Effectief Communiceren Deel 2 - Hoofdstuk 21 Flashcards
Drie categoriën van gesprekken
Informatief (vraag)gesprek, gedragsveranderend gesprek en educatief gesprek.
Informatief (vraag)gesprek
Beoorgd om informatie over te dragen van de zender naar de ontvanger zonder andere bedoelingen.
Gedragsveranderend gesprek
Heeft als doel om iets te doen gebeuren, er moet iets veranderen.
Educatief gesprek
Nodigt uit tot verandering, waarbij de ontvanger wel de vrijheid heeft er wel of niet iets mee te doen.
Drie fasen van een gesprek
Beginfase, middenfase en eindfase
Beginfase
Begroeting, small talk
Middenfase
Doel, informatie uitwisselen
Eindfase
Afronden, afscheid nemen
Wat is belangrijk voor een effectief gesprek?
Dat de gesprekspartners aan het begin van het gesprek inzicht krijgen in elkaars doelen.
Agendabepaling
Hierbij wordt de globale structuur van het gesprek vastgesteld.
Afronden
Zet alle gemaakte afspraken op een rijtje en spreek af wanneer iets klaar moet zijn.
Actief luisteren
Dit is meer een monoloog dan een dialoog. Degene die luistert voegt inhoudelijk weinig toe maar concentreert zich op het samenvatten.
Twee soorten vragen
Open en gesloten vragen
Gesloten vragen
Beginnen altijd met een werkwoord. Kunnen alleen met ja of nee worden beantwoord.
Open vragen
Beginnen altijd met een vraagwoord.
Vier functies van spiegelen
Stimuleren, controleren, uitdiepen en richtinggeven.
Stimulerende functie
Ontvanger laat door het samenvatten merken dat hij goed luistert.
Controlefunctie
Samenvatten zorgt ervoor dat eventuele misverstanden direct aan het licht komen.
Uitdiepingsfunctie
Door de samenvatting zal de spreker eerder geneigd zijn om zijn eigen woorden verder toe te lichten.
Richtingrevende functie
De samenvatting helpt de spreker de eigen draad in het betoog in het oog te houden.
Trechtermethode
Begin met algemene vragen en ga vervolgens verder met steeds specifiekere vragen
Drie doelen waarbij open vragen stellen (1 van 3)
Prioriteiten van de gesprekspartner ontdekken
Drie doelen waarbij open vragen stellen (2 van 3)
Een mening te weten zien te komen
Drie doelen waarbij open vragen stellen (3 van 3)
Communicatieve vaardigheden vaststellen
Drie doelen waarbij gesloten vragen stellen (1 van 3)
Tijd besparen
Drie doelen waarbij gesloten vragen stellen (2 van 3)
Specifieke informatie verkrijgen
Drie doelen waarbij gesloten vragen stellen (3 van 3)
Omstandigheden van het gesprek in de hand houden
Suggestieve vraag
Een vraag waarin het altwoord min of meer al gegeven wordt
Vier vaste onderdelen van een vergadering (1 van 4)
Vooraf weet iedereen wanneer en waar de vergadering plaatsvindt.
