Cours 6 Flashcards
Quelle est la définition du nommage?
Action d’attribuer un nom aux éléments d’un programme ou d’un réseau informatique.
Le nommage concerne, par exemple, les noms des répertoires et des fichiers, les adresses URL d’un site, les noms des utilisateurs d’un réseau, les noms des classes d’objets et des variables dans le code source d’un programme, etc.
Quel est le principe de base dans le nommage?
La lecture seule du nom doit être suffisante pour identifier le contenu du document ou du dossier sans devoir l’ouvrir !
Quels sont les 6 avantages du nommage?
- Normaliser et uniformiser les pratiques
- Faciliter et pérenniser l’accès à l’information
- Optimiser le repérage, le classement et le tri des documents et des dossiers
- Faciliter le partage et la création collaborative des documents
- Respecter les contraintes techniques pouvant être associées aux systèmes d’exploitation et aux URL (Uniform Resource Locator) du Web.
Quels sont les types d’encadrement du nommage? 3
- Norme
- Convention
- Directive
Qu’est-ce qu’une norme?
Document établi par consensus et approuvé par un organisme de normalisation. Elle fournit des lignes directrices ou des critères pour atteindre un certain niveau de qualité ou de performance.
Vrai ou faux? L’application d’une norme est automatiquement obligatoire.
Faux.
Les normes peuvent être obligatoires ou volontaires. Certaines sont rendues obligatoires par un texte réglementaire ou un décret de loi, d’autres sont adoptées par l’industrie elle-même.
EX : Norme ISO. Recommandé, pas obligé. Sauf que si on est certifié ISO, on peut perdre notre certification si on ne respecte pas ces normes
Qu’est-ce qu’une convention?
Accord tacite ou une pratique courante acceptée par un groupe d’individus ou une communauté
Vrai ou faux? Une convention fait état d’un consensus légal et doit être obligatoirement suivie.
Faux. Elle n’est pas nécessairement formelle ou contraignante, mais elle est souvent suivie par habitude ou par consensus.
Qu’est-ce qu’une directive?
Font parti des cadres réglementaires, directif. Peut faire face à des sanctions si on ne les respecte pas.
Instruction formelle ou un ordre émis par une autorité compétente. Elle indique clairement ce qui doit être fait dans une situation particulière.
Les directives sont souvent utilisées dans le contexte de la gouvernance ou de la réglementation, et leur non-respect peut entraîner des conséquences
Lorsqu’il est question de la longueur et de la normalisation en nommage, donne 2 exemples de bonnes pratiques.
- Éviter de faire une phrase pour nommer un document.
- Éviter les mots inutiles ou vides de sens comme les adverbes, adjectifs qualificatifs, verbes, etc.
Interdire les articles : le, la, les, l’, de, du, d’, et, ou, and, or, the, of, etc. - Limiter la longueur du nom du fichier :
- Inclure un ou des 0 devant le chiffre significatif et déterminer la longueur maximum nécessaire
- Déterminer l’emploi de la minuscule et de la majuscule (pour faciliter la programmation)
- Éviter les mots en majuscules. Réserver plutôt les majuscules pour les abréviations et acronymes.
- Définir l’approche pour les documents bilingues et les documents rédigés en anglais vs en français.
- Déterminer la marche à suivre si le nom du fichier inclut le nom d’une personne.
- Établir une liste de mots suggérés ou imposés aux créateurs
Concernant le format et l’emplacement de la date, explique 2 exemples de bonnes pratiques.
- Mentionner la date seulement si elle est nécessaire à la compréhension.
- Employer le format ISO 8601 (indique seulement le format de la date, pas de norme pour dire où le mettre)
2 options:
- Option #1 : Date à la fin du nom : Document ou dossier dont la date n’est pas requise pour la chronologie (politique, procédure, règlements)
* 2022-02-06_arv3054_presentation 2022-02-13_arv3054_presentation 2022-02-13_arv3054_ressource
- Option #2 : Date au début du nom : Document ou dossier dont la date est requise pour la chronologie (échanges courriel, les dossiers de rencontre de comités)
- arv3054_presentation_2022-02-06 arv3054_presentation_2022-02-13 arv3054_ressources_2022-02-06 arv3054_ressources_2022-02-13
Vrai ou faux? Lorsqu’une information est inclue dans le titre d’un fichier/dossier, c’est qu’on veut mettre de l’avant.
