Conhecimentos Específicos Flashcards
1
Q
Ata
A
Podemos definir ata como o registro claro e preciso das ocorrências de uma reunião, assembleia ou
convenção. O que a torna um texto oficial é o fato de que, após aprovada, para efeitos legais, assume a
condição de documento.
2
Q
O local mais comum de registros de atas é
A
O local mais comum de registros de atas é o livro de atas, que deve conter “[…] um termo de abertura e um
termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem recebe daquela
autoridade delegação de poderes para tanto; esta também poderá numerar e rubricar todas as folhas do
livro” (MARTINS; ZILBERKNOP, 1984, p. 130 apud FLÔRES, 2007, p. 95).
3
Q
Um livro de atas deve conter…
A
um termo de abertura e um
termo de encerramento,
4
Q
O termo de abertura de uma ata indica…
A
a indica a finalidade do livro e é escrito na primeira página
5
Q
termo de encerramento de uma ata
A
o termo de encerramento é
escrito na última folha do livro, depois de preenchido pelas atas.
6
Q
Os componentes básicos de uma ata são:
A
1- cabeçalho
2- abertura,
3- legalidade
4- referência aos presentes,
5- aprovação da ata anterior,
6- desenvolvimento
7- fecho
CALRADF
7
Q
(ata)Elementos do Cabeçalho:
A
número da ata ou da reunião e a denominação do grupo reunido.
8
Q
(ata) Elementos da Abertura:
A
1 -dia, mês, ano,
2- hora,
3- local da reunião,
4-nome de seu presidente,
5- ordem do dia ou pauta.
9
Q
quórum (significado)
A
O quórum é o número mínimo de parlamentares que devem se manifestar a respeito de determinada matéria, para que ela seja aprovada
10
Q
Legalidade:
A
legalidade refere-se à declaração do presidente de que existe quórum,
seguida da declaração de abertura da sessão
11
Q
Qual o quórum de uma reunião?
A
O quórum da reunião é variável segundo o estatuto da
entidade ou o regimento do órgão reunido: normalmente há quórum com a presença de dois terços dos
convocados. Quando não se tem quórum, o estatuto ou regimento prevê as condições para a segunda
convocação ou o segundo horário da reunião e o número necessário de participantes para que a reunião
ocorra.
12
Q
(ata)Referência aos presentes:
A
identificação das pessoas presentes, pelo nome ou por outra referência; é possível
ainda, depois de conferida a lista de presença, fazer a referência aos presentes pelo número de pessoas,
quando a reunião tiver um número expressivo de participantes.
13
Q
A inexistência de quórum requer
A
A inexistência de quórum requer registro em ata e, no caso de a reunião ter ocorrido, por este
motivo, em segunda convocação, deve-se informar isso na abertura.
14
Q
Aprovação da ata anterior:
A
a ata da reunião pode ser aprovada logo após a reunião ou no início da reunião
posterior. Neste segundo caso, registra-se o fato (leitura, discussão e aprovação da ata), as emendas e
retificações sugeridas (se houver) (FLÔRES, 2007).
15
Q
Desenvolvimento:
A
: narração sucinta e clara dos temas que foram tratados na reunião, organizada na
sequência em que estes foram debatidos, sejam eles decisões tomadas pelo grupo, propostas debatidas e
votadas (com registro de votos a favor, contra e abstenções), ou deliberações dos membros da reunião.
16
Q
Fecho:
A
finalização que pode ser realizada por meio de expressão de praxe, como “Nada mais havendo a
tratar” ou “Esgotada a pauta”, seguida da declaração do encerramento da reunião feita pelo presidente, o
nome da localidade, a data e a(s) assinatura(s).
17
Q
Para a elaboração da ata devem ser observadas ainda as seguintes recomendações
A
- a redação da ata deve ser feita em linguagem objetiva, evitando-se, assim, apreciações subjetivas como
“excelente proposta”, “belos argumentos”, entre outras;
-ao narrar o que se passou na reunião, o redator deve utilizar o tempo verbal pretérito perfeito do indicativo:
Fulano declarou, deliberou, decidiu, e assim por diante; - os números e os valores devem ser escritos por extenso;
-as palavras não devem ser abreviadas; - por ser um documento que possui valor jurídico, a ata deve ser lavrada (registrada), de modo que nada lhe possa ser acrescentado ou modificado, o que previne, assim, fraudes – por isso é escrita em linhas corridas, que podem ou não receber
numeração.
18
Q
O que é Lavrar?
A
Lavrar é o ato de elaborar um documento, como uma escritura pública, por exemplo. É o momento em que o tabelião ou o oficial de registro redige o documento com base nas informações fornecidas pelas partes envolvidas na transação imobiliária.
19
Q
O que é Registrar?
A
Já o registro é o ato de inscrever o documento lavrado em um cartório de registro. O registro tem como objetivo dar publicidade ao negócio realizado, garantindo a segurança jurídica da transação.
20
Q
Atestado
A
atestado é um documento firmado por uma pessoa a favor de
outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato
21
Q
O atestado deve ser impresso em f
A
O atestado deve ser impresso em folha timbrada e possuir a palavra ATESTADO, centralizada e grafada em
letras maiúsculas, abaixo do timbre.
22
Q
Texto de um atestado
A
O texto deve ser escrito em um único parágrafo, que pode ser iniciado com a primeira pessoa do singular
(Atesto), quando uma só pessoa assina, ou com a primeira pessoa do plural (Atestamos), quando mais de
uma pessoa assina. Em seguida, deve apresentar a finalidade do documento, de maneira definida e sem a
expressão vaga “para os devidos fins”. No texto deve constar, também, o nome do interessado e a indicação do fato a ser atestado. Após o texto,
escreve-se o nome da localidade e a data, centralizados. Por fim, grafa-se o nome de quem assina o
atestado, seguido do cargo em letras maiúsculas.
23
Q
Diferença entre atestado e declaração
A
Podemos diferenciar o atestado e a declaração porque esta pode ser firmada por uma pessoa física em favor
de si própria, o que não ocorre com o atestado.
Por isso, as instituições públicas devem fornecer atestados, e
não declarações, já que atestado não pode ser firmado por pessoa física em favor de si mesma.
24
Q
Na redação empresarial, o atestado e a declaração são documentos semelhantes
A
pois para a elaboração da
declaração, basta substituir os termos “ATESTADO” e “Atesto” por “DECLARAÇÃO” e “Declaro”.
25
Atestado
De acordo com Martins e Zilberknop (1995), atestado é um documento firmado por uma pessoa a favor de
outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.
25
cARACTERÍSTICAS DE UM ATESTADO
-- O atestado deve ser impresso em folha timbrada e possuir a palavra ATESTADO, centralizada e grafada em letras maiúsculas, abaixo do timbre.
-- O texto deve ser escrito em um único parágrafo, que pode ser iniciado com a primeira pessoa do singular (Atesto), quando uma só pessoa assina, ou com a primeira pessoa do plural (Atestamos), quando mais de uma pessoa assina.
-- Em seguida, deve apresentar a finalidade do documento, de maneira definida e sem a
expressão vaga “para os devidos fins”.
--No texto deve constar, também, o nome do interessado e a indicação do fato a ser atestado.
--Após o texto,
escreve-se o nome da localidade e a data, centralizados.
--Por fim, grafa-se o nome de quem assina o atestado, seguido do cargo em letras maiúsculas.
25
Como o atestado se difere da certidão?
Certidão é sobre um fato que permanece ao longo do tempo, atestado é sobre um acontecimento pontual.
26
TÓPICOS DE UM ATESTADO
1- TIMBRE
2- PALAVRA ATESTADO EM LETRAS MAIÚSCULAS
3- TEXTO (EU ATESTO PARA FINS DE .... QUE A PESSOA X..........
4- LOCALIDADE, DATA COMPLETA
5- ASSINATURA
6- NOME DE QUEM ASSINOU
7- CARGO DE QUEM ASSINOU EM LETRAS MAIÚSCULAS
27
Na redação empresarial, o atestado e a declaração são documentos semelhantes, pois para a elaboração da
declaração, basta substituir os termos “ATESTADO” e “Atesto” por “DECLARAÇÃO” e “Declaro”. O atestado
também difere da certidão, porque ele se refere a fatos transitórios, enquanto a certidão se refere a fatos
permanentes, registrados em livros, boletins ou em outros documentos.
28
Certidão
A certidão é um documento no qual se dá testemunho de um fato; é declaração legal, de fim comprobatório,
baseada em registros públicos.
29
Há vários tipos de certidão: p
pode consistir num resumo do documento ou do ato inscrito nos livros do
cartório ou ainda ser a transcrição literal e integral do ato ou documento . Neste último caso recebe o nome
de translado
30
translado
transcrição literal e integral do ato ou documento, EM CASO DE CERTIDÕES
31
Alguns tipos de certidão são:
1 - de inteiro teor: reproduz, integral e fielmente, todo o documento;
2- em breve relatório ou reconto: resume os dados ou pontos indicados pelo requerente e confirma o
que está escrito no original;
3 - parcial: transcreve apenas uma parte do ato, ou documento; e
4 - negativa: afirma não existir o fato ou o ato que se quer conhecer, e é objeto do requerimento.
32
timbre (certidão)
deve ser o do órgão que fornece a certidão, no alto do papel
33
título (certidão)
escreve-se CERTIDÃO com todas as letras maiúsculas. As certidões podem ser enumeradas; nesse caso, o número ficará à direita do t´titulo. seguido de uma barra inclinada e dos dois últimos algarismos do ano em que foi escrita (CERTIDÃO N. 10/89, por exemplo)
34
Texto (certidão)
Constitui-se de um só parágrafo e pode conter os seguintes
elementos:
— "Eu”, seguido de vírgula;
— nome civil e cargo ou função da autoridade que vai certifi-
car, entre vírgulas;
— indicação do superior que determinou a expedição do
documento (se houver);
—“certifico que”;
— indicação da fonte onde consta o registro do que está
sendo certificado;
— “consta que”;
— transcrição ou reconto do que interessa que seja certifi-cado. Se o texto for transcrito, ficará entre aspas e após a
conjunção que vão os dois-pontos.
O texto pode começar pela indicação do superior que deter-
minou a expedição da certidão.
35
Fecho (certidão)
Terminando o texto (reconto ou transcrição), o certificante
declara ser verdadeiro o que recontou ou transcreveu. Há
basicamente duas formas padronizadas de confirmar o que
foi certificado: “Por ser verdade, firmo a presente certidão”
e “O referido é verdade, e disso dou fé”. A frase de encerra-
mento pode vir em continuação ao texto (sem parágrafo).
36
Localidade e data (certidão)
Escritas em sequência ao texto ou em uma linha nova e parágrafo. com todos os números por extenso
37
Assinatura (certidão)
Feita logo abaixo do texto, podendo ou não repetir o nome e o cargo de quem assina
38
A certidão é fornecida quando o requerente expressa o fim a que se destina a certificação
39
De acordo com
Medeiros (1999, p. 270), são regras fundamentais para a feitura da certidão
1- ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras;
2- não conter alíneas; e
3- os números serem escritos por extenso.
40
Reconto
é a reconstrução oral de um texto já existente.
41
transcrição
Ação de copiar algo escrito; resultado dessa ação. Registro dessa cópia ou a própria cópia do original.
42
alínea
cada uma das subdivisões de um artigo de lei, decreto, contrato e similares, indicada pelos sinais a ), b ), c ) etc.; parágrafo.
43
Circular
Uma circular é um texto técnico que serve para realizar um comunicado interno aos integrantes de
determinado local, usado em empresas, órgãos públicos, condomínios e demais instituições de organização
coletiva
44
Em relação aos elementos estruturais da circular, identificamos:
1- Timbre: a logomarca da instituição deve aparecer de forma padronizada em todas as circulares.
2-Número: trata-se da identificação da circular. Ele é importante para o registro do documento em caso
de futuras consultas.
3-Data:
o dia em que a circular foi expedida.
4-Ementa: o assunto a ser abordado (síntese do que será tratado).
*5- Vocativo: o chamamento a ser utilizado, de acordo com o contexto.
* 6-Texto: o conteúdo da circular propriamente dito, com informações necessárias para a compreensão a
mensagem.
* 7-Fechamento: cordialidades que devem ser utilizadas para encerrar a circular.
* 8-Assinatura e cargo: a indicação do nome do autor e do seu cargo.
45
O Convite
é instrumento pelo qual se faz uma convocação, pede-se o comparecimento de alguém ou
solicita-se sua presença em alguma parte ou em ato.
46
A Convocação
corresponde ao convite, mas no sentido de intimação. Origina o comparecimento, devendo o
não comparecimento ser justificado. Já o convite é somente uma solicitação.
47
O Comunicado
o é uma informação de interesse geral ao público envolvido
48
características básicas dessas comunicações (Convite, Convocação e Comunicado
)
É prática comum os avisos ou as comunicações terem poucas cópias impressas, porque são, em geral,
enviados por e-mail a todos os interessados, uma vez que as características básicas dessas comunicações são
a brevidade e a linguagem clara. V
49
Portaria
A portaria é um documento oficial dirigido a uma repartição ou a um indivíduo, e é assinada por autoridades
superiores
50
Sua utilização (portaria) é ampla, conforme discorre Medeiros (1999, p. 302):
[...] na administração pública, é um ato pelo qual o Ministro de Estado ou outra autoridade competente
estabelece normas administrativas, baixa instruções para aplicação de leis e decretos ou define situações,
como dispensa, remoção, lotação.
