Cours 11 Flashcards
Ce qu’il reste à faire après la tenue :
- Rassembler les dernières données.
- Analyser les résultats.
- Poser un regard critique et constructif sur l’ensemble des opérations.
- Rédiger les bilans et lire ceux des autres membres de l’organisation.
- Interpréter les bilans et produire des recommandations.
- Présenter les rapports externes personnalisés aux partenaires et commanditaires.
- Dire « au revoir » aux équipes temporaires.
- Se tourner vers l’avenir
L’événement qui se termine devient une source d’informations de premier plan s’il s’agit que de quel type d’événement?
Un événement soit unique (ponctuel) ou périodique (revient à une fréquence régulière)
L’événement qui se termine devient une source d’informations qui informe sur quoi?
- Bons coups, mauvais coups
- ↗ de l’expérience du personnel, des dirigeants et de l’ensemble de l’organisation.
- Apparition de nouvelles relations d’affaires et continuité des relations déjà en place.
- Rétroaction de l’ensemble des intervenants (indispensables, proactifs, réactifs).
- Notes et suggestions d’améliorations ou de changements
Pourquoi il est important de tenir compte de la réalité de tous lors de la clôture de l’événement?
- Pour éviter de mauvaises surprises.
* Pour tirer le maximum de chacun dans les balises convenues au départ
Lors de la clôture, qu’est-ce qui arrive souvent aux employés temporaires, sous-traitants, prestataires, étudiants qui retournent aux études, employés qui quittent leur emploi, etc?
Ils sont attendus ailleurs (autres contrats, études, etc.).
• Conséquences possibles
o Sont pressés
o Ont la tête ailleurs
o Partent avec de l’information confidentielle
o Ne transmettent pas de bilan
o Sont moins motivés, etc.
Ils sont disponibles et espèrent rester plus longtemps et même intégrer l’équipe
• C’est bien, mais il faut respecter le cadre financier et les besoins.
• À éviter ➡ Les décisions hâtives et émotives
Que faut-il faire lorsque employés temporaires, sous-traitants, prestataires, étudiants qui retournent aux études, employés qui quittent leur emploi terminent?
- Connaître les prochains engagements de ces intervenants.
- Rester alertes pour s’assurer d’avoir le meilleur rendement de ces personnes.
- Respecter le cadre financier et être à l’écoute des besoins internes.
- Laisser de côté les émotions.
Lors de la clôture, qu’est-ce qui arrive souvent aux employés permanents ou les temporaires réguliers?
Ce qui arrive souvent : La pression étant tombée, ça peut signifier
• ↘ de motivation
• ↗ du degré de fatigue
• ↗ du risque d’erreur
Les priorités changent et peuvent se tourner vers
• Vacances, famille/ amis (les grands négligés de l’événementiel)
• Autres événements de l’entreprise
• ↗ des requêtes (ex.: demande d’avancement et/ou d’augmentation)
Que faut-il faire lorsque les employés permanents ou les temporaires réguliers terminent?
- Maintenir la pression (de manière contrôlée et constructive).
- Si possible, accordez quelques journées de repos.
- Ne pas couper les ressources temporaires trop vite.
- Répartir la charge au plus grand nombre de personnes possible.
- Dans la mesure où le budget le permet et où le contexte le demande.
Quel est l’objectif des bilans?
La rédaction des bilans n’a pas pour objectif de remplir du papier et de décorer les armoires des dirigeants. Elle vise plutôt à bien évaluer et à identifier les correctifs à apporter (à tous les niveaux)
Pourquoi identifier les correctifs à apporter?
- S’améliorer en tant qu’organisation et en tant qu’individu.
- Poursuivre la croissance de l’entreprise.
- Atteindre de nouveaux objectifs
Qu’évaluent les bilans?
- Si le but est atteint (raison d’être de l’événement, sa mission).
- Si les objectifs spécifiques ont été atteints (opérationnels et financiers).
- Si les orientations stratégiques de chacune des dimensions de gestion ont été bien choisies et bien définies.
- La qualité de produit (événements) et des services rendus.
- L’application des stratégies utilisées pour atteindre tous les objectifs.
- La qualité et la pertinence des outils et techniques utilisés.
- La performance des intervenants essentiels (qualité du travail, résultats atteints, compétences, etc.)
- La performance des intervenants proactifs (prestataires, fournisseurs, commanditaires, etc.)
- L’impact sur les intervenants réactifs et le respect des normes.
Lorsqu’on fait des bilans, il est important de ?
D’identifier les bons coups
• Atteinte et dépassement d’objectifs et des attentes
• Performances individuelles qui méritent d’être soulignées
• Les bonnes idées
• Les réalisations extraordinaires
• Les bonnes réactions en situations difficiles
• Les opportunités saisies en cours de route ou découvertes en vue du futur, etc.
D’identifier les moins bons coups, mais aussi
• D’être transparent (de faire les nuances qui s’imposent)
• D’être constructif
• D’identifier les causes liées aux moins bons coups, etc.