Vrai
Quelles sont les bonnes pratiques concernant les séparateurs ou espace dans le nommage?
- Pas d’espace dans les noms de fichiers
- Privilégier une convention comme camelCase, PascalCase, snake_case, kebab-case, etc. pour les séparateurs.
- Pour ce qui est du web : Google lit mieux les – que les _.
On pourrait faire une copie de diffusion avec des – plutôt que des _. On n’insère aussi jamais de point.
Quelles sont les bonnes pratiques concernant le versionnage dans le nommage?
- Identifier les versions d’un document à l’aide de la lettre « v » et ajouter le numéro de version permettant de distinguer cette version des précédentes, par exemple « v11 » Exemple : procedure_nommage_fichier_v01
- Éviter la mention « finale » et utiliser plutôt un état de transition, comme diffusé, publié, approuvé ou validé Exemple : procedure_nommage_fichier_approuvee
Prouve que quelqu’un a fait une action pour assurer que c’est réellement la version finale.
Quelles sont les bonnes pratiques concernant les symboles, accents, caractères spéciaux dans le nommage?
- Éviter d’employer :
Les caractères spéciaux ( # « » / $ % & * < > @ + = ~)
Les caractères accentués (à é è ê ç ö ô ù ) * Les signes de ponctuation (: ; ! ( ) ? ,. [ ] - Proscrire l’usage du point (.)
Utiliser uniquement pour identifier l’extension du fichier, par exemple « .pdf »
Quelles sont les bonnes pratiques concernant les abréviations, sigles et acronymes dans le nommage?
- Utiliser les abréviations, les signes et les acronymes connus par la majorité des employés de l’organisation.
- Créer un tableau ou une liste des abréviations, des signes et des acronymes utilisés pour faciliter l’arrivée de nouveaux employés.
Quelles sont les bonnes pratiques concernant la structure et ordonancement dans le nommage?
L’ordre des éléments est déterminé en fonction des besoins de classement et d’identification
Vrai ou faux? Les mots clés du sujet correspondent au contenu du fichier. Les mots clés choisis doivent être concis, significatifs et représentatifs
Vrai
Vrai ou faux? L’extension indique le format du document et possiblement l’outil de lecture requis pour lire le document. Le nom de fichier se terminera toujours par une extension : .docx, .pptx, .pdf, .html, .jpg, etc.
Vrai
Donne 2 exemples de mesures particulières pour les documents ou dossiers envoyés à l’externe.
o Système d’identification unique (DOI)
- Le DOI (Digital Object Identifier) est un identifiant unique pour les ressources numériques (articles de périodique, livres, chapitres de livre, etc.).
o Système maison
- On peut décider de nommer pour une diffusion à l’externe
- On peut décider de demander aux gens de nommer d’une certaine façon.
En quoi consiste la fonction d’évaluation?
- « consiste essentiellement à juger et à décider de la conservation permanente ou de l’élimination des documents et constitue une fonction déterminante quant à la constitution et à la gestion du patrimoine documentaire. Le caractère irrévocable et potentiellement subjectif de certaines décisions est lourd de conséquences et force les institutions de mémoire à se doter d’un cadre et d’outils guidant leurs employés dans leurs activités d’évaluation. »
Qu’est-ce que le calendrier de conservation?
- Le calendrier de conservation est l’outil de gestion de l’information qui détermine les périodes d’utilisation des documents aux stades actif et semi-actif, les supports de conservation et la disposition à l’état inactif.
- Il contient essentiellement des règles de conservation s’appliquant à des séries (ensemble de dossiers), des dossiers (ensemble de documents portant sur un sujet donné), voire parfois des documents.
Vrai ou faux? Pour les organismes publics, soumises à la Loi sur les archives, il est impératif d’établir et de tenir à jour un calendrier, selon les indications du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques
Vrai
Quels sont les 4 enjeux généralement liés aux documents numériques et le calendrier de conservation?
- Prolifération et redondance des documents
- Difficulté d’identification et métadonnées
- Obsolescence technologique
- Automatisation et gouvernance
Explique en quoi la prolifération et redondance des documents est un enjeu
Les documents numériques sont souvent dupliqués sur plusieurs plateformes (courriels, partage réseau, infonuagique), donc il est nécessaire d’identifier tous les emplacements et appliquer le calendrier partout. Également, il faut identifier les versions officielles et éliminer les doublons.
