrées sur les messages, facilite la compréhension
Réunion de consultation
pour obtenir l’avis d’un groupe de personnes sur un point donné, centrée sur le point de vue des participants, question claire
Réunion de décision
un groupe décide des objectifs et/ou des moyens sur une question donnée, la plupart du temps liée à un problème ; mandat doit être clair, doit pouvoir profiter de la compétence de tous les participants, utilisation des techniques de résolution de problème
Réunion opérationnelle
forni une mise à jour des informations importantes à transmettre pour le département, le projet, le bilan de l’avancement du projet, répartition des responsabilité et fixation des échéances
Ce que l’animateur doit préparer avant une réunion
- Objectif de la réunion
- Logistique (lieu/heure)
- Développer le contenu et l’ordre du jour
- S’assurer que les participants connaissent leurs rôles et les attentes
Ce que l’animateur doit préparer avant une réunion
- S’assurer de connaître son rôle
- se préparer selon sa contribution
Ce que l’animateur doit faire pendant la réunion
- Annoncer le thème
- Présenter l’ordre du jour
- Favoriser la participation
- Faire régulièrement des synthèses
- Etre dynamique
Ce que les participants doivent faire pendant la réunion
- Participer en respectant le fonctionnement
- Rester actif et participatif
Ce que l’animateur doit faire après la réunion
- Effectuer un compte rendu et le transmettre
- Faire un suivi
Ce que les participants doivent faire après la réunion
-Assurer les suivis
Définition de déléguer
Une action de gestion qui vise la prise en charge par les personnes de la quantité et de la qualité des résultats à atteindre.
Utilité de la délégation
Sert à responsabiliser et à mobiliser les personnes de l’équipe
Avant de déléguer (Quoi faire)
- Faire une to-do liste
- Penser aux incontournables/essentiels
- adapter son approche à la personne
- Distinguer urgence et priorité
- Distinguer le type de délégation
Les types de délégation
Par tâche : ce que je veux/veux pas
Par rôle : attentes liées aux responsabilités
Par mandat : kick-off meeting + vision du projet + livrable
Pendant la délégation (Quoi faire)
- Mettre en contexte
- Relation/interaction de qualité
- Donner de la place au collaborateur
- Utiliser le questionnement
- Négocier le délai (échéance)
- être clair dans ses attentes
Après la délégation (Quoi faire)
- jalons critiques et suivis
- déléguer le suivi
- garder des traces des suivis/charge de travail
- donner du feedback constructif
5 modèles de délégation
- Je décide
- Nous discutons, je décide
- Nous discutons, nous décidons
- Nous discutons, vous décidez
- Vous décidez et si vous avez besoin de moi, appelez moi!
Meilleures pratiques de délégation
connaitre son staff bien communiquer ses objectifs donner une date limite établir un système de retour focaliser sur les résultats garder des traces du projet faire des suivis s'assurer que la personne ait toutes les ressources nécessaires pour réussir
Les pièges de la délégation
mauvaise communication déléguer à la mauvaise personne avoir des attentes trop élevées déléguer pour punir déléguer au hasard déléguer seulement les tâches déplaisantes