51
Há dois tipos de portaria:
1- simples, formada por uma única frase,
2- complexa, que é dividida em artigos,
parágrafos, incisos, alíneas e itens.
51
verifica-se que as portarias são empregadas para
nomear,
demitir,
suspender,
reintegrar funcionários,
aprovar trabalhos executados,
designar membros para constituírem
comissão,
entre outros.
52
Três elementos compõem a estrutura das portarias simples e compostas:
preâmbulo, corpo e assinatura
53
Preâmbulo: apresenta quantos blocos de dados?
trÊs
54
De que é formado o primeiro bloco de dados do Preâmbulo?
“Primeiro bloco: é formado pelo nome da locali-
dade e pela data grafada por extenso, a partir da
margem esquerda.
55
De que é formado o segundo bloco de dados do Preâmbulo?
Segundo bloco: com pequenas variações, é
formado pelo:
--nome do documento - PORTARIA -
grafado em caixa alta, seguido da
--abreviatura de
número - N. -,
-- número do documento, dentro.
da ordem de feitura no ano, da sigla do órgão emitente e dos dois últimos algarismos do ano.
Esses três últimos dados são separados entre si por
barras.
O segundo bloco de dados pode ser escrito
na mesma linha da data. À diagramação descrita
refere-se ao texto original; a forma publicada em
diário ou boletim oficial terá os dados desses dois.
blocos compactados, da seguinte forma:
-- PORTARIA N. 22/S8/89, DE 24/7/89.
À portaria complexa
apresenta a ementa (resumo do que trata) logo
abaixo desses dados, antes de iniciar o texto, em.
bloco concentrado à direita
56
De que é formado o terceiro bloco de dados do Preâmbulo?
Terceiro bloco: constitui-se de duas partes. Abre
com a indicação do cargo que ocupa a autoridade.
encarregada de assinar a portaria e segue com a ci-
tação da legislação básica que lhe delega tal poder.
Deixando um pequeno intervalo linear, normal
mente escrita no meio da linha ou em parágrafo,
vai a forma verbal RESOLVE (em caixa alta), seguida
de dois-pontos.
57
Corpo(modelo simples): possui uma estrutura específica para cada modelo de portaria
Modelo simples: segue com o verbo que represen-
ta a decisão da autoridade, ou, em outras pala-
vras, o efeito da portaria, que pode ser: nomear,
exonerar, suspender, promover, designar, conceder
(licenças, aposentadorias...), transferir, homologar,
etc., escrito em parágrafo e com inicial maiúscula,
embora não esteja iniciando a frase. Na sequên-
ca vem o nome da(s) pessoa(s) - funcionários)
público(s) - e o fato a ser regulamentado ou a.
descrição do objeto da portaria (por exemplo, a
fixação de preços).
58
Assinatura
Abaixo do texto, sobre o nome da autoridade que expede a portaria, com ou sem citação do cargo
59
Corpo (modelo complexo)
“Modelo complexo: após a forma verbal RESOLVE,
Seguida de dois-pontos, o teor da portaria passa
12 ser expresso em forma de artigos e parágrafos
que poderão se subdivídir em incisos, alíneas e.
"tens (ver o Quadro 22). O texto pode encerrar com.
expressões de praxe, como: “Cumpra-se” ou “Ao
Setor (ou à autoridade) tal para os devidos fins”
ou, muito frequente, com um artigo que indica
135 disposições finais, como: “A presente porta-.
ria entrará em vigor na data de sua publicação,
revogadas as disposições em contrário”, ou com a
indicação do número de portarias anteriores que
ficam revogadas ou, ainda, conforme o caso, com a
indicação do prazo de validade da portaria.
60
Exemplo de portaria
file:///C:/Users/USU%C3%81RIO/Documents/UFS/Concurso/exemplo%20de%20portaria.MHT
61
Edital
Edital é o ato escrito oficial, contendo aviso, determinação, ou citação, mandado publicar, por autoridade
competente, no órgão oficial ou outros órgãos de imprensa, ou, ainda afixado em lugares públicos, onde seja
facilmente lido por todos. O edital do seu concurso é um ótimo exemplo para você estudar e analisar!
62
Exemplo (edital):
Processo Seletivo Simplificado PMVV 001/2016 – SEMSA/SEMAD
O Município de Vila Velha - ES, por intermédio da Secretaria Municipal de Saúde faz saber que realizará
Processo Seletivo Simplificado para formação de cadastro de reserva de pessoal, por excepcional interesse
público, com vistas à contratação temporária de profissionais para atendimento às necessidades na área de
Saúde - SEMSA, de acordo com Lei Complementar Municipal nº 035, de 26 de junho de 2015 e demais
legislações vigentes. O Processo Seletivo será regido por este edital.
63
Memorando
O memorando oficial é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo
órgão, que estão hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Logo, trata-se de uma forma de
comunicação interna.
64
Memorando (utilização)
Pode ser utilizado em uma série de situações para tratar de: assuntos administrativos, exposição de projetos,
ideias, diretrizes e inovações de serviço, entre outras. Sua principal característica é a agilidade: “a tramitação
do memorando em qualquer órgão deve pautarse pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocráticos” (BRASIL, 2002, p. 18).Nesse sentido, ressalta-se que os despachos ao memorando podem ser dados no próprio documento, o que
evita o desnecessário aumento do número de comunicações e de papel.
65
Quanto à forma, o memorando oficial segue o modelo do “Padrão Ofício”, ou seja, é elaborado de acordo
com os dez itens estudados anteriormente. Há somente três diferenças
--o destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa, ou pelo nome, quando o memorando se
destina a servidor público sem cargo administrativo.
--Utiliza-se Ao(À) ou Para;
-- o vocativo não é utilizado; e
-- não é necessário mencionar o nome da cidade antes de se escrever a data
-- a data deve vir grafada uma
linha abaixo do número do memorando e da sigla do setor/órgão.
-- o dia não deve ser seguido de zero à esquerda, tanto no memorando quanto no ofício. Por exemplo, 7 de
abril de 2007.
-- Datas no “meio do texto” também não devem ter o zero à esquerda para o dia e o mês: [...] o
pedido foi aprovado em 6/7/04.
66
Ofício
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o
memorando. Com a finalidade de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que
chamamos de padrão ofício.
67
Os elementos do padrão ofício devem ser organizados nesta ordem:
Cabeçalho
Identificação do expediente:
Local e data:
Endereçamento:
Assunto:
Vocativo:
Corpo do texto:
Fecho:
Assinatura:
68
Identificação do expediente: (ofício)
Identificação do expediente: consiste no nome do documento, na numeração e nas informações adicionais,
como ano e siglas do setor que expede o ofício, organizadas da maior para a menor hierarquia. Exemplo:
OFÍCIO Nº 318/2023/SAA/SE/SP.
69
(ofício) Cabeçalho:
Cabeçalho: é centralizado, sendo utilizado somente na primeira página. Nesse item, há o Brasão de Armas da
República, o nome do órgão principal e os nomes secundários (se forem necessários). Os demais dados, tais
como endereço, telefone, e-mail e site, podem constar no rodapé.
70
(ofício) Local e data:
Local e data: corresponde à indicação da cidade e da data (com mês por extenso e sem zeros à esquerda)
em que o ofício foi assinado. Esse item deve ter ponto-final e ser alinhado à direita. Exemplo: São Paulo, 6 de
agosto de 2022.
71
(ofício) Endereçamento:
Endereçamento: é o item que informa o destinatário do ofício. Devem-se adicionar o vocativo (segundo a
forma de tratamento adequada), o nome, o cargo e o endereço, que deve ser dividido em duas linhas: na
primeira, inserem-se a localidade/logradouro do destinatário ou, se for para o mesmo órgão, a informação
do setor; na segunda linha, inserem-se CEP, cidade e UF. O CEP é dispensável caso o ofício seja enviado ao
mesmo órgão.
72
(ofício) Assunto:
Assunto: é um resumo do conteúdo do ofício, que deve ser escrito sem verbos, com poucas palavras (de
quatro a cinco) e em negrito, estando alinhado à esquerda.
73
(ofício) Vocativo:
Vocativo: é uma saudação feita ao destinatário, que deve conter a forma de tratamento especificada no
endereçamento. Não esqueça que há vírgula após o vocativo. Exemplo: Senhor Chefe da Seção de Compras
74
(ofício)Corpo do texto:
Corpo do texto: é a mensagem em si, o motivo da comunicação. O recuo dos parágrafos deve ser de 2,5 cm,
e o espaçamento entre eles deve ser de 6 pt; o espaçamento entre linhas é simples. As fontes sugeridas são
Calibri ou Carlito, e o tamanho é 12, exceto para citações diretas e rodapé (dez e 11, respectivamente). O
texto deve ser todo justificado. Quando houver três ou mais parágrafos, além do recuo de 2,5 cm, eles
devem ser numerados
75
(ofício)Fecho:
Fecho: é o elemento que representa a despedida. Para autoridades de hierarquia superior à do remetente,
usa-se “Respeitosamente”. Para os demais casos, usa-se “Atenciosamente”. O fecho deve ser seguido de
vírgula para antecipar a assinatura.
76
(ofício) Assinatura:
Assinatura: compreende três elementos, nesta ordem: a assinatura propriamente dita, o nome completo e o
cargo/função de autoridade de quem expediu o ofício. Esse item deve estar centralizado, e não há linha para
a assinatura. Atualmente, com as possibilidades tecnológicas, é muito comum que os ofícios também sejam
assinados digitalmente.
77
Ordem de serviço
Também conhecida como OS, a ordem de serviço é um documento que a chefia de empresas e instituições
envia aos subordinados para comunicar novas determinações ou para passar informações sobre um trabalho
a ser feito, sendo esta última sua forma mais comum. Pode ser uma comunicação interna ou com clientes.
Ela serve para centralizar, oficializar e esclarecer todos os pontos do serviço a ser prestado.
78
A ordem de serviço é usada, assim, para garantir a padronização, o registro das informações e para que a
mensagem seja passada de forma clara.
79
A sua estrutura da ordem de serviço se divide em três partes principais:
Cabeçalho:
Informações centrais:
Assinaturas:
80
(ordem de serviço ) Cabeçalho:
Cabeçalho: contém as informações de identificação de todas as partes interessadas (geralmente, da empresa
e do cliente). Isso pode incluir nomes, formas de contato, CEP, CPF/CNPJ, razão social, entre outros
elementos. Além disso, é importante que haja a data e o número daquela ordem de serviço na empresa (se
houver).
81
(ordem de serviço ) Informações centrais:
Informações centrais: depois da identificação, a ordem de serviço deve conter todos os detalhes sobre o trabalho que será executado. De forma topicalizada (e, muitas vezes, dividida em eixos de acordo com o
tema), ela deve apresentar explicações minuciosas sobre o serviço, os trabalhadores envolvidos na realização, todos os custos, itens e ferramentas necessários, prazo para execução e o que mais for necessário. O
detalhamento é essencial para definir as expectativas e os deveres de ambas as partes e, dessa forma, evitar
futuros desentendimentos.
82
(ordem de serviço ) Assinaturas:
Assinaturas: por fim, se estiverem de acordo, as partes devem assinar o documento e ficar com uma cópia
cada. As assinaturas indicam que as partes estão de acordo com o que foi apresentado no documento.
83
Requerimento
O requerimento é um documento pelo qual a pessoa física ou jurídica requer algo a que tem direito –
supostamente ou não –, desde que este seja concedido por algum ato normativo (leis, decretos, entre
outros). Por isso, o requerimento pode apresentar a citação do amparo legal do pedido. Sua utilização é muito ampla: obtenção de documentos (certidões, atestados etc.), de benefícios financeiros,
de férias, de aposentadorias, entre outros.
84
O requerimento pode ser classificado segundo dois parâmetros:
o número de requerentes (individual ou coletivo); e
* a modalidade do texto (simples ou com exposição de motivos).
85
As três partes que compõem o requerimento, a invocação, o texto e o fecho, podem ser assim
caracterizadas:
Invocação, texto e fecho
86
(requerimento)Invocação:
Invocação: é formada pelo vocativo e pelo cargo da pessoa a quem o documento é dirigido; deve ser
escrita no alto da folha, a partir da margem esquerda.
87
(requerimento)Texto:
Texto: é composto por duas partes, o preâmbulo e o corpo. O preâmbulo constitui-se do nome por
extenso do requerente (em maiúsculas ou não), sua qualificação e sua identificação.
