Arquivologia Flashcards
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Q
Noções de arquivologia
A
O termo arquivo pode se referir a:
1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa
ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte ;
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o
acesso a documentos;
3. Instalações onde funcionam arquivos;
4. móvel destinado à guarda de documentos.
1
Q
Documento
A
Unidade de registro de informações (ideias e fatos), qualquer que seja o suporte ou formato utilizado. É
suscetível de consultas, pesquisas ou estudos, e também pode ser utilizado como evidência ou prova, neste
caso servindo para, respectivamente, evidenciar ou comprovar a ocorrência ou existência de fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem, em uma determinada época ou lugar
2
Q
Documentação
A
É o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou elucidam certos fatos, servindo para
evidenciá-los ou comprová-los. Alternativamente, também pode se referir à disciplina que trata das
atividades de manipulação das informações contidas nos documentos, para posteriormente disponibilizá-las
aos usuários.
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a
administração destes influencia diretamente os arquivos de custódia. Em vista disso, é importantíssima a
atuação do arquivista n
3
Q
Documentação
A
Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV a.C. os
atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O imperador
Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os
documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir a
adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo
arquivístico:
4
Q
criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;
proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos;
reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado
A
5
Q
Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos:
A
- necessidade prática de incrementar a eficiência governamental;
- motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de
cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus; - razões de interesse pessoal, especialmente na França, que objetivando a aniquilação de uma
sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos
feudais e privilégios, criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade
principal era separar, para eliminação, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios
6
Q
Entretanto, até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos.
Quando não atendiam mais a essa exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo daí a
ideia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Em meados do século XIX começa a desabrochar um
crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da
história.
A
s
7
Q
Arquivos: Elementos e Definições
A
O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e
acumulados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em
nível governamental, tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). Assim, filmes
cinematográficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento
de funções específicas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados
como manuscritos históricos, se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada –
como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados
arquivos.
8
Q
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Para
que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas
para as quais foram criados e acumulados. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. Serão
então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário).
A
Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los
conservados num todo como documentos do órgão que os produziu, deve-se ainda guardá-los na sua
totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição de parte deles.
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Q
Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se definilos como, “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor,
merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou
selecionados para depósito, num arquivo permanente.” (T.R.Schellenberg).
A
Ou ainda, segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de
documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração; e sua função é a de
tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
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Q
O art. 2º da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos, para os fins
desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”
A
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Q
Estágios de sua evolução/Teoria das três idades
A
Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento são aqueles constituídos de
documentos em curso ou consultados frequentemente conservados em dependências próximas de fácil
acesso.
Arquivos de segunda idade, intermediários ou limbo, são aqueles constituídos de documentos que
deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem
ainda solicitá-los. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. A permanência dos
documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”.
Arquivos de terceira idade, de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que
perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos
propriamente ditos.
A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada.
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Q
Extensão de sua atuação
A
Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais
(núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais,
cumprindo funções de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividades
de arquivo corrente
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Q
Natureza dos documentos
A
Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda
documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM – e que, por esta
razão, merecem tratamento especial. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos
resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma que apresentem.
Ex.: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos técnicos.
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Q
Gênero (característica)
A
Podem ser: escritos ou textuais, cartográficos (mapas e plantas), iconográficos (fotografias, desenhos,
gravuras), filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas), sonoros (discos e fitas audiomagnéticas),
micrográficos (rolo, microficha, jaqueta), informáticos (disquetes, HD, CD-ROM).
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Q
Natureza do Assunto (característica)
A
Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo é o
documento cuja divulgação não prejudica a administração.São sigilosos os documentos que, por sua
natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua
custódia e divulgação. Em nossa legislação, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
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Q
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas são originariamente sigilosos.
A
ito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por
um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de
situação pessoal da parte.
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Q
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que
está reproduzido em seu inteiro teor no apêndice I.
A
f
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Q
Correspondência
A
É toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas, bem
como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Interna
é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos,
circulares. Contrário sensu, externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de
uma entidade e pessoas físicas, como ofícios, telegramas e cartas.
A correspondência pode ainda ser oficial e particular. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço
ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Será particular se de interesse pessoal de
servidores ou empregados de uma instituição.
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Q
Tipo de Arquivamento
A
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre
os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem
dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros
documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.