Quand un document doit être détruit, toutes les versions et copies de ce document doivent être détruits. C’est là qu’une cartographie des documents doit être importante.
Explique en quoi la difficulté d’identification et métadonnées est un enjeu
Les métadonnées sont inscrites les utilisateurs, mais elles ne sont pas toujours de qualité, ce qui rend ardu d’identifier ce qui doit être détruit ou archivés. L’historique ou les journaux d’audit peuvent aider à déterminer le stade du cycle de vie des documents.
Avec le numérique : on peut mettre une métadonnée qui indique « dossier ouvert/dossier fermé »
Difficile parfois de laisser aller des documents
Explique en quoi l’obsolescence technologique est un enjeu
Les formats des documents peuvent devenir obsolètes avant l’évaluation et le traitement nécessaire pour effectuer une saine gestion de l’information. La migration des documents numériques est une étape requise pour assurer la pérennité des archives numériques.
Des mises à jour de logiciels, etc. peuvent rendre l’évaluation d’un document difficile et empêcher l’ouverture d’un fichier.
Explique en quoi l’automatisation et la gouvernance est un enjeu
Bien qu’il soit possible de procéder à la destruction des documents numériques de manière automatisée, il est essentiel d’établir des règles de gouvernance pour réaliser ces actions.
En quoi le calendrier de conservation est-il toujours pertinent entre les documents papier et numérique? 3
- Nécessité d’évaluer les documents dès la création pour déterminer les délais de conservation applicable et le sort final, en fonction des valeurs administratives, juridiques, légale et historique.
- Obligation d’établir un détenteur principal des documents : personne responsable de l’activité
- Le fait de conserver des documents au-delà des délais de conservation prévus représente un risque et contrevient à certaines lois ou règlements.
Quels principes d’application du calendrier de conservation sur le documents numériques sont remis en question? 6
- Passage cers les processus et les activités:
- Interprétation du délai de conservation:
- Définition d’un élément déclencheur pour le délai de conservation
- Retrait de l’option tri pour la disposition finale
- Pertinence du stade semi-actif
- Emplacement des archives historiques
En quoi consiste le passage vers les processus et les activités?
Évolution vers une approche basée sur les processus et activités, permettant une gestion plus cohérente et flexible. Cette transition facilite l’application des règles de conservation aux informations générées dans divers formats et systèmes, en assurant une meilleure traçabilité et conformité aux obligations légales et administratives. On va devoir supprimer toutes les données associées à un document
En quoi consiste l’interprétation du délai de conservation?
Avant, il fallait un professionnel de l’information pour « interpréter » le délai de conservation bien que des formations aux utilisateurs soient offertes. Maintenant, la volonté est que les machines soient en mesure d’interpréter le délai et conjointement avec les utilisateurs afin d’aider à les appliquer.
En quoi consiste la définition d’un élément déclencheur pour le délai de conservation?
Il est désormais requis de définir le déclencheur qui en amorcera le décompte du délai de conservation. Celui-ci peut être, par exemple, la fin de l’année financière, la fermeture d’un dossier ou la date de création. Dans un environnement numérique, cette information peut être sous forme de métadonnée dans un système de gestion documentaire.
En quoi consiste le retrait de l’option tri pour la disposition finale?
La réalité archivistique actuelle ne permet plus un traitement aussi granulaire qu’un tri manuel comme disposition finale. Il est donc essentiel de déterminer un sort final applicable automatiquement par un logiciel, comme la conservation ou la destruction, selon les indications définies. Cette approche réduit également le nombre d’interprétations humaines requises pour les remarques d’application des délais de conservation
On pourrait aussi dire aux utilisateurs de supprimer tout le superflu une fois le projet terminé. Permet un traitement en amont.
En quoi consiste la pertinence du stade semi-actif?
Les documents numériques au stade semi-actif peuvent être déplacés vers un stockage intermédiaire, avec des règles d’accès restreintes et des mécanismes automatisés pour préparer leur destruction ou leur conservation. Toutefois, dans la grande majorité des cas, les documents demeurent dans leur emplacement de création jusqu’à leur disposition finale en raison des besoins de maintenance des plateformes et des manipulations requises.