Em caso de
requerimento coletivo (com mais de duas pessoas), no lugar dos nomes dos requerentes, faz-se a
identificação por algo que é comum a esse grupo. Exemplo: Os abaixo assinados, todos moradores
das ruas Marcus Aurélio, Floriano Peixoto, Guido Mântega e adjacências, requerem que seja
transferido o ponto de ônibus [...]. O corpo constitui-se da exposição do que se está requerendo e da
justificativa do que é requerido, podendo ser feita por meio da citação do ato ou fato legal em que
se fundamenta a solicitação. Se for um requerimento com exposição de motivos, “após a
identificação do(s) requerente(s), a exposição do que se está requerendo e a citação do ato legal, que
às vezes não consta, listam-se os motivos (argumentos baseados em fatos) em alíneas” (FLÔRES,
2007, p. 72)
88
(requerimento)Fecho:
Fecho: apresenta expressão canônica*, seguida de ponto, do nome da localidade, da data e da
assinatura. As expressões usuais do fecho podem ser escritas por extenso ou abreviadas.
89
Administração de Materiais é definida
Administração de Materiais é definida um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa
destinadas a suprir as unidades que ela possui, ou seja, envolve a totalidade dos fluxos de materiais da
empresa, desde a programação de materiais, compras, recepção, armazenamento no almoxarifado,
movimentação de materiais, transporte interno e armazenamento no depósito de produtos acabados.
90
A Administração de Materiais visa
A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo à
nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total. Atualmente é
definida como um Sistema Integrado que cuida dos materiais indispensáveis ao funcionamento da
organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo
91
Classificação dos materiais
A classificação dos materiais é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes.
Segundo Fernandes (1981, p.141) esta pode ser dividida em quatro categorias. São elas: Identificação,
Codificação, Cadastramento e Catalogação.
92
A classificação de materiais surgiu por necessidade
A classificação de materiais surgiu por necessidade, uma vez que com o aumento da industrialização e da
introdução da produção em série, foi necessário, para que não ocorressem falhas de produção devido à
inexistência ou insuficiência de peças em estoque (Fernandes, 1981, p.141).
93
Tipos de Classificação dos materiais
1.0-Por demanda
1.1 Materiais de estoque
1.2Materiais de não estoque
1.3Materiais Críticos
Perecibilidade.
Periculosidade.
94
Materiais de estoque
São materiais que devem existir em estoque e para os quais deve existir alguns parâmetros de
ressuprimento.
95
Materiais de não estoque
São materiais de demanda imprevisível para os quais não são definidos parâmetros de ressuprimento.
96
Materiais Críticos
São materiais de reposição específica de um equipamento ou de um grupo de equipamentos iguais, cuja
demanda não é previsível e cuja decisão de estocar é tomada com base na análise do risco de não ter
disponível estes materiais quando necessário
97
Perecibilidade.
A adoção da classificação por perecimento permite:
Determinar lotes de compra mais racionais.
Programar as revisões periódicas para detectar falhas de estocagem, visando corrigi-las e baixar materiais
sem condição de uso.
Selecionar adequadamente os locais de estocagem, utilizando técnicas adequadas de manuseio e transporte
bem como orientar os funcionários quanto aos cuidados necessários.
98
Periculosidade
A adoção desta classificação visa identificar materiais que oferecem risco a segurança.
Exemplo:
Gases
Produtos Químicos
99
Possibilidade de Comprar ou Fazer
Esta classificação visa determinar quais os materiais que podem ser recondicionados, fabricados
internamente ou comprados. A adoção desta classificação será de muita utilidade em relação ao manuseio, transporte e
armazenagem.
Segue as normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas)
100
Material recondicionado –
após o uso este pode ser utilizado novamente sem diminuição de suas
qualidades.
Deve ter custo inferior a aquisição de novo produto
101
Metodologia de cálculo da curva ABC
Trata-se de método cujo fundamento é aplicável a quaisquer situações em que seja possível estabelecer
prioridades, como uma tarefa a cumprir mais importante que outra, uma obrigação mais significativa que
outra, de modo que a soma de algumas partes dessas tarefas ou obrigações de importância elevada
representa, provavelmente, uma grande parcela das obrigações totais
102
Após ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas assim:
Classe A : grupo de itens mais importante que devem ser tratados com atenção bem especial;
Classe B : grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C;
Classe C : grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção.
103
História da curva curva ABC Parte 01
Vilfredo Pareto, economista, sociólogo e engenheiro italiano (1848-1923), em 1987, muito antes do
aparecimento das pesquisas econométricas, descobriu, ao estudar a distribuição de renda entre a população
do sistema econômico em que vivia, certa regularidade na distribuição da renda nos países capitalistas e
também naqueles onde imperavam relações feudais ou de capitalismo nascente, estabelecendo um
princípio, segundo o qual o maior segmento da renda nacional concentrava-se em uma pequena parte da
mesma renda.
104
História da curva curva ABC Parte 02
Com base em estatísticas de diferentes países, Pareto anotou uma série de dados sobre o número de
pessoas correspondentes a diferentes faixas de renda recebida. A seguir, com os dados obtidos, traçou um
gráfico, marcando as diferentes faixas de renda no eixo das abscissas e, no eixo das ordenadas, o número de
pessoas que recebiam rendas iguais ou superiores às de cada faixa, observando que 80 a 90% da população
pertencem a duas ou três classes inferiores, do que concluiu que qualquer medida que atingisse duas ou três
classes majoritárias estaria englobando o grosso da população.
Assim nasceu o diagrama de Pareto
105
História da curva curva ABC Parte 03
Nos últimos 30 anos, após os esforços iniciais da General Electric americana, o princípio de Pareto foi sendo
adaptado ao universo dos materiais, particularmente ao gerenciamento dos estoques, com a denominação
de classificação ou curva ABC, importante instrumento que permite identificar itens que justificam atenção e
tratamento adequados em seu gerenciamento.
106
História da curva curva ABC Parte 04
Assim, a classificação ABC poderá ser implementada de várias maneiras, como tempo de reposição, valor de
demanda / consumo, inventário, aquisições realizadas e outras, porém a preponderante é a classificação por
valor de consumo, da qual se obtêm, em consequência, as definições já anteriormente analisadas.
107
A Figura abaixo demonstra uma curva ABC típica: (whatsapp)
Técnica de montagem da curva
ABC
É importante esclarecer que a
curva construída com base em
quaisquer dados sempre
apresenta o caráter típico
apresentado na figura.
108
A construção da curva ABC compreende três fases distintas:
a. elaboração de tabela mestra;
b. construção do gráfico;
c. interpretação do gráfico, com identificação plena de percentuais e quantidades de itens envolvidos em
cada classe, bem como de sua respectiva faixa de valores.
109
A construção do gráfico obedece às seguintes etapas, com base na tabela mestra:
1. ordenadas e abscissas - formação do quadrado;
2. marcação de pontos;
3. traçado da curva;
4. traçado da diagonal do quadrado e da tangente paralela à diagonal no ponto extremo da curva;
5. identificação dos ângulos, traçados das bissetrizes dos ângulos e determinação de pontos na curva;
6. determinação das áreas A, B e C.
110
Temos, sobre a curva abc, então:
a. ordenadas e abscissas - formação do quadrado: é conveniente a utilização de papel milimetrado para
facilitar a construção do gráfico; para o eixo das ordenadas, fica reservado o percentual de valores e, para o
eixo das abcissas, o percentual de quantidade;
b. marcação de pontos: os pontos percentuais obtidos na tabela mestra devem ser transpostos para o
gráfico no eixo das ordenadas (percentual de valor acumulado);
c. traçado da curva: os pontos marcados devem ser unidos por meio do auxílio de uma curva francesa,
delineando-se, assim, o perfil da curva ABC;
d. traçado da diagonal do quadrado e da tangente paralela à diagonal no ponto extremo da curva: traça-se a
diagonal do quadrado abaixo da curva e uma tangente, paralela à diagonal e que toque no ponto mais
extremo da curva;
e. identificação de ângulos, traçado de bissetrizes e determinação de pontos na curva: o eixo das ordenadas
e a tangente formam um ângulo, enquanto o lado superior do quadrado e a tangente formam outro ângulo;
identificados, traçam-se as bissetrizes desses ângulos, para que, então, sejam marcados os pontos obtidos
pelo encontro de cada bissetriz com a curva;
f. determinação das áreas A, B e C: os pontos obtidos pelo encontro das bissetrizes dos ângulos com a curva
determinam e delimitam as áreas A, B e C.
111
a O objetivo da gestão de estoques envolve a determinação de três decisões principais:
*quanto encomendar,
*quando encomendar;
*quantidade de estoque de segurança que se deve manter para que cada artigo assegure um nível de
serviço satisfatório para o cliente
Estas decisões assumem uma dinâmica repetitiva ao longo do tempo, e tornam-se complexas devido ao
enorme leque de fatores envolvidos na tomada das mesmas
112
b Para resolver este problema utiliza procedimentos matemáticos e estatísticos entre eles:
*Classificação dos itens estocados, em destaque a classificação ABC
*Estimativas de demandas, classificadas em dependente e independente.
*Estimativas de parâmetros como Estoque Máximo, Estoque De Segurança, Ponto De Encomenda
113
A gestão de estoque busca garantir a máxima disponibilidade de produto, com o menor de estoque possível.
A gestão de estoques entende que quantidade de estoque parada é capital parado.
Estoque é a quantidade de um determinado item para atender determinado nível de demanda.
114
. Motivadores
da gestão de estoque:
* Número crescente de SKU;
* Elevado custo de oportunidade do capital, ou seja, quando coloca-se dinheiro em determinado estoque,
perde-se a oportunidade de empregar o mesmo capital em outro tipo de mercadoria ou situação;
* Se a empresa estimula a proa produção acima da demanda, ela tenta empurrar para os setores seguintes da
cadeia de suprimentos.
115
SKU significa “
“Stock Keeping Unit”, é o item de estoque, cada tipo de mercadoria (caneta, celular,
biscoito,etc.).
116
Razões para manter o estoque:
* Melhorar o nível de serviço;
* Incentivar economias na produção;
* Permitir economias de escala nas compras e no transporte;
* Agir como proteção contra aumento de mercado;
* Proteger a empresa de incertezas na demanda;
* Ter o que servir em situação de emergências;
117
As vezes para baratear o insumo/produto é necessário fazer estoques maiores, baratear custos com
transportes e produção. Há três tipos de estoques:
* Básico : O que há em estoque para a demanda;
* Segurança : Além do básico para atender uma eventualidade;
* Trânsito: O conjunto de itens já comprados, mas que até chegar ao estabelecimento já é considerado
estoque em trânsito.
118
Compras
A função de compras é um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por
finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no
momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e
providenciar armazenamento.
119
É da responsabilidade de Compras assegurar que as matérias-primas exigida pela Produçãoestejam à
disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados.
Compras não é somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra
em preço mais favorável possível, já que o custo da matéria-prima é um componente fundamental no custo
do produto
120
Os objetivos básicos de uma seção de compras são:
A) Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de qualidade e quantidade;
B) Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para a empresa,
principalmente as de pagamento
121
Para efetuar uma boa compra, a empresa deve seguir certos mandamentos que incluem a verificação de
prazos, preços, qualidade e volume. Deve-se manter cadastros de fornecedores, analisá-los, fazer uma
seleção e procurar ter uma bom relacionamento com o mercado fornecedor.
122
Entre as características básicas de um sistema adequado de compras, podemos destacar:
A) Sistema de compras a três cotações: Tem por finalidade partir de um número mínimo de cotações para
encorajar novos competidores. A pré-seleção dos concorrentes qualificados evita o dispêndio de tempo
comum grande número de fornecedores
B) Sistema de preços objetivos: O conhecimento prévio do preço justo,além de ajudar nas decisões do
comprador, proporciona uma verificação dupla no sistema de cotações. Pode ainda ajudar os fornecedores a
serem competitivos, mostrando-lhes que seus preços estão fora de concorrência.
C) Duas ou mais aprovações: No mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão da escolha do
fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia de um melhor
julgamento,protegendo o comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual.
D) Documentação escrita: Documentação anexa ao pedido, possibilita no ato da Segunda assinatura, o
exame de cada fase de negociação,permite revisão e estará sempre disponível junto ao processo de compra
para esclarecer qualquer dúvida posterior.
123
para esclarecer qualquer dúvida posterior.
Compras no setor público. Objeto de licitação. Edital de licitação.
Quando abordamos o assunto sobre compras no setor público, precisamos primeiramente ressaltar que,
assim como no setor privado, as entidades públicas precisam ir ao mercado para obterem produtos/serviços
essenciais ao seu funcionamento.
Assim, valem os mesmos conceitos na questão dos sinais de demanda,
operacionalização dos pedidos, fases de análise do pedido, verificação da necessidade do material.
Evidentemente, temos uma mudança no contexto, agora temos entidades governamentais das três esferas
de governo, bem como da administração pública direta e indireta, todas sujeitas às leis regulamentadoras de
suas atividades e aos princípios do direito administrativo e do direito constitucional.
124
Considerando a atuação dos órgãos controladores e fiscalizadores do estado, tais como, a Controladoria
Geral da União (CGU), o Tribunal de Contas da União (TCU), Secretarias de Controle Interno, Tribunais de
Contas Estaduais e Municipais; teremos uma regra balizadora do processo de compras no setor público. Tal
regra institui a licitação como meio para a aquisição no setor público e ordena o processo atribuindo-lhe
características, condicionantes, faixas de valor, modalidades e demais formalizações atribuídas pelos
legisladores, como necessárias para o correto disciplinamento do processo de aquisição do estado.