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Q
Diferenciação entre biblioteca e arquivo
A
As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao
modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Como já foi
visto, os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer
outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma
biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta
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Q
Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de
biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são
produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão
colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto
a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais
A
Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. Ao
apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomando
por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma
carta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é,
em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário, ao contrário,
avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem
arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto
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Q
O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquer
sistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de
determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O
A
mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiuse muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documentos são
agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias
originais de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa,
quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.
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Q
Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em
numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em
limitado número de cópias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística, de conjuntos
de documentos.
A
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Centros de documentação ou informação
Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística
e da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de documentos
de toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, classificar,
selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o documento, para
ser a informação em si mesma. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o
esforço inútil de, por carência de informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiências
que foram testadas anteriormente.
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Organização e Administração de Arquivos Correntes
A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da
documentação recolhida. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem
ser selecionados para retenção num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa
depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os métodos de administração de arquivos
permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes, lembrando
que é um dos princípios básicos da arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original.
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Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deverão ser
descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso contrário,
tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes.
Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos
sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e
concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos
são eficientemente administrados quando:
* uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;
* quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às
atividades correntes;
* e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a
menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins
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Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se
dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um
arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A administração de arquivos preocupa-se com todo o
período de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criação, de tal forma que possa
determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo
permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.
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A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos.
Quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá-los. Geralmente, os documentos mais
valiosos são os que se referem às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos
seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. Os
documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma política nem sempre
podem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre
operações de rotina são facilmente classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados
de circulação uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se
tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. As orientações neles
continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, além disso, são difíceis de reunir para serem
preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm que ser segregados de uma
grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa
separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes, quando já se tornou obscura
a sua identificação
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A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases:
levantamento de dados;
análise dos dados coletados;
planejamento;
implantação e acompanhamento.
d
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Levantamento de Dados
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser
complementado pela coleta de informações sobre documentação. É preciso analisar o gênero dos
documentos; as espécies de documentos mais frequentes; os modelos e formulários em uso; volume e
estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e
protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados
para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de
classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal
encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área ocupada,
condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios
de comunicação disponíveis (telefones, fax).
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Análise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à
sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou
lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente
do arquivo.
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Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente)
possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em
conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.
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Posição do arquivo na estrutura da instituição
Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão
hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de
autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das
comunicações administrativas.
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Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo
A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e
permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.
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Centralização
Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração
de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, frequentemente designado
Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.
Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais
eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida
delimitação de responsabilidades, constituição de conjuntos arquivísticos mais completos, redução dos
custos operacionais, economia de espaço e equipamentos.
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Descentralização
A descentralização, por si só, é um grande ato de classificação.
Deverá ser aplicada em nível de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento,
onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos
pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos
órgãos administrativos. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois
critérios:
Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, também denominados
núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.
Descentralização das atividades de controle e dos arquivos
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Coordenação
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência são
imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, que exercerá funções normativas, orientadoras
e controladoras. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais;
estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de
operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou
reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos
setoriais; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenação
poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.
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Escolha de métodos de arquivamento e classificação
O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira
ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir
esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.
Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do
órgão.
Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho
ou prova que contêm da organização e da função. No tratamento dos documentos concernentes à
organização e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. Se a classificação dos
documentos visa a refletir a organização, pode-se removê-los para uma destinação adequada, uma vez
extinta a unidade administrativa. E se, além disso, são classificados pela função – separando-se a função
substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a política da executiva, ou em geral, distinguindo-se a
documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a
preservação e destruição, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das
atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de
registro e sistemas de arquivamento.
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Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries,
uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. A característica essencial do sistema, da qual se
deriva o seu nome, é o registro. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se
acumulam. Atribuem-se-lhes números consecutivos. Esses números são a chave para o controle dos
documentos em ambas as séries, e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os
assuntos dos documentos; nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada série. Num sistema de registro mais aperfeiçoado, os documentos de um
serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os
documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Essas unidades são registradas
numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se índices para os nomes das partes e para os
assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento.O sistema de registro é um
dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário
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Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem
registros ou protocolos, isto é, livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos
durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou
fichas-lembrete, que veremos mais adiante.
,
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Elementos de Classificação
Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a
ação a que os documentos se referem (funções, atividades e atos); b) a estrutura do órgão que os produz; c)
o assunto dos documentos.
