Cours 1 Flashcards
À quoi faut-il faire attention quand on travaille avec les différents termes présentés dans ce cours?
Il faut faire attention aux sources de définitions. Selon le milieu dans lequel on travaille, les mêmes termes pourraient faire référence à différentes définitions et même être concernés par différentes lois.
Quelle est la différence entre la définition des données en archivistique et en informatique?
Archivistique: information de base qui permet la prise de décision, raisonnements. Traité par l’humain avec ou sans informatique.
Informatique: représentation d’une information qui en permet le stockage par des moyens automatiques.
Qu’est-ce qu’une donnée structurée?
Données stockées selon un format prédéfini, de façon à permettre leur interprétation par un logiciel.
Qu’est-ce qu’une donnée non structurée?
Données stockées sans être organisées de manière prédéfinie, ce qui rend leur utilisation plus difficile pour un système d’information. En gros, un document, manque de structure prédéfinie
Qu’est-ce qu’une donnée semi-structurée?
Données dont l’organisation ne correspond pas à un modèle prédéfini, mais comportant des informations associées telles que des métadonnées ou des marqueurs sémantiques qui facilitent leur analyse.
Document composite (page web, courriel)
Vrai ou faux? Dans le langage courant en organisation, document et fichier sont des synonymes.
Vrai
Qu’est-ce qu’un document technologique?
Documents sur des supports faisant appel aux technologies de l’information
Vrai ou faux? Un document technologique reste un document technologique, peu importe la nature du support.
Vrai. Des documents technologiques sont sur des supports faisant appel aux technologies de l’information, qu’elles soient électroniques, magnétiques, optiques, sans fil ou autres, ou faisant appel à une combinaison de technologies.
Sur quel principe se base-t-on quand on travaille avec des documents technologiques sur plus d’un support?
Un document technologique, dont l’information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements, doit être considéré comme formant un tout, lorsque des éléments logiques structurants permettent d’en relier les fragments, directement ou par référence, et que ces éléments assurent à la fois l’intégrité de chacun des fragments d’information et l’intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition.
En gros: L’important est de restituer le document dans son ensemble pour le considérer comme intègre.
Vrai ou faux? Lorsque qu’il y a plusieurs documents technologiques sur le même support, ces documents ne perdent pas leur caractère distinct.
Vrai
Qu’est-ce qui différencie un dossier et un répertoire?
Dossier : peut être composé d’un ou de plusieurs documents
Répertoire : répertoire électronique, classeur, contenant
Un répertoire, dans lequel il y a des dossiers, dans lesquels il y a des fichiers
Vrai ou faux? Un répertoire de classification ne peut pas être changé, alors que le dossier pourrait l’être
Vrai
Quels sont les 3 types de regroupement qui pourraient être utilisés en organisation?
- Regroupement par activité/processus d’affaires
- Regroupement par sujet/individu
- Regroupement par type de document
Vrai ou faux? En organisation, on doit s’allier à la pensée de l’utilisateur et faire des compromis avec certains types de regroupement
Vrai
Quelles sont les 3 caractéristiques des dossiers?
- Interdépendance des documents
- Homogénéité de l’information
- Autonomie du dossier
Qu’est-ce qu’un format?
Un format de document numérique est constitué dʼun ensemble de contraintes (ou règles) morphologiques (de forme) et de règles dʼinterprétation applicables au contenu du fichier (unique) ou des fichiers (multiples) composant un document numérique.
Qu’est-ce qu’un support?
Matière (papier, film, bande magnétique) sur laquelle sont fixées des informations pour constituer et conserver un document. Élément matériel ou virtuel permettant de consigner, de conserver et de consulter l’information. »
Vrai ou faux? Un support est physique.
Vrai
Qu’est-ce que la gestion des archives numériques?
Liée aux procédures, opérations et techniques définies par la gouvernance visant à contrôler, tout au long du cycle de vie des documents dans l’organisation, la création, l’utilisation, l’accès et la sauvegarde des documents numériques créés ou reçus par cette organisation
Qu’est-ce que la gouvernance des archives numériques?
Liée aux stratégies, encadrements, règles, rôles et responsabilités, processus haut niveau et suivi des indicateurs de performance afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance.
Vrai ou faux? La gouvernance encadre la gestion, donne les barrières du carré de sable de la gestion.
Vrai
En science de l’information, en quoi consiste le concept de sauvegarde?
Mesures prises pour assurer la conservation à court, moyen et long terme des documents pour assurer leur accessibilité et leur repérage. Liée au classement (enregistrement) et aux moyens de protection (transfert de support, migration, etc.)
Quel est le but de la sauvegarde en science de l’information?
conserver les documents. S’assurer d’avoir des mesures de sauvegarde aussi banales que classer au bon endroit les documents dans un répertoire institutionnel.