Desta forma, essa mesma regra obedecerá primeiramente aos termos da lei constitucional conjuntamente
com as diretivas do Direito Administrativo Brasileiro, além de outras normas regulamentadoras, procurando
cumprir princípios, como: isonomia, legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade,
probidade administrativa e justo julgamento. Estes princípios são os balizadores da Lei 8666/93, a qual
também estabelece princípios para o ato de aquisição dos entes governamentais.
125
Iniciando pela caracterização dos objetos passíveis de aquisição pelo estado, determinando os
procedimentos necessários ao processo, firmando prazos das etapas e recursos cabíveis, estabelecendo os
critérios de julgamento ,regulamentando a contratação e seu acompanhamento e determinando as sanções
e penalidades para as transgressões e outros casos, a lei de licitações determina o possível e o não possível,
o permitido e o não permitido dentro do movimento do estado em busca dos seus recursos necessários
126
Portanto, teremos como ações do estado que provocam, ou não, a licitação :
- Obras;
- Serviços, inclusive os de publicidade;
- Compras;
- Alienações;
- Locações;
- Concessões;
- Permissões.
127
Devemos ressaltar que o processo licitatório é um ato unilateral, ou seja, uma ação única e exclusiva do
estado que identifica sua necessidade, caracteriza-a cuidadosamente e publica para o mercado, esperando
as empresas manifestarem-se sobre o interesse em participar do processo de avaliação das suas propostas
para o problema. Assim, colocamos licitação como a maneira pela qual as entidades governamentais obterão
a proposta mais vantajosa e conveniente ao estado para a resolução de suas necessidades.
128
Outro ponto importante do processo de licitação é o fato de a lei determinar procedimentos já existentes no
setor privado como:
- Observância a questão da padronização para compatibilidade de especificações técnicas;
- Utilização de sistema de registro de preços (devidamente regulamentado e com critérios para validade dos
registros e critérios de captação);
- Pesquisa de Mercado;
- Uso da especificação sem a indicação de marcas;
- Uso de técnicas adequadas para a quantificação;
- Avaliação das condições de guarda e armazenamento favoráveis do material
129
Procedimentos
Segundo a lei 8666/93 ao processo licitatório devem preceder os seguintes condicionamentos :
1 – Caracterização adequada do objeto;
2 – Indicação dos Recursos orçamentários para o pagamento;
130
Fica clara a necessidade de uma boa especificação do recurso desejado para evitar possíveis interpretações
errôneas acerca do recurso necessário e posteriores prejuízos na execução das ações;
Dessa forma a lei obriga um procedimento consagrado no setor privado, visando prover precisão às ações
de aquisição governamentais e proporcionar os benefícios de uma compra exata para as demais áreas, às
quais destina-se o recurso adquirido;
Posterior ao cumprimento das condicionantes, e outras mais, dependendo do que se licita, cumpre-se o
edital, o qual torna público a necessidade da entidade e possibilita às empresas apresentarem suas
propostas para a avaliação.
131
A avaliação das propostas, segundo regras previamente determinadas e publicadas seguirá, cabendo recurso
sobre a decisão da entidade, ressaltando-se a obrigatoriedade da verificação da habilitação do vencedor,
antes da celebração do contrato;
Este contrato e sua execução serão avaliados pelas entidades controladoras e fiscalizadoras cabíveis ao
processo.
132
Modalidades e Tipos
As modalidades são a maneira pela qual a lei enquadra e classifica a operacionalização, determinando as
qualificações, prazos, recursos e demais peculiaridades do processo de aquisição.
133
As modalidades são a maneira pela qual a lei enquadra e classifica a operacionalização, determinando as
qualificações, prazos, recursos e demais peculiaridades do processo de aquisição. São elas:
- Concorrência – Modalidade onde quaisquer interessados que comprovem possuir os requisitos mínimos de
qualificação publicados no edital podem participar;
- Tomada de Preços – Interessados devidamente cadastrados que atendam às condições exigidas para o
cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a devida
qualificação;
- Convite – Interessados do ramo pertinente ao objeto do processo, cadastrados ou não, escolhidos e
convidados em número mínimo de três pela unidade administrativa;
- Concurso – Quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante
instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores, conforme critérios técnicos constantes no edital;
- Leilão – Quaisquer interessados que desejem participar da venda de imóveis inservíveis para a
Administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou para a alienação de imóveis sob
o critério de maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação.
134
Cada modalidade possui uma faixa de valores para classificação do objeto e enquadramento no devido
processo licitatório e suas peculiaridades. Cada uma dessas faixas de valores sofre correção para fins de
manter a precisão do processo;
Cabe ainda ressaltar que podem ocorrer dispensas de licitação, segundo vários critérios elencados na lei,
mas que não cabem no contexto de nossa explanação.
Existem ainda os tipos de licitação, os quais se referem ao critério de julgamento das propostas apresentadas
segundo a sua aplicabilidade dentro de cada modalidade. Tais critérios devem obrigatoriamente constar do
edital publicado para devido esclarecimento dos participantes quanto ao julgamento da proposta. Em suma,
os tipos de licitação apontarão a busca da proposta mais vantajosa, segundo a análise do preço e/ou da
técnica.
135
Existem ainda os tipos de licitação, os quais se referem ao critério de julgamento das propostas apresentadas
segundo a sua aplicabilidade dentro de cada modalidade. Tais critérios devem obrigatoriamente constar do
edital publicado para devido esclarecimento dos participantes quanto ao julgamento da proposta. Em suma,
os tipos de licitação apontarão a busca da proposta mais vantajosa, segundo a análise do preço e/ou da
técnica. Os tipos podem ser :
- Menor preço – desde que o licitante cumpra as especificações do edital ou convite;
- Melhor técnica;
- Técnica e preço;
- Maior Lance ou oferta – para alienação de bens ou concessão de direito real de uso
136
As licitações do tipo "menor preço" são as mais comuns, sendo que por meio delas o fator preponderante
para a escolha da proposta mais vantajosa será o preço. Portanto, o julgamento dar-se-á pelo menor valor
ofertado, desde que atendidas às exigências do edital.
A seleção do critério de julgamento pelo menor preço não será um ato discricionário do administrador e
deverá ser preferencialmente adotado em licitações cujo objeto se apresente de forma mais simples, sem
maiores complexidades técnicas, e que permitam um julgamento igualitário entre as propostas.
Mas isso não significa que o administrador deverá abrir mão de critérios técnicos para instituir a licitação do
tipo "menor preço" e, por conseqüência, adquirir produtos de má qualidade.
137
Diante desse conflito, faz-se necessário que o edital estipule de maneira clara e objetiva todas as condições
do objeto a ser licitado, como forma de garantir que o bem, serviço ou obra a ser contratado atenda às
necessidades da Administração
Com base nesse conceito, itens como qualidade, rendimento, garantia e prazos de entrega/execução
deverão ser previamente definidos no edital, com obrigação da licitante em cumpri-los durante a execução
do contrato. Portanto, esses critérios não serão julgados e já deverão fazer parte do edital. Inclusive amostras
poderão ser solicitadas para a comprovação do cumprimento das exigências feitas - mas somente isso - e
não para se definir qual será a melhor proposta.
138
No entanto, embora haja esse permissivo, caberá ao administrador acautelar-se no detalhamento do objeto,
a fim que esse descritivo não se torne excessivo, caracterizando um direcionamento do certame.
Estes tipos não se aplicam à modalidade concurso, pois esta especifica os critérios de julgamentos que serão
adotados;
Para as permissões e concessões de prestação de serviços públicos a lei delineia outros tipos de licitação.
139
Recebimento e armazenagem. Armazenagem:
: envolve as questões relativas ao espaço necessário para estocagem dos produtos. São
encarregados pela gestão física de materiais, compreendendo a guarda, preservação, embalagem, expedição
e recepção dos materiais.
140
As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a
entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com
as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento
do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.
O recebimento compreende quatro fases : 1a fase : Entrada de materiais;
2a fase : Conferência quantitativa;
3a fase : Conferência qualitativa;
4a fase : Regularização
141
1a fase - Entrada de Materiais :
A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de
Recebimento e tem os seguintes objetivos :
-- a recepção dos veículos transportadores;
-- a triagem da documentação
-- suporte do recebimento;
-- constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;
-- constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual;
-- constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;
-- cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o
processo de recebimento;
o encaminhamento desses veículos para a descarga;
142
As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas,
transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de
análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é
emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.
As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar
a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a
recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através
da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras,
umidade e amassados.
143
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de
descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se
a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é
necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes
rolantes.
rolantes.
O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização
dos seguintes sistemas :
144
O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização
dos seguintes sistemas :
Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques: dados necessários à entrada dos materiais em
estoque, visando ao seu controle;
Sistema de Contas a pagar : dados referentes à liberação de pendências com fornecedores, dados
necessários à atualização da posição de fornecedores;
Sistema de Compras : dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compras;
145
2a fase - Conferência Quantitativa;
É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde
efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como " contagem cega " é aquela
no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor.
A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa
as distorções e providencia a recontagem.
146
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes
métodos :
Manual : para o caso de pequenas quantidades;
Por meio de cálculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades;
Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas
peças como parafusos , porcas, arruelas;
Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças
rodoviárias ou ferroviárias;
Medição : em geral as medições são feitas por meio de trenas;
147
3a fase - Conferência Qualitativa :
148
Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção
técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as
consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado
pelo exame dos seguintes itens:
Características dimensionais;
Características específicas;
Restrições de especificação;
149
MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS
São selecionadas a depender do tipo de material que se está adquirindo, quais sejam :
Acompanhamento durante a fabricação : torna-se conveniente acompanhar in loco todas as fases de
produção, por questão de segurança operacional;
Inspeção do produto acabado no fornecedor : por interesse do comprador, a inspeção do P. A. será feita em
cada fornecedor;
Inspeção por ocasião do fornecimento : a inspeção será feita pôr ocasião dos respectivos recebimentos.
150
DOCUMENTOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE INSPEÇÃO :
especificação de compra do material e alternativas aprovadas;
desenhos e catálogos técnicos;
padrão de inspeção, instrumento que norteia os parâmetros que o inspetor deve seguir para auxiliá-lo a
decidir pela recusa ou aceitação do material.
151
SELEÇÃO DO TIPO DE INSPEÇÃO
A depender da quantidade, a inspeção pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos
estatísticos.
A análise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possíveis defeitos, danos à pintura,
amassamentos.
A análise dimensional tem por objetivo verificar as dimensões dos materiais, tais como largura,
comprimento, altura, espessura, diâmetros.
Os ensaios específicos para materiais mecânicos e elétricos comprovam a qualidade, a resistência mecânica,
o balanceamento e o desempenho de materiais e/ou equipamentos.
Testes não destrutivos de ultra-som, radiografia, líquido penetrante, dureza, rugosidade, hidráulicos,
pneumáticos também podem ser realizados a depender do tipo de material.
152
4a fase - Regularização:
Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e
quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades
conferidas versus faturadas.
O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações :
liberação de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas);
liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
devolução de material ao fornecedor;
reclamação de falta ao fornecedor;
entrada do material no estoque;
153
Documentos envolvidos na Regularização :
Os procedimentos de Regularização, visando à confrontação dos dados, objetivando recontagem e aceite ou
não de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos :
nota Fiscal;
conhecimento de transporte rodoviário de carga;
documento de contagem efetuada;
relatório técnico da inspeção inspeção;
especificação de compra;
catálogos técnicos;
desenhos;
Devolução ao Fornecedor
O material em excesso ou com defeito será devolvido ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a
contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa
compradora.
154
Critérios de Armazenagem. Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função dos seguintes
parâmetros :
fragilidade;
b) combustibilidade;
c) volatilização;
d) oxidação;
e) explosividade;
intoxicação;
radiação;
corrosão;
inflamabilidade;
volume;
peso;
forma;.
155
Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem regras taxativas que regulem o modo como os
materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, deve-se analisar, em conjunto, os parâmetros
citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a
alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais:
armazenagem por tamanho : esse critério permite bom aproveitamento do espaço;
armazenamento por freqüência : esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os
materiais que tenham maior freqüência de movimento;
armazenagem especial, onde destacam-se :
os ambientes climatizados;
os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança;
os produtos perecíveis ( método FIFO)
Armazenagem em área externa : devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas
externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em
área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers” , peças
fundidas e chapas metálicas.
Coberturas alternativas : não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões
plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo.
156
Arranjo físico (leiaute/layout)
Dito de uma forma simples, definir o arranjo físico é decidir onde colocar todas as instalações, máquinas,
equipamentos e pessoal da produção.
157
O arranjo físico procura uma combinação ótima das instalações e de tudo que concorre para a produção,
dentro de um espaço disponível. Visa harmonizar e integrar equipamento, mão de obra, material, áreas de
movimentação, estocagem, administração, mão de obra indireta, enfim todos os itens que possibilitam uma
atividade.
