Cas - Iglou Flashcards
Le préposé à l’entrepôt est le seul à avoir accès à ce local. Il est responsable de la mise à jour du registre d’inventaire qui permet de connaître en tout temps la quantité des stocks de produits finis disponibles à l’entrepôt. Le préposé met à jour ce registre lors du transfert de stocks de l’usine à l’entrepôt et lors de l’expédition des marchandises aux clients.
Garde : le préposé a accès aux actifs
Enregistrement : mise à jour au registre d’inventaire
Solution : morcellement des tâches, création de contrôles compensatoires, ex : activités supplémentaires au service de comptabilité pour correspondre le compte du commis des stocks
La commis responsable des comptes débiteurs (clients) reçoit directement les chèques des clients. Elle dresse une liste des montants reçus qu’elle remet à une personne chargée d’enregistrer le paiement au journal des recettes et au grand livre auxiliaire des comptes clients. À chaque fin de mois, c’est la commis aux comptes clients qui prépare la conciliation bancaire.
Garde : Nina le commis reçoit les chèques (actifs)
Enregistrement : Rose personne chargée d’enregistrer le paiement au journal + Nina commis procède à la conciliation et aux ajustements en fin de mois
Menace : la commis peut faire des détournements de chèques
Solution : Rose fait la conciliaition et les ajustements, un détournement serait découvert
La commis aux comptes clients reçoit directement les chèques des clients et a la responsabilité d’enregistrer le paiement au journal des recettes.
Garde : la commis reçoit les chèques des clients
Enregistrement : enregistre les paiements au journal des recettes
Menace : ne pas encaisser chèque, fraude report différé (pyramide de Ponzi)
Solution : contrôle compensatoire dont envoyer un état de compte au client, remplir un bordereau de dépôt de chèque à la caisse
La commis responsable des comptes débiteurs (clients) reçoit directement les chèques des clients. Elle a également la responsabilité de préparer les notes de crédit pour les marchandises retournées par les clients et de leur expédier la copie qui les concerne. Les informations inscrites sur le relevé de compte envoyé aux clients ne permettent pas de savoir si le crédit porté au compte résulte de la réception d’un paiement ou de l’émission d’une note de crédit.
Garde : commis reçoit les chèques
Autorisation et enregistrement : prépare un note de crédit
Solution : morcellement des tâches en supprimant la garde ou création d’un niveau d’autorisation à un niveau supérieur
Un contremaître procède à l’embauche des employés d’usine et conserve dans un dossier tous les documents relatifs à l’embauche, aux mises-à-pied et aux modifications de taux horaire des employés sous sa responsabilité. Chaque vendredi, il approuve les feuilles de temps que les employés de fabrication lui font parvenir. À partir des feuilles de temps approuvées, le commis à la paie calcule le salaire net hebdomadaire de chaque employé et prépare les transferts électroniques de fonds. Les employés peuvent passer au bureau du contremaître pour récupérer les talons de paie ou choisir de les recevoir électroniquement par courriel. Dans de rares cas, l’employé peut également y recueillir un chèque.
Garde : le contremaître possède les chèques de paye à son bureau
Autorisation : le contremaître embauche les employés et approuve les feuilles de temps
Enregistrement : le commis calcul le salaire net et effectue les transferts bancaires
Menace : en cumulant 2 fonctions d’autorisation, le contremaître peut créer employé fictif, envoyer feuille de temps fictive, récupérer le chèque
Solution : contrôle compensatoire où une RH embauche ou un autre commis remet les chèques
La responsable du crédit analyse les demandes de crédit de tous les nouveaux clients et ajoute au fichier central les clients qu’elle accepte. Elle a aussi la responsabilité de juger des comptes irrécouvrables et d’enregistrer leur radiation dans les registres comptables.
Autorisation : ajoute au fichier central les clients qu’elle accepte
Enregistrement : enregistre la radiations des clients irrécouvrables
Menace : risque de détournement d’actifs en créant un compte client fictif, commande fictive, récupert marchandise et radie le compte
Les matières premières sont entreposées dans un local qui est adjacent à l’usine et protégé par un système de caméras numériques relié à l’ordinateur central. Le magasinier, seul employé ayant accès à ce local, passe les commandes pour les articles manquants en consultant le registre d’inventaire qu’il met lui-même à jour pour qu’il reflète les entrées et les sorties de matières premières. Lorsque les matières premières sont reçues, le magasinier complète électroniquement le bon de réception, seule preuve exigée par la comptabilité pour procéder au paiement de la facture du fournisseur. C’est aussi le magasinier qui ajoute ou retranche le nom des entreprises dans la liste des fournisseurs autorisés. Compte tenu de la nature des matières premières et des moyens de protection mis en place, le vol de matières premières devient pratiquement impossible.
Garde : magasinier a accès au local de matière première + réception de matière première
Enregistrement : passe les commandes pour les articles manquants
Autorisation : complète et confirme le bon de commande à la réception + ajoute/retire le nom des fournisseurs autorisés
Solution : système de protection caméra est un contrôle général mais ne règle pas tout problème
Menace : magasinier peut créer un fournisseur fictif, passer une commande, enregistrer la marchandise fictive, compléter le bon de réception, mettre à jour les stocks pour enregistrer la réception de marchandise, déclencher le paiement au compte du faux fournisseur
Lorsqu’un client est insatisfait d’un produit, il appelle le représentant des ventes qui se déplace alors pour reprendre la marchandise. Sur les lieux, le représentant prépare un accusé de réception, s’il juge la plainte justifiée, et le remet au client. De retour au bureau, le représentant préparera une note de crédit, en expédiera une copie au client et en remettra une autre à la comptabilité. Pour s’assurer du retour effectif des marchandises, la commis aux comptes clients exigera une confirmation électronique du commis responsable de l’entrepôt. Le représentant a aussi le pouvoir de décider d’accorder des ristournes aux clients qui, selon lui, le méritent par leur fidélité à I-Glou ltée et, le cas échéant, de préparer une note de crédit en conséquence.
Autorisation : le représentant décide d’accorder ristourne
Enregistrement : note de crédit remise au service de la comptabilité
Garde : le représentant se déplace pour reprendre la marchandise
Menance : le représentant récupère les stocks, s’autorise une note de crédit
**Il y a des cas où c’est difficile de mettre des contrôles, ex : demander à la direction d’autoriser ristourne n’empêche pas le détournement d’actifs
Solution : maximum 3% du chiffre d’affaires en ristournes (contrôle généraux)
Le commis aux comptes fournisseurs reçoit les factures, les assemble aux bons de commande et aux bons de réception après avoir comparé les informations, les enregistre au journal des achats ainsi qu’à l’auxiliaire des créditeurs. La mise à jour du grand livre général s’effectue automatiquement par le système. Une fois par semaine, il a la responsabilité de concilier le grand livre auxiliaire des créditeurs avec le compte collectif du grand livre général. Lors du paiement des factures, le trésorier signe électroniquement les déboursés à venir après avoir révisé les documents à l’appui. Le président contresigne électroniquement le lot de déboursés après avoir fait la même vérification et déclenche ainsi le module d’impression des chèques. C’est son adjointe qui effectue la mise à la poste.
Enregistrement : le commis enregistre les transactions fournisseurs
Autorisation : le trésorerie signe et le président contresigne électroniquement les déboursés qui déclenche le module d’impression des chèques
Garde : l’adjointe effectue la mise à jour des postes
