Cours 9 Flashcards
Qu’est-ce qu’un courriel?
« Message écrit transmis à un ou plusieurs destinataires de manière asynchrone vis un réseau informatique, le plus souvent Internet. »
Le courriel est un document nativement électronique (« né numérique ») qui se traduit par le message comme tel auquel s’ajoutent des pièces ou fichiers joints et des données de transmission et de réception.
Quelles sont 4 composantes du courriel?
- Entête
- Message
- Pièces jointes
- Métadonnées
Quels sont les types de courriels? 3
- Courriel à valeur administrative, valeur légale, valeur financière ou historique
- Courriel à valeur éphémère
- Courriel sans valeur
Qu’est-ce qu’un courriel à valeur administrative, valeur légale, valeur financière ou historique
Preuve de transmission (accusé réception) d’un rapport ou d’une information
Consigne une prise de décision ou une mesure adoptée
Acceptation ou renonciation d’un contrat
Dénonciation d’une plainte
Preuve de transaction financière
EX : politiques, procédures directives, devis, correspondance officielle
Qu’est-ce qu’un courriel à valeur éphémère ?
Contient de l’information à court terme, ou reçue à titre d’information / documentation
Demande pour obtenir une copie d’un document, à l’exception d’une demande d’accès
Rappel d’une date ou d’un rendez-vous importants
Invitation à appeler quelqu’un par téléphone
Accusé de réception d’un rapport ou d’une information, qui n’est pas exigé en vertu d’une loi ou d’un règlement
Note de service, mémo interne, à l’exception de ceux liés à des dossiers spécifiques
Courriel d’information générale, à l’exception de ceux liés à des dossiers spécifiques
Qu’est-ce qu’un courriel sans valeur?
Les avis qui ne sont pas liés à une activité professionnelle
Les discussions ou courriels d’une liste de diffusion, qui n’amènent pas de suivi de la part de l’organisme
Les copies ou extraits de documents diffusés qui n’amènent pas de suivi de la part de l’organisme
Les pourriels, soit les courriels non sollicités à caractère commercial ou sans intérêt
Les courriels personnel
À supprimer dès leur lecture. Après la lecture de ces courriels, on peut les jeter si on en a pas besoin pour faire notre travail au quotidien
Nommez 3 des 6 avantages de l’utilisation des courriels
- Gain de temps pour mieux gérer ses tâches
- Suivi précis des messages, donc un gain d’efficacité
- Reprise plus aisée d’un dossier traité par quelqu’un d’autre
- Gestion cohérente de toutes les ressources (papier et électronique) d’une même personne
- Communication plus efficace, donc, la satisfaction de vos interlocuteurs
- À terme, un archivage pérenne des messages importants pour le fonctionnement et la mémoire de l’établissement
Quels sont les 4 types de défis concernant les courriels?
- Défis opérationnels
- Défis légaux ou réglementaires
- Défis technologiques
- Défis pour la gestion de l’information
Quels sont les défis opérationnels de l’utilisation de courriels? 4
o Nombre exponentiel du nombre de courriels
o Difficulté d’identifier la valeur des courriels
o Prolongation des débats (réaction vs action)
o Mauvais usage
Quels sont les défis légaux ou réglementaires de l’utilisation de courriels?
o Difficulté de maintenir l’intégrité des courriels
o Administration de la preuve électronique
Qu’est-ce qui peut être un défi technologique à l’utilisation des courriels?
Propagation des virus
Quels sont des exemples de défis des courriels quant à la gestion de l’information?
o Repérage de l’information
o Manque de constance dans les pratiques.
o Utilisation des boîtes de messagerie partagées
o Application des délais de conservation
o Identification des courriels à conservation à long terme
o Préservation des courriels
Quels sont les exemples d’enjeux qu’il est possible de rencontrer dans la préservation des courriels? Donnes-en 3.
- Messages interconnectés : conversation entre plusieurs acteurs, fragmentation des conversations
- Capture des courriels: copies et doublons, suppression et pertes
- Accès aux courriels
- Formats des pièces jointes
- Suppressions automatiques: aucune évaluation avant la suppression
- Quantité et volume
- Liens vers des ressources externe
- Données sensibles
Quels sont les moyens de protection des renseignements personnels contenus dans les courriels qu’il est possible d’adopter?
- Formation relative à la nature d’une donnée personnelle
- Identification des courriels contenant des informations personnelles
- Rétention et destruction de ce type de courriels
- Archivage sécurisé
- Gestion des demandes d’accès, rectification et suppression
- Distinction entre usage personnel et professionnel
En quoi est-il pertinent d’adopter une politique sur la gestion des courriels?
Outil intéressant pour informer les employés des pratiques à suivre. Fixer les règles d’utilisation du système de messagerie
Préciser la propriété des courriels : toute communication reçue ou transmise est la propriété de l’organisation. Communiquer des informations sur la valeur des courriels. Identifier les méthodes de préservation privilégiées (format, lieu de stockage, support, etc.)
Indiquer les rôles et responsabilités de tous dans l’organisation concernant les courriels.
Donner des directives sur la sécurité de l’information (spam, malwares, cyberattaques, etc.)
Pourquoi privilégier l’envoi d’hyperliens plutôt que de pièces jointes?
Lorsque possible, il est préférable d’employer l’envoi de liens hypertextes, car les pièces jointes alourdissent grandement l’espace de stockage disponible dans l’outil de messagerie.
Cela évite la duplication de l’information, mais le lieu de stockage doit être accessible au destinataire.
Quelles sont 3 autres méthodes pour la gestion des courriels?
- Application des durées de conservation sur les différents éléments de la boîte de réception
- Lieu de stockage des courriels: Outil de messagerie (Outlook) conçu pour communiquer et distribuer de l’information, pas pour la conserver à long terme : supprimer les courriels éphémères/sans valeur ou transférer tous les courriels qui ont une valeur officielle dans le lieu de stockage approprié.
- Format de conservation : Sélection du format approprié pour la conservation à court, moyen et long terme, car il n’y a pas de format parfait pour la préservation et l’utilisation future des courriels (.eml / .mbox / .pst / .pdf / .xml / .msg). S’il y a des pièces jointes, il faut déterminer si elles doivent être conservées séparément du courriel de réception ou d’envoi.
