Cap. 5: ERP, Area amminsitrativa

Question 1

Quali sono gli obiettivi dei sistemi di supporto all’amministrazione?

Answer 1

L’amministrazione è il ramo che è sempre stato più predisposto ad una informatizzazione, ma, con l’evoluzione del sistema che ha portato anche alti settori al trattamento informatizzato, il settore informatizzato dell’amministrazione si è ridimensionato.
Rimane comunque che oggi questo settore ha i tre obiettivi di:
1. Rispettare le normative fiscali e civilistiche (stesura bilancio, trattamento IVA sostituti d’imposta e cespiti)
2. Valutare consuntivamente gli andamenti aziendali tramite registrazione dei fatti con documenti
3. Valutare presuntivamente gli andamenti aziendali con politiche di budget e la registrazione provvisoria a di fatti consolidati ma senza ancora documentazione
Va detto che nel caso di piccole medie imprese è molto probabile che interessi e si segua principalmente il primo obiettivo.

Question 2

Come si articolano e quali sono le strutture di base del sistema informativo amministrativo?

Answer 2

Si dividono in parte anagrafica e in parte transazionale.
Nella parte anagrafica consideriamo:
- piano dei conti
- clienti
- fornitori
- istituti di credito
Nella parte transazionale consideriamo:
- movimentazione contabile
- movimentazione finanziaria
- movimentazione IVA

Question 3

Cos’è il piano dei conti?

Answer 3

è una struttura dati che rappresenta l’impianto logico del sistema contabile.
Questo piano viene solitamente suddiviso in parte patrimoniale e parte economica, ulteriormente scomposta in attività e passività o in ricavi e costi.
I sistemi più elementari prevedono una struttura fissa del piano dei conti divisa in tre livelli, anche se in casi più complessi il numero di livelli è libero.

Question 4

Come si gestiscono le informazioni anagrafiche dei clienti?

Answer 4

Rispetto ai clienti vengono predisposte maggiori informazioni che possono essere raggruppate in alcuni sottoinsiemi:
- anagrafiche di base, queste sono le informazioni proprie del cliente riconosciute tramite un proprio codice
- anagrafiche contabili/finanziarie, queste sono i dati utilizzati dalle procedure amministrative; si parla quindi di info legate alle modalità di pagamento, alla rateizzazione del credito, ai riferimenti bancari e ai riferimenti contabili, alle modalità di trattamento tributario per clienti esteri, a sconti e spese finanziarie soggette, al fido concesso
- anagrafiche commerciali, queste sono info che regolano il rapporto commerciale quindi listino di riferimento, la particolare scontistica applicata al cliente e gli agenti che lo seguono; si aggiungono dati di spedizione

Question 5

Come si gestiscono le informazioni anagrafiche dei fornitori?

Answer 5

Le informazioni dei fornitori sono simmetriche alla gestione di quelle dei clienti, quindi seguono una logica passiva. Leggermente più complessa e diversificata è la trattazione dei dati previdenziali dei diversi fornitori.

Question 6

Come si gestiscono le informazioni anagrafiche degli istituti di credito?

Answer 6

Le informazioni degli istituti di credito vengono suddivise in due categorie:
1. Info su istituti esterni (fornitori e clienti), identificati da IBAN ed eventualmente da codice SWIFT o BIC
2. Info delle proprie banche quindi legate ai propri conti correnti e altre info per una identificazione migliore dei costi e della valuta con cui si operano le diverse operazioni
I sistemi più avanzati permettono il trattamento anche di società di leasing e di factoring, rispettivamente tramite meccanismi di ricevute bancarie o tramite trattamento scaglionato nel tempo.

Question 7

Cos’è la movimentazione contabile?

Answer 7

La movimentazione contabile traccia tutte le operazioni di rilevanza fiscale e civilistica dell’azienda. Principalmente viene seguita operando la partita doppia che prevede che il singolo movimento contabile venga sdoppiano in due o più parti che agiscono su insiemi di voci contabili, movimentando le consegne opposte in modo che le voci si bilanciano. La sommatoria finale fornisce il bilancio aziendale.

Question 8

Qual è la struttura logica dei movimenti contabili?