Que doit contenir le bilan du réalisateur?
Un retour sur :
• La planification de la production
• La liste des tâches de la phase de tenue
• Les méthodes de production
• Les principaux problèmes de production et leur solution
• Les principaux problèmes au cours de la tenue et leur solution
• La gestion des imprévues et risques au cours de la tenue
Il doit être compléter par l’archivage de tous les documents possiblement utiles à l’avenir
Le bilan financier doit traiter de quoi?
- L’estimation des coûts de production
- L’estimation des revenus que l’on contrôlait
- La formule de rémunération pour service rendus
De quoi doit traiter le bilan du promoteur?
- La définition de l’événement
- La formule de gestion choisie
- Le devis
- L’appel d’offres et ses conditions
- Le choix du réalisateur
- La formule du contrat
- Le contrôle du réalisateur au cours de la production
Que doit contenir le bilan financier du promoteur?
- Les prévisions des coûts
- Les prévisions des revenus
- La stratégie de commercialisation
- La stratégie de financement externe
- La formule de partage des coûts et des risques avec le réalisateur
Comment faire les bilans internes?
- Bilans d’opération sectoriels : Chefs, superviseurs et chargés de projets qui doivent tenir compte des bilans de leurs équipes respectives (responsable d’équipe, des employés, etc.)
- Rencontres bilans : Entre dirigeants et le ou les chefs, superviseurs et chargés de projet ou encore avec les intervenants proactifs (fournisseurs, partenaires, commanditaires, prestataires, etc.)
- Recensement et analyse des commentaires et des plaintes : Pour identifier les lacunes et les points forts.
Les gestionnaires voudront également mesurer quoi dans les bilans internes?
- La notoriété de l’image de marque
- Le rayonnement
- La portée du message
- La provenance
- Les tendances et les habitudes de la clientèle
- Les préférences, etc.
Comment les gestionnaires pourront évaluer la notoriété de l’image de marque, le rayonnement, la portée du message, la provenance, etc.?
Ils vont s’inspirer de ce qui se dit sur l’événement (une veille)
• Pour connaître l’appréciation des participants et le niveau de notoriété. : Sondage, parcours des médias sociaux, focus groupe, etc.
Ils vont s’inspirer de la couverture de presse
• Pour évaluer l’impact médiatique et la portée du message.
Ils vont s’inspirer de l’analyse des différentes statistiques
• Achalandage
o Nombre de visiteurs et leur comportement
o Fréquence et durée de leurs présences.
• Comportements d’achat : Réaction des participants aux différentes stratégies (ex. : mise en vente).
o Rendement des services
o Ventes de rafraîchissements, produits dérivés, etc.
Ils vont s’inspirer des liens entre les rendements de ventes et différentes variables
• L’identité ou style du ou des prestataires.
• L’impact de la température, etc.
Les bilans doivent être :
Couvrir toutes les facettes de l’événement
• Soit par dimension de gestion, soit par département ou par activité, etc.
• Rien ne doit être laissé de côté.
Être clairs et concis
• Inutile de faire des thèses de doctorat (à moins que le contexte ne l’exige).
• Aller droit au but
Contenir de l’information précise et vérifiable
• Faits réels
• Chiffres réels et justifiables (Pour contrôle interne et pour vérification comptable externe).
Être bien présentés
• Syntaxe, qualité du français, mise en page, etc.
Quels sont les rapports externes?
- Bilans publics
- Bilans aux commanditaires et partenaires
- Bilans aux subventionnaires
Quels sont les objectifs des rapports externes?
• Laisser une trace positive.
• Favoriser le sentiment d’avoir fait partie d’un moment, d’avoir été partie prenante d’un succès ou d’un moment fort.
• Lancer des messages.
• Gérer l’image et la notoriété (de l’entreprise et de l’événement).
• S’assurer que l’information qui circule est la bonne.
• Répondre aux besoins des différents intervenants.
• Répondre aux règles et aux lois.
• Rencontrer les obligations contractuelles.
• Boucler la boucle en permettant aux destinataires de poursuivre son expérience.
o Lui donner le goût de revivre l’expérience.
o Lui donner le goût d’en parler à d’autres
Quelles sont les formes possibles du bilan public?
- Conférence de presse
- Communiqués de presse
- Dépliant bilan (souvent très beau et contenant de l’information positive).
- Présentations à un public restreint (ex. : lors d’autres colloques ou conférences).
- Information rendue disponible sur le Web, etc.
- Présentation d’une vidéo qui permet aux participants de revivre les émotions qu’ils ont vécues lors de leur expérience.
Que permet la présentation d’un bilan aux partenaires et commanditaires?
- Poursuite de la relation
- Renouvellement de l’entente
- Augmentation de la contribution
- Développement de nouveaux projets
- Contagion (Création de nouvelles relations avec de nouveaux partenaires qui pourraient être positivement influencées par le partenaire actif)
Le bilan remis aux partenaires et commanditaires doit-être?