En quoi consiste l’emplacement des archives historiques?
Les archives numériques ne disposent pas toujours d’un dépôt centralisé clairement identifié, permettant de garantir l’accès à long terme. Il faut donc établir une stratégie combinant sécurité, accessibilité, et respect des normes archivistiques et technologiques. Une gestion proactive et une infrastructure adaptée sont essentielles pour assurer leur conservation à long terme
Vrai ou faux? Si on supprime le fichier original mais on a encore les backup, nous ne somme pas en mesure de dire qu’on a garanti la destruction du document.
Vrai.
La suppression de toutes les copies, sous toutes formes ou formats, doit être réalisée : il faut être en mesure de retracer toutes les copies temporaires, les entrées de base de données ou les documents papier.
Une autorisation formelle et traçable est indispensable : Toute destruction doit être approuvée officiellement par une preuve permanente (courriel, formulaire, approbation de flux de travail)
L’établissement de délais de conservation pour le clavardage et les copies de sauvegarde : Des délais définis sont requis pour ces deux éléments pouvant présenter de l’information détruite
En quoi consiste la conservation des renseignements?
Doit assurer la qualité des renseignements personnels (à jour et exact) et prendre les mesures de sécurité nécessaire
En quoi consiste la destruction des renseignements?
Mettre en place une procédure, choisir une méthode adaptée et déterminer si la destruction est faite à l’interne ou par un tiers
En quoi consiste l’anonymisation?
Processus complexe devant garantir l’impossibilité de réidentification d’une personne physique par tout type de moyens technologiques. Doit être fait selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et modalités par règlement du gouvernement
Qu’est-ce que OneDrive?
o Espace de stockage personnel et temporaire
o Intégration avec l’explorateur Windows – remplace « Mes documents »
o Possible synchronisation avec SharePoint, mais attention !
Qu’est-ce que TEAMS?
o Espace de communication et collaboration
o Facilite la tenue des rencontres et les interactions en temps réel en équipe ou en privé.
o Intégration à SharePoint pour la gestion des documents.
Qu’est-ce que Sharepoint?
o Espace de travail et de collaboration d’équipe
o Organiser, gérer et partager des documents et contenus
o Peut être employé comme voûte documentaire
o Aussi utiliser comme intranet.
Donne 3 exemples des avantages des bonnes pratiques M365
- Favoriser le partage des documents et des informations
- Organiser les espaces partagés par sujets/activités
- Diminuer les doublons de documents, dossiers et processus
- Gérer les versions automatiquement
- Convention commune pour bien nommer les dossiers et documents
- Respecter nos obligations légales
- Faciliter la collaboration
- Transformer des processus papier en numérique
- Gérer la sécurité et confidentialité plus facilement
Qu’est-ce qu’une équipe dans TEAMS?
Une équipe Teams regroupe des personnes, des contenus et des outils, le tout dans le but de favoriser le partage et la collaboration. Les membres de l’équipe peuvent appartenir à la même unité administrative ou collaborer entre plusieurs unités.
Qu’est-ce qu’un canal dans TEAMS?
Un canal est une section personnalisée dans une équipe Teams. Les canaux peuvent regrouper des dossiers, conversations et outils pour un groupe, un projet ou une activité. Les canaux peuvent être publics, privés et confidentiels ( ) ou partagés ( ).
Comment sont placés les dossiers dans TEAMS?
Les dossiers sont organisés dans les canaux, par sujets/activités ou projets. Le plan de classification est utilisé afin de bien structurer les dossiers.
o Dans fichiers, on retrouve des dossiers ou documents. Structure du plan de conservation peut être utile ici
o La partie fichier du canal est un site Sharepoint.
Qu’est-ce qu’un site Sharepoint?
Un site SharePoint peut être de trois types, soit communication (intranet), d’équipe (+ utilisé) et hub (connecteur de plusieurs sites). Il est utilisé pour collaborer avec les membres d’une organisation et centraliser les documents.
Qu’est-ce qu’une bibliothèque sur Sharepoint?
Une bibliothèque permet de regrouper et organiser les documents par projet, par code de classification ou selon les besoins avec des autorisations spécifiques si nécessaire. Elle peut être associée à un type de contenu précis (profil de métadonnées).
Bibliothèque de site sur Sharepoint ne sera pas répliqué dans le TEAMS, alors que la bibliothèque de canal oui! Alors toujours faire attention.