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Em vista disso, os métodos de organização podem ser funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se
podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execução de qualquer
espécie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou
normativos e executivos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do
mesmo gênero.
Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento. Por exemplo, o
item Patrimônio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabética; o item
Correspondência, em ordem cronológica etc
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Princípios de classificação
Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos
que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a
materiais de pesquisa, de referência e similares. Os documentos públicos podem ser classificados em relação
à organização e podem ser descentralizados, desde que as repartições que os acumulam executem
atividades relativamente distintas e separáveis. Entretanto, os documentos públicos devem ser classificados
em relação à função, pois resultam de uma função, são usados em relação à função e devem, portanto, ser
classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 14 do CONARQ que trata da Classificação,
Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração
Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui).
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Escolha das Instalações e equipamentos
Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do
trabalho arquivístico.
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as fichas, as guias, as
pastas, as tiras de inserção e outros.
Notação é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética,
numérica ou alfanumérica. Também poderá ser aberta ou
fechada. Será aberta quando indicar somente o início da seção e
fechada quando indica o princípio e o fim. Vide figuras abaixo.
A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O
comprimento pode corresponder à metade da guia, a um terço,
um quarto ou um quinto.
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Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo.
Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.
Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas
pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.
Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o
mesmo fim.
Constituição de arquivos intermediários
Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em
geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial e de sua
descentralização física.
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Implantação e acompanhamento
O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os
procedimentos de arquivo. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas, terminologia,
informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas
etc.
Gest
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Gestão de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”:
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas
duplicações e emissão de vias desnecessárias.
A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento,
classificação, registro, distribuição, tramitação); expedição; organização e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas).
A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados
nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de
arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de
informação para a instituição e para terceiros.
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Protocolo - Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina:
Passo Atividades
1 Receber a correspondência
2 Separar a correspondência oficial da particular
3 Distribuir a correspondência particular
4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
5 Encaminhar a correspondência oficial sigilosa
6 Abrir a correspondência ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência
de antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem
no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os
solicitará para ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondência
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11 Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de
assunto, se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação
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Registro e movimentação
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas
atribuições podem ser assim descritas:
Passos Atividades
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de
protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento,
código e resumo do assunto, primeira distribuição
2 Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu
destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações
pertinentes nas respectivas fichas
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de
procedência e assunto, rearquivando-as em seguida
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica
5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar
nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente
50
Expedição
Geralmente são adotadas as seguintes atividades:
Passos Atividades
1 Receber a correspondência
2 Verificar se não faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cópias
4 Separar o original da cópias
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram
origem, ao arquivo
51
Organização e Arquivamento
Quanto à organização, já tratamos de forma sucinta e quanto ao arquivamento passaremos a
descrever os principais métodos de arquivamento existentes, bem como as fases incluídas na operação de
arquivamento propriamente dito.
52
Métodos de Arquivamento
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os
documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os
sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar
resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento deve-se, com mais
frequência às falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um método de arquivamento devese levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e deve admitir
expansões.
53
ver imagem na apostila
54
Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um
índice
Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice
ou um código.
O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos
básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.
55
Método Alfabético (método básico)
Método alfabético é o mais simples. É um método direto. Nesse método, as fichas ou pastas são
dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação.
As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notações simples
abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notações compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é
muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.
56
Regras de Alfabetação
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: Rita Guimarães, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima
Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimarães, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria
Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marília Morro Azul; Sílvia Praia Vermelha
Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marília; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Sílvia
57
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Walmir Santo Cristo, Luís São Caetano, Denise Santa Rita
Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; São Caetano, Luís.
As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira
Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto
Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados (ver também
regra nº 9)
Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo d’Ferreira, Rosana d’Albuquerque.
Arquivam-se: Albuquerque d’, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d’, Ricardo.
58
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não considerados na ordenação alfabética.
Exemplo: Marco Antônio Neto, Maria José Sobrinho, Silvia Maria Filho.
Arquivam-se: Antônio Neto, Marco; José Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia.
Obs.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de
descrição
Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre
parênteses.
Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capitão Silva Mozila.
Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Sílvia.
59
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy
Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav
As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerálas como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont
Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles
60
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de
família do pai.