- Être personnalisé
- Démontrer que les objectifs ont été atteints : Ceux de l’événement, mais aussi ceux du partenaire.
- La présentation doit être de qualité : Dans la mesure des moyens disponibles, bien sûr.
Quelles sont les astuces concernant le bilan remis aux partenaires et aux commanditaires?
- Rencontrer vos plus importants commanditaires et partenaires
- Soyez prêts : Maîtrisez l’information que vous leur présentée.
- Soyez à l’écoute des critiques, mais restez en contrôle
- Soyez accueillant, sympathique, confiant et professionnel
Quelles sont les exigences demandées pour le bilan subventionnaire selon le type de subventions accordées?
Subvention d’aide
• Rapport d’activité : Qui contient les informations demandées et pertinentes et les états financiers
• Il faut démontrer que les résultats ont été atteints!
Subvention de type contribution (projets et objectifs précis)
• Rapport d’activité : Qui contient les informations demandées et pertinentes et les états financiers (Avec pièces justificatives, ils peuvent être très exigeants).
• Il faut prouver que les dépenses ont été faites pour atteindre les objectifs.
Dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints, l’organisme subventionnaire pourrait faire quoi?
- Fermer la porte à un renouvellement.
* Dans certains cas, reprendre une partie des sommes préalablement accordées.
L’information présentée dans les rapports externes doit être :
- Vraie : Il peut être tentant de donner un achalandage supérieur à la réalité, mais sachez que ça peut jouer des tours.
• Difficile de s’expliquer quand le vrai chiffre sort (crédibilité est en jeu).
• Crée de fausses attentes et rend les prochains objectifs irréalisables. - Concertée : Les dirigeants doivent convenir de l’information qui est présentée.
• Cohérence entre les déclarations. - Adaptée au besoin du destinataire : Les informations demandées par un commanditaire ne seront pas nécessairement les mêmes pour un subventionnaire ou un autre commanditaire.
- Contrôlée et calculée : Toutes les informations ne sont pas obligées d’être dévoilées. Le niveau de détail doit être adapté au besoin. Il faut gérer :
• Son image
• L’information remise à la compétition
• Les attentes et les interprétations
Est-ce que quelqu’un peut appeler et demander une information interne au nom du Droit à l’accès à l’information?
À moins de faire partie d’une structure considérée publique, les organismes ne sont pas tenus de transmettre des informations internes.
• Les organismes publics qui subventionnent des événements sont assujettis aux lois sur l’accès à l’information, mais ne peuvent divulguer des informations sans l’autorisation de l’organisme lui-même.
• En cas de litige, le demandeur peut faire une plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec qui étudiera le dossier et tranchera
Qu’est-ce qui rend la confidentialité difficile?
L’une des particularités des événements est qu’il y a beaucoup de personnes qui travaillent de manière ponctuelle et qui, par définition, passent d’un événement ou d’une organisation à l’autre. On parle ici des
• Contractuels
• Sous-traitants
• Commanditaires
Cette particularité rend la gestion de la confidentialité plus difficile.
Quelles sont les stratégies pour gérer la confidentialité?
- Gestion de l’information : Contrôler la circulation des informations dites confidentielles.
- Sensibiliser le personnel permanent de l’importance d’être discret avec les informations qu’ils possèdent.
- Sensibiliser le personnel temporaire de l’importance de garder pour soi les informations qu’ils détiennent, qu’elles soient totales ou partielles.
- Faire signer des ententes de confidentialité : Lors de la signature des contrats (fournisseurs, commanditaires et partenaires) et lors de la signature des contrats des employés temporaires.
- Lorsque nécessaire, avoir recours aux services d’avocats pour permettre de bien libeller les clauses dans les contrats et, dans les pires scénarios, gérer les sanctions lors qu’il y a une situation de bris de confidentialité.
- Être intransigeant lorsqu’il y a bris de confidentialité!
Quels sont les pièges de la phase de clôture?
- Négliger l’importance de faire une bonne rétroaction : Générale et sectorielle
- Faire de la « censure » suite à l’exercice de rétroaction : En d’autres mots, cacher volontairement des informations afin d’éviter d’être jugé, réprimandé, etc.
- Ne pas partager les observations ou les recommandations vers les personnes concernées : Entre individus, départements ou direction
- Perdre des soldats trop vite, soit pour cause de : Coupure trop hâtive, fatigue et/ou désintérêt, autre contrat
- Démotivation : Il n’est pas rare que cette étape soit accompagnée d’une perte d’énergie et de motivation. C’est normal, car l’événement est passé et que la tension est tombée.
- Ne pas terminer ce qui a été commencé : Ne pas remercier les employés, les commanditaires, fermer les livres sans régler toutes les erreurs administratives, etc.
- Ne pas faire de rétroaction et tout de suite entamer d’autres projets
