Cours 3 Flashcards
Quelles sont les 4 raisons pour lesquelles ont fait de la gestion de projet?
- Répondre aux exigences réglementaires, légales ou sociales
- Satisfaire les demandes ou besoins des parties prenantes
- Créer, améliorer ou corriger des processus ou services des produits
- Mettre en oeuvre ou modifier des stratégies commerciales ou technologiques
Quelle est la différence entre un projet et un programme?
Un projet a une date de début et une date de fin. Un programme a une date de début mais se fait en continue.
Quelles sont les 4 activités réalisées dans la première étape (Lancement/Initiation du projet)?
Analyse des besoins
Définition de la portée initiale
Recommandations
Évaluation préliminaire des ressources nécessaires
Qu’est-ce qu’une estimation du temps de réalisation d’un projet permet?
Permet d’obtenir une approbation du lancement du projet
Dans le cadre d’un projet de numérisation, à quoi consiste l’analyse de besoins?
Déterminer l’objectif de la numérisation par type de documents
Quels objectifs vise-t-on avec la numérisation? (6)
Diminution de la manipulation
Accessibilité à distance
Facilitation de la recherche
Partage et collaboration
Archives historiques : préserver, diffuser
Document admin : faciliter les processus de gestion, sauvegarde, substitution/gestion de l’espace (valeur juridique)
Quelles sont les 4 étapes de la réalisation d’un projet?
- Lancement/initiation
- Planification
- Exécution
- Clôture
Quels sont 3 exemples d’outils utilisés pour faire une analyse de besoins dans un projet de numérisation?
- Matrice de besoin
- Matrice d’Eisenhower
- Arbre de décision
Qu’est-ce qu’une matrice de besoins?
Outil d’aide à la collecte et à l’analyse des besoins qui permet d’avoir une vue d’ensemble structurée et de hiérarchiser les besoins.
Ce n’est pas tout les documents qui ont la même importante au niveau de la préservation/numérisation (dépend des ressources, des besoins de l’entreprise, etc). Cet outil permet d’établir une pondération selon les critères et les documents concernés.
Concrètement, quel objectif est visé par la matrice d’Eisenhower ou l’arbre de décison?
Déterminer la série documentaire à numériser en priorité
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower?
Outil d’aide à la prise de décision qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.
En quoi consiste l’arbre de décision?
Outil d’aide à la prise de décision où chaque noeud représente une décision basée sur une caractéristique
Dans la phase de lancement du projet, on doit s’assurer de la faisabilité juridique. Quels sont quelques critères auxquels penser?
- Analyse du cadre juridique:
* Lois auxquelles l’organisation est assujettie:
* Les organismes publics sont assujettis à la loi sur les archives
* Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (valeur de doc papier = valeur de doc num)
* Loi sur le droit d’auteur
* Loi 25 -Nouvelles dispositions protégeant la vie privée des Québécois
* Etc. - Analyse des politiques et procédures internes
- Quelles obligations en découlent?
Dans la phase de lancement du projet, on doit s’assurer de la faisabilité économique. Quels sont quelques critères auxquels penser?
Équipements, fournitures, main-d’œuvre, licences, contrats, formation, stockage, déplacement, maintenance.
Établir, à toutes les lignes de notre rapport, une valeur monétaire.
En quoi consiste la charte de projet?
Document d’autorisation
- Officialise le projet
- Donne l’autorité au gestionnaire de projet d’aller de l’avant
- Présenté lors de la rencontre de démarrage
À l’étape de la planification, on doit produire un plan de projet. En quoi consiste-t-il?
