Cours 5 Flashcards
Que faut-il faire lors de la confirmation du contenu de la programmation?
- Contacter l’agence ou le prestataire lui-même (si ce n’est pas déjà fait) :
- S’assurer que le prestataire :
• Est disponible
• Correspond aux attentes et aux valeurs - Négocier l’entente :
Que doit respecter le contrat?
- Le prestataire et le promoteur
* Rescpecter les règles et les lois qui s’appliquent :
De quoi faut-il tenir compte lors de l’organisation de la grille horaire?
- Concept lui-même : L’effet WOW, moments forts, moments doux
- Direction artistique, s’il y a lieu
- Rythme
- Disponibilité des prestataires et des lieux
- Délais d’installation : montage et démontage
- Durée et conditions liées aux répétitions ou aux tests de sons, s’il y a lieu
- Durée des prestations elles-mêmes
- Transitions
- Temps d’accès aux sites
- Capacité d’attention des participants (il faut des pauses)
Quelles sont les actions à entreprendre lors de la composition de l’équipe et le recrutement?
- Définir les mandats et rédiger les descriptions de tâches
- Déterminer les conditions d’emplois
- Déterminer les profils de personnes recherchées
- Procéder à l’embauche ou à la composition des équipes, en respect avec les orientations stratégiques
Que doit contenir le mandat d’embauche?
- Le titre du poste
- La position hiérarchique
- Une mise en contexte rapide du poste à l’intérieur de l’organisation ou de l’événement lui-même
- Le ou les objectifs principaux
- La description de tâches
- Les dates ou périodes de validité du mandat
Qu’est-ce que la chronologie?
La chronologie est le plan détaillé qui présente l’enchaînement de l’arrivée et de la sortie des équipements
De quoi l’équipe doit tenir compte dans la chronologie?
- Disponibilité du matériel
- Économies d’échelle (ex. : location par mois VS par jour)
- Capacité de recevoir ou de sortir le matériel
- Des besoins de tout le monde et de toutes les équipes
Quelles sont les tâches de la gestion du design?
1. Élaboration du programme • Confirmer les activités • Agencer les activités 2. Célérités et autres prestataire • Identification et sélection • Invitation et rémunération • Accueil et encadrement • Détermination des prestations 3. Ambiance et service aux participants • Ambiance • Accueil • Nourriture et boisson • Invités d’honneur
Qu’est-ce qu’une célébrité?
Personne connue dont la participation à un événement, inscrite au programme, et la renommée constitue des facteurs d’attraction des participants
Que faut-il considérer lors de notre recherche de célébrités?
- Contraintes du lieu
- Congruence de la célébrité et de l’auditoire
- Qualité de la prestation que la célébrité peut fournir
- Capacité de la célébrité à aider le réalisateur à atteindre les objectifs de l’événement
- Capacité de la célébrité à s’intégrer au thème de l’événement
- Coût total de la performance
Comment choisir son conférencier?
- Assister personnellement à une de ses conférences
- Demander des références d’organisateurs
- Obtenir le texte à l’avance
Quels sont les célébrités non rémunérées?
- Artistes contribuant à un événement bénéfice
- Politicien en exercice
- Bénévoles
- Chercheurs qui présentent leurs résultats
Quelle est l’information à fournir au prestataire invité?
- Le but, objectif et programme de l’événement
- Nombre de participants
- Rôle de la prestation dans le programme
- L’identité des autres prestataires
- L’endroit, la date et l’heure
- Avec qui communiquer
- Le protocole et sécurité
- La rémunération
- Description des transports
Quelles sont les données à obtenir sur le prestataire?
- Ses données personnelles
* Les données sur sa prestation
Qu’englobe l’accueille des prestataires?
- Leur départ et le transport
- Accueil sur place
- Accréditation et trousse de bienvenue
- Hébergement
- Repas
- « Catering »
- Accompagnement et activités spéciales
Pourquoi la marge de manœuvre du réalisateur pour déterminer la nature de la prestation est limitée?
C’est le résultat d’un rapport de force entre ce qu’apporte l’événement au prestataire et ce que le prestataire apporte à l’événement
Comment créer-t-on de l’ambiance?
En stimulant tous les sens
À quoi doit correspondre l’ambiance?
- Corresponde au besoin de l’événement
- Soit complémentaire à l’élément central
- Soit en cohérence avec le thème choisi ou qu’il ait un sens assumé s’il en déroge
- Amène un plus à l’événement
De quoi résulte une bonne ambiance?
Une bonne correspondance entre l’ambiance, le thème et les éléments suivant :
• Lieu
• Prestataire et divertissement
• Décor
• Éclairage et son
• Audiovisuel et effets spéciaux
• Choix de service de nourriture et boisson
Qui sont les participants?
- Spectateurs passifs : festivaliers, spectateurs, assistance d’un colloque, etc.
- Spectateurs actifs : participants à un souper-causerie, congressiste, etc.
- Visiteurs : lors d’exposition, de foires, de salons, etc.
- Dignitaire : politicien, personnalité invitée, commanditaire, partenaire, mécène, etc.
Que faut-il soigner pour avoir un bel accueil des participants?
- Les invitations
- L’accessibilité des points d’entrées
- La courtoisie du personnel
- Les messages verbaux aux participants à leur arrivée
- Le contrôle et l’animation des files d’attente
- Le vestiaire
- Cadeau souvenir et départ
Quels sont les enjeux soulevés par l’inclusion d’un repas lors d’un événement?
- Le rôle du repas
- Le caractère du repas
- Le choix du menu
- Le type de service
- Le choix du lieu précis
- La capacité de la salle
- La mise en scène
- Le service d’alcool
- Le coût
