6. Boekhoudkundige verplichtingen Flashcards
Ondernemingsplan
Bestaat uit verschillende delen maar kent geen wettelijk verplichte samenstelling.
Het meest gangbare is dat dit bestaat uit een projectvoorstelling waarbij je grondig en gedetailleerd uit de doeken doet wat je precies van plan bent om te ondernemen.
Daarnaast stel je ook een omgevingsanalyse op waarbij je de doelgroep, leveranciers en concurrenten van de sector onder de loep neemt, gevolgd door een commercieel plan waarin je duidelijk maakt hoe je jezelf in de markt zal zetten en op welke manier je dit zal doen.
Het opstellen van een marketingmix (product, plaats, prijs en promotie) komt hier vaak in terug, alsook aspecten van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)…
Tot slot, wordt dit managementverhaal vertaald in een sluitend financieel plan.
Financieel plan
Blauwdruk voor het uitvoeren van je ondernemersactiviteiten.
Laat ook toe om grondig na te denken over wat je allemaal nodig hebt om je zaak te kunnen uitvoeren: moet je alle investeringen aankopen of doe je er beter aan om te huren, welke betalingstermijnen dien je in jouw achterhoofd te houden, welke leningen zal je afsluiten om alles gefinancierd te krijgen,…? Deze vragen zullen vaak weloverwogen beantwoord worden en zullen je als ondernemer uitdagen om sommige ondernemersideeën terug te gaan herdenken.
Dubbele boekhouding
Waar er beperkte aansprakelijk geldt (de bv, nv en cv) kan men niet anders dan een dubbele of volledige boekhouding bij te houden. Dit betekent dat elke transactie een keerzijde krijgt. Concreet zal elke factuur verbonden moet worden met een betaling/inning.
Jaarrekening
Vloeit uit een dubbele boekhouding. Hierin wordt de balans opgenomen (werkmiddelen en schulden), de resultatenrekening (kosten en opbrengsten) en ook de toelichting bij sommige balanselementen (waarderingsregels).
Afhankelijk van de soort onderneming moet deze jaarrekening ook worden neergelegd bij de nationale bank.
Gespecialiseerd werk dat je niet zomaar alleen kan uitvoeren. Je moet je hiervoor laten bijstaan door een erkend (gecertificeerd) extern accountant. Deze zal moeten garanderen dat de boekhouding correct werd opgesteld en dat de jaarrekening een getrouw beeld geef van de boekhouding. Het afsluiten van zo’n jaarrekening is een expliciet voorbehouden taak voor de accountant en kan je nooit zelf uitvoeren.
Vereenvoudigde boekhouding
Administratief een stuk eenvoudiger. Hierbij dient de ondernemer “dagboeken” bij te houden. Dit geldt specifiek voor ondernemingen met een jaaromzet excl. btw kleiner dan 500 000,00 EUR waarbij de aansprakelijkheid onbeperkt is (eenmanszaken, VOF’s en CommV’s). Hun boekhouding moet niet “sluitend” zijn maar enkel een overzicht geven van alle gedane transacties.
BTW (Belasting over de Toegevoegde Waarde)
Een indirecte belasting. Ze wordt geheven op een reeks commerciële transacties waaronder het verkopen van goederen, leveren van diensten, invoeren van goederen (buiten EU) en aankopen van goederen binnen de EU.
BTW-plicht: gewone regeling
Een btw-belastingplichtige dient periodieke aangiften in te dienen. Dit is:
* Per maand: standaardregeling (uiterlijk 20e van elke maand);
* Per kwartaal indien jaaromzet (excl. btw) kleiner is dan 2 500 000,00EUR (telkens indienen tegen de 20e na afloop kwartaal) (meest toegepaste).
BTW-plicht: vrijstellingsregeling
Specifiek toegespitst op starters of mensen die ondernemen vanuit een bijberoep.
Ondernemingen met een kleine jaaromzet (max 25 000,00 EUR/jaar excl. btw) hebben de keuze: of ze volgen de normale regeling of ze kiezen voor de vrijstellingsregeling. Bij deze laatste is het facturatiedeel erg eenvoudig: ze rekenen een factuur aan zonder btw. Ze dienen dit wel van de vermelding te voorzien “bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”.
Er is echter een keerzijde van de medaille. Als je als btw-belastingplichtige investeringen of producten aankoopt, ontvang je zelf aankoopfacturen waarop er wél btw wordt gerekend en die je (net zoals alle andere facturen) inclusief btw moet betalen. Deze voorgefinancierde btw kan je echter niet recupereren. Hier dien je wel rekening mee te houden bij het bepalen van jouw prijszetting.