Ao se elaborar, portanto, o arranjo físico deve-se procurar a disposição que melhor conjugue os
equipamentos com os homens e com as fases do processo ou serviços, de forma a permitir o máximo
rendimento dos fatores de produção, através da menor distância e no menor tempo possível
158
Ao se elaborar, portanto, o arranjo físico deve-se procurar a disposição que melhor conjugue os
equipamentos com os homens e com as fases do processo ou serviços, de forma a permitir o máximo
rendimento dos fatores de produção, através da menor distância e no menor tempo possível
159
Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um almoxarifado, de forma que se
possa obter as seguintes condições :
possa obter as seguintes condições :
máxima utilização do espaço;
efetiva utilização dos recursos disponíveis ( mão de obra e equipamentos );
pronto acesso a todos os itens;
máxima proteção aos itens estocados;
boa organização;
satisfação das necessidades dos clientes.
No projeto de um almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos :
itens a serem estocados ( itens de grande circulação, grande peso e volume);
corredores (facilidades de acesso);
portas de acesso (altura, largura);
prateleiras e estruturas (altura x peso );
piso (resistência).
160
Distribuição de materiais. A logística exerce a função de responder pela movimentação de materiais, no ambiente interno e externo da
empresa, desde a chegada da matéria-prima até à entrega do produto final ao cliente. Suas atividades
podem ser distribuídas da seguinte forma:
Atividades primárias: essenciais ao cumprimento da função logística, contribuem com o maior montante do
custo total da logística.
Transportes: refere-se aos meios utilizados para movimentar os produtos até os clientes: que podem ser via
rodoviária, ferroviária, aeroviária e marítima. O gerenciamento desta atividade é de grande importância, em
virtude do peso desse custo em relação ao total do custo da logística.
Gestão de estoques: dependendo do setor em que a empresa atua e da sazonalidade, é necessário um nível
mínimo de estoque que aja como amortecedor entre oferta e demanda.
161
A logística procura agrupar as diversas atividades da empresa relacionadas aos processos de produção e
distribuição de seus produtos aos clientes e consumidores finais. Esse agrupamento permite à empresa
melhor controle e maior integração dos diferentes departamentos, que, originalmente, tinham visão limitada
de sua área de atividade. Muitas vezes prevalecem os interesses individuais, não importando o envolvimento
que cada departamento tem sobre a distribuição dos produtos finais e conseqüente influência em toda a
empresa
A logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços
de distribuição aos clientes e consumidores, por meio de planejamento, organização e controles efetivos às
atividades de movimentação e armazenagem, que visam, facilitar o fluxo de produtos. A logística é um
assunto vital à competitividade das empresas nos dias atuais, podendo ser um fator determinante do
sucesso ou fracasso das empresas.
162
A logística integrada irá demandar a ótima administração, para que as empresas se tornem mais
competitivas, tenham sistemas logísticos mais eficientes e eficazes, proporcionando melhor padrão de vida
para todos e tornando-se, dessa forma, vital para a economia e para a empresa como uma entidade
individual.
163
Distribuição
A distribuição começa na fabrica do fornecedor e termina nas mãos do cliente final. Como os bens estão em
constante movimento nesse ínterim, devemos identificar em cada estagio como eles se movimentam (o
modal de transporte) e quem faz a movimentação (o operador de transporte). A distribuição física
representa um custo significativo para a maioria dos negócios, impactando diretamente na competitividade,
de acordo com sua velocidade, confiabilidade e controlabilidade (capacidade de rastreamento e ação), ao
entregar aos consumidores dentro do prazo.
164
Mas, qual o melhor modal? Transporte rodoviário, aéreo, marítimo, ferroviário?
Para cada rota há uma possibilidade de escolha, que deve ser feita mediante uma analise profunda de
custos, muito além de uma simples análise do custo baseada em peso por quilometragem (Kg/Km). Para
cada ligação no canal logístico, cada modo apresenta vantagens particulares.
Administrar o transporte significa tomar decisões sobre um amplo conjunto de aspectos. Essas decisões
podem ser classificadas em dois grandes grupos: Decisões estratégicas e Decisões operacionais. As decisões
estratégicas se caracterizam pelos impactos de longo prazo e se referem basicamente a aspectos estruturais.
165
As decisões operacionais são geralmente de curto prazo e se referem às tarefas do dia a dia. São
basicamente quatro as principais decisões estratégicas no transporte:
Ø Escolha de Modais;
Ø Decisões sobre propriedade da frota;
Ø Seleção e negociação com transportadores;
Ø Política de consolidação de cargas.
166
(logística de transporte) Principais decisões em curto prazo:
Ø Planejamento de embarques;
Ø Programação de veículos;
Ø Roteirizarão;
Ø Auditoria de fretes;
Ø Gerenciamento de avarias.
167
A seleção da modalidade de transporte depende de dois fatores primordiais:
a) A diferença entre o preço de venda do produto na origem e no local de consumo, fator este conhecido.
b) O custo de transporte entre o centro de produção do produto e o local de consumo, fator que para ser
calculado depende de dois aspectos:
I. Característica da carga a ser transportada: envolve tamanho, peso, valor unitário, tipo de manuseio,
condições de segurança, tipo de embalagem, distancia a ser transportado, prazo de entrega e outros.
II. Características das modalidades de transporte: condições da infra-estrutura da malha de transportes,
condições de operação, tempo de viagem, custo e frete, mão-de-obra envolvida e outros.
168
Também influem na seleção da modalidade de transporte outros fatores:
a) Tempo: cada modalidade apresenta um tempo diferente em função de suas próprias características
b) Custo: cada modalidade tem seu componente de custos, que determina o valor do frete.
c) Manuseio: cada modalidade está sujeita a determinadas operações de carga e descarga, nas quais a
embalagem permite facilitar o manuseio, reduzir perdas e racionalizar custos.
d) Rotas de viagem: cada modalidade envolve maior ou menor numero de viagens, podendo a empresa
adotar o transporte intermodal sempre que o custos do transporte possam ser racionalizados.
169
O transporte representa um dos elementos mais importantes na composição dos custos logísticos de uma
empresa. Segundo BALLOU(1998), o transporte é capaz de absorver entre 33,3 e 66,6% dos custos logísticos
totais. Surge, então, a necessidade de se entender os fundamentos do transporte e sua influência no
desempenho logístico da empresa.
170
O Ministério do Desenvolvimento Indústria e Comércio Exterior (MDIC, 2002) classifica o Sistema de
Transporte quanto à forma em:
Ø Modal: envolve apenas uma modalidade (ex.: Rodoviário);
Ø Intermodal: envolve mais de uma modalidade (ex.: Rodoviário
e Ferroviário);
-----------------------------
Ø Multimodal: envolve mais de uma modalidade, porém, regido por um único contrato;
Ø Segmentados: envolve diversos contratos para diversos modais;
-----------------------------
Ø Sucessivos: quando a mercadoria, para alcançar o destino final, necessita ser transbordada para
prosseguimento em veículo da mesma modalidade de transporte (regido por um único contrato).
171
Tipos de Modais - Rodoviário
O transporte rodoviário apresenta baixo custo inicial de implantação, exigindo apenas a construção do leito,
uma vez que os veículos pertencem a terceiros. Trata-se do sistema de transporte mais utilizado no país,
apesar de registrar elevado custo operacional e excessivo consumo de óleo diesel. Possui grande
flexibilidade operacional, permitindo acessos a pontos isolados. Apresenta grande competitividade para o
transporte de cargas dispersas, isto é, não concentradas na origem ou no destino e o de curtas distâncias,
onde seu maior custo operacional é compensado pela eliminação de transbordos. O transporte rodoviário na
América do Sul é regido pelo Convênio sobre Transporte Internacional Terrestre entre Brasil, Argentina,
Bolívia, Chile, Paraguai, Uruguai e Peru, firmado em Santiago do Chile, 1989. Esse convênio regulamenta os
direitos e obrigações no tráfego regular de caminhões em viagens entre os países consignatários (MDCI 2002). No Brasil algumas rodovias ainda apresentam estado de conservação ruim, aumentando os custos
com manutenção dos veículos. Além disso, a frota é antiga e sujeita a roubo de cargas.
172
Rodoviário
VANTAGENS
Ø Adequado para curtas e médias distâncias;
Ø Simplicidade no atendimento das demandas e agilidade no acesso às cargas;
Ø Menor manuseio da carga e menor exigência de embalagem;
Ø O desembaraço na alfândega pode ser feito pela própria empresa transportadora.
DESVANTAGENS
Ø Custo de fretes mais elevados em alguns casos;
Ø Menor capacidade de carga entre todos os outros modais;
Ø Menos competitivo para longas distâncias;
Ø Com relação à segurança no transporte rodoviário de cargas, tecnologias com rastreamento de veículos
por satélite, bloqueio remoto de combustível, entre outras tecnologias, estão sendo utilizadas por empresas
do setor de transporte, visando reduzir os riscos de transporte. Ocorre que essas tecnologias possuem
elevados custos de aquisição, de maneira que grande parte da frota rodoviária de carga encontra-se à
margem dessas inovações
173
Tipos de Modais Ferroviário
O transporte ferroviário possui um custo de implantação elevado, não apenas pela exigência de leitos mais
elaborados, como também pela aquisição simultânea do material rodante, constituído de locomotivas e
vagões. Apresenta baixo custo operacional e pequeno consumo de óleo diesel, em relação ao transporte
rodoviário. Não apresenta grande flexibilidade, operando através de pontos fixos, caracterizados por
estações e pátios de carga, sendo muito competitivo no transporte de cargas com origem e destinos fixos e
para longas distâncias, onde os transbordos realizados na origem e no destino são compensados pelo
menor custo do transporte. O transporte ferroviário na América do Sul também é regido pelo Convênio
sobre Transporte Internacional. O transporte ferroviário é adequado para o transporte de mercadorias
agrícolas, derivados de petróleo, minérios de ferro, produtos siderúrgicos, fertilizantes, entre outros
174
Ferroviário VANTAGENS
Ø Adequado para longas distâncias e grandes quantidades de carga;
Ø Menor custo do transporte.
DESVANTAGENS
Ø Diferença na largura das bitolas;
Ø Menor flexibilidade no trajeto;
Ø Necessidade maior de transbordo
175
Tipos de Modais - Dutoviário -
O transporte dutoviario é feito através de tubos (dutos), baseando se na diferença de pressão. Sua utilização
privilegia materiais fluidos, tal como gases, líquidos e sólidos granulares. O sistema apresenta elevado custo
de implantação e baixo custo operacional. Possui pequena flexibilidade, operando apenas entre pontos fixos,
que são as estações de bombeamento e recalque. No entanto, o transporte dutoviário registra muita
competitividade para o transporte em alta velocidade de grandes quantidades de fluidos.
176
Tipos de Modais - Dutoviário - VANTAGENS
Ø Alta confiabilidade, pois possui poucas interrupções;
Ø Pouco influenciado por fatores meteorológicos.
DESVANTAGENS
Ø Número limitado de serviços e capacidade
177
Tipos de Modais - Marítimo -
O transporte marítimo apresenta baixo custo de implantação e de operação. Apesar de limitado às zonas
costeiras, registra grande competitividade para longas distâncias. Necessita de transporte complementar, o
que pode torná-lo inadequado para algumas rotas. O transporte marítimo é o modal mais utilizado no
comércio internacional. Possibilidade de navegação interior através de rios e lagos.
178
Tipos de Modais - Marítimo - VANTAGENS
Ø Maior capacidade de carga;
Ø Carrega qualquer tipo de carga;
Ø Menor custo de transporte.
DESVANTAGENS
Ø Necessidade de transbordo nos portos;
Ø Longas distâncias dos centros de produção;
Ø Menor flexibilidade nos serviços aliado a freqüentes congestionamentos nos portos.
179
Tipos de Modais - Hidroviário e Aquaviário
O transporte hidroviário apresenta baixo custo de implantação, quando da ocorrência de uma via natural. Tal
custo, no entanto, aumenta bastante se houver necessidade de construção de canais, barragens e eclusas,
por exemplo. Seu custo operacional, pequeno em vias perenes de grande calado, aumenta de maneira
sensível em vias de baixo calado e de utilização sazonal, onde não é possível operar em períodos de seca.
Apresenta baixa velocidade operacional e alcance limitado ao curso natural da via utilizada. Atinge excelente
competitividade quando satisfeitas as condições de via natural, perene e de grande calado.
180
Tipos de Modais - Hidroviário e Aquaviário - VANTAGENS
Ø Custos de perdas e danos são considerados baixos.
181
Tipos de Modais - Hidroviário e Aquaviário - DESVANTAGENS
Ø Costuma ser mais lento que o modo ferroviário;
Ø Disponibilidade e confiabilidade são fortemente influenciadas pelas condições meteorológicas.
182
Tipos de Modais - Aeroviário
O transporte aeroviário apresenta baixo custo de instalação e elevado custo operacional. Registra grande
flexibilidade e permite o acesso a pontos isolados do país, com alta velocidade operacional. É o meio ideal
para o transporte de mercadorias de grande valor e de materiais perecíveis em situações excepcionais.
Algumas dessas situações são catástrofes, guerras e epidemias. Devido a seu elevado custo operacional, o
transporte aéreo não é apresentado como alternativa, limitando-se sua utilização a casos específicos. É o
transporte adequado para mercadorias de alto valor agregado, pequenos volumes ou com urgência na
entrega.
