Wheelan Flashcards
För att skapa effektiva team behöver man ett orgaisationsklimat som:
Definiera klart och tydligt organisationens uppdrag eller affärsidé: Gruppen blomstrar när medlemmar vet vad verksamheten går ut på. De kan inte bara känna till orden, utan de måste tro och förstå dem.
Stöd innovationer: När du sätter samman människor och förenar deras intelligens och kreativitet, leder det ofta till att medlemmarna kommer fram till nya och oväntade idéer och lösningar. Gruppmedlemmarna känner stöd som stimulerar dem och gör dem entusiastiska och gruppen och organisationen uppmanar nya idéer.
Förvänta er framgångar: Medlemmar som inte tror att de värdesätts eller uppmuntras pga “vi blir ändå uppköpta” osv, kommer inte göra sitt bästa.
Värdesätt hög kvalité och service: Om medlemmarna uppfattar att vinst och lönsamhet är viktigare än kvalitet och service kommer de bli cyniska och tappa gnistan.
Var noga med detaljer: Ge gruppledaren i förväg allt material och dra upp planerna för medlemmarna.
Värdesätt teamets rekommendationer: Gruppen kommer inte bli framgångsrik om oavsett vad de säger kommer ledningen förkasta det.
Formulera tydliga förväntningar på gruppens prestationer, kvalitet, tajming och arbetstak: Ge gruppen tydliga mål vad de förväntas prestera och i vilken takt så ökar chanserna för framgång.
Belöna team-arbete framför individuella prestationer: Kombinera system som belönar anställda för att de uppnår sina individuella mål och för att de deltar i ett team som uppfyller sina mål.
Arbetsgrupper fungerar bättre i organisationer som:
Formulerar meningsfulla mål för gruppen och meningsfulla uppgifter som förutsätter skicklighet, är varierande och kräver samarbete: Om uppgifterna framstår som rutinarbete minskar motivationen.
Formulera meningsfulla mål för gruppen och uppgifter som kräver ett kontinuerligt lärande: Medlemmarna lär sig av varandra
Skapar tillgång till de mänskliga resurser som är nödvändiga för att uppnå gruppens mål
Skapar tillgång till de tekniska resurser som är nödvändiga för att utföra uppgiften
Fastställa tydliga ramar för vad som utgör teamets arbetsplats: Träffas ansikte mot ansikte, vi behöver veta vilka vi arbetar med och vad deras attityder och värderingar är.
Gruppmedlemmar:
De bästa grupperna bildas av medlemmar som är insatta i hur grupper fungerar och känner till gruppens uppgifter
Medlemmarna behöver nödvändigtvis inte tycka om varandra
De organisationer om utbildar sina medarbetare för att höja deras tekniska kompetens och göra de till mer effektiva gruppdeltagare, ökar chansen för att deras grupper ska bli högpresterande
Strategier för att hjälpa gruppen
Mest framgångsrik: Intervention med målformulering i kombination med feedback som tar hänsyn till frågor om gruppens utveckling
Gruppmedlemmarna sätter därmed själva upp målen och bestämmer strategier till hur de ska bli bättre
Undvik att hjälpa gruppen för mycket
Allt för mycket hjälp av experter gör att medlemmarna inte lär sig att bli effektiva på egen hand, de blir istället beroende av experter
Grupper som får regelbunden feedback blir mer framgångsrika
Gruppen ska vara både självständig och förbunden med organisationen
Om gruppen förväntas hjälpa andra, behöver de veta vad de gör
Måste veta vilka beslut de kan fatta själva eller granskas av andra
Bra arbetsrelationer med andra grupper ökar chansen för effektiva team
Organisationens stöd
Varje medlem i organisationen är av betydelse för de grupper hen interagerar med
Varje grupp har i sin tur ansvar att be om det som krävs för att bli framgångsrikt
Gruppers utveckling
Stadie 1: Tillhörighet och trygghet
De är beroende av den utvalda eller utsedda ledaren
De oroar sig över trygghet
Strävar efter att känna tillhörighet med de andra
Medlemmarna berättar pseudo arbete eller väntar på att ledaren ska ta beslut
