04 Integración Flashcards
¿Qué criterios existen para la selección de proyectos por medición de beneficios?
Los criterios a evaluar para la selección del proyecto son los siguientes:
- Rentabilidad según TIR (lo más importante)
- Incremento de la participación de mercado (muy importante)
- Mejoras en la imagen empresarial (importante)
- Adquisición de nuevos conocimientos (poco importante)
¿Cuál es el rol del DP?
Gestionar la integración del proyecto y comunicar a los interesados.
¿Cuál es el rol del Patrocinador?
Evitar cambios innecesarios y proteger los recursos del proyecto.
¿Cuál es el rol del equipo?
Completar el trabajo según el plan para la dirección del proyecto.
¿Cuáles son los seis procesos de la gestión de la integración?
Los seis procesos de la gestión de la integración son:
- Desarrollar el acta de constitución del proyecto (Inicio).
- Desarrollar el plan para la dirección del proyecto (Planificación).
- Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución).
- Monitorear y controlar el trabajo (Monitoreo y control).
- Realizar control integrado de cambios (Monitoreo y control).
- Cerrar el proyecto o la fase (Cierre).
¿Qué es el acta de constitución?
Es un documento firmado por el patrocinador que formaliza el comienzo de un proyecto nombrando al DP y su nivel de autoridad.
¿Cómo se dice “Acta de constitución” en inglés?
Project Charter.
¿Qué partes suele tener el acta de constitución?
Suele incluir lo siguiente:
- Justificación del proyecto: problema, oportunidad, requisito de negocio, etc.
- Objetivos medibles y criterios de éxito
- Requisitos generales y límites del proyecto
- Descripción general del proyecto
- Riesgos preliminares
- Resumen del cronograma de hitos
- Presupuesto preliminar resumido
- Criterios de aprobación: ¿qué criterios deben cumplirse para que sea un proyecto exitoso? ; ¿quién aprueba y firma si se cumplieron esos criterios?
- Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad
- Interesados
- Nombre del patrocinador y nivel de autoridad que firmará al acta de constitución del proyecto
¿Qué es lo más importante del acta de constitución?
Que se mencione quién es el DP y cuál es su nivel de autoridad.
¿Qué es el plan para la dirección del proyecto?
Este plan del proyecto integra todos los planes del resto de las áreas del conocimiento y suele incluir lo siguiente:
- Ciclo de vida del proyecto
- Procesos a utilizar en cada fase del proyecto
- Herramientas y técnicas a utilizar
- Cómo se ejecutará y controlará el trabajo
- Plan de gestión de cambios
- Plan de la gestión de la configuración
- Líneas base: alcance, tiempo y costo.
- Registro de riesgos
- TODOS LOS PLANES: alcance, requisitos, tiempo, costo, calidad, mejora de procesos, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, e interesados.
¿Cómo debe ser el plan para la dirección del proyecto?
Debe ser realista y aprobado por los principales interesados (DP, equipo del proyecto, promotor y otros interesados).
¿Qué acciones se realizan durante la ejecución del proyecto?
- El DP y el equipo de trabajo llevarán a cabo lo desarrollado en el plan para la dirección del proyecto.
- Se implementan los cambios aprobados (acciones correctivas, acciones preventivas, reparación de defectos).
- Se revisa de manera periódica el impacto de los cambios sobre el proyecto.
¿Cuáles son las entradas a la ejecución del proyecto?
- Plan para la dirección del proyecto
- Cambios aprobados por el Comité de control cambios.
¿Qué es el sistema de gestión de la configuración?
Donde se deja explícito:
Es un subsistema del PMIS donde sedeja explícito:
- Cómo se identificarán y documentarán las características funcionales y físicas de un producto o servicio;
- (Sistema de control de cambios) Cómo se controlarán e informarán los cambios;
- Cómo se verificará si el producto o servicio cumple con los requisitos.
¿Qué es el sistema de control de cambios?
Es un subsistema del sistema de gestión de la configuración donde se explicita formalmente cómo se controlarán, cambiarán y aprobarán los entregables del proyecto.
¿Qué es el sistema de autorización del trabajo?
Es un subsistema del PMIS donde se explicitan los procedimientos para notificar al equipo o contratistas cuándo deben comenzar el trabajo a los fines de realizarlos con la secuencia que corresponde y en el tiempo asignado.
¿Qué es un entregable?
Es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio, único y verificado, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.
¿Qué son los datos de desempeño?
Son las observaciones y mediciones brutas identificadas durante la ejecución de las actividades para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Los datos se recopilan a través de la ejecución de los trabajos y se pasan a los procesos de control de cada una de las áreas de procesos para su posterior análisis (información de desempeño) y al proceso de control del proyecto (informes de desempeño).
Entre los ejemplos se incluyen el trabajo completado, las fechas de comienzo y finalización de las actividades planificadas, el número de solicitudes de cambio, el número de defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc.
¿Qué es una solicitud de cambio?
Es una propuesta formal para modificar cualquier documento, entregable o pedir un cambio a la línea base.
¿Qué tipos de solicitudes de cambio existen?
- Acción correctiva: una actividad intencionada que procura realinear el desempeño del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto.
- Acción preventiva: una actividad intencionada que asegura que el desempeño futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del proyecto.
- Reparación de defectos: una actividad intencionada para modificar un producto o componente de producto no conforme.
- Actualizaciones: cambios en los elementos formalmente controlados del proyecto, como documentos, planes, etc., para reflejar ideas o contenidos que se han modificado o añadido.
¿Para qué sirve el proceso monitorear y controlar el trabajo del proyecto?
