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Gestion d'un événement > Cours 9 > Flashcards

Cours 9 Flashcards

1
Q

Contrôle

A

Activité de gestion consistant à observer et à évaluer l’état de l’événement au cours de sa production et à prendre les mesures nécessaires pour corriger les dépassements de temps ou de coûts ainsi que les non-conformités ou carences de qualité observé.

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2
Q

Tâches des contrôles

A
  • Contrôle de l’avancement
  • Contrôle financier
  • Contrôle de la conformité
  • Contrôle de la qualité
  • Contrôle des risques
  • Rapport d’avancement
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3
Q

Outils permettant d’évaluer et de contrôler :

A
  • L’état d’avancement
  • La situation financière
  • La conformité
  • La qualité
  • L’exposition aux risques
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4
Q

Étapes du processus de contrôle :

A
  1. Évaluer la situation de la production à la date où se fait le contrôle
  2. Projeter la suite
  3. Comparer ses projections avec les objectifs en vigueur
  4. Déterminer et proposer les correctifs appropriés
  5. Vérifier l’efficacité de ces correctifs
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5
Q

Pourquoi le processus de contrôle est difficile?

A

Parce que les gens ont l’impression que c’est eux qu’on évalue et ont tendances à minimaliser les difficultés pour ne pas être jugées

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6
Q

Quelles sont les solutions pour ne pas que les gens se sentent menacé par les moyens de contrôle?

A
  • La communication interne
  • Le respect des individus
  • L’attitude positive et constructive
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7
Q

Les moyens de contrôle choisis doivent être (4 caractéristiques):

A
  • Compris : Objectifs des processus de contrôle (Améliorer, corriger le tir, éviter une catastrophe, protéger les individus et l’organisation, etc.)
  • Utilisés : Par les bonnes personnes, pour les bonnes raisons
  • Efficaces : Permettent de corriger les carences aux bons moments et de la bonne façon.
  • Constructifs : Exécutés dans un esprit positif et une attitude qui visent à améliorer les choses.
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8
Q

Quels sont les objectifs poursuivis lors du choix des outils de contrôle?

A
  • Choisir les bons outils pour répondre aux bonnes questions.
  • Se doter de la bonne quantité d’outils, en respect avec l’ampleur de ses besoins.
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9
Q

Qu’est-ce que le rapport d’avancement?

A

Rapport périodique qui traite des résultats significatifs du dernier contrôle effectués. Ile st de type administratif et non technique

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10
Q

Que contient le rapport d’avancement?

A
  • Un énoncé général de l’avancement de la production à la date du rapport
  • Une description des résultats les plus significatifs obtenus
  • Des données globales sur l’avancement des travaux
  • Des données globales sur les coûts et les revenus
  • Une description des priorités à court terme
  • Un exposé des difficultés et des risques prévisibles et des mesures envisagées pour les contrôler
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11
Q

Qu’est-ce qu’un tableau de bord?

A

Outil qui permet au gestionnaire, avec l’aide d’indicateurs clés, de suivre l’évolution du projet et de guider ses actions et celles de son équipe.
** Les indicateurs doivent être en nombre restreint, mais suffisant (selon les besoins) pour donner un portrait complet de la situation.

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12
Q

Pourquoi se monter un tableau de bord?

A
  • Pour faire une gestion proactive
  • Pour faire des liens de cause à effet (Un problème du côté des clients peut avoir des conséquences sur le financement et sur la croissance)
  • Pour comprendre la réaction de l’ensemble des intervenants et faciliter la communication des informations importantes
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13
Q

Quelles sont les 5 dimensions du tableau de bord (voir diapo 16 cours 9)?

A
  • Client
  • Processus interne
  • Employés
  • Innovation
  • Financière
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14
Q

Que doit-on contrôler dans le contrôle financier?

A

Gérer les revenus
Un objectif atteint ne veut pas toujours dire qu’il ne faut pas viser plus loin.
o Pour ne pas laisser passer des opportunités
o Pour compenser le manque à gagner qui peut survenir ailleurs :
Gérer les dépenses
• Vérifier et analyser les dépassements de coûts
o ——–Valider les raisons
o ——–Apporter les correctifs

Gérer la trésorerie (liquidités)
• Vérifier s’il y a les liquidités nécessaires pour régler les dépenses quotidiennes : payer les dettes, factures, salaires, etc.
• Décider s’il faut emprunter, puiser dans des réserves spéciales ou demander un investissement supplémentaire du promoteur ou du patron.
• Faire fructifier les liquidités disponibles (ex. : placements).
• Gérer les factures à payer et les montants à recevoir.