Guide pour l’exécution
- Contenu :
o L’énoncé du projet détaillé
o La portée détaillée
o Inclusions et exclusions
o Découpage du projet (workbreakdown structure ou WBS) incluant la liste des livrables
o Calendrier du projet: diagramme de Gantt
o Inventaire des ressources humaines, matérielles et technologiques
o Budget détaillé
o Plan de gestion des risques
o Plan de gestion de la qualité
o Plan de communication incluant la fréquence et les modes de communication
o Plan des approvisionnements (achats et contrats)
o Plan de gestion des ressources humaines (organigramme)
o Procédures de suivi et de contrôles
À l’étape de l’exécution, on peut aller dans différentes directions. Quelles sont les 2 grands types d’approches en gestion de projet?
- Cycle de vie en cascade
- Cycle de vie itératif
Qu’est-ce que le cycle de vie en cascade?
o Le cycle de vie en cascade est linéaire et séquentiel. Chaque phase du projet doit être complétée avant de passer à la suivante.
Quels sont les avantages du cycle de vie en cascade?
- Avantages : Facilité de compréhension, clarté des étapes, idéal pour des projets dont les exigences sont bien définies dès le départ.
Quels sont les inconvénients du cycle de vie en cascade?
- Inconvénients : Peu flexible face aux changements, risque de retards si des ajustements sont nécessaires après le début du projet**.
Qu’est-ce que le cycle de vie itératif?
Les phases du projet sont répétées et révisées de manière itérative.
Chaque itération ajoute ou affine des fonctionnalités.
On construit et on améliore. On a des point de contrôle fréquent. Permet de mieux répondre aux besoins à la fin.
Quels sont les avantages du cycle de vie itératif?
Avantages : Flexibilité pour accueillir des changements, possibilité d’ajuster les fonctionnalités au fur et à mesure. Demande des personnes qui ont une bonne vision d’ensemble, car la tâche peut être énorme.
Quels sont les inconvénients du cycle de vie itératif?
Inconvénients : Peut-être plus complexe à gérer en raison des multiples itérations, possibilité de « dérapages » temporels** si on accepte des changements majeurs trop souvent.
La quatrième étape, la clôture, peut terminer une phase du projet ou le projet lui-même. La clôture d’une phase de projet permet de… (4)
- S’assurer que les livrables de la phase ont été atteints et de les valider
- Faire le point avec les parties prenantes
- Finaliser la documentation relative à la phase
- Préparer l’équipe pour la phase suivante
La quatrième étape, la clôture, peut terminer une phase du projet ou le projet lui-même. La clôture du projet permet de… (4)
- Finaliser les livrables et d’obtenir une approbation de conformité
- Faire un « post-mortem »: les défis et les succès
- Évaluer la performance du projet:
- en utilisant des indicateurs
- en comparant les résultats obtenus avec les objectifs initiaux - Faire une rencontre de clôture
- Archiver les documents pertinents reliés au projet
Qu’est-ce que la compression de données?
- Une réduction du nombre de bits nécessaires pour représenter les données.
- Effectuée par un programme qui utilise une formule ou un algorithme pour réduire la taille des données.
- La compression de données consiste à transformer une suite de bits A en une suite de bits B plus courte pouvant restituer les mêmes informations, ou des informations voisines, en utilisant un algorithme de décompression.
Qu’est-ce que la compression de données permet d’optimiser? 3
o La capacité de stockage
o Les coûts de stockage
o La vitesse de transfert des fichiers
Vrai ou faux? La compression peut réduire la taille d’origine d’un fichier texte de 50 %, voire largement plus.
Vrai
Quelles sont les 2 types de compression?
- Algorithme de compression sans perte
- Algorithme de compression avec perte
Quelles sont les caractéristiques d’un algorithme de compression sans perte?
- Restitue après décompression une suite de bits identique à l’original
- La compression sans perte est réversible
- Restitution identique
- Réversible
- Qualité identique
- Réduction de la taille moins importante
- Taille du fichier proche de l’original
- Utilisé pour le texte, les fichiers de données, l’audiovisuel et les images
EX : ZIP pour document textuel.
Quelles sont les caractéristiques d’un algorithme de compression avec perte?