Comment sont disposés les dossiers dans Sharepoint?
Comme dans Teams, les dossiers servent à organiser les documents. Le plan de classification est utilisé afin de bien structurer les dossiers.
À quoi sert une liste dans Sharepoint?
Un outil de gestion et d’organisation des données sous forme tabulaire (suivi des tâches, des incidents, des projets, des contrats, etc.).
À quoi sert une page dans Sharepoint?
Un espace de présentation et de communication pouvant contenir des contenus dynamiques ou statiques comme des webparts, des graphiques, des vidéos, des annonces, des documents, etc.
Qu’est-ce que Webpart dans Sharpeoint?
Éléments visuels ou interactifs que vous pouvez ajouter à une page (par exemple, un calendrier, un tableau de bord, ou un flux d’actualités).
Donne 3 exemples de comment la sécurité est gérée dans TEAMS ?
o Basé sur les membres d’un groupe M365, pouvant avoir un rôle spécifique : propriétaire, membre ou invité
o Application de la sécurité au niveau de l’équipe ou du canal
o Autorisations héritées automatiquement des paramètres de l’équipe
o Sécurité axée sur la collaboration
o Si on n’est pas propriétaire, on ne peut pas voir tous les canaux privés.
o Chaque canal a un onglet fichier. Quand on crée un canal privé, c’est un espace confidentiel avec un site Sharepoint différent.
Donne 3 exemples de comment la sécurité est gérée dans Sharepoint?
o Basé sur les autorisations SharePoint, définies au niveau du site ou de la bibliothèque (éviter au niveau du dossier ou du document ! )
o Autorisations héritées par défaut (du site vers les bibliothèques, puis dossiers et documents) ou interrompues et personnalisées (briser l’héritage) pour les besoins spécifiques
o Sécurité axée sur la protection de l’information
Quelles sont les 3 façons de gérer les métaonnées avec M365?
- Avec les colonnes de site
- Avec le magasin de terme
- Avec le type de contenu
Avec M365, la gouvernance est indispensable. Donne 3 exemples d’actions qui permettent une bonne gouvernance de la masse documentaire.
o La gestion et le contrôle de la création des équipes Teams (Qui ? Pourquoi ?)
. Une organisation pourrait exiger que les gens remplissent un formulaire pour la création des équipes.
. Combien de temps as-tu besoin de cette équipe? À quelles fins?
o La façon de nommer les équipes Teams
o La gestion des accès et des autorisations d’accès dans SharePoint et Teams
o La gestion du cycle de vie des équipes Teams
o La gestion de l’information dans les équipes Teams
o La gestion des durées de conservation dans Teams et SharePoint dont le clavardage dans Teams
Quels sont les 4 objectifs de la sécurité de l’information ?
o Rendre accessible l’information aux utilisateurs autorisés
o Assurer que l’information demeure confidentielle
o Préserve l’intégrité de l’information
o Protéger contre tout accès, divulgation, utilisation, modification ou perturbation non autorisés.
Qu’est-ce que la sécurité de l’information?
désigne les efforts déployés par une organisation pour protéger ses informations. Elle comprend la sécurité des actifs informatiques physiques, la sécurité des points de terminaison, le chiffrement des données, la sécurité des réseaux, et plus encore.
Qu’est-ce que la sécurité informatique?
Indique la protection des actifs informatiques physiques et numériques et des centres de données, mais elle n’inclut pas la protection du stockage des dossiers papier et d’autres supports. Elle se concentre sur les actifs technologiques plutôt que sur l’information elle-même.
Qu’est-ce que la cyber sécurité?
Se concentre sur la sécurisation des systèmes d’information numériques. L’objectif est de contribuer à la protection des données et des actifs numériques contre les cybermenaces. La cybersécurité a un périmètre restreint, car elle ne concerne pas la protection des données papier ou non numérique.
Qu’est-ce que la sécurité des données?
Vise à protéger les informations numériques contre tout accès non autorisé, corruption ou vol tout au long de leur cycle de vie. Incluant la sécurité physique du matériel et des périphériques de stockage, ainsi que les contrôles (administratifs et d’accès). Elle couvre également les politiques et organisationnelles.
Va revoir les tableaux concernant la gestion des archives numériques et la sécurité de l’information.