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15
Q

Outils de gestion de la trésorerie :

A

Budget de caisse : Évolution des revenus et des dépenses au mois, à la semaine ou quotidien (selon le type d’événement). Revoir exemple fictif présenté au cours 4.

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16
Q

Que dois contenir l’état financier?

A

• Photo de l’état des finances du projet à un moment précis
o État des résultats (revenus-dépenses = bénéfice)
o État des bénéfices nets répartis (surplus ou déficit accumulé)
o Bilan (actif-passif = capitaux propres)
o État des flux de trésorerie

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17
Q

Marketing d’événement :

A

Processus consistant à déterminer les désirs et les besoins des personnes et à élaborer un plan pour les satisfaire.

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18
Q

Communication

A

Processus bidirectionnel visant la compréhension mutuelle et dans lequel non seulement les participants échangent, mais créent et partagent une compréhension

19
Q

Tâches de la gestion des communications :

A

Création d’une identité de marque

Contenu du message publicitaire

Diffusion du message et promotion

Écoute et satisfaction des participants

20
Q

Campagne publicitaire

A

Ensemble cohérent d’actions visant à faire une publicité coordonnée pour promouvoir un événement. Minimum de 4 semaines

21
Q

Point d’exposition brut

A

Mesure d’efficacité d’un placement publicitaire commune à tous les médias qui mesure la proportion d’une population ciblée qui est rejointe par le placement en question. On recommande 25 P.E.B.

22
Q

Causes des problèmes de communication internes dans un événement :

A

Les informations sont :
• Mal communiquées (émetteur)
• Mal comprises (récepteur)
• Mal choisies (message lui-même)

23
Q

Quoi faire pour éviter les problèmes de communication ?

A
  • Identifier et confirmer ce qui doit et peut être dit
  • Définir une chaîne de communication interne claire
  • Maintenir la ligne jusqu’au bout ` : Même quand tout le monde est dans le jus, il faut communiquer.
  • Ne jamais négliger l’importance de la transmission des informations
24
Q

Outils de communication :

A
  • Relations publiques : Peut permettre de rejoindre beaucoup de personnes et même approfondir le sujet, mais il faut bien choisir ses activités, car ça deviendrait très lourd.
  • Promotion des ventes
  • Ventes personnelles : Permet d’approfondir, mais rejoint individu par individu.
  • Publicité : Plus générale, rejoint plus de monde, mais ne permet pas toujours d’approfondir.
25
Q

Comment choisir le bon outil?

A

Il faut, pour chaque segment de marché ciblé, connaître les paramètres d’influence qui sont :

Le degré de complexité du message

Le degré de connaissance du produit chez le client potentiel

26
Q

Chaque personne n’a pas le même degré de connaissance du produit. propose un cheminement de 6 étapes :

A
  1. Ignorance : point de départ pour tous.
  2. Connaissance : l’événement existe, mais on n’en sait pas plus.
  3. Compréhension : on en sait un peu plus et on s’y intéresse ou non.
  4. Conviction : l’étape où on sait qu’on veut participer à un événement.
  5. Décision : OK je vais acheter, participer ou m’inscrire, etc.
  6. Action : l’achat, l’inscription, le déplacement lui-même, etc.
27
Q

Campagne publicitaire

A

Ensemble cohérent d’actions visant à faire une publicité coordonnée pour promouvoir un événement. Minimum de 4 semaines.

28
Q

Comment faire une bonne campagne promotionnelle?

A
  • Segmenter le marché et cibler efficacement la clientèle.
  • Comprendre les besoins de la clientèle.
  • Bien positionner son produit dans le marché.
  • Plus la notoriété de l’événement est grande, plus il est facile de communiquer de l’information, car il est moins nécessaire d’approfondir le message.
  • Définir des objectifs de communication clairs et quantifiables.
  • Ne rien tenir pour acquis.
  • Être proactif : Créer et entretenir les contacts et les liens avec la clientèle.
29
Q

Relations publiques

A

Ensemble cohérent d’actions visant à inciter les médias à traiter de l’événement dans leur programmation. Peu coûteuse mais exigeante.

30
Q

La promotion est un outil de …?