- La suite de bits obtenue après la décompression est plus ou moins voisine de l’original selon la qualité désirée
- La compression avec perte est irréversible
- Restitution voisine de l’original
- Irréversible
- Qualité moindre
- Réduction de taille plus importante
- Taille du fichier résultant plus petit
- Plus utilisé dans le cas des fichiers audio, l’oreille humaine étant moins sensible à certaines pertes d’informations que l’oeil humain ne l’est pour les images. Certains détails sonores peuvent donc être omis sans que l’auditeur moyen ne les remarque.
La compression avec perte élimine les informations redondantes ou qui ne sont pas absolument nécessaires pour l’appréciation visuelle ou auditive d’images ou de sons numérisés afin d’obtenir le meilleur taux de compression possible.
Vrai ou faux? La compression avec perte est possible uniquement avec des images (jpeg), des sons (mp3) ou des vidéos (wav).
Vrai
Qu’est-ce que le format ZIP?
Le format ZIP est l’un des formats d’archive les plus répandus. Il est sans perte de qualité. Le format 7z est associé au logiciel 7-Zip et utilise généralement le puissant algorithme de compression LZMA. Il prend en charge la compression avec et sans perte.
Qu’est-ce que le format RAR?
Le format RAR est le format natif de l’outil WinRAR. Il peut être utilisé avec et sans perte.
Qu’est-ce que le format TAR et GZIP?
Le format TAR est un issu du monde UNIX, qui regroupe des fichiers sans les compresser. Souvent utilisé en association avec un programme de compression, tel que gzip, pour créer une archive compressée GZIP. Ces archives vont avoir des extensions du type .TAR.GZ.
Qu’est-ce que les formats JPEG et MP3?
Les formats JPEG (image) et MP3 (sons) font de la compression avec perte en éliminant les informations jugées inutiles pour réduire la taille.
Vrai ou faux? Le choix de format n’a aucun lien avec le choix de compression faite.
Faux
Quels sont les 3 avantages de la compression de fichiers?
o Permet de réunir plusieurs fichiers et répertoires en un seul fichier.
o Permet d’augmenter la rapidité de copie et de transfert.
o Permet de réduire l’espace de stockage utilisé.
Quels sont les 3 inconvénients de la compression de fichiers?
o Nécessité d’extraire toute l’archive pour extraire un seul fichier.
o Lenteur de modification d’un fichier dans l’archive puisqu’il faut extraire l’ensemble de l’archive.
o Si un fichier est corrompu, il peut compromettre l’ensemble de l’archive. (des logiciels nous aident pour cette opération
Quelles sont les exigences archivistiques en ce qui concerne la numérisation? 3
- Organisation des dossiers et des documents
- Intégrité
- Valeur juridique
Donnez des exemples d’actions intellectuelle et d’application des outils pour l’organisation des archives avant la numérisation. 5
- Classification à l’aide du plan de classification
- Application du calendrier de conservation : tout dépendant du budget, ne pas numériser des choses qui devront être détruites dans 6 mois.
- Classement des pages dans le bon ordre : certains dossier ne seront pas toujours bien classés (brouillons, feuilles de travail, etc).
- Inventaire (quantités, état physique, pages blanches, pages manquantes, pages collées, doublons, localisation, etc.)
- Sans inventaire, on ne peut pas comparer ce qui manque/ce qui est incomplet.
- Identification des documents confidentiels
Donnez des exemples d’actions d’organisation physique avant la numérisation. 5
- Retirer les attaches (reliures, agrafes, pinces, etc.)