Exemplo: José de Oviedo y Baños, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de
los Rios
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baños, José de; Pina de Mello, Francisco de; Rios,
Antonio de los
Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang
Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang
61
Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e
apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o
nome
Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundação Getúlio Vargas, The Library of Congress
Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundação Getúlio Vargas; Library of Congress (The)
Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos,
romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1º
Congresso de Odontologia
Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo);
Congresso de Odontologia (1º)
62
As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor, seção,
gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade.
Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ, Superintendência Financeira da TELERJ
Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento; TELERJ - Superintendência Financeira
Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.
Exemplo: 3M do Brasil, Fábrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4
Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Três) M do
Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista observe
sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. As regras de ordenação
podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma após a
outra.
63
Exemplo de critério letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critério palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras
d
64
Método Geográfico
O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a
procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:
Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência)
Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás
do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a
capital que, logicamente, não seguirá a ordem alfabética.
Exemplo:
Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo
São Paulo – Campinas – Pedro Luiz
65
Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo
Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques
São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima
Arquivam-se:
Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo
Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo
Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques
São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima
São Paulo – Campinas – Pedro Luiz
Nome da cidade, estado e correspondente
Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para
as capitais.
66
Nome da cidade, estado e correspondente
Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para
as capitais.
pitais.
Exemplo:
Araçatuba – SP – Luiz Carlos
São Mateus – ES – Maria Augusta
Belém – PA – Adalberto Oliveira
Crateús – PE – Francisco Balbino
Diadema – SP – Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araçatuba – SP – Luiz Carlos
Belém – PA – Adalberto Oliveira
Crateús – PE – Francisco Balbino
Diadema – SP – Dilma da Silva
São Mateus – ES – Maria Augusta
67
É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque há cidades com
o mesmo nome em diferentes estados.
Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país,
seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética, após as
respectivas capitais dos países a que se referem. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. Sua
desvantagem é a de exigir duas classificações.
s
68
Método numérico simples
O método numérico simples é um método indireto, pois exige a consulta a um índice alfabético.
Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração sequencial sem qualquer preocupação com a
ordenação alfabética. Além disso, será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas
pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse método, os correspondentes eventuais terão a sua
documentação arquivada em pastas miscelâneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada
uma
69
Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente
as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética, os quais receberão o
número da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelânea),
arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. No primeiro caso, a notação das pastas
miscelâneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc.
Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. Tal método tem ampla
aplicação nos arquivos especiais e especializados.
70
Método numérico cronológico
Nesse método, além da ordem numérica deve-se observar a data. É um método adotado em quase
todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. Depois de autuado, o documento é
colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado daí em diante de processo. Nesse método,
também é possível o reaproveitamento de numeração, desde que seja da mesma data. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. As vantagens desse método são maior grau de
sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. Sua
desvantagem é o fato de ser um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
71
Método Dígito-terminal
Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de
grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são
numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os
números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando
pares .
Exemplo: o número 831.423, será lido 23.14.83
Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda
para fins de complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de
arquivamento e rapidez na localização e arquivamento.
72
Métodos por assunto (ideográficos)
Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário; os numéricos, duplex, decimal, unitermo ou
indexação coordenada.
Método ideográfico alfabético enciclopédico
Exemplo:
Cursos
Especialização
Formação
Pós-graduação
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administração
Ciência política
Economia
73
Método ideográfico alfabético dicionário
Cursos de doutorado
Cursos de especialização
Cursos de formação
Cursos de mestrado
Cursos de pós-graduação
Pesquisas de administração
Pesquisas de ciência política
Pesquisas de economia
74
Método ideográfico numérico – duplex
Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético
remissivo. São portanto métodos indiretos.
Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o
particular.
Exemplo:
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
Aplicada à educação
1-2 Ciência política
1-3 Administração
1-4 Economia
Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada
de classes.
75
Método ideográfico numérico – decimal
Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificação divide o
conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente
gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é
subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira
do número é composta de três algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode ter um, dois, três ou mais
algarismos. As dez primeiras divisões são denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir,
sucessivamente, divisões, grupos, subgrupos, subseções etc. Um bom exemplo de classificação decimal pode
ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ.
76
Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que
não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição.
Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada)
Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. O método consiste
em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número em ordem crescente (número de
registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando
solicitado. Uma vez numerado, através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou
descritores, que servirão posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em
uma ficha-índice, como mostra o exemplo a seguir:
77
Assembléia Extraordinária
Resumo: Assembléia extraordinária para
deliberar sobre a continuidade da greve
promovida pelos metalúrgicos de todo país. Foi
realizada no salão vip do Hotel Marina, na praia
do Leblon, em 13 de março de 1936.
78
Nº 0012
Palavras-Chave / descritores
Greve
Metalúrgicos
Assembléia extraordinária
Hotel Marina
1936
79
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9.
O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua
identificação, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento, como no
exemplo a seguir:
Greve:
Ver foto na apostila
80
Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e
Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. Esse método é recomendado para arquivos fotográficos, sonoros e outros
arquivos constituídos de documentos especiais.
81
Métodos padronizados
Dentre os métodos padronizados, o mais conhecido é o automático.
82
Métodos padronizados – automático
Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do
alfabeto
83
Métodos padronizados – soundex
Para os arquivos alfabéticos onomásticos, de grandes proporções.foi inventado o sistema soundex,
segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código, ao invés de o serem pela sequência
estritamente alfabética. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de
arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica, sem levar em conta se a
grafia é ou não a mesma.
84
Métodos padronizados – rôneo e mnemônico
Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos
85
Métodos padronizados – variadex
Esse método é uma variação do método alfabético. Nesse método são utilizadas cores como
elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como a localização de documentos. Nesse método
trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome
de entrada e não a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores
da chave. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método
alfabético
86
Método alfanumérico
Esse método não é considerado básico nem padronizado. Esse método trabalha com uma tabela
constituída de divisões do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se
notações fechadas, para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
87
Etapas de arquivamento
São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e
guarda dos documentos.
Inspeção
Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao
arquivamento.
88
Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser
atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.
89
Classificação
Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de
um processo interpretativo
90
Codificação
Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.
Ordenação
É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua
finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
Guarda dos documentos
É o arquivamento propriamente dito
91
Empréstimo e consulta
Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os
receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às
autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.
Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês, sugere-se que devam estar compreendidos numa
faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. Deverá ser utilizada a
guia-fora, que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. Este deve conter os seguintes
dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, índice da pasta, assinatura de
quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo.
Para facilitar sua cobrança, deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua followup para controle de prazos, que poderá ser organizado em diversas modalidades.
Para informações adicionais, consultar Resolução nº 14 do CONARQ
92
Análise, avaliação, seleção e eliminação
O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em consequência de suas múltiplas
atividades. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los, bem como pessoal para cuidar dos
mesmos. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. Além disso, os
documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento
temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente, redução de seu
volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata.
A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela
exatidão de suas determinações. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro
uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custódia permanente, o valor para
pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, só é proposta
quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. E, é lógico, faz-se mister
um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informações vide art.
1º, § 2º e art 2º da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. Podem visar tão-somente à identificação de
corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente
ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte”
ou “lista de eliminação”. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem
descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. O teste de eficiência de uma tabela
decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos
períodos de retenção recomendados. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. São, pois, um importante instrumento de
administração.
93
Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros
de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito
com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e
indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminação, seja a transferência para um arquivo de
custódia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de
destinação” ou “tabela de temporalidade”. Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos.
Uma vez determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os termos de eliminação
correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificação dos conjuntos documentais, datas
abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicação do instrumento de destinação
que autoriza a destruição
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a
sua exata identificação nos instrumentos de destinação. Devem ser classificados e arquivados de tal modo
que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. A
triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de
arquivamento americano, é um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto
de vista econômico, a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser
separada para descarte. A classificação, portanto, tem estreita ligação com as práticas de destinação.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em
atividades correntes, e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. Contudo, se
os documentos forem devidamente classificados em relação à função, podem, em geral, ser eliminados
segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. As decisões para se
destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis.
Salvo em circunstâncias excepcionais, os documentos não devem ser conservados temporariamente
ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma
opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminação
normalmente são vendidos como papel velho, podendo, porém, ser eliminados por qualquer outro meio:
fragmentação, maceração etc. A incineração – processo condenado –, quer pelo aumento do índice de
poluição que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, não deve ser adotada. Quando se
faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como
documento. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de
documentos confidenciais.
94
Valor dos documentos
Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de
importância vital para a organização.
Permanentes são os que, pela informação que contêm, devem ser conservados indefinidamente.
Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do
documento.