BTW-aftrekbeperkingen
De voorwaarde om btw te kunnen recupereren is dat de aankoop louter en alleen dient voor professionele doeleinden. In heel veel situaties moet je als ondernemer echter vaststellen dat er ook een gemengd gebruik is van de aankoop of dat de aankoop louter privématig wordt gebruikt. In dat geval mag je de btw niet recupereren en moet je deze in verhouding tot het professioneel gebruik zelf gaan beperken.
Facturatie
In principe is elke zelfstandige verplicht om een factuur op te maken telkens wanneer die goederen verkoopt of diensten levert. Echter, er zijn een aantal uitzonderingen waarbij dit niet verplicht wordt:
- Verkoop aan particulieren (voor louter privégebruik);
- Bij vrijgestelde handelingen (bijv. verhuur woonhuis).
Je moet als ondernemer wel bijhouden hoeveel je verkocht hebt via het dagontvangstendagboek. Hierbij kan je ontvangstbewijzen en/of kasticketjes uitreiken aan je particulier klanten.
Maatstaf van heffing
Omvat alle kortingen en kosten verbonden met de aangekocht goederen of geleverde diensten. Het is dit bedrag dat in de btw-aangifte wordt ingevuld (INTERVAT).
In een situatie waarbij er geen kortingen of kosten zijn, stelt zich het bepalen van de MvH geen probleem. Dan rekenen we gewoon op onze vooropgestelde verkoopprijs het correct btw-percentage. Lastiger wordt het wanneer er transportkosten worden aangerekend; commerciële- en/of betalingskortingen. In die gevallen, dient de MvH zorgvuldig worden uitgerekend.
Factuurberekening stappen
- Opsplitsen waarde goederen per btw-percentage;
- Verminderen van eventuele commerciële kortingen, ook wel handelskorting (HK) genaamd (wegens solden, uitverkoop, trouwe klant,…). Deze korting wordt verondersteld om globaal toegekend te zijn maar het kan zijn dat dit specifiek verbonden is met één product (bijv. in solden of bij schade). Het kan ook zijn dat enkel van toepassing is op goederen aan een bepaald tarief. Lees goed de factuurvoorwaarden!
- Aanrekenen van extra kosten (verloren verpakking, transport, administratie)
- Is de kost specifiek aan product, dan pas je enkel het geldend btw-tarief toe op deze waarde
- Is de kost echter globaal aangerekend en er zijn meerdere btw-tarieven van toepassing, dan mag je de kosten bij het laagste btw-tarief rekenen - Subtotaal berekenen per btw-percentage:
Subtotaal = Waarde goederen – handelskorting + extra kosten - Indien er een voorwaardelijke korting (ook wel betalingskorting, financiële korting (FK) of korting voor contante betaling(KvC)) wordt toegestaan, MOET deze altijd worden berekend bij factuuropmaak – ook al is het op dat moment nog onzeker of de klant al dan niet sneller zal betalen.
- Maatstaf van Heffing bepalen per btw-percentage: MvH = Subtotaal – financiële korting
- Vervolgens wordt op elke MvH het geldend btw-tarief berekend;
- Indien er leeggoed is (terug te sturen verpakking, paletten,…):
- Administratief noteren op de factuur wat moet terugkeren OF
- Bedrag voorlopig aanrekenen op de factuur (zonder btw) maar terugstorten of in mindering brengen als leeggoed effectief terugkeert. - Factuurtotaal berekenen
Totaal te betalen binnen termijn betalingskorting
= MvH + btw + terugstuurbare verpakking
Totaal te betalen binnen het termijn van de vervaldatum
= MvH + btw + terugstuurbare verpakking + FK
Financieel plan elementen
Het plan moet minimaal de volgende elementen bevatten:
- Nauwkeurige beschrijving van voorgenomen bedrijvigheid
- Overzicht van alle financieringsbronnen en eventuele zekerheden
- Openingsbalans en geprojecteerde balansen op 12 en 24 maanden.
- Geprojecteerde resultatenrekening op 12 en 24 maanden.
- Begroting van inkomsten en uitgaven voor minstens 2 jaar.
- Beschrijving hypotheses voor schatting omzet en rendabiliteit.
- Naam van externe deskundige indien die is opgetreden.