- Retirer les post-it et s’ils contiennent de l’information pertinente, s’assurer qu’ils ne cachent pas de l’information
- Redresser les pages pliées
- Restauration si nécessaire
- Ajouter une feuille permettant de repérer un début de dossier et un début de document
Que doit-on faire pour s’assurer de faire correctement l’organisation après la numérisation à des fins de destruction? 2
- Mise en boite des documents jusqu’à la fin du processus de validation
- Ordonner les documents de manière à les retrouver facilement (ex: intercalaire par date/heure de numérisation)
Dans le cas où les originaux sont conservés, que doit-on faire si on organise après la numérisation des documents? 3
- Remise en ordre du classement
- Mise en boite
- Renvoi vers l’entreposage
En quoi consiste l’intégrité d’un document?
Pour qu’un document numérisé ait la même valeur juridique que le document source analogique, on doit s’assurer de son intégrité.
Quels sont les 2 éléments qui permettent de dire que l’intégrité d’un document est maintenu?
- l’information qu’il contient est intégrale et n’a pas été altérée;
- le support de l’information assure stabilité et pérennité (dans le temps) à celle-ci.
Vrai ou faux? Pour assurer l’intégrité du document, il faut démontrer que, tout au long de son cycle de vie, l’information contenue dans le document n’a pas été altérée et que le support qui porte cette information assure à cette dernière la pérennité et la stabilité voulue.
Vrai
Donnez un exemple de moyens pour démontrer l’intégrité d’un document.
- Témoignage de la personne chargée de conserver le document
- Démonstration des mesures de sécurité mises en place pour protéger le document tout au long de son cycle de vie
- Comparaison entre le document résultant du transfert et le document source, lorsque ce dernier n’a pas été détruit
- Comparaison entre la copie certifiée et le document source
Vrai ou faux? La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) précise que, lors du transfert d’information d’un support vers un autre, l’intégrité du document est maintenue, même en présence de différences.
Vrai
Quelles différences entre le document original et le document sur le nouveau support sont acceptables selon la LCCJTI?
- l’emmagasinage ou la présentation de l’information
- l’information sur le support ou sur
- la sécurité
- la pagination
- le caractère tangible ou intangible des pages
- le format des pages (dimensions)
- la présentation recto seulement ou recto verso
- l’accessibilité partielle ou totale des pages
- le repérage séquentiel ou thématique de l’information
Donne 3 exemples d’erreurs de numérisation typiques.
- Pages manquantes, doubles ou pliées
- Ombres ou traces de doigts sur l’image numérique
- Pages fortement inclinées
- Coupures ou inclusions de parties non pertinentes: Mauvaise détection des bords
- Images brouillées
- Distorsion mécanique
- Effet moiré, reflets
- Manque de netteté de l’image (flou)
- Authenticité des couleurs insuffisante
Une fois que l’intégrité d’un document est établie, elle doit être maintenue dans le temps. Comment?
Par la prise en charge par un Système d’Archivage Électronique (SAE) basé sur le modèle OAIS
Comment la prise en charge par un Système d’Archivage Électronique (SAE) basé sur le modèle OAIS permet de s’essurer de la maintenue dans le temps de l’intégrité d’un document? 4
- Les contrôles lors du processus d’ingestion : validation du paquet d’information, des métadonnées et de l’intégrité des fichiers.
- Une validation continue tout au long du cycle de vie du document : validations régulières de l’intégrité, détection et correction d’erreurs, mise à jour des métadonnées au besoin.
- Un stockage sécurisé basé sur plusieurs copies.
- Une documentation complète des processus de l’Archive afin d’assurer une traçabilité des activités.
Qu’est-ce que la hash value d’un document?
Algorithme Hash, qui vient calculer tous les éléments d’infomrations du document pour en faire une somme et établir une valeur. Chaque doc a une valeur unique. Si 2 documents sont pareil (même contenu), ils auront la même somme de contrôle. Si on ajoute un espace à l’un deux, ils n’auront pas la même somme
En quoi la hash value est-elle utile?
Utile pour identifier les doublons dans la gestion des documents actifs.
Dans la gestion de la préservation, on fait une somme de contrôle au jour 1, puis au jour 180. Si les sommes sont identiques, ça nous dit que ces documents là n’ont pas été altérés.
