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Gestion d'un événement > Cours 8 > Flashcards

Cours 8 Flashcards

1
Q

Financement

A

Dans le cadre de la production d’un événement, le financement est l’ensemble des activités ayant pour but de chercher, identifier, sollicité, obtenir, exploiter des revenus qui contribuent à l’atteinte des objectifs financiers de l’événement.

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2
Q

Financement interne :

A

Comprend les activités consistant à exploiter le potentiel commercial directement à la tenue de l’événement et à la participation à celle-ci

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3
Q

Sources de financement

A
  • Internes : Contribution des participants et les revenus provenant de la vente de produits et services dérivés (revenus de gestion, revenus autonomes)
  • Externes : Les commandites, les dons et les subventions
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4
Q

Revenus autonomes :

A

Billetterie
• Location d’espaces
• Service de restauration et de bar
• Produits dérivés et merchandising

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5
Q

Revenus de gestion :

A
  • Placements
  • Location d’équipement et de biens immobiliers
  • Revenus liés à la gestion des liquidités
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6
Q

Canaux de distribution de la billetterie :

A
  • En ligne et/ou par téléphone
  • Points de service ayant pignon sur rue (avant l’événement)
  • Points de vente sur le ou les sites de l’événement
  • Comptoir de vente ou de distribution chez un commerce partenaire
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7
Q

Outils de la billetterie :

A 
Avec l’aide d’outils maison :
•	Excel, base de données ou autre
Avec l’aide d’un logiciel de gestion de billetterie ou d’une plateforme Web opérée à l’interne ou par un tiers. Par exemple :
•	White Label Tickets
•	Boxxo
•	Lepointdevente.com 
•	Outbox Technologies
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8
Q

Une billetterie c’est un service à la clientèle et une perception de revenus importants, donc…?

A
  • Le service doit être impeccable.
  • Le personnel doit être courtois, compétent et capable de répondre aux questions sur l’événement
  • Il doit y avoir un protocole de gestion des plaintes.
  • Le système doit être fonctionnel et sécuritaire.
  • Il doit y avoir un bon contrôle comptable
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9
Q

Coûts rattachés à la billetterie :

A

Pour le promoteur
- Frais d’implantation (Recherche ou développement d’un système, formation du personnel)

  • Frais d’utilisation (Frais d’impression et de programmation des billets)
  • Frais d’opération (Ressources humaines et matérielles)

Pour le client
- Frais de service : Le revenu peut être partagé entre le promoteur et le fournisseur de billetterie

  • Frais de poste :
  • Coût rattaché à l’effort pour acheter son billet
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10
Q

Quelles sont les politiques liées à la billetterie ?

A
  • Politiques d’achat et de livraison : Clients réguliers, groupes, personnes à mobilité réduite, etc.
  • Politiques d’utilisation du logiciel : Conditions d’utilisation
  • Politiques de confidentialité
  • Politiques de remboursement et d’annulation
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11
Q

Toutes les politiques doivent être :

A
  • Accessibles, claires et complètes

* En conformité avec les normes et les lois

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12
Q

Qu’est-ce qui détermine les frais d’inscription?

A
  • Individu ou groupe
  • Selon le type ou le nombre d’activités
  • Peut être différents pour les personnes âgées et les étudiants
  • Dans les réunions où le milieu privé et public se mélange, des escomptes pour les organismes publics à but non lucratif
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13
Q

Droits d’exploitation sur le site de l’événement

A

Si ils y a vente (kiosques, restaurants mobiles)

  • Prix fixe (bail pour la durée de l’événement)
  • Ristournes (% des ventes)

Sans vente (concept et développement marketing)

  • Possibilité d’interagir avec la clientèle de l’événement, peu importe la formule (échantillonnage, concours, jeux, sollicitation, etc.)
  • Le promoteur peut être actif ou passif, c’est-à-dire participer au développement des concepts marketing, voire même les offrir en version clé en main, ou laisser le champ libre à l’exploitant.
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14
Q

Location d’un espace, prix :

A

Prix forfaitaire selon l’emplacement, la grosseur et les services demandés

Ajout de services supplémentaires
• Droit de service ou de bouchon (service d’alcool)
• Service de traiteur
• Sécurité, accompagnement, etc.

