Cap. 8: ERP, Area acquisti Flashcards
Di cosa si occupa principalmente l’area acquisti di un sistema informativo?
Si occupa principalmente di definire le caratteristiche commerciali dei prodotti e dei fornitori di materiali e di servii, di definire le condizioni di acquisto, di garantire i supporti informativi per le funzioni operative e di fare valutazioni statistiche sugli acquisti con le relative valorizzazioni.
Nei sistemi più evoluti sono presenti procedure per gestire gruppi d’acquisto, ordini aperti e definire flussi complessi di controllo e validazione.
Cosa differenzia il flusso passivo (acquisto) dal flusso attivo (vendita)?
Per lo più nel flusso passivo i documenti operativi sono ricevuti e ciò rende inutile la creazione di piani, fondamentale nel flusso attivo.
Spesso i documenti devono essere ottenuti e inseriti manualmente tramite operazioni di selezione e modifica. Per questo le procedure di acquisto premiano l’interazione con l’utente e la flessibilità operativa.
In più, a differenza della vendita, l’acquisto si rivolge a pochi soggetti fornitori diversi. Le condizioni che definiscono questi pochi rapporti commerciali sono semplificate.
Quali sono le strutture di base del flusso di acquisto?
- Anagrafiche commerciali dei prodotti di acquisto e dei fornitori
- Strutture dati che definiscono listini e sconti
- Documenti di processo che registrano i fenomeni transazionali
Cosa son le anagrafiche commerciali?
Le anagrafiche commerciali sono quelle dei fornitori e degli articoli. Le informazioni trattate dalle procedure in quest’area sono quelle necessarie pilotare il flusso degli acquisti e sono accessibili con interfacce diverse da quelle delle singole anagrafiche.
Si fa riferimento a informazioni rispetto a
- fornitori che si distinguono in tre tipologie: di materiali, di lavorazioni (terzisti) e trasportatori. Tra le info supplementari alle elementari si possono nominare i riferimenti commerciali, valuta e lingua, modalità di pagamento, coordinate bancarie, ecc.
- prodotti di acquisto in termini di codice e descrizione commerciale del fornitore, unità di misura dell’acquisto, tipo di confezione e imballo, aliquota IVA, documentazione commerciale di supporto, parametri di classificazione per le analisi.
- lavorazioni dei terzisti diviso in lavoro di livello e lavoro di fase.
- trasporti e altri servizi in termini di dati anagrafici dei vettori; l’obiettivo è quello di emettere l’ordine di trasporto e registrare l’operazione.
Quali sono le condizioni commerciali?
Rispetto ai processi attivi, le condizioni commerciali sono più semplificate: si limitano a definire i prezzi di acquisto ed eventuali sconti associati.
In questo caso non esistono agenti, tuttalpiù esistono intermediari con cui il rapporto però è estremamente semplice.
Tra le condizioni commerciali più importante quindi figurano listini d’acquisto e la scontistica.
Cosa sono i listini d’acqusto?
I listini definiscono semplicemente i prezzi d’acquisto concordati per gli articoli servizi del singolo fornitore.
L’obiettivo è registrare l’evoluzione dei prezzi nel tempo e l’unica complessità nel processo e l’esistenza dei prezzi per scaglioni.
- per alcune categorie merceologiche e i prezzi non sono stabiliti a priori con uno trattativa. In questi casi di solito si importa in formato elettronico il listino del fornitore associandolo alle varie anagrafiche e estremamente semplificate.
- In altri casi non ricordo un vero e proprio listino, ma si applicano i prezzi applicati nelle ultime vendite.
Vanno citati i listini legati ai trasporti che sono più complessi perché i trasporti sono legati a parametri diversi diversificati sulla base dei diversi trasportatori (ad esempio zona di trasporto, il prezzo, prezzo di riferimento e la soglia minima che identifica il valore minimo da conteggiare in peso e volume).
I casi si complicano di più quando vengono coinvolti anche trasporto con container via terra o via mare. In questi casi ci si riferisce a sistemi più specializzati.
Come vengono applicati gli sconti?
Gli sconti sono assimilabili al processo del flusso attivo; sono concettualmente modelli utilizzabili tramite un albero decisionale.
Quindi lo sconto è concordato per i singoli articoli o servizi del singolo fornitore.
Come si svolge il processo del flusso attivo?
- Il processo il suo punto di attivazione nella richiesta d’acquisto RDA che proviene da settori aziendali autorizzati (non tutti i sistemi trattano le richieste d’acquisto con passaggi informatizzati).