Vrai ou faux? Tous les changements apportés à un document vont altérer la hash value?
Faux. Le seul élément qui peut être modifié sans modifier l’empreinte est le nom du fichier
Concernant le droit d’auteur, que doit faire une organisation avant de reproduire les documents?
L’organisation doit s’assurer de détenir les droits d’auteur puisque toute reproduction est un droit exclusif de l’auteur.
Dans le contexte de documents administratifs, il est d’usage de reproduire les documents sans autorisation de droit d’auteur si … 2
- Ils ont été transmis à l’organisme, sans restriction de reproduction, dans le cadre de l’exercice de ses mandats et responsabilités
- Ils sont reproduits et seront utilisés exclusivement à des fins internes de traitement ou de prise de décision
Dans le contexte de documents administratifs, il est requis d’obtenir l’autorisation de droit d’auteur si … 3
- Il existe une restriction du possesseur du droit d’auteur.
- Si on désire en faire la diffusion.
- Toutes les restrictions applicables aux documents sources s’appliquent aux documents numérisés !
Après une numérisation, il est possible d’envisager une destruction des documents sources. Des restrictions s’appliquent toutefois. Lesquelles? 2
- Le documenta une valeur archivistique, patrimoniale ou historique
- Le supporta une valeur archivistique, patrimoniale ou historique
Avant de procéder à la destruction des sources, on doit s’assurer de 3 éléments au préalable. Lesquels?
- d’avoir contrôlé l’intégrité des documents
- d’avoir documenté et validé l’opération de transfert
- d’avoir respecté le calendrier de conservation
Avant de procéder à la destruction des sources, on doit s’assurer de 2 éléments:
- De respecter une directive de destruction des documents, en particulier pour les documents contenant des renseignements personnels ou confidentiels
- De documenter la destruction dans un registre contenant la date, le procédé utilisé, le nom de la personne responsable, le lieu, la liste des documents détruits, etc.
Quelles sont 3 mesures à prendre pour le traitement/numérisation des renseignement confidentiels?
- Numérisation effectuée par du personnel assermenté (signature de formulaires de confidentialité).
- Mise en place de mécanismes de contrôle d’accès aux documents et aux installations de numérisation.
- Sécurité d’accès aux documents numérisés.
Quels sont les 3 outils qui nous aide à identifier les documents confidentiels?
- Calendrier de conservation (case à cocher dans la règle BAnQ)
- Plan de classification
- Par le marquage des docs ou dossiers avec étiquette ou étampe.
Qu’est-ce qu’une information confidentielle?
Information privilégier, ne fait pas référence à une seule personne précisément
Qu’est-ce qu’une information personnelle?
Fait référence à une personne en particulier, personne physique identifiable
Vrai ou faux? Un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi n’est pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels.
Vrai
Vrai ou faux? Le nom n’est pas un renseignement personnel.
Vrai
Comment choisi-t-on le type de numériseur?
Dépend du type de papier à numériser, sa forme, son état, si on doit acquérir l’équipement ou si on peut l’envoyer à l’externe
Quels sont les 3 éléments que permettent des logiciels de numérisation?
- Paramètrer les numériseurs
- Traiter les images
- Gérer les métadonnées
Comment choisi-t-on un logiciel de numérisation?
Avant de choisir un logiciel de numérisation, il est important de considérer les besoins spécifiques du projet, la compatibilité avec le matériel de numérisation, les fonctionnalités requises, et éventuellement le budget disponible. Souvent, les fabricants de scanneurs incluent des logiciels de numérisation avec le matériel. Ces derniers sont généralement optimisés pour fonctionner avec les spécifications du matériel.
Quelle est la résolution minimale pour la majorité des documents à numériser?
Pour la majorité des documents numérisés : Une résolution minimale de 300 pixels par pouce (ppp) à 100 % de l’original est adéquate. Ce standard évolue progressivement vers une résolution à 400 ppp qui apporte un meilleur confort visuel.