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15
Q

Services corporatif

A

Salons, zones et/ou loges corporatives, ils peuvent être clés en mains, en collaboration avec le promoteur ou libre

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16
Q

Responsabilités des opérateurs alimentaires :

A
  • Doit respecter les normes en vigueur : Salubrité, sécurité des installations et qualité des aliments
  • Doit détenir tous les permis nécessaires à son opération (ex. : MAPAQ).
  • Doit fournir des preuves d’assurances.
  • Doit prendre en charge les coûts d’opération (RH, achats, installations, etc.)
  • Doit fournir tous les documents nécessaires (preuves de ventes) si l’entente prévoit qu’il doit payer des droits d’exploitation selon le % des ventes
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17
Q

Responsabilités du promoteur face au service de restauration :

A
  • S’assurer que l’opérateur respecte les normes en vigueur.
  • Fournir un site sécurisé.
  • Fournir l’accès aux services de base (électricité, eau, drain, etc.).
  • Donner les droits d’accès à l’opérateur et à son personnel.
18
Q

Avantages et désavantages de gérer le bar à l’interne :

A
  • Avantage principal : plus de contrôle sur les opérations et sur les revenus qui en découlent.
  • Désavantage principal : exige plus d’attention et de travail. La responsabilité des inventaires, des revenus et du personnel est totale.
19
Q

Avantages et désavantages de gérer le bar en sous-traitance :

A
  • Avantage principal : permet de profiter d’une expertise externe lorsque l’organisation ne l’a pas et en allège l’opération (ex. : gestion du personnel).
  • Désavantage : plus cher et moins de contrôle sur l’opération (stratégies de vente, personnel, gestion, etc.)
20
Q

Merchandising

A

L’ensemble des produits vendus aux couleurs des prestataires Ex. : vêtements et CD des artistes
• Bon potentiel de revenus, sans risque lié à la gestion et la production des stocks
• Crée de l’engouement autour de l’événement

21
Q

Avantages et désavantages de gérer les produits dérivés à l’interne :

A

Avantages de gérer à l’interne :
• Meilleur contrôle de la qualité des produits et de gestion
• Perception totale des revenus
• Permets de négocier directement avec les fournisseurs (meilleurs prix, voire même, entente de commandite et de partenariat)

Désavantage de gérer à l’interne :
• Lourdeur des opérations
• ↗ de coûts indirects (Gestion des stocks et temps de gestion et frais de transport)
• Plus de risque de faire des pertes

22
Q

Exploitation marketing de la commandite :

A

Exploitation directe : Présence du commanditaire sur le ou les sites de l’événement :

  • Activités complémentaires qui visent à faire connaître et/ou essayer leurs produits à la clientèle.
  • Prise en charge de certaines activités. (Ex. : agents d’information)

Placement de produits : Exclusivité d’utilisation d’un produit par rapport à un autre.

  • Échantillonnage
  • Présentation particulière des produits (Sur présentoirs, bouts de tablettes, bars, etc.)
23
Q

Tâches liées à la gestion des finances, revenus internes

A 
Revenus de participation
•	Tarification
•	Suivi du nombre de participants
•	Perception des revenus
•	Suivi des revenus
Revenus de produits dérivés 
•	Choix des produits
•	Barèmes de redevances
•	Choix des concepteurs et producteurs
•	Suivi des revenus
Revenus des services dérivés
•	Choix des services
•	Barèmes de redevances
•	Choix des fournisseurs
•	Suivi des revenus
24
Q

Au cours de la phase de production, le responsable des revenus doit :

A
  • Compléter la grille de tarifs
  • Suivre et compiler les inscriptions
  • Évaluer au fur et à mesure le revenu perçu
  • Fournir ces informations pour la mise à jour périodique du budget
25
Q

Calculer une estimation basée sur les coûts :

A
  • Montant estimé des coûts fixes, divisé par le nombre estimé de participants
  • Plus les coûts variables associés à chaque participant
  • Plus une marge de sécurité
26
Q

Tarifs de base

A

Montant demander aux gens qui paient à l’avance

27
Q

Tarifs officiels

A

Montant demander aux gens qui paient à l’entrée, 5 à 10% plus élevé que le tarif de base

28
Q

Avant de confirmer le choix des fournisseurs de produits dérivés, le réalisateur doit vérifier :

A
  • Le sérieux de leur entreprise et la qualité de leur production
  • La capacité de respecter les dates de livraison
  • La qualité de leurs relations d’affaires avec leurs partenaires actuels
29
Q

Types de services dérivés :

A
  • Service de restauration
  • Service de location de salle pour réunion
  • Service de location d’espace, d’équipement de kiosque
30
Q