Att identifiera stadium 1-grupp
Medlemmarna är koncentrerade på den personliga tryggheten i gruppen
Koncentrerade på att bli accepterade av andra och tillhörighet
Rädda för att bli avvisade
Kommunicerar på trevande sätt och är artiga
Behov av ledare och dess direktiv
Ledaren se som välvillig och kompetent
Ledaren utmanas sällan
De har ingen klar bild av gruppens mål, försöker inte heller klargöra dem
Ifrågasätter sällan utpsrungliga målen
Rolltilldelning grundar sig på yttre attribut istället för att matcha kompetens med uppgift
Kommunikation går via ledaren
Bestämmandet blir till ett fåtal högröstade
Konflikter är sällsynta
Konformiteten är stark
Brist på gruppstruktur
Sällsynt att avvika från normer
Sällsynt med subgrupper
Du vet att du ingår i stadium 1 grupp när ledare frågar och ingen svarar
Stadium 2: Opposition och konflikt
Gruppen försöker frigöra sig från sitt beroende av ledaren, strider om gruppens mål och procedurer. Konflikter kring uppgifter är en oundviklig del av denna process
Konflikt kring uppgifter viktiga, interpersonella konflikter hindrar
Att lösa konflikter kring uppgifter och utveckla enhetlig syn på gruppens syfte och procedurer som man kan utveckla genuint samarbete
Att identifiera stadie 2
Konflikter kring värderingar
Meningsskiljaktigheter om mål och uppgifter
Känslan av trygghet gör att folk vågar säga ifrån
Missnöje med roller kan dyka upp
Börjar klargöra målen
Klargörandet av roller börjar
Utmanar ledaren och varandra
Subgrupper och koalitioner bildas
Ökat deltagande bland medlemmar
Konformiteten börjar minska
Avvikelser från gruppnormer blir fler
Försök till konfliktlösning
Om konfliktlösning lyckas ökar sammanhållning, och enighet om gruppens mål mot slutet av stadiet
Stadium 3: Tillit och struktur
Klara konflikter ökar engagemang, vilja att samarbeta och tillit
Att identifiera
Ökad tydlighet och konsensus kring målen
Roller och uppgifter anpassas
Ledarens roll mindre styrande
Kommunikationsstruktur mer flexibel
Kommunikation mer inriktad på uppgifter
Konformitetstrycket ökar igen
Subgrupper osv fortsätter uppstå
Sammanhållning och tillit ökar, och medlemmarnas tillfredsställelse
Samarbete är tydligare
Individuellt engagemang för gruppens mål
Arbetsdelning ökar
Konflikter uppstår, men hanteras mer effektivt
Gruppen arbetar för gruppstruktur som underlättar vägen till målet
Stadium 4; Arbete och produktivitet
Här blir det ett högpresterande och effektivt team
Efter att ha löst alla oklarheter kan gruppen lägga tid på genomförandet
Att identifiera
Medlemmarna är medvetna om gruppens mål, och delar det
Uppgifterna kräver grupp snarare än individuella handlingar
Medvetna om sina roller, accepterar dem och deras status
Rollerna matchar derad förmågor
Platt ledarskap
Öppen kommunikation som matchar uppgifterna, alla medlemmar deltar och får sin röst hörd
Använder sig av feedback på effektiviteten
Ägnar tid åt definiera problem och ta beslut, lösa problemen
Metoder för beslutsafattande som gör att alla deltar
Konformiteten är i hög grad frivillig
Normerna uppmuntrar höga prestationer
Uppmuntrar innovationer
Noga med detaljer
Accepterar subgrupper, de är integrerade i gruppen som helhet
Gruppen består av minsta antal medlemmar som krävs för målet
Stark sammanhållning
Kortvariga konflikter med effektiva strategier för att lösa dem
Grupper kan fastna på ett stadie under längre period, leder till ineffektivtet låg produktivitet
Grupper kan också pendla fram och tillbaka
Att överleva grupputveckling
Lär känna grupputvecklingen: När man vet om den kan man slappna av och njuta av resan
Var tålmodig: 2-3 första månaderna i stadie 1 och 2. 4e stadiet inte tidigare än månad 6.
Förvänta sig att saker och ting är oklara när gruppen börjar
Förvänta dig konflikter och behandla dem som ett positivt tecken på utveckling: KOnflikter är positiva i utvecklandet av tillit.