Quelle est la résolution minimale pour les documents très petits ou très grands?
Pour les documents très petits (ex. : A6) ou très grands (ex. : A0) constituant les formats extrêmes : La résolution doit être adaptée pour bien rendre les petits détails. On peut ainsi augmenter la résolution à 400 ppp, 600 ppp, 800 ppp, 1200 ppp, voire davantage.
Quelle est la résolution minimale pour l’audiovisuel?
On utilise une résolution plus élevée : 2K = 2048 pixels horizontaux pour le 16 mm et 4K pour le 35 mm.
Quelle est la résolution minimale pour le web?
Il est requis de réduire la résolution à 150 ou à 75 ppp. Le rendu à l’écran permet de baisser la résolution. (On pourrait avoir une version à diffusion pour les usager, mais une version web aussi qui prend moins de place)
Que veut dire ppp?
Ppp = points par pouces
Pourquoi évite-t-on le mode CMJN (Cyan, Jaune, Magenta, Noir)?
- Fichiers volumineux
- Pas de prise en charge systématique par les logiciels
- Fidélité des couleurs plus ardues
- Conversion sans perte difficile vers RVB
En quoi consiste le calibrage d’un appareil?
Calibrer un appareil, c’est créer une table indiquant le comportement de cet appareil sur le plan colorimétrique. Cette table ou « profil ICC » est ensuite utilisée pour corriger les couleurs. Tous les appareils de la chaîne de numérisation sont calibrés régulièrement.
Vrai ou faux? Les formats PDF repose tous sur une norme ISO
Faux. PAdE et PDF Santé ne reposent pas sur une norme ISO.
Quels sont les 2 formats PDF les plus importants?
PDF/A-1a
PDF/A-1b
Quels sont les critères qui peuvent nous aider à choisir un support de stockage?
o la durabilité
o la capacité de stockage
o la vitesse d’accès
o la sécurité
o le coût
Les supports de stockage doivent être résistant à 2 types d’intrusions. Lesquelles?
- Intrusions physiques
- Intrusions informatiques
Que doit contenir un registre/déclaration de numérisation?
- Le nom et l’adresse de l’organisme détenteur des archives
- Le nom et l’adresse de l’unité administrative responsable de la numérisation, de la reproduction ou du transfert du support
- La signature de la personne qui exerce ses fonctions dans l’unité administrative responsable
- Le titre du document qui habilite la personne à numériser, reproduire ou transférer le support des documents (exemples : résolution du conseil d’administration ou contrat de numérisation pour une firme externe)
- L’énoncé de la loi ou du règlement qui régit l’activité de numérisation, de reproduction ou du transfert du support
Pourquoi doit-on tenir un registre de numérisation?
Il est nécessaire de consigner toutes les informations relatives à la numérisation.
Pourquoi doit-on établir un registre de destruction?
Étant donné que la destruction doit respecter des politiques et procédures, on doit consigner toute destruction.
Quels sont les 4 moyens de diffuser la numérisation?
- Espace de stockage partagé
- Logiciel de GED
- Portail spécialisé
- Portail d’entreprise
Qu’Est-ce que L’OCR?
- La reconnaissance optique de caractères (ROC ou OCR pour Optical Character Recognition) désigne les procédés informatiques qui permettent de convertir un document image (codé en mode image) de texte imprimé ou dactylographié en un document texte (codé en mode texte).
- Les résultats de l’OCR peuvent être obtenus sous différents formats : txt, docx, PDF Texte recherchable ou « PDF double couche », XML, JSON, HTML, RTF, etc.
Qu’est-ce que L’HTR?
La reconnaissance de l’écriture manuscrite (HTR pour Handwritten Text Recognition) désigne les procédés informatiques qui permettent de traduire un texte écrit en un texte codé numériquement.