95
Distinção entre valores primários e secundários
Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários, para a
própria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundários, para outras entidades e
utilizadores privados.
96
Distinção entre valores probatórios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos
em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão
governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos à origem, ao
desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos, que
contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão; e b) a informação que contêm sobre pessoas,
entidades, coisas, problemas, condições etc. com que o órgão governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções
serão chamados de valores probatórios. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que
contêm serão chamados de valores “informativos”. A informação pode relacionar-se, de modo geral, a
pessoas (físicas e jurídicas), coisas ou fenômenos, sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem
mutuamente
97
Valores probatórios
Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de
como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o
mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. Mediante uma seleção
criteriosa de vários grupos e séries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente
pequeno, todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. Para efeito probatório deve-se
procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”, “como era conduzido, por quem e com
que resultados?”.
As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da
documentação do órgão; não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa
quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico; jamais poderá produzir trabalhos que
sirvam como substitutivos dos documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova
da organização e função, há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que
os criaram; não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer
98
Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos
de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. A
maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa, menos pela prova
que oferecem da ação do governo, do que pela informação que apresentam sobre pessoas determinadas,
situações, eventos, condições, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ação.
99
Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em
consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu, ou de que atividades resultaram. O
interesse aqui reside na informação que contêm. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores
informativos dos documentos oficiais. São eles: a) unicidade; b) forma; e c) importância.
100
Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação, quanto a
unicidade dos documentos que contêm a informação. O termo “unicidade”, aplicado à informação, significa
que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes
documentárias de forma tão completa e utilizável. A informação é obviamente única se não pode ser
encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação
sobre um dado assunto, é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos
documentos. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que
todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha é o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na França,
1830; e na Itália, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidência histórica, à adotada
pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes
criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
101
Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos
documentos, e b) a forma dos documentos.
A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são
apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenômenos (informação extensa); b)
muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenômenos (informação intensa); ou c)
muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa).
Em geral, os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à
preservação arquivística, pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de
documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição
física dos documentos oficiais. A condição física é importante, pois, se os documentos vão ser preservados
num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que não os próprios criadores, usálos sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos.
102
Importância
O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha
informação que satisfará às necessidades do próprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que
sejam, as dos pesquisadores e do público em geral. Antes de aplicar o teste da importância, o arquivista
deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importância
relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. Os testes
de unicidade e forma, ao contrário, referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser
avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas.
103
Documentos relativos a pessoas - seleção especial e amostra estatística
Na seleção de documentos, tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas, dois critérios
são possíveis. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações, tais como
formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa, intensa ou
diversa, em forma concentrada. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que
sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos
investigados. Na última alternativa, isto é, naquela de selecionar, para retenção, um número limitado de processos
sobre indivíduos, dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial; e b) o de amostra estatística.
104
Documentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados são os que derivam da
informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. Entre as
coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.
105
Documentos relativos a fenômenos
O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenômenos são
antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos sociólogos, economistas ou estudiosos
de administração. Um arquivista, não importa qual seja sua experiência, ordinariamente apreciará os
documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. A maioria dos arquivistas tende a preservar
todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episódios ou acontecimentos
importantes.
106
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos, deve-se aplicar o princípio
da seleção especial. Esse princípio significa, simplesmente, que alguns documentos são selecionados para
preservação, porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um
acontecimento ou ação importante ou significativa, ou porque contêm dados considerados próprios para um
estudo de condições sociais e econômicas específicas. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do
princípio de amostragem estatística. Este último, adotado no início do século XX, requer um conhecimento
do método que o arquivista, em geral, não possui. As técnicas de coleta, classificação e análise estatística, de
correlação de dados, cômputo de médias e probabilidades, previsões, curvas e compilação de númerosíndices são técnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta
h
107
Conclusões
A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor.
Deve ser, ao contrário, baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os
documentos em questão. A análise é a essência da avaliação arquivística. Ao mesmo tempo em que aquilata
os valores probatórios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do
órgão que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve
levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação. Deve
determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma
que o torne útil como uma fonte de informação, e só depois de feito isto deverá entrar no reino do
imponderável.
108
Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos são, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b)
garantir a sua durabilidade. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos
seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação; o
processo de microfilmagem é de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da
preservação dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter
características físicas que se prestem à filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matéria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens
fotográficas. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quanEntende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda
temporária, com vistas ao aproveitamento de espaço.