183
Tipos de Modais - Aeroviário VANTAGENS
Ø É o transporte mais rápido;
Ø Não necessita embalagem mais reforçada (manuseio mais cuidadoso);
Ø Os aeroportos normalmente estão localizados mais próximos dos centros de produção.
184
Tipos de Modais - Aeroviário DESVANTAGENS
Ø Menor capacidade de carga;
Ø Valor do frete mais elevado em relação aos outros modais.
185
Gestão patrimonial
Como conceito geral de gestão patrimonial, temos a analogia que compreende o conjunto de bens, os
direitos e as obrigações avaliáveis em moeda corrente, estas das entidades que compõem a Administração
Pública (Adaptado – KOHAMA, 2001).
De forma geral, a composição básica do patrimônio compõe os bens, os direitos, além das obrigações.
De acordo com o código Civil, dentro do Art. 98, os bens públicos são entendidos:
“São públicos os bens de domínio nacional pertencentes à União, aos Estados, ou aos Municípios. Todos os
outros são particulares, seja qual for a pessoa a que pertencerem”.
186
Constitui Patrimônio como Bens Patrimoniais, sendo:
a) Bens móveis - aqueles que, pela suas características e natureza, podem ser transportados sem perda de
forma e valor, sendo classificados como materiais permanentes e equipamentos.
b) Bens imóveis – Aqueles que não podem ser transportados, por estarem agregados ao solo ou comporem
bem imobilizado.
c) Bens intangíveis – constituídos por patrimônio não mensurável fisicamente, como linhas telefônicas,
marcas e patentes
187
É fato, que o controle patrimonial eficiente é imprescindível tanto nos empreendimentos de domínio público,
quanto nos privados. O total controle dos mesmos é de grande valia perante os gestores, pois auxilia no
processo de Gestão Patrimonial, garantindo a otimização dos recursos, viabilizando o controle burocrático.
188
Tombamento de bens
O tombamento de bens consiste na formalização da inclusão física de um bem patrimonial no acervo do
órgão, com a atribuição de um único número por registro patrimonial, ou agrupando-se uma seqüência de
registros patrimoniais quando for por lote, que é denominado“número de tombamento”.
Pelo tombamento aplica-se uma conta patrimonial do Plano de Contas do órgão a cada material, de acordo
com a finalidade para a qual foi adquirido. O valor do bem a ser registrado é o valor constante do respectivo
documento de incorporação (valor de aquisição).
189
Controle de bens
Na aquisição de um bem, fica mais fácil a sua identificação pela Nota Fiscal de compra, por outro lado, na
fabricação de itens de móveis e utensílios para uso próprio, há a necessidade de um controle maior de
apuração para o adequado registro.
Ocorre que, o que se vê, no segundo caso, é que todos os gastos envolvidos na confecção in company de
produtos de mobiliário e instalações são alocados ao resultado, quando deveriam ser apurados para
determinar o valor do bem a integrar o patrimônio da empresa.
Em decorrência dessas circunstâncias, o que se vê na prática é uma enorme quantidade de empresas que,
por falta do registro da integração do bem patrimonial à contabilidade, acabam sendo também descurados
os controles físicos de identificação, localização, responsabilidade, cautela, fichamento, etc.
É preciso tomar muito cuidado. A falta de registro da inclusão patrimonial do bem na contabilidade,
caracteriza perante os órgão de fiscalização governamentais, uma omissão de receita. E sobre a omissão de
receita em eventual processo de autuação fiscal, incidem todos os impostos federais e ainda a atualização
monetária com base na Taxa Selic, além da multa progressiva e juros.
190
O adequado controle
Não bastassem os problemas de natureza fiscal, existem também os problemas decorrentes da ausência de
controle físico dos bem, pois, como não foram lançados na contabilidade, passam a não ser registrados
fisicamente no Patrimônio da Empresa, e, não raras vezes, acabam desaparecendo por perda ou furto. Isso acontece não apenas em relação a alguns itens produzidos internamente, para uso próprio, mas
também com equipamentos de escritório, instrumentais hospitalares ou mesmo máquinas e equipamentos
de menor volume que, por via de regra, não são tombados.
Outros casos igualmente graves ocorrem não apenas em relação aos móveis e utensílios, mas também em
relação a imóveis.
Existem casos de registros já defasados que não representam o real valor dos imóveis no patrimônio e, por
decorrência disso, o valor patrimonial da empresa é demonstrado inteiramente aquém do seu real valor de
mercado.
191
Admitindo-se nesse caso, que os itens patrimoniais estejam adequadamente registrados (o que não
enquadraria a empresa nas considerações sobre a omissão de receita comentada acima), pode ocorrer que
os preços lançados contabilmente estejam muito aquém dos preços de validação de iguais bens no
mercado.
Uma das conseqüências de maior impacto nas empresas, é a baixa garantia oferecida pelo Patrimônio, em
eventuais operações de empréstimos e financiamentos.
Via de regra a empresa passa a buscar valores em volumes menores no mercado financeiro (por falta de boa
garantia real) em operações de curto prazo, a um custo excessivamente mais oneroso do que se houvesse
optado por linhas de longo prazo em bancos de desenvolvimento (onde a garantia real é mais exigida, como
forma de dar lastro à operação).
A falta de garantia ou garantia insuficiente (em decorrência do aviltamento do valor patrimonial), conspira
contra a empresa e afeta significativamente suas possibilidades de captação de recursos a custo mais baixo,
logo, afetando seus resultados, justamente pela ausência de uma política administrativa de registro, controle
e valorização patrimonial, indispensável em um momento altamente competitivo como o que vivemos.
192
Assim, o Laudo de Reavaliação Patrimonial elaborado por profissional habilitado, permitirá o lançamento
contábil da Reserva de Reavaliação e esta contribuirá para o aumento do Patrimônio Líquido.
Entenda-se aqui que a técnica da reavaliação deve se dar, apenas e tão somente para os elementos tangíveis
do imobilizado que tenham continuidade. Isto é; que venham a manter econômica e fisicamente seu uso,
para gerar renda.
O aumento do patrimônio líquido então, favorecerá uma maior relação em comparação aos capitais alheios,
permitindo confirmar que os capitais próprios contribuem para resguardar a composição do capital de
terceiros.
Quanto maior essa relação a favor dos Capitais Próprios, maior será a garantia que a empresa demonstra em
relação ao capital de terceiros usado em sua estrutura de capital.
193
Inventário
Inventário é a discriminação organizada e analítica de todos os bens (permanentes oude consumo) e valores
de um patrimônio, num determinado momento, visando atender uma finalidade específica.
194
É um instrumento de controle para verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e da
existência física dos bens em uso no órgão ou entidade,informando seu estado de conservação, e mantendo
atualizados e conciliados os registros do sistema de administração patrimonial e os contábeis, constantes do
sistema financeiro. Além disso, o inventário também pode ser utilizado para subsidiar as tomadas de contas
indicando laudos existentes, detectar irregularidades e providenciar as medidas cabíveis. Através do
inventário pode-se confirmar a localização e atribuição da carga de cada material permanente, permitindo a
atualização dos registros dos bens permanentes bem como o levantamento da situação dos equipamentos e
materiais em uso, apurando a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade.
Inventário
195
Pode-se verificar também no inventário as necessidades de manutenção e reparo e constatação de possíveis
ociosidades de bens móveis, possibilitando maior racionalização e minimização de custos, bem como a
correta fixação da plaqueta de identificação. Na Administração Pública, o inventário é entendido como o
arrolamento dos direitos e comprometimentos da Fazenda Pública, feito periodicamente, com o objetivo de
se conhecera exatidão dos valores que são registrados na contabilidade e que formam o Ativo e o Passivo
ou, ainda, com o objetivo de apurar a responsabilidade dos agentes sob cuja guarda se encontram
determinados bens.
Os diversos tipos de inventários são realizados por determinação de autoridade competente, por iniciativa
própria do Setor de Patrimônio e das unidades de controle patrimonial ou de qualquer detentor de carga
dos diversos centros de responsabilidade,periodicamente ou a qualquer tempo. Os inventários na
Administração Pública devem ser levantados não apenas por uma questão de rotina ou de disposição legal,
mas também como medida de controle, tendo em vista que os bens nele arrolados não pertencem a uma
pessoa física, mas ao Estado, e precisam estar resguardados quanto a quaisquer danos. Na Administração
Pública o inventário é obrigatório, pois a legislação estabelece que o levantamento geral de bens móveis e
imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade gestora e os elementos da escrituração sintética
da contabilidade (art. 96 da Lei Federal n° 4.320, de 17 de março de 1964).
196
A fim de manter atualizados os registros dos bens patrimoniais, bem como a responsabilidade dos setores
onde se localizam tais bens, a Administração Pública deve proceder ao inventário mediante verificações
físicas pelo menos uma vez por ano. Para fins de atualização física e monetária e de controle, a época da
inventariação será:
* anual para todos os bens móveis e imóveis sob responsabilidade da unidade gestora em 31 de dezembro
(confirmação dos dados apresentados no Balanço Geral); e
* no início e término da gestão, isto é, na substituição dos respectivos responsáveis, no caso de bens móveis.
Os bens serão inventariados pelos respectivos valores históricos ou de aquisição,quando conhecidos, ou
pelos valores constantes de inventários já existentes, com indicação da data de aquisição. Durante a
realização de qualquer tipo de inventário, fica vedada toda e qualquer movimentação física de bens
localizados nos endereços individuais abrangidos pelos trabalhos, exceto mediante autorização específica
das unidades de controle patrimonial, ou do dirigente do órgão, com subseqüente comunicação formal a
Comissão de Inventário de Bens.
197
O inventário deve ser realizado nos seguintes locais:
* em um ou mais endereços individuais do Estado sob responsabilidade do órgão;
* na Almoxarifado Central da unidade gestora.
198
Alienação de bens
De acordo com o direito administrativo brasileiro, entende-se como alienação a transferência de
propriedade, remunerada ou gratuita, sob a forma de venda, permuta, doação,dação em pagamento,
investidura, legitimação de posse ou concessão de domínio. Qualquer dessas formas de alienação pode ser
usada pela Administração, desde que satisfaça as exigências administrativas.
199
Alienação de bens
Muito embora as Constituições Estaduais possam determinar que a autorização de doação de bens móveis
seja submetida à Assembléia Legislativa, a Lei Federal n° 8.666, de21 de junho de 1993, que institui normas
para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências, faculta a obrigação de
licitação específica para doação de bens para fins sociais e dispõe sobre a alienação por leilão. Art. 17. A
alienação de bens da Administração Pública, subordinada à existência de interesse público devidamente
justificado, será precedida de avaliação e obedecerá às seguintes normas:...II quando móveis, dependerá de
avaliação prévia e de licitação, dispensada esta nos seguintes casos:- doação, permitida exclusivamente paraMuito embora as Constituições Estaduais possam determinar que a autorização de doação de bens móveis
seja submetida à Assembléia Legislativa, a Lei Federal n° 8.666, de21 de junho de 1993, que institui normas
para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências, faculta a obrigação de
licitação específica para doação de bens para fins sociais e dispõe sobre a alienação por leilão. Art. 17. A
alienação de bens da Administração Pública, subordinada à existência de interesse público devidamente
justificado, será precedida de avaliação e obedecerá às seguintes normas:...II quando móveis, dependerá de
avaliação prévia e de licitação, dispensada esta nos seguintes casos:- doação, permitida exclusivamente para
200
Alienação de bens
fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência sócio-econômica,
relativamente à escolha de outra forma de alienação;- permuta, permitida exclusivamente entre órgãos ou
entidades da Administração Pública....- venda de bens produzidos ou comercializados por órgãos ou
entidades da Administração Pública, sem utilização previsível por quem deles dispõe.
201
Alienação de bens
A alienação de bens está sujeita à existência de interesse público e à autorização da Assembléia Legislativa
(para os casos previstos em lei), e dependerá de avaliação prévia, que será efetuada por comissão de
licitação de leilão ou outra modalidade prevista para a Administração Pública. Esta avaliação prévia será feita
considerando o preço de mercado ou,na impossibilidade de obtê-lo, pelo valor histórico corrigido ou valor
atribuído por avaliador competente.
202
Alienação de bens
Diz o art. 22 da Lei Federal n° 8.666, de 21 de junho de 1993: Art. 22. São modalidades de licitação:...V
leilão....§ 5º Leilão é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para a venda de bens
móveisinservíveis para a Administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, a
quemoferecer o maior lance, igual ou superior ao da avaliação.
203
Para fins de alienação por venda (leilão), deve-se levar em consideração:
* a danificação do bem, cuja extensão torne inviável, economicamente, a sua recuperação;
* a obsolescência do bem, quando não for possível seu aproveitamento por nenhuma unidade gestora que
compõe o sistema estatal;
* quando o bem se torna antieconômico, não sendo conveniente a sua manutenção;* outros fatos
justificados que impliquem a alienação do bem, desde que não haja possibilidade ou interesse na realização
de permuta ou cessão.