Hjälp gruppen att begränsa konflikterna till sådana som handlar om sakliga uppgifter
Kompromissa om möjligt och hjälp andra att lösa skiljaktigheter
Sitt inte som åskådare utan ta ansvar för vad som pågår även om det inte direkt involverar dig: dela med sig av förslag, idéer och oro
Stöd andra och ledaren: uppmuntran såsom “jag håller med dig”
Gör färdigt dina uppgifter i tid
Bli inte upprörd när det växer fram subgrupper: sundhetstecken som visar att gruppen utvecklas
Uppmuntra din grupp att regelbundet stämma av hur den fungerar
Kom på mötena
Karaktäristiska drag hos högpresterande team
Medlemmar har klar och enhetlig bild om gruppens mål
Uppgifterna är anpassade till grupplösningar och inte individuella lösningar
De accepterar sina roller och har klar bild över dem, de matchar deras förmågor
Ledarstil matchar gruppens utvecklingsnivå
Öppen kommunikationsstruktur där alla får delta
Får, ger och använder feedback
Ägnar tid att definiera och diskutera problem som behöver lösas
Effektiva strategier för beslutsfattande
Implementerar och utvärderar sina lösningar och beslut
Meningsskiljaktigheter kring uppgifter tolereras
Normer stimulerar prestationer, framgång och kvalitet
Subgrupper är integrerade i teamet
Minsta möjliga antal medlemmar
Tillräckligt med tid för att uppnå mål
Stark sammanhållning och samarbetsvillighet
Perioder av konflikter uppkommer ofta, men är korta och effektivt lösta
10 nycklar till produktivitet
mål: klar bild av dessa, och hur de ska uppnås. de anser målen som viktiga
roller: tydliga förväntningar, medlem ha förmågor som krävs för att utföra, medlem hålla med om och acceptera rollen
ömsesidigt beroende: arbetar tillsammans som enhet
ledarskap: ska matcha gruppens behov
kommunikation och feedback: regelbunden feedback om effektivitet och produktivitet, ge individen feedback för att bli en mer effektiv medlem
diskussion, beslutsfattande och planering: ha bestämt beslutsmetod i förväg som alla är med på
implementering och evaluering: ansvariga att handla i enighet efter besluten och se hur det går
normer och individuella skillnader: normer uppmuntrar prestation, innovation och kreativitet
struktur: 3-6 medlemmar var mer effektiva än större
samarbete och konflikthantering
Riktlinjer för att bli effektiv medlem
Lägg inte skulden på andra för det som är ett grupproblem: känsla av hjälplöshet, grundläggande attributionsfelet.
Uppmuntra klargörande av mål, roller och uppgifter: ställ frågor tills du förstår.
Uppmuntra en öppen kommunikationsstruktur där alla medlemmarnas inlägg och feedback blir hörda: människor tenderar att klassa in varandra i statusgrupper tidigt, gäller att stå emot dem och visa kompetenser och samarbeta
Verka för en adekvat fördelning mellan arbetsorienterad och stödjande kommunikation: framgångsrika grupper 70-80% tala om mål och uppgifter. Balans i gruppsamtal viktigt. Pratat länge om uppgift, ge gruppen erkännande för dess ansträngningar.
Verka för effektiv användning av problemlösande och beslutsfattande procedurer: fyra faser - orienteringsfas, diksussionsfas, beslutsfas, implementeringsfas. Planering ökar kvalitet på lösningarna. Modifierad form av konsensus med 70-80%
Uppmuntra etablerandet av normer som stöder produktivitet, innovation och frihet att uttrycka sig: viktigt att alla känner att de kan uttrycka sig så man inte går miste om en åsikt som kan ha varit viktig.
Följ normer som gynnar gruppens effektivitet och produktivitet: man ska gemensamt förvänta sig framgång
Se till att det råder sammanhållning och samarbete i gruppen: behöver inte känna varandra på personligt plan, utan man ska klargöra mål och öka kommunikationen. Viktigt med konflikter som kan öka sammanhållning, bra att känna att man får vara sig själv ha avvikande uppfattning utan att vara rädd för att bli utesluten.
Riktlinjer för ledare att hjälpa grupper bli effektiva
Åta dig inte alla ledaruppdrag som du erbjuds: för att vara effektiv behöver ledaren ha djup förståelse för gruppens arbete, och kunna möta gruppens behov, bland annat de sociala kraven
Anpassa ledarstil så den uppfyller gruppens utvecklingsbehov vid en viss tidpunkt: ledarens roll blir mindre framträdande ju längre tiden går eftersom målen blir mer väldefinierade bland medlemmarna. Den går från styrande till konsultativ.
Ledarskap på de olika stadierna
Ledarskap på stadium 1:
Var en styrande och självklar ledare
Styrande, självsäker, strukturerad och uppgiftsorienterad
Medlemmarna har inte hunnit strukturera upp sig, så hjälp till med det
Minska medlemmarnas ängslan, otrygghet och rädsla att bli avvisade
Ge positiv feedback
Skapa öppna diskussioner och mål, värden och uppgifter. underlätta övergpngen till nästa fas.
Se till att medlemmarna känner sig kompetenta genom att erbjuda handledning, träning och utbildning i uppgifts- och processrelaterade aktiviter: anonyma enkäter eller enskilda intervjuer kan funka här.
