Cours 2 Flashcards
Quelles sont les 9 grandes fonctions métier de l’archiviste?
- Analyse de besoins
- Création
- L’évaluation
- L’accroissement
- La classification
- Description
- Indexation
- La diffusion
- La préservation
Quels sont les rôles de l’archiviste dans l’analyse de besoins? 4
- Permet de déterminer le programme/plan de match de la gestion de l’information
- Identifier les besoins des parties prenantes en matière de gestion de l’information
- Réaliser une analyse des processus d’affaires et des flux d’informations
- Définir les spécifications techniques et fonctionnelles pour les outils et la solution technologique de gestion de l’information
Quels sont les rôles du logiciel dans l’analyse de besoin? 2
i. Fournir des outils d’analyse et de cartographie des processus
ii. Permettre la collecte d’informations des utilisateurs via des sondages ou des formulaires dynamiques
EX : Survey Monkey, Forms, Lucidchart, Mori
Quels sont les rôles de l’archiviste dans la création? 3
- Collaborer avec le créateur dans le processus informationnel et décisionnel
- Créer des politiques et procédures relatives à la production de certains types de documents. EX: Nommage, Types de formats, Métadonnées, Gestion des versions
- Former les utilisateurs sur les bonnes pratiques
Vrai ou faux? Quand on agit sur la création, on agit sur tout le processus qui en découle.
Vrai
Vrai ou faux? La création peut aussi concerner la structuration de l’information dans un document non structuré pour le rendre structuré
Vrai
Quels sont les rôles du logiciel dans la création? 3
i. Permettre la création et l’édition de documents
ii. Mettre à la disposition du créateur des modèles de documents pertinents et en vigueur
iii. Intégrer les flux de travail :
1. Contrôle des versions
2. Collaboration en temps réel
3. Intégration avec d’autres outils
4. Gestion des métadonnées
5. Automatisation
6. ETC.
EX : Alfresco, (création et édition d’un document dans la suite bureaucratique, Capture ou importation de documents dans le logiciel, création de flux de travail sur les docs,
Quels sont les rôles de l’archiviste dans l’évaluation? 2
i. Juger de la valeur des dossiers et des documents
ii. Élaborer et appliquer
Quels sont les rôles du logiciel dans l’évaluation?
i. Automatiser l’application des règles du calendrier de conservation
ii. Intégrer des alertes pour les périodes de révision et de destruction
iii. Détruire efficacement les dossiers et les documents (irréversible)
EX : Alfresco, Calendrier de conservation doit être renseigné dans le logiciel, Règles de conservation transformées et implantées sous forme de flux de travail
Quels sont les rôles de l’archiviste dans l’accroissement? 2
i. Gérer (analyse et réception) les versements et les dons
ii. Évaluer les conditions de réception (licences, formats, métadonnées) des documents
Quels sont les rôles du logiciel dans l’accroissement?
i. Permettre l’ingestion des nouveaux documents
ii. Gérer les droits (licences, contrats de donation, contrat de versement)
Quels sont les rôles de l’archiviste dans la classification? 5
i. Délimiter le fonds d’archives
ii. Créer et documenter un plan de classification (structure, codification)
iii. Développer et documenter le système de classification (instrument de recherche)
iv. Maintenir le système de classification (EX: Apporter des modifications (physiquement, numériquement et dans le logiciel). S’assurer de l’évolution du plan)
v. Former les utilisateurs au plan de classification
Quels sont les rôles du logiciel dans la classification? 4
i. Distinguer les fonds d’archives
ii. Présenter le plan de classification selon le modèle déterminé par l’archiviste
iii. Organiser les dossiers et les documents en respectant le plan de classification (utilisation de métadonnées)
iv. Permettre une navigation intuitive à l’aide d’une interface simple
EX : Alfresco, Constellio. Transposition du plan de classification dans le logiciel, parfois sous forme de métadonnées.
