Cours 11 Flashcards
Qu’est-ce qu’un système de GED?
Ensemble des moyens informatiques (matériel, logiciel, méthode, processus, etc.) mis en œuvre pour gérer le cycle de vie complet d’un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l’accès à ce document, à l’information qu’il contient et à l’information qui le concerne.
Une application informatique dédiée à la gestion documentaire ou de tout autre dispositif permettant la gestion électronique des documents administratifs, quel que soit leur forme ou leur support.
Nomme 3 des 6 utilités d’un SGED?
- Enregistrer les documents produits et reçus par l’organisation
- Décrire les documents
- Consulter les documents
- Rendre (circulation) accessible les documents
- Gérer le cycle de vie des documents
- Appliquer la disposition finale (destruction ou conservation permanente)
Quels sont les 4 étapes de l’implantation d’un système de GED ?
- Conception/Sélection d’un système
- Développement/paramétrage du système
- Déploiement du système
- Évaluation et maintenance du système (clôture)
Explique l’étape de la conception/sélection du système
Objectif :Analyser la situation actuelle et proposer une planification des prochaines étapes.
Étapes :
- Rencontre initiale avec la haute direction
- Audit et analyse des besoins (portrait actuel : ce qui ne va pas au niveau documentaire)
- Élaboration et proposition d’un plan d’action (à haut niveau pour régler les principaux problèmes, identifier les bénéfices escomptés)
- Mise en place du cadre de gestion de projet
- Création de l’équipe de projet
- Proposition d’une planification des prochaines étapes (échéanciers, livrables, coûts et efforts requis en fonction des ressources disponibles)
Explique l’étape du développement/paramétrage du SGED?
Objectif : Concevoir des outils et des façons de faire permettant de résoudre les problèmes identifiés à l’étape précédente.
Étapes :
- Sensibilisation des gestionnaires et du personnel
- Si ce n’est pas déjà fait : Rédaction des outils de gestion documentaire ou les réviser
- Acquisition, installation et tests d’un système de gestion documentaire (détails plus loin)
- Conception du matériel de formation
Explique l’étape de déploiement du SGED?
Objectif : Mettre en place la solution conçue à l’étape précédente.
Étapes :
- Mise en place de la solution technologique (migration des documents)
- Équipe pilote
- Unités d’affaires
- Formation et accompagnement du personnel
- Gestion du changement
- Audits sectoriels en cours de déploiement : on revient dans l’unité pour sonder les employés.
Explique l’étape de l’évaluation et la maintenance du SGED?
Objectif :Finaliser l’implantation du système et assurer la maintenance du système.
Étapes :
- Réaliser et rédiger le bilan de projet
- Soutenir les utilisateurs dans leur utilisation de l’outil
- Assurer la formation des nouveaux utilisateurs
- Assurer l’évolution et identifier les demandes de changement de la solution
Nomme 3 facteurs de succès de l’implantation du SGED au niveau organisationnel
- Obtenir le soutien et l’appui de la haute direction ***
- Définir l’envergure du projet et échéancier réalistes
- Élaborer une planification rigoureuse
- Intégrer les activités dans le contexte de travail
- Bien cibler les projets
- Communiquer : s’assurer d’être transparent, respecter le temps et la planification de l’unité
- Développer les compétences de l’équipe
- Impliquer le personnel dans le développement
- Viser l’efficacité administrative
Nomme 3 facteurs de succès de l’implantation du SGED au niveau du système
- Convivialité et simplicité d’utilisation ***
- Pérennité et stabilité
- Compétence, expertise et stabilité du fournisseur
Vrai ou faux? On ne prend jamais le dernier logiciel sorti ou les services d’une firme qui ne connait pas la gestion documentaire.
Vrai
Quelles sont les 5 étapes de la sélection d’un logiciel de GED?
- Procéder à une sélection initiale
- Réaliser l’analyse des besoins
- Rédiger un devis fonctionnel
- Faire l’analyse des coûts
- Comparer les logiciels
Qu’est-ce que le retour sur investissement?
Le ROI (Retour sur l’investissement) est indicateur financier utilisé pour mesurer le rendement d’un investissement par rapport à son coût.
Le calcul consiste généralement en un simple ratio comparant la valeur du coût de l’investissement avec sa rentabilité. Par exemple, dans le cas des projets technologiques, le ROI est souvent calculé sur une période de 3 à 5 ans. Cela permet de prendre en compte les coûts initiaux de mise en œuvre (achat logiciel, personnalisation, formation des utilisateurs) et de les mettre en perspective avec les économies et les gains de productivité réalisés au fil du temps
Quelles sont les étapes nécessaire pour identifier les gains et les coûts pour le calcul du ROI?
Il est possible de s’appuyer sur : l’analyse des besoins, des observations personnelles, des rapports/études, de la documentation disponible en ligne, etc.
Il ne faut pas se limiter au projet lui-même, mais considérer toutes les activités de l’organisation :
- Ressources humaines (salaire du personnel, services de consultants)
- Ressources matérielles et immobilières (achat logiciel, équipement, espace de stockage, frais des locaux, etc.)
- Infrastructures technologiques (acquisition d’espace de stockage, de serveurs, frais de maintenance, etc.)
- Non-conformité (pénalité en cas de non-respect des lois, litiges, pertes réputationnelles, etc.).
- Amélioration de chacun des processus affectés par votre projet
Vrai ou faux? Pour le calcul du ROI, il n’est pas nécessaire de faire un estimé des coûts monétaires de facteurs qui ne sont pas directement monétaires.
Faux. Si vos gains ne sont pas monétaires, il faut également leur attribuer une valeur monétaire.
Que nous dit e résultat du calcul du ROI?
Un ROI à zéro indique que vous avez récupéré votre investissement de départ
Un ROI négatif indique que votre projet est non rentable.
Vrai ou faux? On peut calculer un ROI global sur plusieurs années ou un ROI par année
Vrai
En quoi consiste les dépôts numériques fiables?
«Système, généralement établi en fonction de normes et de pratiques internationales, qui permet d’acquérir, de traiter et de conserver des documents électroniques afin qu’ils soient préservés de façon pérenne et demeurent accessibles aux utilisateurs désignés.»
Qu’est-ce que le TRAC?
La première notion de dépôt numérique fiable date de 2007, avec la publication de «Trustworthy Digital Repositories Audit & Certification», communément appelée «Critères TRAC».
Cette publication est à l’origine de la norme ISO 16363 adoptée en 2012 «Trusted Digital Repositories : Attributes and Responsabilities».
«A trusted digital repository has been defined as having “a mission to provide reliable, long-term access to managed digital resources to its designated community, now and into the future.»
On peut se prévaloir de ces 7 attributs, mais ce n’est pas toutes les organisations qui peuvent y arriver. Ce sont généralement de très grands organismes importants qui l’ont.