En informatique, que veut dire le concept de sauvegarde?
Opération qui consiste à recopier un ou plusieurs fichiers de données, généralement sur un support externe, afin d’en prévenir la perte systématique ou accidentelle
Que veut dire le concept d’archivage du point de vue la de science de l’information?
Ensemble des opérations, matérielles et intellectuelles réalisées pour procéder au transfert des dossiers au semi-actif ou aux archives définitives. Lié à la fonction archivistique : préservation
Que veut dire le concept d’archivage du point de vue la de l’informatique?
Enregistrer des données de manière à garantir sur le long terme leur conformité à un état donné, en général leur état au moment où elles ont été validées par leurs auteurs.
Vrai ou faux? Quand on parle d’archivage en informatique, ça peut être aussi banal que de retirer les accès aux documents et le mettre à quelque part.
Vrai. Toutefois, archiver n’est pas de mettre le doc où personne n’y a accès. On voudrait une voute, un dépôt sécurisé, pour le long terme.
Vrai ou faux? Le format binaire est la base de tout système numérique.
Vrai
Qu’est-ce que le format binaire?
Tous les caractères sont représentés par une séquence (positionnelle) de 0 et de 1 uniquement.
Qu’est-ce qu’un bit?
Chaque position binaire est appelée un bit : un bit est l’unité la plus élémentaire d’information dans un système numérique.
Qu’est-ce qu’un octet? Et quelle est sa valeur comparativement aux bits?
Une unité de mesure des données numériques. Bits regroupés par huit forment un octet.
Qu’est-ce que le format hexadécimal?
Format simplifié du binaire.
Permet de traduire 4 chiffres binaires par 1 chiffre hexadécimal.
Utilise une base 16 (hexadécimal).
Composée uniquement de :
Chiffres décimaux : 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
Lettres : A, B, C, D, E, F
(soit 16 symboles au total).
Un chiffre hexadécimal correspond à 4 bits.
En quoi les archives numériques ont un impact sur l’accessibilité des archives?
o Accès instantané aux archives numériques, supprimant les contraintes géographiques et temporelles. Cela démocratise l’accès en plus de faciliter la diffusion et l’exploitation des archives (chercheurs à l’étranger, citoyen, personne à mobilité réduite)
MAIS
o Présence d’une grande dépendance des archives numériques à la technologie et son évolution : réseau, ordinateur, système d’exploitation, applications et périphériques. Si un élément est manquant ou non fonctionnel, l’information n’est plus accessible. Toujours avoir en tête, l’obsolescence technologique. Il faut s’assurer de préserver le contenu, la présentation et les fonctionnalités
o + Obsolescence des technologies : toujours plus de mise à jour, payante. Quand ça tombe fonctionnel, on se retrouve démuni.
En quoi les archives numériques ont un impact sur la gestion du cycle de vie?
o Traditionnellement, les fonctions archivistiques suivaient la théorie des trois âges (actif, semi-actif et inactif), ce qui engendrait des actions à poser lors de chacun des stades et ainsi veiller à la bonne gestion des archives.
MAIS
o Une grande remise en question du stade semi-actif pour les archives numériques. Couramment, le lieu de stockage des archives numériques demeure le même jusqu’à leur élimination ou leur transfert dans une voûte numérique pour une conservation permanente. Encore ici, l’archivage et le versement d’archives numériques ne sont pas des opérations simples pour toutes les organisations
En quoi les archives numériques ont un impact sur la préservation à long terme?
o Des mesures de préservation sont envisagées pour veiller à la dégradation des supports physiques des archives, par exemple la numérisation, la duplication et la migration. Autant cela réduit certains risques que cela en engendre d’autres…
o La préservation à long terme des archives numériques nécessite une veille et des mises à jour constantes concernant les formats de sauvegarde pour éviter l’obsolescence technologique. L’infrastructure technologique doit également être pérenne et bien protégée pour prévenir les défaillances matérielles, les cyberattaques et les catastrophes potentielles.
- Des coûts sont souvent rattachés à ces opérations.
o Beaucoup de numérisation pour venir à bout de la préservation
o Documents essentiels : comment les mettre en sécurité?
En quoi les archives numériques ont un impact sur la transformation numérique?
o L’omniprésence des archives numériques est indéniable, d’autant plus depuis la pandémie, ce qui a influencé les pratiques et les comportements au plan personnel et professionnel. La technologie est venue supporter les besoins et les initiatives des organisations dans la gestion des archives numériques.
o Toutefois, la transformation numérique ne progresse pas au même rythme dans les organisations, créant un fossé technologique entre les organisations dotées de ressources financières et humaines limitées.
o Aussi, les organisations deviennent dépendantes de la solution technologique qu’elles emploient pour la gestion des archives numériques, ce qui peut les rendre vulnérables en cas de panne du système ou de changements de la part du propriétaire de la solution.