Quels sont les rôles de l’archiviste dans la description et l’indexation? 4
i. Analyser les documents tant sur le plan «physique» que le contenu
ii. Décrire les fonds et les documents selon les normes (RDDA, ISAD(G))
iii. Utiliser des thésaurus ou listes d’autorité pour normaliser l’indexation
iv. Traduire les concepts du fonds dans un langage documentaire
Quels sont les rôles du logiciel dans la description et l’indexation? 5
i. Permettre l’application des RDDA
ii. Supporter l’indexation en plein texte
iii. Supporter l’indexation avec un vocabulaire contrôlé (thésaurus, listes d’autorités)
iv. Permettre l’exclusion lors de la recherche
v. Faciliter l’importation et l’exportation des métadonnées selon des formats standardisés (Dublin Core)
EX : ICA-AtoM, utilisation de logiciels spécialisés respectant les normes de description
Quels sont les rôles de l’archiviste dans la diffusion? 2
i. Faire connaître et mettre en valeur les archives
ii. Transmettre et rendre accessible les archives pour les usagers internes et externes
Quels sont les rôles du logiciel dans la diffusion? 4
i. Gérer et contrôler les accès
ii. Rendre accessible les descriptions, les index
iii. Mettre en valeur les archives
iv. Présenter de manière attrayante les archives
EX: Utilisation de catalogue pour présenter l’information : permet d’avoir une grande portée envers différents publics
Quels sont les rôles de l’archiviste dans la préservation? 4
i. Établir les formats de fichier acceptés ou privilégiés
ii. Établir une stratégie de migration de formats
iii. Évaluer les risques en cas de perte définitives des archives numériques (plan de gestion de crise, plan pour toutes les possibilités qui rendrait l’accès aux documents impossible)
iv. Mettre en place un plan de gestion des risques pour les archives numériques
Quels sont les rôles du logiciel dans la préservation? 4
i. Valider les formats de fichiers
ii. Automatiser les copies de sauvegardes (back up_
iii. Calculer et comparer les sommes de contrôles
iv. Effectuer les transformations vers des formats de fichiers pérennes (migration de formats) (aider à faire les opérations de préservation en lot)
EX : Archivematica, logiciel spécialisé en accès libre (paramétrage nécessaire), log qu’est-ce qui a été fait et comment envers le document.
Que veut dire DMS?
Document Management System
Qu’est-ce qu’un DMS?
Logiciel de gestion documentaire dédiés à la gestion, au stockage et à la récupération des documents numériques
Vrai ou faux? Un DMS gère les documents actifs, souvent sans tenir compte de leur disposition.
Vrai
Vrai ou faux? Un DMS est considéré comme une partie/module d’un ECM.
Vrai
Quelles sont les 4 caractéristiques d’un DMS?
i. Indexation et recherche avancée
ii. Contrôle des versions des documents
iii. Gestion des autorisations et des accès
iv. Fonctionnalités de collaboration
Qu’est-ce qu’un ECM?
Systèmes de gestion de contenu à l’échelle de l’entreprise, couvrant une gamme plus large que les DMS
Inclus, entre autres, les fonctions d’un DMS et de la gestion documentaire (Records Management) – idéal pour les grandes organisations (audio, vidéo, courriel)
Quelles sont les 4 caractéristiques d’un ECM?
i. Intégra tion des workflows d’entreprise
ii. Automatisation des processus métiers
iii. Gestion de contenu non structuré
iv. Conformité réglementaire
Quelles sont les 2 missions d’un ECM?
i. Vise à améliorer l’efficacité opérationnelle, favoriser la collaboration, garantir la conformité et faciliter la prise de décision
ii. Optimiser la création, la gestion, l’utilisation et la conservation de l’ensemble du contenu de l’entreprise, peu importe le format (document, image, vidéo, courriel, etc.)
Qu’est-ce qu’un EDRMS?
Extension des DMS, incluant la gestion des documents et des archives (enregistrements électroniques/records)
Logiciel utile pour les documents physiques et numériques
Que veulent dire les lettres ECM?