A
  • Outil de communication : véhiculer l’image et le message
  • Outil de changement : changer les perceptions, les attitudes, la connaissance et la conscientisation du consommateur
  • Outil d’information : pour informer, persuader, éduquer
31
Q

Les médias sociaux sont devenus des incontournables au point de vue des communications pourquoi?

A
  • Communiquer de l’information
  • Obtenir de l’information diverse : Sur la clientèle, le marché, les concurrents, etc.
  • Entretenir les relations avec le public
  • Surtout, connaître le pouls de la clientèle vis-à-vis son événement : S’il y a un problème, soyez assurés que ça apparaîtra sur Facebook ou Twitter!
32
Q

Quels sont les dangers des médias sociaux?

A
  • Emballement négatif
  • Dérapage et abus
  • Comportements inopportuns
  • Devenir esclave des médias sociaux
33
Q

Comment éviter les dangers des médias sociaux?

A
  • Être continuellement en état de veille.
  • S’assurer que le bon message se rende à la bonne place et au bon moment.
  • Proposer un code d’éthique et s’assurer de le respecter et de le faire respecter (écrire le code d’éthique et le rendre disponible à tous).
  • Doser ses interventions, surtout en gestion de crise : Calculer ses interventions afin de les faire au moment opportun.
  • Faire attention à ce que l’on dit.
  • Tenir compte de ce qui se passe sur les médias sociaux, tout en gardant son calme.
34
Q

Risque

A

Situation qui pourrait se produire et qui dans ce cas compromettrait le succès de l’événement

35
Q

Stratégie pouvant être adopté face aux risques :

A
  • Décider d’accepter le risque et ne prendre aucune mesure particulière
  • Décider de l’éviter
  • Décider de gérer le risque
36
Q

Gestion de risque

A

Ensemble des décisions et actions prises par le promoteur et le réalisateur, au cours des différentes phases d’un événement, dans le but de minimiser les conséquences du risques et dans la mesure où c’est possible d’éviter qu’ils ne se concrétisent

37
Q

4 étapes de la gestion de risque :

A
  1. Identification
  2. Analyse (quantitative et qualitative)
  3. Planification des réponses aux risques
  4. Surveillance et maîtrise des risques
38
Q

À quelles moments doivent s’enclencher chaque étape de la gestion du risque :

A
  1. Identification : Phase de déclenchement
  2. Analyse : Phase de déclenchement jusqu’à la conception
  3. Planification des réponses : Phase de planification
  4. Surveillance et maîtrise : Phase de production et tenue
39
Q

Classification des risques :

A
  • Facteur naturel : Origine géologique, météorologique. Affectent pas uniquement le lieu mais tout le milieu
  • Facteurs technologiques : Liés aux infrastructures et aux équipements
  • Facteurs humains : Causés par des comportements inférant aux participants ou au artistes et conférencier
  • Facteurs accidentels : Ils sont toujours présents
40
Q

Niveaux d’ordonnancement des risques :

A
  1. Risques ordinaires : Difficulté potentiels, fréquemment éprouvés dans la plupart des événements pouvant affecter le coût, l’échéancier ou la qualité
  2. Risques spécifiques : Difficulté associées à des circonstances particulières à l’événement. Leurs conséquences doivent être évaluées
  3. Risques extraordinaire : Difficulté potentiel majeure rare et imprévisible qui peuvent causer l’annulation de l’événement. On ne peut les gérer.
41
Q

En quoi consiste l’analyse des risques?

A

Déterminer de façon quantitative les conséquences des risques identifiés et leur probabilité

42
Q

Que fait-on puisque l’évaluation de la probabilité des risques en pourcentage est difficile?

A

On les classes souvent en 3 ou 5 niveaux, du plus probables au moins probables en fonction des circonstances.

43
Q

Mesure de mitigation

A

Décision ou action à prendre pour réduire les conséquences d’un risque lorsqu’il se concrétise ou, si on peut le faire, réduire la probabilité que le risque se concrétise

44
Q

Exemples de mesures de mitigation à planifier :

A
  • Inspection des lieux pour s’assurer que tous les intervenants réactifs proactifs connaissent l’emplacement des issues d’urgence et des équipements de sécurité
  • Identification de réponses simples et précises à des risques précis
  • Préparation de listes de contacts en situation de risque ou d’urgence
  • Identification des informations à donner aux participants au cours de la phase de tenue
  • Exercice avec les intervenants avant la phase de la tenue
  • Achat d’assurance spécifique

Gestion d'un événement (12 decks)

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