Answer 8

La struttura logica dei movimenti contabili è composta principalmente da due parti principali:
- la testa in cui sono contenute le informazioni che valgono per tutto il movimento (data di registrazione, causale, registro contabile di riferimento, numero identificativo di registrazione, tipo di movimento)
- le righe, in cui sono contenute le informazioni proprie di ogni singola riga di movimento (voce contabile di riferimento, importo in valuta di conto in valuta estera, tipo di valuta estera, segno della registrazione, descrizione aggiuntiva)
Si noti che nei sistemi più evoluti ad ogni riga contabile è associato un secondo livello di dettaglio più raffinato, introducendo il concetto di riferimento.
Il riferimento indica la provenienza di un’operazione (estremi di riferimento, valore relativo, descrizione aggiuntiva).

Question 9

Quali sono i vincoli nella registrazione di un movimento contabile?

Answer 9

1. La somma delle partite e delle contropartite deve essere uguale a zero
2. La somma dei valori dei ratei, se presenti, deve essere uguale al valore della riga di partita o contropartita relativa
3. La somma dei valori dei riferimenti deve essere uguale al valore della riga di partita o contropartita relativa

Question 10

Cos’è la movimentazione finanziaria?

Answer 10

La movimentazione finanziaria tracci i debiti e i crediti realizzati nel tempo. Questa registrazione e analisi della situazione creditoria e debitoria permette di avere una prima visione del flusso di cassa che l’azienda avrà.

Question 11

Com’è strutturata la movimentazione finanziaria?

Answer 11

La struttura dei movimenti finanziari è composta da:
- testa in cui sono contenute le informazioni che valgono per tutto il movimento (soggetto, tipo di movimento, indicatore, puntatore alla riga del movimento che ha generato l’apertura)
- righe in cui sono contenute le informazioni proprie di ogni singola scadenza (scadenza prevista e effettiva, tipologie di pagamento o incasso prevista e effettiva, valore relativo, valore relativo in valuta estera descrizione aggiuntiva, indicatore di stato, riferimento alla riga del movimento contabile che ha generato la chiusura, livello di sollecito, data rischio)

Question 12

Come avviene la trattazione dell’IVA in azienda?

Answer 12

La movimentazione dell’IVA è complessa in quanto si complica con la posizione debitoria o creditoria rispetto all’IVA e con rapporti commerciali con paesi esteri che quindi sono esuli dalla trattazione dell’IVA italiana.
L’IVA è calcolata con liquide fisse rispetto rispetto al valore imponibile del bene o del servizio che si acquista o si vende: diventa un debito per l’azienda in caso di vendita, mentre diventa credito in caso di acquisti.
L’azienda deve periodicamente calcolare il differenziale fra debito e credito e, qualora l’azienda venda valori maggiori di quelli che acquista , deve versare all’erario il risultato di questa differenza. Si paga cioè un’imposta sul valore aggiunto.
Tutte queste operazioni assoggettate a IVA devono essere trascritte in opportuni registri. Bisogna però considerare che nel trattamento dell’IVA a livello di informatizzazione e registrazione ci sono molte molteplici particolarità.

Question 13

Quali sono le particolarità di registrazione delle operazioni soggette a IVA?

Answer 13

• casi di esenzione o non applicabilità
• IVA intracomunitaria (le operazioni all’interno della CEE hanno un regime particolare che prevede un tracciamento separato)
• plafond IVA (soglia che permette di acquistare merci destinate all’extra CEE in esenzione IVA)
• Iva in sospensione d’imposta o a esigibilità differita
• scissione pagamenti o split payment (pagamento periodico dell’Iva all’erario in capo all’acquirente)
• inversione contabile
• detraibilità o detraibilità
• ventilazione IVA
• scorporo IVA

Question 14

Come sono strutturate le righe dell’IVA?

Answer 14

Generalmente si usa un archivio di righe di movimenti IVA in relazione al movimento contabile relativo da cui si ricavano tutti i riferimenti informativi. Si specifica che il sistema tratta l’IVA in valuta di conto indipendentemente dalla valuta di emissione del documento.
Le info solitamente memorizzate sono: causale, valore imponibile, valore imposto detraibile e indetraibile, valore, registro IVA di riferimento, protocollo all’interno del registro, periodo di liquidazione.

Question 15

Cosa sono le procedure di alimentazione?