Entreprise Content Management
Que veulent dire les lettres EDRMS?
Electronic Document and Records Management System
Quelles sont les 4 caractéristiques d’un EDRMS?
i. Gestion du cycle de vie
ii. Mise en œuvre de calendrier de conservation
iii. Preuves de conformité pour les audits
iv. Archivage et respect des normes archivistiques
Vrai ou faux? Un EDRMS concentre plus spécifiquement sur la gestion des enregistrements, c’est-à-dire documents à valeur permanente ou à long terme
Vrai
Vrai ou faux? Un EDRMS ne permet pas de garantir la conformité et le respect des exigences légales et réglementaires
Faux
Vrai ou faux? Un EDMRS intègre les fonctionnalités liées au cycle de vie et permet la traçabilité des actions
Vrai
Qu’est-ce qu’un SAE?
Système spécialisé dans l’archivage pérenne des documents numériques, garantissant la preuve d’authenticité
Logiciel destiné aux archives institutionnelles ou aux entreprises ayant des obligations d’archivage.
Vrai ou faux? Un SAE peut être considéré comme un coffre-fort électronique. Ce type d’outil est directement lié à la préservation des documents.
Vrai.
Vrai ou faux? Il est possible de modifier des documents dans un logiciel SAE.
Faux. Aucune modification. On diffuse et préserve.
Vrai ou faux? Les SAEs sont communs au sein des entreprises.
Faux. Rare sont les entreprises qui peuvent se permettre ce type de logiciel distinctement
Quelles sont les 4 caractéristiques d’un SAE?
i. Respect des normes archivistiques (ISO 15489, ISO 27000, ISO 14641-1, modèle OAIS, standard MoReq2)
ii. Immutabilité des archives
iii. Gestion des métadonnées
iv. Préservation à long terme
Quelles sont les 5 éléments qui, ensemble, distingue le SAE des autres types de logiciels?
- Confidentialité: accès, étanchéité
- Pérennité des données
- Sécurité
- Intégrité des documents
- Traçabilité des actions
Que veut dire OAIS?
Open Archival Information System (OAIS) ou Système ouvert d’archivage d’information
Explique l’historique du modèle OAIS.
Élaboré à la fin des années 1990 par le Comité consultatif pour les systèmes de données spatiales (CCSDS).
Première version publiée en 2002.
Approuvé comme une norme internationale en 2012 (ISO 14721:2012).
Vrai ou faux? Le modèle OAIS est approuvé en tant que norme internationale.
Vrai
Quelle est la définition d’un OAIS?
Un OAIS est une Archive, c’est-à-dire une organisation (qui peut faire partie d’une organisation plus large) constituée d’une équipe et de systèmes, dont la responsabilité est de pérenniser des informations et de les rendre accessibles à une Communauté d’utilisateurs cible
Le modèle fournit un cadre, permet de comprendre quoi faire et quoi mettre en œuvre de manière systématique
Quelles sont les 4 éléments qui sont mis en relation grâce au modèle OAIS?
- Les acteurs de la préservation
- Les rôles et responsabilités des acteurs
- Les processus et méthodes à mettre en oeuvre pour préserver et rendre accessible
- Le modèle d’information à adopter
Comment définit-on « l’Archive » dans le modèle OAIS?
L’« Archive » est définie comme « Une organisation de personnes et de systèmes qui a accepté la responsabilité de pérenniser des informations et de les rendre accessibles pour une communauté désignée définie. »
Nomme 3 des 5 actions que permet le modèle OAIS.
- De fournir des lignes directrices pour la gestion des archives numériques, tout particulièrement dans un contexte de préservation à long terme
- D’établir une base commune pour la discussion et la collaboration entre les communautés indépendamment de leur domaine d’activités
- De comparer des services d’archives
- De comparer des stratégies de conservation
- D’outiller des organisations (qui ne sont pas des services d’archives) pour qu’ils puissent participer à la conservation de la mémoire collective
Nomme 3 des 6 obligations qui sont liées au modèle OAIS.