As microformas podem apresentar-se em três modos: filme, jaqueta ou microficha;
109
Filme (rolo)
É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. São gerados um filme
original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta.
Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses
documentos são chamados de fotogramas.
110
Jaqueta
A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Também são gerados dois
filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato
passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o
arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente
atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informações. Como esse processo é mais
trabalhoso, somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte
111
Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer
Output Microfilm, ou seja, saída direta do computador para a microficha, através da fita spool, sem passar
pelo papel. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Sua capacidade de
armazenamento é de até 420 fotogramas. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante
utilizados devido à facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser
simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel.
112
Tecnologia da Informação
Os avanços tecnológicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que
merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que
assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos; baixa durabilidade dos
materiais empregados, tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes;
obsolescência, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessários à leitura das informações
armazenadas; falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes.
113
Transferência e recolhimento
Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. 1º, § 1º e art 1º, § 2º da Resolução
nº 2 do CONARQ. Transferência e recolhimento são feitos em razão da frequência de uso e não do valor do
documento. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para
o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos,
pois libera espaço e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermediário deverá ser
subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente.
114
As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. atendem, no mínimo, a
três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam
regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo;
b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas
atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares
ou especiais, de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou
arquivístico. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido, contribuindo para a
economia do sistema, que é sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo
“limbo”, reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. Esses centros
não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam
decidir de imediato.
115
Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários, faz-se
mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos
mesmos, a fim de facilitar sua avaliação. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação, as
descrições, por escrito, de documentos, raramente são um bom substituto para a informação que pode ser
prestada oralmente por aqueles que os criaram. É importante lembrar que os documentos transferidos a um
depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custódia, deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro, que um
arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos frequentes à
repartição de origem, embora um centro intermediário possa tomar tais encargos.; segundo devem ser
documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente; terceiro, os corpos dos
documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas, acompanhadas dos
índices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possível, destituídos de peças
sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por último, um arquivo de custódia não deve recolher
documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público.
116
Tipos de transferência
Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades
dos arquivos: a administrativa e a histórica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio,
não sendo prevista nenhuma fase de transição. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da
“idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários, cujo acervo é constituído de papéis
que não estão mais em uso corrente. Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida
por administradores e arquivistas. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório,
isto é, em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela
administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos
estabelecidos elas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá pela
eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.
117
Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. Permanente é a que se processa em
intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser
transferido. Só é aplicada em casos especiais. Periódica é a remoção de documentos, em intervalos
determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um período
determinado, sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo.
Na transferência periódica em uma etapa, os documentos julgados de valor são recolhidos
diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, não há arquivo intermediário e a
transferência recebe o nome de recolhimento. Na transferência periódica em duas etapas – também
conhecida por dupla capacidade, transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são
transferidos para o arquivo intermediário, onde permanecem durante determinado período e,
posteriormente, se julgados de valor, são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente.É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos
documentos
118
Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que são escolhidos de uma
grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatório e
informativo. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular, mas
devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade, ou, em
termos mais amplos, na documentação de um órgão, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo
estágio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um
duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados.
119
Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O direito a tais
documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade.
Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas
para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. O
princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. 17, § 4º, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como
“contra o rei não há prescrição” (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir claramente as responsabilidades
de custódia do arquivista. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade
pública. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da
administração, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos públicos são transferidos da
custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade, pois os documentos eram e
continuam a ser propriedade do Estado.
120
Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda
física, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a
entidade que os criou, relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.
Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que não são
comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, à descrição e à publicação
para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de
outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom
cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos.
Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário
sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).
Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã, por
diversas circunstâncias, devido à sua utilização.
Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser
distintos dos princípios expostos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições
de origem. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e
intermediário
121
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:
arranjo reunião e ordenação adequada dos documentos;
descrição e publicação acesso aos documentos para consulta e divulgação;
conservação medidas de proteção aos documentos e, consequentemente do local de sua guarda,
visando a impedir sua destruição;
referência política de acesso e uso dos documentos.
122
Atividades de arranjo
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das
séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. O arranjo é uma das
funções mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As
atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. As intelectuais consistem na
análise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e conteúdo. As atividades físicas se referem à
colocação dos papéis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixação de etiquetas etc.
Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto
aos arquivos intermediários, não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da
palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitória, aplicam-se apenas critérios racionais de
disposição dos documentos em estantes e armários.
123
Princípios de arranjo de arquivos
O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única
repartição, como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo
de todos os documentos sob sua custódia, os quais emanam de diversos órgãos, de muitas subdivisões
administrativas e de numerosos funcionários individuais. Arranja seus documentos para uso não-corrente,
em contraposição ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não
segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento.
Evolução dos princípios de arranjo
124
O primeiro grande passo teórico, que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com
esquemas de classificação predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instrução
Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de
documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales, pela lei
de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e
completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841.
Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives départmentales et
communales, estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que,
embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda está em vigor. Os princípios gerais
estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes:
os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto é, todos os documentos originários de
uma determinada instituição, tal como uma entidade administrativa, uma corporação ou uma família, seriam
agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição;
os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria
atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos;
as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstâncias, em ordem
cronológica, geográfica ou alfabética.
125
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds, pelo qual todos
os documentos originários de uma “autoridade administrativa, corporação ou família” devem ser agrupados,
constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e após, em ordem
cronológica, geográfica ou alfabética. As relações entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem
ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos. ... v
... ler o resto na apostila
126
Guia
Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram
o acervo de um arquivos permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar
sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a
estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.
Inventário sumário ... ler o resto na apostila
127
Inventário analítico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas
divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade é propiciar ao usuário um
conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, através da descrição minuciosa de seu
conteúdo.
128
Catálogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou
geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária
ou pormenorizada.
Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido
produzidos num dado período de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares
específicos existentes num ou mais fundos.
129
Repertório
É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente
selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou
geográfico. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de
determinado documento. Sua elaboração só se justifica em casos específicos, quando há intenção de
ressaltar documentos individuais relevantes. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à
do catálogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrição de documentos na
íntegra.
... ler o resto na apostila
130
DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR
Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.
Regra: No nível do fundo, dê informação sobre ele como um todo. Nos níveis seguintes e
subsequentes, dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. Apresente as descrições resultantes
numa relação hierárquica entre a parte e o todo, procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais
particular.
131
INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO
Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição.
Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito. Por exemplo,
não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo; não
forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma
divisão ou uma seção.
132
RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES
Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia.
Regra: Relacione, se aplicável, cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição, e
identifique o nível de descrição
133
NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO
Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas.
Regra: No mais alto nível apropriado, dê a informação que é comum às partes componentes. Não
repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior.
Elementos de descrição ...
134
Atividades de conservação
A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local
de sua guarda.
Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam
a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. Os
agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso; os internos são inerentes à própria
natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos,
provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e
empregando métodos que preservem os materiais perecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra
forma. ...
135
Desinfestação
O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. A substância química a ser
empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua
ação. Com a fumigação os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são completamente destruídos.
Contudo, de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid
Beck, a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos
oxidantes danosos.
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Limpeza
É a fase posterior à fumigação. Na falta de instalações especiais para essa operação, utiliza-se um
pano macio, uma escova ou um aspirador de pó.
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Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com
forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida,
são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de
fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
138
Restauração
Os documentos devem ser tratados em relação à acidez, antes de se tentar a restauração por
qualquer método.
A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. Vários são os
métodos existentes. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural
e às agressões externas do meio ambiente, sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade, e
sem que aumente o volume e o peso.
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Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não
prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
Os documentos, porém, tratados por este processo, que é natural, tornam-se suscetíveis ao ataque dos
insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor.
140
Tecido
Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A
durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de
insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e
a flexibilidade.
141
Silking
Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de
adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a
reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, um
processo de difícil execução, cuja matéria prima é de alto custo.
142
Laminação
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere
ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades
permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à
ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão.
O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e
a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios
ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são as que mais se aproximam do
método ideal.
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Laminação manual
Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada,
embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. A laminação manual, também
chamada laminação com solvente, oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para
instalar equipamentos mecanizados.
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Encapsulação
Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é
colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre
o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas.
A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos.
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Atividades de referência
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos
documentos. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao
que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso, após
analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como os direitos de terceiros, ou
determinação de autoridade superior.
Quanto à política de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos,
indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da
sala de consulta
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