Answer 15

Sono procedure interattive per il trattamento di dati aziendali. I sistemi amministrativi forniscono generalmente due meccanismi di alimentazione: alimentazione interattiva e alimentazione automatica dei flussi operativi.
1. Il trattamento interattivo consiste nel normali inserimento della movimentazione contabile, finanziaria e IVA. In questo caso sono presenti opportuni data-entry che permettono di inserire le informazioni della movimentazione. In questo caso sono presenti dei vincoli: congruenza dei dati, correttezza dei dati, persistenza delle informazioni. *
2. Le operazioni contabili sono generate automaticamente dei flussi (fatture e operazioni finanziarie) il che implica che contestualmente alla creazione del documento si generano i movimenti contabili, finanziari e IVA relativi.

• gran parte delle movimentazioni arriva dei flussi operativi e quindi si lascia ben poco alla gestione interattiva

Question 16

Quali sono le procedure di supporto operativo?

Answer 16

Le procedure di supporto operativo sono numerose, ma fra le principali si ricordano quelle necessarie per adempiere agli obblighi civilistici e fiscali.
Per esempio la generazione e stampa del libro giornale, la generazione stampa dei registri IVA e delle relative liquidazioni periodiche, la generazione della stampa del bilancio aziendale.

Question 17

Cos’è la contabilità analitica?

Answer 17

La contabilità analitica è un quadro più dettagliato degli andamenti aziendali e la sua caratteristica principale è quella di poter scomporre la singola partita di un movimento di contabilità su più voci analitiche. Queste voci sono chiamate centri di costo (possono anche essere centri di ricavo, centri di costo è solo il nome tecnico).
La struttura di riferimento che ospita questi centri di costo è il piano dei conti di analitica. La struttura può essere una semplice lista oppure, nei casi più complessi, un’organizzazione gerarchica analoga a quello dei piani dei conti di contabilità ordinaria.
La movimentazione di contabilità analitica viene rappresentata da un insieme di righe collegabili a una singola riga di partita di contabilità ordinaria.

Question 18

Cosa sono i movimenti di ribaltamento?

Answer 18

Nonostante la movimentazione di contabilità analitica si rappresenta con righe collegabili a una singola riga di partita di contabilità ordinaria, spesso si aggiungono anche dei movimenti liberi che non sono collegati ad altri movimenti contabili.
Tra questi movimenti liberi ci sono i movimenti di ribaltamento , operazioni che ribaltano posteriori sugli opportuni centri di costo i saldi di alcune voci contabili che per loro natura non si è riusciti a scomporre in maniera analitica (generalmente sono costi indiretti).

Question 19

Come sono le procedure di alimentazione, di analisi e di controllo nei casi di movimentazione analitica?

Answer 19

• Anche in questo caso sistema è alimentato in maniera manuale con delle procedure interattive autonome o connesse al data entry di contabilità ordinaria. Cioè i sistemi automatici di alimentazione e creazione di movimenti contabili creano anche i movimenti di contabilità analitica.
  I meccanismi di scomposizione possono essere prefissati o frutto di ulteriori informazioni. Anche i movimenti di ribaltamento possono essere il risultato di procedure di alimentazione automatica.
• Il sistema fornisce procedure di analisi di controllo con cui si elaborano la movimentazione elementare per intervalli temporale, evidenziando la situazione dei saldi complessivi. In sistemi più evoluti si possono usare più strutture di piano dei conti di analitica e quindi più insiemi di movimentazione di analitica legate a operazioni di ordinaria. Si offrono quindi analisi incrociate fra i diversi piani di conti.

Question 20

Cos’è il budget?

Answer 20

Il budget serve per definire previsioni su quelli che sono gli andamenti aziendali. Qui vengono definiti i valori previsti per le singole voci contabili o di analitica sul periodo fiscale successivo a quello in corso. i totali delle singole voci sono poi suddivisi nei periodi analitici in modo da avere procedure di controllo di gestione che possano verificare scostamenti fra previsioni e consultivi.
Esiste anche un secondo livello di budget, definito finanziario, in cui a partire dalla situazione economica patrimoniale si ricavano i flussi finanziari futuri dell’azienda.

Question 21

Quali sono le strutture di riferimento del budget?