- Négocier avec les « Producteurs» et obtenir les informations appropriées de leur part.
- Acquérir une maîtrise suffisante de l’information fournie, au niveau requis pour pouvoir en garantir la pérennité.
- Déterminer quelles communautés doit constituer la « Communauté d’utilisateurs cible », c’est-à-dire le groupe d’individus ou d’entités pour lequel il existe un engagement à préserver et diffuser l’information à long terme.
- Présenter l’information de manière claire et intelligible pour la «communauté d’utilisateurs cible ». Cela implique généralement la création et la gestion de métadonnées qui facilitent la compréhension et l’utilisation rapides des données.
- Appliquer une stratégie et des procédures documentées garantissant la conservation de l’information contre tout imprévu, dans les limites du raisonnable, et permettant la diffusion d’une information, qu’il s’agisse d’une copie authentifiée de l’original ou permettant de remonter à l’original.
- Rendre l’information conservée disponible pour la « Communauté d’utilisateurs cible ».
Vrai ou faux? OAIS permet d’enregistrer qu’est-ce qui a été fait quand et s’assurer que l’info qu’on diffuse est l’originale (ou est comme l’originale).
Vrai
Vrai ou faux? Le modèle OAIS est un modèle dont il faut faire l’application à la lettre. Ses spécifications sont destinées à être directement implémentées.
Faux. C’est un modèle conceptuel de référence. C’est un modèle abstrait et il ne faut pas appliquer spécifiquement tout ce qu’il contient.
On dit que le modèle OAIS est un modèle d’information fonctionnel. Que veut dire ces deux caractéristiques?
Modèle d’information : introduit la notion de paquets d’information formés des objets destinés à conserver et des informations nécessaires à leur préservation
Modèle fonctionnel : définit les différentes entités fonctionnelles et la manière dont elles interagissent entre elles
Tout versement d’informations à un modèle OAIS est effectuée sous forme de paquet d’information. Comment définit-on un paquet d’information?
Un paquet d’information est un conteneur conceptuel qui rassemble différents types d’information.
Il y a 2 types d’information, soient l’information de contenu et l’information de pérennisation. Qu’est-ce que l’information de contenu?
Contient l’information qui constitue la cible à préserver.
Il y a 2 types d’information, soient l’information de contenu et l’information de pérennisation. Qu’est-ce que l’information de pérennisation?
Contient l’information nécessaire à une bonne pérennisation du contenu
Il existe 5 grands types d’information de pérennisation. Quelles sont-elles? (+ brève définition)
- L’identification : fournir un ou plusieurs identifiants grâce auxquels le contenu peut être identifié de façon unique (ex. ISBN)
- La provenance : décrit l’origine du contenu, qui en a eu la charge depuis sa création et l’historique des traitements subis.
- Le contexte : décrit les relations entre le contenu et d’autres informations situées à l’extérieur du paquet d’information
- L’intégrité : fournit un dispositif protecteur pour prémunir le contenu contre toute altération (ex. empreinte)
- Les droits d’accès : définissent les conditions d’accès, de diffusion et d’usage du contenu.
Comment définit-on l’information d’empaquetage?
L’information d’empaquetage est l’information qui permet de relier les composantes du paquet d’information (information de contenu ET information de pérennisation)
Comment définit-on l’information de description?
L’information de description est l’information utilisée pour trouver des paquets dans lesquels réside le contenu recherché (ex. titre, intitulé du paquet, notice descriptive). Information sur ce qu’on verse, pas vraiment le contenu.
Le modèle OAIS définit 3 types de paquets d’information. Quels sont-ils?
- SIP
- AIP
- DIP
Qu’est-ce qu’un SIP?
Submission Information Package / Paquet d’informations à verser ) : envoyé à l’OAIS par un producteur. Sa forme et son contenu détaillés sont négociés entre le Producteur et l’OAIS.