Monitorear es observar lo que está ocurriendo en el proyecto y Controlar es implementar acciones correctivas cuando algo está fuera de lo normal.
Se encarga de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. Para ello realiza los informes de desempeño.
¿Para qué sirve el control integrado de cambios?
Para analizar todas las solicitudes de cambio y aprobarlas o rechazarlas.
¿Quién es el único que puede aprobar o rechazar solicitudes de cambio?
Sólo el comité integrado de cambios puede aprobar cambios. Puede estar compuesto, por ejemplo, por:
- Patrocinador (tiene voto)
- Cliente (tiene voto)
- Director del proyecto (sin voto, sólo voz)
¿Qué obtengo al final del proceso control integrado de cambios?
- Solicitudes de cambio aprobadas o rechazadas
- Registro de cambios: listado con los cambios realizados durante el proyecto mencionando su impacto en tiempo, costo y riesgo. Las solicitudes de cambio rechazadas también se actualizan en este registro.
¿Cuáles serían los pasos a seguir para hacer un cambio al proyecto?
- Evaluar el impacto (¿es necesario?, ¿cómo afecta otras variables?)
- Buscar alternativas (compresión, ejecución rápida, re-estimaciones)
- Conseguir la aprobación del Comité de cambios
- Ajustar la línea base y el plan
- Notificar a los interesados
- Gestionar el proyecto acorde al nuevo Plan
¿Cuáles son los procesos por los que pasa una solicitud de cambio?
- a Procesos de Control -> Solicitudes de cambio.
- b Dirigir el proyecto (integración) -> Solicitudes de cambio.
- Control integrado de cambios (integración) -> Solicitudes de cambio aprobadas.
- Dirigir el proyecto (integración) -> Realizar cambios.
- Controlar la Calidad -> Cambios validados.
¿Para qué sirve el proceso Cerrar el proyecto?
Durante el proceso cerrar el proyecto se completa formalmente el proyecto o una fase del mismo.
¿Cuáles son los beneficios del proceso Cerrar el proyecto?
Proporciona:
- Las lecciones aprendidas.
- La finalización formal del trabajo del proyecto.
- La liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos.
¿Cuál el el diagrama de flujo de los entregables?
- Dirigir el proyecto (integración) -> Entregable.
- Control de calidad (Calidad) -> Entregable validado.
- Validar el alcance (alcance) -> Entregable aceptado por el cliente y el patrocinador.
¿Cuales son las partes de un Sistema de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS)?
El PMIS es un factor ambiental de la empresa y es un sistema de información compuesto por herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar y difundir las salidas de los procesos de la dirección de proyectos. Se utiliza para respaldar todos los aspectos del proyecto desde el inicio hasta el cierre y puede incluir tanto sistemas manuales como automatizados. Es una herramienta del proceso Dirigir el Proyecto y del proceso Controlar el Proyecto y tiene los siguientes subsistemas:
- Sistema de Gestión de la Configuración.
- Sistema de Control de Cambios.
- Sistema de autorización del trabajo.
¿Quién debe participar de las lecciones aprendidas de otros proyectos?
Los interesados (DP, equipo, promotor, cliente, etc.).
¿Qué es el enunciado del trabajo del proyecto?
En inglés SOW (Statement of Work), es la descripción de los productos o servicios que se deben acometer y finalmente entregar al finalizar el proyecto. Es una entrada del proceso Desarrollar el Acta de Constitución.
¿Cuáles son las líneas base de un proyecto?
- Línea base del alcance.
- Línea base del cronograma.
- Línea base de costes.
¿Qué es la reunión de lanzamiento del proyecto (kick-off)?
Es una reunión en la que se convoca a todas las partes del proyecto (clientes, proveedores, equipo del proyecto, dirección de alto nivel, patrocinador, etc.), con el propósito de dar a conocer cómo se desarrollará el proyecto, que todos lo conozcamos y que todos estemos alineados. No se trata de una reunión donde se analizan los detalles, sino más bien una reunión donde se comentan los objetivos y cómo se alcanzarán, riesgos que se han detectado, plan de gestión de la scomunicaciones, cronograma de reuniones, etc.
¿Qué acciones se realizan en el proceso Cerrar el Proyecto o Fase?
Verificamos que todo el alcance ha sido llevado a cabo, si se han alcanzado los objetivos o no, si se han validado y aceptado todos los entregables, se libera el equipo del proyecto y resto de recursos, se revisa la documentación del proyecto para analizar las lecciones aprendidas y cerramos administrativamente el proyecto o fase.
¿Qué planes se generan en el proceso de Planificar la Gestión del Proyecto?
El Plan de gestión de cambios y el Plan de gestión de la configuración.
¿Donde se decide si se tendrán en cuenta los costes indirectos en el proyecto?
En el plan de gestión de costes.
¿El DP puede decidir a la hora de seleccionar proyectos?
No, el DP puede no estar involucrado en los procesos de selección de proyectos, esto es algo que realiza la alta gerencia.
¿Qué es una recomendación de acción correctiva?
Dentro de los cambios sugeridos en el proceso Monitorear y Controlar el Trabajo suelen estar la recomendación de acciones
correctivas. Es similar a un tipo particular de solicitud de cambio.
¿Cuál es el diagrama de flujo de las acciones correctivas?
- Medir -> ¿Requiere acción correctiva?
- Buscar alternativas -> Recomendar acciones correctivas -> Solicitar acciones correctivas al comité de cambios.
- Implementar cambios -> Dirigir el proyecto según el nuevo plan.
- Medir efectividad cambios implementados.
