10 Comunicaciones Flashcards
¿Cuáles son los procesos de gestión de las comunicaciones?
Los tres procesos de la gestión de las comunicaciones son:
- Planificar la gestión de las comunicaciones: determinar cuáles serán las necesidades de información del proyecto.
- Gestionar las comunicaciones: colocar la información a disposición de los interesados.
- Controlar las comunicaciones: comunicar el estado de avance del proyecto.
¿Cómo se calcula el número de canales de comunicación?
Número de canales = (n x (n-1)) / 2
Donde n es el número de interesados
¿Cuánto tiempo dedica el director del proyecto a las comunicaciones?
90%
¿Qué porcentaje de las comunicaciones son no verbales?
60%.
¿Qué es recomendable para reuniones efectivas?
- Tener claro el objetivo de cada reunión.
- Programar las reuniones periódicas con anticipación.
- Distribuir los puntos de la orden del día por anticipado.
- Establecer horario de inicio y fin, y RESPETARLO.
- Asignar plazos a cada entregable derivado de la reunión.
- Documentar y publicar la minuta de la reunión.
¿Qué es lo que tiene que hacer el emisor de una comunicación?
- Codificar el mensaje en forma cuidadosa.
- Seleccionar el método apropiado de envío.
- Enviar información clara y completa.
- Confirmar que el mensaje fue comprendido.
¿Qué es lo que tiene que hacer el receptor de una comunicación?
- Decodifique el mensaje en forma cuidadosa.
- Confirme que el mensaje fue entendido mediante una escucha efectiva: observar gestos físicos y faciales, pensar que decir antes de responder, hacer preguntas y enviar comentarios.
¿Qué dimensiones pueden tener las comunicaciones?
- Interna: entre las personas que forman parte del proyecto.
- Externa: hacia los interesados externos del proyecto.
- Vertical: entre jefe-empleado y viceversa.
- Horizontal: entre colegas del proyecto.
- Escrita formal: planes, solicitud, etc.
- Escrita informal: memos, e-mails, notas.
- Oral formal: presentaciones.
- Oral informal: reuniones, conversaciones.
Indicar cual es la mejor forma decomunicación en cada una de las siguientes situaciones:
Abrir los pliegos de una licitación con los proveedores
Aclarar la secuencia de una actividad
Actualizar el plan de comunicaciones
Agendar una reunión de revisión de diseño
Analizar la causa raíz de un problema complejo
Enviar un e-mail para contactar a un proveedor
Informar por 1º vez el mal desempeño a una persona
Informar por 2º vez el mal desempeño a esa persona
Instrucciones para resolver un problema complejo
Presentaciones al Directorio
Realizar un anuncio en la reunión de lanzamiento
Realizar un cambio en el contrato de suministro eléctrico
Solicitar fondos adicionales al patrocinador
Tomar notas sobre un llamado telefónico
Abrir los pliegos de una licitación con los proveedores OF
Aclarar la secuencia de una actividad EF
Actualizar el plan de comunicaciones EF
Agendar una reunión de revisión de diseño EI
Analizar la causa raíz de un problema complejo OI
Enviar un e-mail para contactar a un proveedor EI
Informar por 1º vez el mal desempeño a una persona OI
Informar por 2º vez el mal desempeño a esa persona EF
Instrucciones para resolver un problema complejo EF
Presentaciones al Directorio OF
Realizar un anuncio en la reunión de lanzamiento OI
Realizar un cambio en el contrato de suministro eléctrico EF
Solicitar fondos adicionales al patrocinador EF
Tomar notas sobre un llamado telefónico EI
¿Qué es un Sistema de Gestión de la Información?
Conjunto de herramientas utilizadas para sistematizar la distribución y gestión de la información. Por ejemplo: informes de desempeño, comunicados de prensa, memos de rutina, e- mails, telecomunicaciones, video conferencias, webinars, intranet, software, herramientas de colaboración, oficinas virtuales, etc.
¿Cuales son las salidas del proceso Planificar las comunicaciones?
- Plan de Gestión de las Comunicaciones: donde se indicará losrequisitos de información de cada interesado, la información que debe ser comunicada a cada interesado (incluyendo formato, contenido, nivel de detalle…), periodocodad de la información, personas responsables de comunicar la información, etc.