Vrai ou faux? Certains centres d’archives ne conservent pas les SIP
Vrai
Qu’est-ce qu’un AIP?
(Archival Information Package / Paquet d’informations archivée ) : utilisé pour la préservation. Il contient toute l’information requise pour une préservation à long terme
Qu’est-ce qu’un DIP?
(Dissemination Information Package / Paquet d’informations diffusés) : paquet diffusé à un Utilisateur en réponse à sa requête à l’OAIS. Il peut être un tout ou une partie de l’AIP. Il peut inclure aussi le contenu de plusieurs AIP.
Exemple des petits pois: On ouvre la canne et on donne le contenu qui est pertinent pour l’utilisateur.
Qui sont les 3 acteurs du modèle OAIS?
- Producteurs
- Administrateurs
- Utilisateurs
Dans le modèle OAIS, qui sont les producteurs?
Toute personne ou système client qui fournit des informations à pérenniser.
Il peut s’agir :
o D’autres OAIS
o D’une personne physique ou morale
o Des systèmes internes à l’OAIS
Quels sont les rôles des producteurs dans un OAIS?
Demande initiale de versement
1. Négociation du protocole de versement
2. Opération de versement de SIP
3. Participation à la définition du « contenu d’information » de l’OAIS
4. Participation à la planification de la pérennisation
Vrai ou faux? Dans la phase de négociation du protocole de versement, le protocole va déterminer des modèles de données.
Vrai
Dans le rôle du producteur, on retrouve l’opération de versement. En quoi consiste-t-elle?
Livraison d’un lot destiné à fournir des données à un OAIS
Mode de représentation pour chaque support de livraison ou lors d’une télétransmission: Format du fichier, s’assurer que le format restera pérenne.
Protocole peut spécifier le nombre ou la fréquence de versement de SIP.
Qui sont les administrateurs dans le modèle OAIS?
Décideurs de la politique globale de l’OAIS en cohérence avec la politique générale de l’organisation
Vrai ou faux? L’administration de l’OAIS est une responsabilité qui occupe le quotidien de ces acteurs. Ils ont un rôle critique dans le fonctionnement de celui-ci.
Faux. L’administration de l’OAIS n’est qu’une des responsabilités des administrateurs. Les administrateurs ne sont pas concernés par le fonctionnement quotidien de l’OAIS. Ils ne sont pas des archivistes, ils sont des gestionnaires.
Nomme 3 des 7 rôles des administrateurs dans le modèle OAIS.
- Définir la politique globale de l’OAIS, composante d’une politique plus vaste.
- Fournir à l’OAIS sa charte et son domaine d’application.
- Être aussi possiblement la source principale de financement pour l’OAIS.
- Le cas échéant, définir, ou du moins approuver, la politique tarifaire des services de l’OAIS.
- Procéder à des revues régulières afin d’évaluer les performances de l’OAIS et sa progression vers des objectifs à long terme.
- Intervenir, au besoin, dans la résolution des conflits entre les Producteurs, les Utilisateurs ou l’administration interne d’un OAIS.
- Négocier le protocole de versement avec le Producteur
Qui sont les utilisateurs du modèle OAIS?
Toute personne ou système client en relation avec les services de l’OAIS pour trouver des informations archivées présentant un intérêt, et pour accéder au détail de ces informations
o Utilisateurs membres de la communauté d’utilisateurs cibles
o Autres utilisateurs (autres OAIS, personne physique ou morale, systèmes internes à l’OAIS)
Vrai ou faux? Habituellement, les utilisateurs d’un OAIS n’interagissent pas avec les producteurs et les administrateurs
Vrai
Quel est le fonctionnement d’un modèle OAIS d’un peut de vue utilisateurs? (3 éléments)
- L’utilisateur suit un protocole de commande pour recevoir les informations demandées.
o Session de recherche
o Outil de recherche (information de description). - Les résultats sont transmis sous forme de paquets d’informations diffusés (DIP).