Sätt upp högpresterande normer och ge den vägledning som krävs
Hantera gruppens förhållande till omgivningen
Ledarskap på stadium 2:
När medlemmarna börjar kräva större inflytande över gruppens styrning, se till att successivt ge dem sådan mandat
Medlemamrnas förvätningar och reaktioner på ledaren förändras
Nu ifrågasätts den trygghet och kompetens som de tidigare ansåg att ledaren gav dem
Gruppen kan splittras i de som är lojala mot ledaren, och de som står sig mot ledaren
Denna omfördelning av makt skapar vägen för andra strukturer och roller som utvecklas gruppen ännu mer
“Makt till” är bäst, spridning av makten
Effektiva ledare förväntar sig att deras auktoritet ska utmanas som ett tecken på att gruppen utvecklas, och inte ser det som ett hot mot sin egna position
Ta inte angrepp och utmaningar personligt
Underlätta öppna diskussioner och konfliktlösning kring värden, mål och ledarskap: genom att lösa konflikter och öka tilliten är det lättare för gruppen att ta sig vidare till stadium 3 med att fokusera på strategier som gör att man uppnår gemensamma mål
Ledarskap på stadium 3:
Involvera medlemmarna i gruppens ledarskapsfunktioner
Att få medlemmarna delta i ledarskapsprocessen är ett kännetecken för ledarsakpets tredje stadium
Nödvändigt med delegering och maktdelning, och vissa medlemmars roller har tagit över ledarens uppgifter totalt på vissa delar
Uppmuntra medlemmarna i deras strävan att ta del i gruppens ledarskapsfunktion
Uppmuntra gruppen att göra de förändringar av gruppstrukturen som krävs för att gruppens produktivitet ska öka: ledarna gör inte jobbet åt gruppen.
Ledarskap på stadium 4:
Delta som en expertmedlem i ditt team
Ledarna kan nu slappna av lite mer, agerar som konsulter om det behövs
Fortsätt följa teamprocesserna och var särskilt uppmärksam på tecken som kan tyda på regression
Gör regelbundna granskningar av organisationens stöd
Var en effektiv gruppmedlem oavsett vilket stadium som din grupp befinner sig på
Att navigera genom första stadiet
Beteenden som är karaktäristiska för stadium 1:
Oro för tryggheten och tillhörigheten
Medlemmarnas beroende av den utsedda ledaren
En önskan om ordning och struktur
Mål: Skapa en känsla av tillhörighet och forma någorlunda förutsägbara interaktionsmönster
Oro för tryggheten och tillhörigheten
Medlemmar oroar sig för den personliga tryggheten i gruppen
Medlemmar vill bli accepterade av andra medlemmar och ledaren
Medlemmar är rädda för att bli avvisade
Medlemmar kommunicerar på ett trevande och artigt sätt
Vad du kan göra:
Presentera dig själv för personen bredvid dig och berätta vad du gör i organisationen
Fråga andra vilka de är
Vänta inte på att andra eller ledaren ska agera
Säg någonting som lättar upp stämningen
Beroende av utsedda ledaren
Medlemmar har behov av ett pålitligt och instruktivt ledarskap
Ledaren betraktas som välvillig och kompetent
Ledaren förväntas och uppmuntras att ge medlemmarna en inriktning och en personlig trygghet
Ledaren utmanas sällan
Sammanhållning i och engagemang för gruppen grundar sig på en identifikation med ledaren
Vad du kan göra
Ledaren ska presentera sig själv, mötets agenda och dela ut kopior av det så alla fick en så tydlig bild som möjligt. Formulera målen och inlett diskussion om dessa
Låt de andra presentera sig för varandra, inte bara med namn utan lite mer
Medlemmarna ska hjälpa ledaren, och ledare tacka för hjälp istället för att bli defensiv
En önskan om ordning och struktur
Målen är inte självklara, utan de behöver redogöras
Sällan uttrycker man i början avvikande åsikter om gruppens mål eller generellt
Utgår från att de råder konsensus
Rolltilldelning baseras på yttre status osv
Medlemmarna är tillmötesgående och trevliga
Kommunikation går via ledare
Vissa säger mycket och andra inget alls
Inga konflikter nästan
Konformitet är hög
Brist på gruppstruktur är uppenbar
Avviker inte från normerna som växer fram
Subgrupper är sällsynta
Vad du kan göra
klargöra mål, planera hur uppgofterna ska utföras, diskutera vem som ska göra vad, öppen kommunikation där alla får säga sitt, diskutera rollfördelning och börja med din egen.