Vier vaste onderdelen van een vergadering (2 van 4)
Deelnemers worden uitgenodigd
Vier vaste onderdelen van een vergadering (3 van 4)
Deelnemers krijgen een agenda en bijbehorende informatie
Vier vaste onderdelen van een vergadering (1 van 4)
Vooraf is duidelijk wie notuleert en wie voorzitter is
De vijf D’s van een effectieve vergadering
Doelstelling, deelnemers, doelmatigheid, deelname en distantie
Doelstelling
Het doel van de vergadering moet helder zijn voor alle deelnemers
Deelnemers
Het aantal, de samenstelling en de vaardigheden zijn belangrijk
Doelmatigheid
Goede structuur en een effectieve planning van de vergaderpunten
Deelname
Effectiviteit hangt samen met de deelname van de aanwezigen
Distantie
Het is goed soms een stap terug te nemen en en de eigen vergaderstijl te evalueren (3B-methode)
3B-Methode
Behouden, beëindigen en beginnen
Behouden
Wat ging er niet goed in deze vergadering
Beëindigen
Wat was er niet productief en kan beter worden gestopt
Beginnen
Wat hebben we niet gedaan waar we wel mee kunnen beginnen
6 Fasen van een besluitvormende vergadering (1 van 6)
Fase 1: Procedure
6 Fasen van een besluitvormende vergadering (2 van 6)
Fase 2: Probleemstelling
6 Fasen van een besluitvormende vergadering (3 van 6)
Fase 3: Beeldvorming
6 Fasen van een besluitvormende vergadering (4 van 6)
Fase 4: Brainstormen
6 Fasen van een besluitvormende vergadering (5 van 6)
Fase 5: Meningsvorming
6 Fasen van een besluitvormende vergadering (6 van 6)
Fase 6: Besluitvorming
Meest voorkomende probleem bij vergaderingen
Dat de fase van de beeldvorming en die van de meningsvorming niet strikt gescheiden worden gehouden
Drie fasen van de onderhandeling (1 van 3)
Fase 1: De voorbereiding; in deze fase verzamelt de onderhandelaar zo veel mogelijk informatie over de andere partij
Drie fasen van de onderhandeling (2 van 3)
Fase 2: De ontwikkeling van de onderhandeling; de fase waarin gesprekken en discussies plaatsvinden
Drie fasen van de onderhandeling (3 van 3)
Fase 3: De afsluiting
Twee onderhandelingsstijlen
Positioneel en principieel onderhandelen
Positioneel onderhandelen
Het onderhandelingsproces wordt als onderlinge competitie gezien.
Principieel onderhandelen (Harvard-methode)
Twee doelen; 1. tot een eerlijke en redelijk akkoord komen, 2. de relatie in stand houden.
Twee essentiele dimensies van de onderhandeling (1 van 2)
De felheid en assertiviteit waarmee beide partijen trachten hun doel te bereiken.
Twee essentiele dimensies van de onderhandeling (2 van 2)
De mate waarin de partijen samenwerken om tot een oplossing te komen
Vijf onderhalingsstijlen
Toegeven, vermijden, doordrukken, samenwerken en het compromis.
Toegeven (verliezen/winnen)
De samenwerking gaat zo ver, dat de eigen doelen en belangen worden opgeofferd.
Vermijden (verliezen/verliezen)
Beide partijen zijn noch geïnteresseerd in het in stand houden van de relatie, noch in het opkomen voor de eigen belangen.
Doordrukken (winnen/verliezen)
Kosten wat kosten de eigen doelen bereiken, ten koste van de relatie.
Samenwerken (win-win)
Onderhandelaars willen zowel de relatie onderhouden als de eigen doelen behalen.
Compromis
Tegenpartij kan enkele doelen realiseren, als daartegenover staat dat hij zelf ook op een aantal punten zijn zin krijgt.
Luisterstijl NL
Gewend elkaar uit te laten praten. Er is voorkeur voor de dialoog.
Lijsterstijl niet westerse cultuur
Gebruikelijk elkaar te interrumperen en bij te vallen tijdens een vergadering.
Spreekstijl NL
Aanwezigen spreken over feiten en cijfers. Het doel is informatie-uitwisseling.
Spreekstijl niet westerse cultuur
Het moment van spreken is het moment om te demonstreren dat iemand welbespraakt is en van het eigen kunnen en de mening.
Organisatie van een vergadering NL
Mensen zijn gewend aan een korte introductie en small talk (5-10 minuten)
Organisatie van een vergadering niet westerse cultuur
Introductiefase duurt vele malen langer (20-30 minuten minimaal)
Doel van de vergadering NL
Komen tot een gezamenlijke oplossing door het bespreken van feitelijke informatie
Doel van de vergadering niet westerse cultuur
Willen vooral hun eigen ideeën ventileren. Alles wordt persoonlijk opgevat.