- La commande peut se faire sur des informations :
o Déjà archivées (commande).
o Futures (demande d’abonnement)
Quelles sont les 4 fonctions de l’entité « Entrées »
- Assure la réception des SIP en provenance du Producteur
- Assure la validation des SIP (contrôle d’assurance qualité sur ces SIP)
- Génération des AIP selon les normes de l’Archive et le dirige vers l’entité «Stockage»
- Extrait l’information de description pour l’inclure dans la base de données de l’Archive
Vrai ou faux? Les SIP n’entrent pas des l’OAIS, puisqu’il n’y a pas l’espace de stockage pour.
Vrai
Quelles sont les 7 fonctions de l’entité « Stockage »? Nommes-en 3.
- Réceptionne les AIP en provenance de l’entité «Entrées» et insère les AIP dans l’espace de stockage
- Assure les fonctions relatives au stockage, à la maintenance et la récupération des AIP
- Assure le renouvellement des supports de stockage, la détection des erreurs, les sauvegardes et la mise en oeuvre des plans de relève, etc.
- Effectue des contrôles d’erreurs spécifiques et de routine
- Fournit des moyens de sauvegarde
- Met en œuvre des plans de reprise d’activité (en cas de panne, par ex)
- Transmet des AIP à l’entité «Accès » en réponse aux commandes
Nommes 3 des 5 fonctions de l’entité « Gestion des données » d’un OAIS.
- Administre les fonctions de la base de données de l’Archive (conserver et tenir à jour les schémas, les définitions de vues et l’intégrité référentielle)
- Permet la conservation, l’enrichissement et l’accès à l’information de description et aux données administratives
- Reçoit les mises à jour, notamment des informations de description
- Permet de fournir des résultats de recherche et produit des rapports
- Fonction de base de données. On y retrouve toute l’information sur les documents.
Vrai ou faux? L’entité « Administration » d’un OAIS pourrait être considéré comme le travail d’un archiviste.
Vrai
Quelle sont les 7 fonctions de l’entité « Administration » d’un OAIS? Nommes-en 3.
- Assure les fonctions et services relatifs à l’exploitation du système d’archivage :
- Propose et négocie les protocoles de versement
- Vérifie les versements pour s’assurer de leur conformité aux normes d’archivage
- Gère la configuration du matériel et des logiciels du système
- Établir et maintient des normes et règles applicables à l’Archive
- Assure les fonctions et services relatifs à l’exploitation du système d’archivage
- Offrir un service clients
L’entité « Planification de la pérennisation » d’un OAIS compte 11 fonctions. Nommes-en 3
- Surveille l’environnement de l’Archive et produit des recommandations visant à ce que les informations stockées dans l’Archive restent accessibles et compréhensibles pour la Communauté d’utilisateurs cibles.
- Identifie les différents facteurs d’influence.
- Évalue le contenu de l’Archive.
- Recommande périodiquement des mises à jour de l’information archivée (migration des contenus).
- Développe des recommandations basées sur les normes et bonnes pratiques de préservation.
- Surveille les évolutions de l’environnement technologique.
- Surveille l’évolution des exigences de la Communauté d’utilisateurs cible.
- Surveille sa base de connaissance.
- Conçoit des modèles de paquets d’informations.
- Accompagne la conception et la validation de ces modèles appliqués à des SIP ou des AIP, pour les adapter à des versements spécifiques.
- Développe des plans détaillés de migration, des prototypes de logiciels et des plans de test pour répondre aux objectifs de migration de l’entité « Administration ».
Dans le modèle OAIS, l’entité « Accès » comporte 5 fonctions. Quelles sont-elles?
- Communique avec les utilisateurs pour recevoir leurs demandes
- Permet de déterminer si une information existe ou non dans l’Archive, à trouver sa description et son emplacement
- Gère les contrôles d’accès à l’information
- Coordonne le traitement des demandes jusqu’à la transmission d’un résultat à l’Utilisateur.
- Génère des réponses (DIP, résultats de recherches, rapports) et leur transmission aux Utilisateurs