Answer 21

Le strutture di riferimento sono le stesse della contabilità ordinaria o analitica. Si può fare riferimento a piani di conti semplificati, cioè semplici di classificazione dei piani di conti operativi.
Si specifica che la movimentazione del budget può essere attuata sia in sistemi più semplici sia in sistemi più evoluti con opportuni movimenti.

Question 22

Come sono strutturate le procedure di alimentazione, di analisi e di supporto del budget?

Answer 22

• Le procedure di alimentazione del budget possono essere manuali o semiautomatiche. Le prime sono i normali data entri dei valori di budget, mentre le seconde hanno diverse procedure di supporto da parte del sistema.
• Le procedure di analisi di controllo sono corrisposte al sistema e queste elaborano la movimentazione elementare per intervalli temporali, evidenziando sui piani dei conti di ordinaria o di analitica i valori previsti. Gran parte delle procedure riguarda comunque il controllo di gestione che incrocia i dati di budget con quelli consuntivi.

Question 23

Cos’è il controllo di gestione di un’azienda?

Answer 23

Il controllo di gestione è una funzione che vuole dare una visione tempestiva degli andamenti aziendali senza attendere il bilancio fiscale di fine periodo periodo.
Quest’operazione risulta molto complessa e per questo si utilizzano dei sistemi semplificati che agiscono solo sulla parte economica dell’azienda e permettono di controllare gli andamenti con scadenze prefissate.
Si possono utilizzare due metodologie: la prima che ricava i conti per coppe cliente prodotto; la seconda che confronta i valori di budget con i valori consuntivi per rilevare eventuali scostamenti intraprendere azioni correttive.
In entrambi i metodi si associano poi scritture contabili che non sono ancora consolidate relative alle diverse scritture di rettifica.

Question 24

Come avvengono le procedure di alimentazione, di analisi e di controllo relative al controllo di gestione?

Answer 24

• Le procedure di alimentazione dipendono dal tipo di gestione
• Le procedure di analisi e controllo sono limitate a report specifici che visualizzano dati consuntivi, di budget e i loro scostamenti. Vanno menzionate le analisi “a finire”, analisi che incrociano id atti consuntivi con quelli di budget facendo una valorizzazione dei saldi consuntivati e stimando i successivi.

Question 25

Quali sono gli alti sottoinsiemi che vanno considerati nella gestione amministrativa?

Answer 25

Tutti quei sottoinsiemi relativi alla gestione dei beni ammortizzabili e quelli che supportano l’adempimento di tutte le richieste fiscali, previdenziali e assistenziali legate ai professionisti e in generale a terzi che operano su commissione d’azienda.

Question 26

Cosa sono i cespiti?

Answer 26

Sono beni considerati nella gestione amministrativa. Questi sono beni materiali o immateriali funzionali al raggiungimento dell’obiettivo aziendale ma che non può essere considerato come puro costo sull’esercizio.
Questi infatti vengono ammortizzati nel corso del periodo, se il costo è al di sotto di una certa soglia, oppure nel corso di più anni sulla base di una tabella di apposite aliquote e periodi di ammortamento corrispondenti.
Il sistema informatizzato riesce a trattare cespiti e documentazione fiscale e operativa a essi collegata.
Questo trattamento avviene tramite tabelle anagrafiche per la registrazione dei cespiti, tabelle operative per la definizione dei parametri di ammortamento e tabelle che ospitano tutta la movimentazione.

Question 27

Cos’è la compensazione a terzi?

Answer 27

Si intende per compensazione a terzi quando un’azienda utilizza professionisti o terzi esterni che addebitano tramite fatture le proprie prestazioni e quindi l’azienda diventa sostituto d’imposta, cioè è tenuta a trattenere al prestatore d’opera imposte relative a ciò che ha fatturato o a versarle all’Erario a suo nome.
Le norme richiedono il tracciamento di tale iter completo, anche se queste sono caratterizzate da una grande complessità.
Le strutture che ospitano queste info sono i dati anagrafici dei prestatori d’opera, le tabelle per le varie aliquote e altri parametri legali e le tabelle per tracciare tutta la movimentazione relativa al blocco funzionale.
Come procedure di supporto vanno citate le procedure interattive che permettono la registrazione delle fatture e dei relativi pagamenti al fornitore dell’erario.