Tâches du financement externe

A 
Actualisation de la stratégie 
•	Confirmation de la stratégie
•	Organisation de la recherche
•	Rédaction d’un descriptif incitatif
Commandites 
•	Identification de commanditaires potentiels
•	Inventaire des occasions de visibilité offertes
•	Stratification des commanditaires
•	Offre de niveaux de commandite
•	Proposition de commandite
•	Entente de commandite
•	Suivi de la commandite
•	Rapport au commanditaire
Dons 
•	Identification des donateurs à cibler
•	Négociation du don
•	Suivi du don
•	Rapport au donateur
Subventions
•	Identification des subventionnaires à cibler
•	Obtention d’informations sur le programme
•	Demande de subvention
•	Négociation de la subvention
•	Entente de subvention
•	Suivi de la subvention
•	Rapport au subventionnaire
31
Q

Commandites

A

Contribution qu’une entreprise de biens ou service, généralement privée, fait à un événement en contrepartie de la visibilité et de la notoriété qu’elle obtient à la diffusion de son nom et logo

32
Q

Raison pourquoi les commanditaires participent :

A
  • Augmenter leur visibilité
  • Influencer l’attitude des consommateurs
  • Cibler une clientèle particulière
  • Faire valoir certains de leurs produits
  • Différencier leurs produits
  • Fournir des occasions d’affaires et des incitatifs à leurs détaillants
  • Recruter de nouveaux employés
33
Q

Forme de contribution de la commandite :

A
  • Contribution financière : Investissement monétaire direct du commanditaire dans l’événement en échange de bénéfices recherchés.
  • Commandite sous fourniture de bien : Rabais ou tarifs préférentiels sur achat ou location. Gratuité complète sur des produits fournis par le commanditaire. Prêts en équipement, etc.
  • Commandites sous forme de prestation de service : Rabais ou tarifs préférentiels sur achat ou location. Gratuité complète sur des produits fournis par le commanditaire. Prêts en équipement, etc.
34
Q

Quand est-ce qu’un entreprise s’intéressera à commanditer un événement?

A

Quand il y une forte convergence entre :
• L’image que projete l’événement et l’image que veut projeter l’entreprise
• Les publics cibles de l’événement et celle de l’entreprise
• La valeur publicitaire de la commandite et son coût pour le commanditaire

35
Q

Stratification des commanditaires d’un événement :

A
  • Commanditaire en titre : Associé au titre
  • Commanditaire collaborateur : Associé au titre aussi, mais inférieur au commanditaire en titre
  • Commanditaire médiatique : Paient pour être diffuseurs officiels
  • Fournisseurs officiels : Fournissent des produits gratuitement
  • Commanditaire en nature : Offrent des produits à prix réduits
36
Q

Types de subvention

A
  • Subvention normative : Montant qu’une administration gouvernementale peut accorder dans le cadre d’un programme approuvé de subventions
  • Subvention discrétionnaire : Montant dont une administration gouvernementale locale ou une personne élue dispose pour accorder des subventions locales directement
  • Subvention exceptionnelle : Pour un événement spécial
37
Q

Clés du succès pour une commandite :

A
  • Utilisation éclairée des informations recueillies lors de l’analyse du contexte.
  • Identification juste et complète des bénéfices tangibles et intangibles.
  • Identification juste de la valeur de chacun des bénéfices offerts.
  • Cueillette d’information complète et minutieuse sur les commanditaires ciblés.
  • Définition d’une bonne stratégie.
  • La qualité des présentations et des outils utilisés.
  • Officialisé les ententes
38
Q

Dons

A

Contribution financière qu’une fondation, une entreprise ou une personne, fait à un événement en contrepartie d’avantages fiscaux, sans recherche de visibilité

39
Q

Types de dons :

A
  • Argent : pour émettre des reçus pour fins d’impôts, il faut être reconnu en tant qu’organisme de bienfaisance.
  • Temps
  • Service
40
Q

Pourquoi donner si ce n’est pas pour atteindre des buts commerciaux?

A
  • Culture d’entreprise : Valeur de l’entreprise et de ses dirigeants.
  • Image et engagement social
  • Intérêts des hauts dirigeants : Leurs goûts et leurs passions, leur sensibilité
  • Pour aider, tout simplement
  • Obtenir des avantages fiscaux, etc.
41
Q

Moyens de recueillir des dons :

A
  • Demande de dons ciblés (activités-bénéfices)
  • Cueillette de dons volontaire (campagne annuelle)
  • Sollicitations directe des proches

Gestion d'un événement (12 decks)

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