- Con la RDA, si possono attivare processi diversi: da un lato si può passare una fase di preventiva azione in cui i fornitori interpellati e fanno un’offerta, dall’altro si può definire un ordine aperto e quindi un impegno di acquisto di materiali da quel preciso fornitore.
- Quando viene emesso l’ordine del fornitore, il flusso diventa operativo. Questa emissione dell’ordine può arrivare direttamente dalla RDA oppure da un’offerta o da un ordine aperto. Solo in questo momento parte l’impegno economico per l’azienda.
- In seguito l’emissione dell’ordine, si attende la ricezione dei materiali o l’effettuazione del servizio che alimenterà il sistema logistico.
- Il flusso termina con la fase amministrativa che compie controllo e registrazione della fattura.
Come sono formulati i documenti di processo?
I documenti di processo hanno una struttura simile a quella del flusso attivo e anche loro sono simili fra loro.
- si differenziano solo per alcuni dati che non vengono più utilizzati.
- i documenti sono composti da una testa con i dati comuni, da un insieme di righe con dettagli e da un piede dove sono presenti totalizzatori e dati calcolati.
- tutti i documenti sono raggruppati in classi che modellano i vari schemi.
- il punto di origine del flusso informativo può essere molteplice: può partire da una RDA, da un ordine d’acquisto, dalla ricezione dei documenti di trasporto di ingresso o dalla registrazione della fattura passiva.
Quali sono le procedure di base del flusso passivo?
Le procedure di base vengono distinte in due blocchi principali: procedure del flusso esecutivo e procedure che forniscono le principali analisi operative.
Quali sono le procedure di flusso?
- richieste d’acquisto: con la richiesta d’acquisto i vari settori aziendali richiedono l’ufficio acquisti di approvvigionare all’azienda di oggetti e servizi in quantità ed altri definite. L’obiettivo è ovviamente di comprare al meglio la quantità di prodotti e servizi richiesti. Queste richieste sono trattate in modo definito dei processi aziendali.
- preventivazione: rappresenta un passo opzionale e viene spesso utilizzato per gli acquisti non ripetitive o per le prime forniture. le condizioni sono perlopiù codificate e permettono di formulare opportune richieste di offerte che vengono indirizzate a fornitori attivi o potenziali. Il passaggio conclusivo e la selezione dell’offerta con le condizioni commerciali tecnici migliori.
- emissione ordini
- ricezioni materiai ed esecuzione servizi: all’arrivo del materiale il processo prevede di registrare i documenti relativi, verificando gli ordini collegati chiudendo poi gli ordini stessi. Questa procedura è interattiva e viene contestualmente emesso un insieme di documenti di supporto.
- controllo e registrazione fatture: questo passaggio è completamente manuale e calcola adeguatamente le valorizzazioni e alimenta la parte amministrativa.
Quali sono le procedure di analisi ?
L’analisi offerte per questo flusso sono simili a quelle del flusso attivo e quindi sono analisi sull’ordinato e sul fatturato.
Solitamente si chiedono indagini sull’andamento dei prezzi del tempo o confronti fra più fornitori.
Quali sono le condizioni commerciali trattate in aggiunta relative al flusso passivo?
Sono speculari a quelle del flusso attivo, quindi
- gruppo d’acquisto
- accordi quadro
- ordini aperti
Quali sono i meccanismi di validazione?
I meccanismi di validazione sono legati alla tipologia degli acquisti e all’entità dell’acquisto.
Rispetto a questi meccanismi emerge la necessità di funzioni di supporto quali gerarchia di buyer autorizzati, insieme di griglie associate ai parametri che si vogliono controllare, meccanismi di firma elettronica e meccanismi di document flow.
Cos’è il controllo qualità?
Il controllo qualità è una struttura dati di supporto e di gestione per garantire minimi processi di qualità in ingresso.
Il primo controllo è usualmente visivo, mentre il secondo è un semplice controllo che rileva evidenti non conformità. Segue un deposito di eccitazione dove vengono fatti tutti i controlli di qualità del caso con metodologie diverse che si differenziano sulla base delle categorie merceologiche.
Su pratico questi controlli l’oggetto sarà disponibile per l’utilizzo in azienda.
Il supporto che dal sistema in questo processo è la possibilità di registrare l’esito del controllo di notificare l’ufficio acquisti i difetti riscontrati per un successivo trattamento di non conformità.
In questo processo si può anche registrare la qualità del fornitore registrando dati di puntualità e non conformità.