204
Alienação de bens
Constatada a viabilidade de desincorporação de um bem pertencente ao órgão que tenha como fato
gerador a alienação, o dirigente do órgão interessado na baixa do referido bem encaminhará formulário
próprio, definido por normatização, para as providências cabíveis, em observância à legislação aplicável
nestes casos.
205
Alienação de bens
Nesse formulário deverão constar, minuciosamente, todas as características do bem,assim como a sua
localização física e o nome do servidor responsável por ele, a fim de agilizar o trabalho da Comissão de
Avaliação de Bens quando da chegada ao local. De posse desses informes, essa Comissão submeterá o bem
à rigorosa avaliação para identificar o seu real estado de conservação e apuração do valor residual e, quando
se tratar de imóvel, o encaminhará ao setor competente, para elaboração de minuta de projeto de lei.Uma
vez aprovado o projeto de lei pela Assembléia e sancionado, sua cópia será juntada ao expediente, que
retornará ao órgão para providenciar a respectiva alienação do imóvel, obedecendo aos procedimentos
legais
206
A seguir, são sugeridos alguns procedimentos voltados à alienação dos bens:
* o requerimento de baixa deverá ser remetido ao Setor de Patrimônio, o qual instaurará o procedimento
respectivo;
* sempre que possível, os bens serão agrupados em lotes para que seja procedida a sua baixa;
* os bens objeto de baixa serão vistoriados in loco por uma Comissão Interna de Avaliação de Bens, no
próprio órgão, os quais, observando o estado de conservação, a vida útil, o valor de mercado e o valor
contábil, formalizando laudo de avaliação dos bens, classificando-os em:a) bens móveis permanentes
inservíveis: quando for constatado serem os bens danificados, obsoletos, fora do padrão ou em desuso
devido ao seu estado precário de conservação; e b) bens móveis permanentes excedentes ou ociosos:
quando for constatado estarem os bens em perfeitas condições de uso e operação, porém sem utilização. Os
bens móveis permanentes considerados excedentes ou ociosos serão recolhidos para o Almoxarifado
Central, ficando proibida a retirada de peças e dos periféricos relacionados, exceto nos casos autorizados
pelo chefe da unidade gestora
207
Os bens móveis permanentes considerados inservíveis serão baixados do acervo patrimonial do órgão, por
decisão do dirigente do órgão, com registro nos Sistemas de Gerenciamento Patrimonial e de Contabilidade
Os bens móveis baixados do acervo patrimonial, que não apresentarem valor econômico e de uso, poderão
ser incinerados ou descartados mediante autorização do órgão gestor. Os bens móveis baixados do acervo patrimonial, que ainda apresentarem valore conômico ou de uso,
observadas as normas previstas na Lei n. 8.666/93, poderão ser doados,leiloados ou permutados, mediante
autorização do dirigente do órgão, hipótese em que os símbolos oficiais que eles ostentarem serão
inutilizados.
208
Alterações e baixa de bens
Consiste a baixa patrimonial na perda do poder exercido sobre determinado bem cujo uso intensivo ou
prolongado tenha-o tornado obsoleto ou lhe causado desgastes ou avarias que não justifiquem a inversão
de recursos para sua recuperação.
Para que se realize uma baixa patrimonial, é necessário proceder à identificação do bem a ser baixado no
Inventário do Departamento do Patrimônio, isto é, a indicação do número de patrimônio.
209
Para efeito , são adotadas, em geral, as seguintes definições:
Inutilização pelo uso normal ou por acidente;
Obsolescência, recuperação antieconômica ou inexistência de peças de reposição;
Extravio ou roubo.
A baixa deve ser justificada em parecer da Comissão de Inventário ou do setor responsável pelo Patrimônio.
Concluído o processo de baixa, o material estará em condições de alienação por doação, cessão definitiva,
permuta ou venda, conforme estabelecido.
210
Noções de gestão de processos: ferramentas e conceitos
Gerenciamento de processos ou gestão de processo é o instrumento que orienta a modelagem e a gestão
de processos voltados ao alcance de resultados.
211
A descrição envolve a reflexão acerca de características de validade dos produtos e serviços prestados, de
referências (normas e conhecimentos) observadas, de recursos consumidos e dos insumos necessários à
tomada de decisão com qualidade pelas pessoas e pelas instituições públicas.
O principal objetivo do Mapeamento de Processos é possibilitar a realização de mudanças, a
desburocratização dos processos e a implantação de novos procedimentos, novas rotinas e a utilização de
tecnologias atualizadas que permitam a agilização, a transparência de resultados, a otimização e melhor
qualificação dos recursos envolvidos
212
Um Processo tem que ter as seguintes características:
· Contínuo
· Independente de pessoas
da organização
de produtos
· gerenciável
213
Subprocesso
É a primeira divisão de um processo. Um processo deve ser subdividido quando ele é muito complexo.
Define-se subprocesso como: “Conjunto de atividades correlacionadas,
que executa uma parte específica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o produto do
trabalho realizado por todas”.
Os subprocessos são componentes de um processo dentro de uma organização que seguem linhas
funcionais, recebendo entradas e gerando saídas dentro da própria empresa. Um processo organizacional
poderá ser composto por vários subprocessos.
214
Atividade
Todo processo é composto de várias atividades que, embora sejam igualmente importantes, têm papeis e
responsabilidades diferenciados no conjunto. Atividade pode ser definida como sendo: “Conjunto de
instruções (conhecidas como procedimentos, normas e regras), mão-de-obra e tecnologias cujo objetivo é o
de processar as entradas para produzir parte do produto de um processo, a fim de atender aos objetivos de
sua função dentro da organização”. Thomas Koulopoulos define atividade como sendo: “Unidade de trabalho
executada por um único responsável, que tem condições determinadas de início e fim”.
215
Procedimento
Toda atividade, qualquer que seja sua natureza, subdivide-se em procedimentos. Existem dois tipos de
procedimentos: os formais e os informais.
“O conjunto de informações que indica para o responsável por uma atividade como, quando e como que ele
deve ser executada”.
Já os procedimentos informais são considerados como o conjunto de práticas não escritas que o ocupante
de um posto incorpora à realização de seu trabalho.
Segundo a ISO 8402: “Um procedimento escrito ou documentado inclui normalmente o escopo da atividade,
o que deve ser feito e por qual papel funcional, onde e como deve ser feito; quais materiais, equipamentos e
documentos devem ser usados e como a atividade deve ser registrada, controlada e medida”.
216
Pocesso como um fluxo de trabalho
Processo deve ser entendido como um fluxo de trabalho com “inputs” (insumos) e “outputs”
(produtos/serviços) claramente definidos e tarefas discretas que seguem uma seqüência e dependem umas
das outras numa sucessão clara. Essa ideia vem da tradição da engenharia, que também deu origem à ideia
de reengenharia.
217
Os inputs podem ser
Os inputs podem ser materiais, equipamentos e outros bens tangíveis, mas também podem ser informações
e conhecimento. O mapeamento de processo é o conhecimento e a análise dos processo e seus
relacionamentos com dados estruturados em visão top-down, até um nível que permita sua perfeita
compreensão
218
Exemplo de processo
A título de exemplo, podemos examinar o caso de uma editora de livros. O sucesso desta organização
depende do desempenho de seus processos.
Uma falha no processo de divulgação poderá comprometer os resultados do negócio. Por outro lado, um
bom trabalho de divulgação e vendas pouco poderá contribuir para reverter uma falha na escolha de um
texto de conteúdo literário pobre
219
Processos de uma Editora:
Seleção de títulos
Edição de textos
Impressão de livros
Recebimento e armazenagem
Divulgação
Venda
Entrega
220
Análise e Melhoria de Processos – AMP
A Análise e Melhoria de Processos – AMP – é uma metodologia relevante que possibilita à organização e
aos seus colaboradores repensar a condução de suas atividades, as quais passam a ser revistas não em
termos de função, áreas ou produtos, mas de processos de trabalho. Essa metodologia inclui desde a
identificação, a priorização, a descrição, o diagnóstico e a avaliação dos processos até a proposição e a
implementação de ações que visem à otimização dos recursos disponíveis e ao atendimento às necessidades
dos clientes.
221
Princípios para AMP
a. Satisfação total dos clientes: um processo projetado corretamente, considera as necessidades,
perspectivas e requisitos dos clientes. É preciso conhecer bem o cliente, para que se possa definir
adequadamente suas necessidades e requisitos, e atendê-los da melhor forma possível. O processo deve ser
projetado de modo a produzir resultados que satisfaçam as exigências do cliente. É o principal aspecto as ser
considerado nas ações de melhoria de um processo.
222
Princípios para AMP
b. Gerência participativa: o Comando de uma organização, deve procurar conhecer e avaliar a opinião dos
seus subordinados envolvidos no assunto em questão. Esse aspecto é importante para que as idéias sejam
discutidas e o melhor desempenho seja alcançado para um processo.
223
Princípios para AMP c
c. Desenvolvimento humano: o princípio, o meio e o fim da prosperidade das organizações é a evolução e a
felicidade dos seres humanos que nelas trabalham. É com base
224
Princípios para AMP d
d. Constância de propósitos: é preciso saber onde se quer chegar e perseverar no como chegar. Nem
sempre na melhoria de processos se consegue um bom resultado da primeira vez. É importante confiar na
metodologia e persistir na sua aplicação, pois certamente os resultados irão aparecer.
225
Princípios para AMP e
e. Melhoria contínua: o comprometimento com o aperfeiçoamento contínuo é que move a AMP. Convém
que a melhoria do desempenho dos processos seja um dos objetivos permanentes da organização.
226
Princípios para AMP
f
f. Gestão de informação e comunicação: passar a informação certa para a pessoa certa no momento
oportuno e de forma correta. A obtenção de uma solução rápida e adequada de um problema certamente está ligada à forma pela qual a informação é tratada pela organização.
227
Princípios para AMP
g
g. Garantia da qualidade: assegurar que a melhor qualidade conseguida até hoje possa ser mantida e servir
de referencial para novas melhorias. Também está presente em algumas fases importantes da metodologia
de AMP, como, por exemplo, o conhecimento e a sistematização do processo existente e a normalização das
melhorias introduzidas.
228
Princípios para AMP
h
h. Busca da excelência: no caminho para a excelência, os erros devem ser evitados e as suas causas
eliminadas, mas sempre considerados como a melhor oportunidade de acerto. A definição do que é certo é
básica para se traçar os objetivos da AMP.
229
Uma fase preliminar à AMP trata do planejamento inicial para a aplicação da metodologia. Consiste
basicamente na organização da equipe de trabalho, no reconhecimento do sistema e na definição de um
plano de trabalho.
230
Organização da equipe de AMP
a
a. Nesta etapa, deve-se compor a equipe de trabalho para a AMP. Além da definição dos componentes da
equipe, suas atribuições e responsabilidades, deve-se estabelecer objetivos e metas a serem alcançados pela
equipe.
231
Organização da equipe de AMP - b. Trabalho em equipe é um dos fundamentos da administração bem sucedida. Equipes bem sucedidas
apresentam características tais como:
1) têm liderança firme, que faz acontecer;
2) estabelecem objetivos precisos;
3) tomam decisões baseadas em fatos e dados;
4) mantém uma boa comunicação entre os seus membros;
5) dominam as habilidades e técnicas necessárias para executar os projetos pelos quais são responsáveis;
6) definem metas mensuráveis por alcançar.
232
Reconhecimento do sistema
a. Deve-se nesta fase, reconhecer o sistema no qual o trabalho será desenvolvido, identificando as unidades
organizacionais envolvidas e a documentação básica, procurando obter uma idéia preliminar e genérica da
complexidade do sistema.
233
Reconhecimento do sistema b. Além dos procedimentos acima, deve-se levantar ainda:
1) oportunidades “psicológicas” para aplicar a metodologia;
2) expectativas, ensejos e aspirações do Comando;
3) viabilidade técnica;
4) necessidades críticas da organização, etc
234
Definição de um plano de ação
Um plano geral de ação deve ser definido, no qual será especificado quando cada etapa da AMP será
executada, quem irá executar, onde e como o trabalho será desenvolvido e quais recursos são necessários
para a execução do trabalho. A ferramenta 5W1H pode ser usada para definição do plano de ação.
235
Identificação e Seleção de Processo
a. Processos: são conjuntos de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos
(entradas) em produtos ou serviços (saídas), que têm valor para um
grupo específico de clientes.
b. Insumos: são as entradas de um processo e podem ser materiais, equipamentos e outros bens tangíveis,
mas também podem ser informações e conhecimentos (bens
intangíveis).
c. Todo trabalho importante realizado nas organizações faz parte de algum processo. Não existe um
produto ou serviço oferecido por uma organização sem um processo organizacional.
d. A utilização do conceito de processos fornece um conveniente nível de análise; além disso, permite ter-se
uma visão melhor do comportamento gerencial de forma mais integrada e abrangente.
236
Tipos de processos
a. Existem duas categorias básicas de processos organizacionais:
1) processos finalísticos;
2) processos de apoio;
237
b. Processos finalísticos:
são aqueles que caracterizam a atuação da organização e que são apoiados por
outros processos internos, resultando no produto ou serviço que é recebido por um cliente externo.
- São ligados à essência do funcionamento da organização
- São apoiados por outros processos internos
- Resultam no produto ou serviço que é recebido pelo cliente externo
238
c. Processos de apoio: g
geralmente produzem resultados imperceptíveis para os clientes externos, mas são
essenciais para a gestão efetiva da organização.
- São centrados na organização
- Viabilizam o funcionamento dos vários subsistemas da organização
- Garantem o suporte adequado aos processos finalísticos
239
Identificar processos
a. A identificação dos processos consiste em se relacionar os processos da organização ou área funcional.
Essa enumeração deve ser feita de forma ampla; posteriormente, o processo será detalhado até se chegar ao
nível de detalhamento desejado.
b. A abordagem de processo adota o conceito de hierarquia de processos e do detalhamento em níveis
sucessivos. Dessa forma, os processos podem ser subdivididos em subprocessos e agrupados em macroprocessos. O nível de detalhe que importa é aquele mais adequado
para a análise que se pretende realizar.
240
Selecionar processos a. Deve ser feita uma seleção dos processos com os quais se pretende aplicar a metodologia de AMP. Para a
seleção dos processos, deve-se observar critérios como:
1) impacto no cliente externo;
2) potencial para a obtenção de benefícios financeiros, ou a redução de custos para a organização;
3) grau de integração com o direcionamento estratégico;
4) impacto na imagem externa, etc.
241
Selecionar processos b. O estabelecimento de prioridade para processos de uma Organização Militar (OM) deve se basear na
importância do processo para o cumprimento da missão da
organização.
242
Selecionar processos c. A seleção e o aperfeiçoamento de processos que não contribuem de forma significativa para o
cumprimento da missão não trarão melhorias nos resultados globais da organização.
243
Selecionar processos d. A escolha dos processos a serem trabalhados, deve ser da competência do Comando da organização
244
Melhoria a. Após a identificação e priorização das causas dos problemas, deve-se iniciar a melhoria do processo.
Nesta fase, procura-se identificar, ordenar e desenvolver as solução para as possíveis causas
245
Melhoria b
b. Deve-se procurar diferentes idéias, com a adoção de uma atitude criativa. A lógica criativa implica o
questionamento dos fatos, a análise dos dados e o processo de incubação, onde se procura pensar,
inconscientemente, no problema e na busca de soluções.
246
Melhoria c. A criatividade pode ser inibida por barreiras como:
1) falta de tempo (para ter idéias);
2) falta de referência (“quem é criativo?”);
3) conformismo (“time que está ganhando não se mexe.“);
4) insegurança (“será que é isso mesmo?“);
5) medo do ridículo (falar com policiamento);
6) tradição (“faço isso a 10 anos.“);
7) autoridade (“aqui quem manda sou eu! ”);
8) ciúme (clima de perdedor & ganhador).
247
Melhoria d
d. Essas barreiras devem ser superadas, para que soluções criativas sejam geradas
248
Identificar as alternativas de solução - a. Nesta fase, deve-se levantar soluções que sejam efetivas na eliminação das causas apontadas. É preciso
uma apurada sensibilidade do grupo de AMP, para o que realmente se está procurando solucionar. As
soluções levantadas podem ser do tipo:
1) Ação corretiva: é a ação que elimina o problema através da eliminação de sua causa originária.
2) Ação adaptativa: é a ação tomada para bloquear ou atenuar os efeitos do problema quando constatada a
impossibilidade de sua eliminação. Normalmente, nesses casos a causa do problema está fora da área de
influência e controle do processo.
3) Ação provisória: é uma ação-tampão que deve ser adotada quando o processo não pode parar ou
quando os efeitos do problema são bastante sérios. Esta medida dará tempo para se completar as especificações e a análise do problema.
249
Identificar as alternativas de solução b. Lista-se a seguir, algumas alternativas de solução que podem ser empregadas em muitos casos:
1) eliminação de duplicação - devem ser removidas as atividades idênticas ou similares que ocorrem em
mais de um ponto do processo;
2) avaliação do valor agregado - as atividades do processo devem ser avaliadas, para determinar sua
contribuição com a satisfação do cliente. As atividades que agregam valor ao processo são aquelas pelas
quais os clientes pagariam;
3) simplificação - consiste na redução da complexidade do processo, procurando facilitar a vida de quem usa
ou recebe o produto/serviço;
4) redução do tempo do ciclo do processo - devem ser procuradas maneiras de se reduzir o tempo do
processo, para superar as expectativas dos clientes e reduzir o tempo de produção;
5) tornar os processos à prova de erros - tornar difícil ou impossível a ocorrência de erros no processo;
6) padronização - definir e documentar o processo, e a partir de então, treinar seus executores do mesmo a
fazerem sempre daquela maneira;
7) parceria com fornecedores - exigir qualidade dos fornecedores é uma alternativa que deve ser
implementada, pois a qualidade de saída depende muito da qualidade de entrada;
todo o processo deve ser mudado ou até mesmo extinto;
9) automação e mecanização - aplicação de equipamentos, ferramentas e computadores para garantir a
estabilidade do processo e aumentar drasticamente seu
desempenho. A Tecnologia da Informação (TI) pode ser empregada para a melhoria dos processos,
constituindo-se em poderosa ferramenta para essa finalidade.
250
Identificar as alternativas de solução c. Nesta fase, pode-se utilizar como ferramentas, o Brainstorming, Brainwriting, Pesquisa de opinião, etc.
Pode-se utilizar também o Benchmarking na busca de alternativas de solução, assim como a pesquisa de
opinião, onde se procura ouvir o cliente que, dessa forma, também colabora para o problema em estudo.
251
Identificar as alternativas de solução D
d. Ao se desenvolver alternativas, deve-se ater àquelas que sejam executáveis, pois só essas geram
mudanças. Além disso, a solução deve ser simples, pois isso facilitará sua compreensão e agilizará a
implementação. As alternativas devem ser avaliadas, verificando se elas atuam sobre as causas básicas do
problema e se são fáceis de implementar e de manter
252
Priorizar as alternativas de solução
A
a. A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de implantação das
melhorias de um processo. Neste trabalho, pode-se utilizar a matriz BASICO para priorizar as alternativas. A
matriz BASICO foi desenvolvida com base no balanço Custos x Benefícios x Exeqüibilidade e procura
contemplar todos os tipos de “Clientes” das organizações.
253
Priorizar as alternativas de solução B
b. Esta matriz é de simples utilização. Deve-se atribuir, para cada item a priorizar, uma nota, que pode variar
de 1 a 5, de acordo com o sentimento positivo ou negativo que expresse em cada critério. A seguir
apresentamos a descrição da matriz.
254
1) B - Benefícios para a organização - representa o impacto da solução analisada nos resultados do
processo. Visa:
(1) redução de custos gerada;
(2) aumento na produção; e
(3) redução dos defeitos.
255
2) A - Abrangência - significa o montante da organização (funcionários) que será beneficiado com a
melhoria do processo em questão
256
3) S - Satisfação do cliente interno - corresponde ao grau de satisfação que será gerado nos funcionários
que têm alguma relação com o processo cuja melhoria está sendo estudada.
257
4) I - Investimentos requeridos - considera o montante dos recursos que serão necessários para a efetivação
da melhoria do processo em questão.
258
5) C - Cliente externo satisfeito - compreende o impacto que a melhoria do processo em questão terá sobre
o cliente externo.
259
6) O - Operacionalidade simples - significa a exeqüibilidade da melhoria do processo em estudo. Essa
exeqüibilidade diz respeito a aspectos como:
(1) resistência à mudança;
(2) impedimentos de ordem sócio / cultural / legal;
(3) domínio da tecnologia requerida para tal;
(4) simplicidade da implantação;
(5) facilidade de uso dos pontos fortes da organização, etc.
260
Desenvolver soluções A
a. Dependendo da solução estudada, levando-se em conta sua abrangência e seu impacto na organização,
pode ser necessária uma implantação em caráter experimental.
261
Desenvolver soluções
B b. Após a escolha das alternativas de soluções mais indicadas, estas devem ser analisadas, visando a estudar
como deverão ser implantadas. As questões abaixo devem ser respondidas detalhadamente, para assegurar
uma boa implantação:
1) O que deverá ser feito: trata-se da descrição da solução escolhida e sua subdivisão nas atividades que se
fizerem necessárias;
2) Quem deverá fazer: órgão ou pessoa responsável pela implantação;
3) Onde deverá ser feito: local físico, área ou órgão onde a solução será implantada;
4) Quanto deverá ser feito : previsão da extensão da implantação;
5) Quanto deverá custar: estimativa de investimento para implantação da solução;
262
Desenvolver soluções C
c. Nesta fase, deve-se, ainda, elaborar o fluxo do “novo” processo, após a implantação das soluções,
destacando os pontos críticos sujeitos à avaliação dos resultados.
263
Desenvolver soluções D
d. Após elaboração do fluxo, deve-se compará-lo com o fluxo feito na fase de conhecimento do processo e
visualizar as alterações ocorridas.
264
Desenvolver soluções E
e. O fluxograma dos processos é uma importante ferramenta para elaboração das normas e dos
procedimentos que serão descritos para a implantação do processo alterado (ou novo).
Quanto mais detalhado for, melhor será a compreensão da cada etapa do processo.
265
Levantar necessidades de treinamento A
a. O treinamento do pessoal que irá atuar com o novo processo é um dos aspectos mais importantes para
sua implantação e melhoria.
266
Levantar necessidades de treinamento B - b. Pode-se levantar as necessidades de treinamento respondendo questões como:
1) As pessoas estão capacitadas para o novo processo?
2) O treinamento poderá ser feito na organização?
3) A organização dispõe de conhecimentos para treinamento do pessoal?
4) Existe um plano de treinamento?
5) Quantas pessoas serão treinadas e educadas?
6) Quando será dado o treinamento?
7) O treinamento pode ser baseado em computador?
8) O treinamento poderá ser feito à distância?
267
Definir metas A
a. Para cada processo deve-se estabelecer metas. As metas representam o objetivo a atingir durante um
determinado período ou até que um prazo estabelecido seja alcançado. É preciso, portanto, estabelecer os
referenciais quantitativos e os respectivos prazos de realização, para cada processo
268
Definir metas
B
b. Toda meta deve incorporar em si um desafio a ser vencido, porém é preciso considerar que esse desafio deve ser proposto de tal forma que possa ser alcançado.
269
Estabelecer indicadores
a Indicador
a. Indicador: é uma função que permite obter informações sobre características, atributos e resultados de
um produto, processo ou sistema, ao longo do tempo. Pode ser resultante da composição de medidas e
fornece informações para a equipe gerencial.
270
Estabelecer indicadores
B
b. A utilização de indicadores permite o gerenciamento dos processos, mostrando a dimensão dos
problemas e quantificando os elementos necessários à gestão desses processos.
271
Estabelecer indicadores
c
c. Só há sentido em utilizar um indicador, se ele contribuir para a gestão racional do processo. A partir dos
indicadores de um processo, podemos definir índices e, a partir destes, estabelecer padrões e metas.
272
Estabelecer indicadores 1) Índice
é o valor numérico do indicador num determinado momento
273
Estabelecer indicadores 2) Padrão:
: é um índice arbitrado ou convencionado como referência de comparação para o indicador.
274
Estabelecer indicadores 3) Meta:
é o índice desejado para o indicador a ser alcançado por um processo num determinado período
de tempo.
275
Estabelecer indicadores D
d. Os indicadores mostram o que está ocorrendo em um processo. Desta forma, torna-se a base para a
melhoria dos processos, uma vez que só se consegue melhorar aquilo que se consegue medir. Pode-se
considerar os seguintes tipos de indicadores:
276
Estabelecer indicadores 5) Indicadores da Capacidade:
5) Indicadores da Capacidade: medem a capacidade de resposta de um processo, por meio da relação entre
as saídas produzidas por unidade de tempo.
277
Estabelecer indicadores 1) Indicadores Estratégicos
: informam o “quanto” a organização se encontra na direção da consecução de
sua Visão de Futuro. Refletem o desempenho em relação aos Fatores Críticos de Sucesso.
278
Estabelecer indicadores 2) Indicadores de Produtividade (eficiência):
: medem a proporção de recursos consumidos com relação à
saída dos processos
279
Estabelecer indicadores 3) Indicadores de Qualidade (eficácia):
: focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do
produto / serviço.
280
Estabelecer indicadores 4) Indicadores de Efetividade (impacto):
focam as conseqüências dos produtos / serviços (fazer a coisa certa
da maneira certa)
281
Estabelecer indicadores 5) Indicadores da Capacidade:
medem a capacidade de resposta de um processo, por meio da relação entre
as saídas produzidas por unidade de tempo.
282
Definir método de execução
a. Após fixação da meta, é necessário definir um método de trabalho que possibilite alcançar o objetivo
desejado.
b. Deve-se detalhar de maneira objetiva a forma com que se vai implantar a melhoria proposta.
c. Além do método de execução, o grupo deve dimensionar os recursos necessários para operacionalizar o
processo (pessoal, máquinas, equipamentos, salas, etc).
d. Podem ser utilizadas as ferramentas 5W1H e fluxograma para execução dessa tarefa
