Tenta: Styrning Samlad Flashcards
Vad är IT-styrning (IT Governance)?
IT-styrning är en strukturerad process för att säkerställa att IT-investeringar stödjer organisationens strategiska mål.
Det handlar om att definiera beslutsmandat, processer och kommunikationskanaler för att uppnå samverkan mellan IT och verksamhet.
Vilka är de tre huvudtyperna av IT-styrningsmekanismer?
De tre huvudtyperna är:
- Beslutsstrukturer: Vem som har mandat att fatta IT-relaterade beslut.
- Formella processer: Procedurer för IT-planering, budgetering och uppföljning.
- Kommunikationsmetoder: Säkerställer att IT-relaterad information sprids effektivt.
Vad menas med begreppet ‘ambidexteritet’ inom IT-styrning?
Ambidexteritet inom IT-styrning syftar på en organisations förmåga att balansera och hantera flera motstridiga behov och mål samtidigt för att optimera prestation och utveckling. Det mest centrala är att balansera effektivitet och innovation, men det omfattar även andra viktiga dimensioner, såsom:
Kortsiktiga och långsiktiga mål: Säkerställa att dagens operativa krav uppfylls utan att äventyra framtida strategiska initiativ.
Stabilitet och förändring: Upprätthålla en robust och säker IT-infrastruktur samtidigt som man anpassar sig till ny teknologi och marknadsförändringar.
Centralisering och decentralisering: Balansera mellan att ha en centraliserad IT-styrning och att ge självständighet till enskilda avdelningar eller projekt.
Ambidexteritet kräver strukturer, processer och en kultur som stödjer denna balans. Exempelvis kan en organisation etablera tvärfunktionella team, innovationsfonder eller experimentella enheter för att stödja innovation, samtidigt som man har standardiserade processer och kontroll för att upprätthålla effektivitet.
Denna balans är kritisk för att hantera spänningar mellan olika intressen i organisationen och för att maximera värdet av IT-styrning i en dynamisk och komplex omvärld.
Vad är ‘efficiency creep’?
Efficiency creep är ett fenomen inom IT-styrning där organisationen fokuserar så starkt på effektivitet att det sker på bekostnad av andra viktiga mål, såsom innovation och långsiktig utveckling.
Det innebär att resursoptimering, standardisering och kostnadsbesparingar blir prioriterade, vilket leder till att organisationen försummar möjligheter att utforska nya idéer, tekniker eller strategier.
Efficiency creep kan uppstå när:
Organisationens styrningsmekanismer enbart belönar kortsiktiga effektivitetsvinster.
Innovationsprocesser saknar stöd eller finansiering.
Det finns en stark kultur av riskminimering som avskräcker från att prova nya lösningar.
Vad är ‘shadow innovation’?
Shadow innovation är ett fenomen som uppstår när medarbetare driver innovationsinitiativ utanför den formella styrningen av organisationens IT-processer.
Detta sker ofta som en reaktion på bristande stöd för innovation inom organisationens etablerade strukturer, till exempel på grund av ett starkt fokus på effektivitet (efficiency creep).
Shadow innovation kännetecknas av:
Informella initiativ: Medarbetare använder egna resurser och tar egna beslut för att skapa nya lösningar eller förbättringar.
Avsaknad av mandat: Innovationen sker utan stöd eller godkännande från ledningen, vilket kan innebära att dessa initiativ inte är integrerade i organisationens strategiska mål.
Snabba och kreativa lösningar: Shadow innovation kan ge upphov till värdefulla idéer, men också skapa risker i form av bristande samordning, säkerhetsproblem eller ineffektiva användningar av resurser.
Hur kan strategisk anpassning förbättra en organisations prestation?
Strategisk anpassning säkerställer att IT-strategier är synkroniserade med affärsmål. Detta förbättrar användningen av resurser, minimerar slöseri och ökar chansen att uppnå långsiktig konkurrenskraft.
Vilka är de tre nivåerna för ambidextrous IT Governance enligt Magnusson et al. (2020)?
Strategisk nivå: Definiera vision och mål för effektivitet och innovation.
Taktisk nivå: Skapa mekanismer som stöder båda perspektiven, exempelvis innovationsfonder och tvärfunktionella team.
Operativ nivå: Främja en kultur som stödjer innovation och effektivitet i det dagliga arbetet.
Vad är syftet med effektstyrning inom IT?
Effektstyrning fokuserar på att mäta och följa upp värdet av IT-investeringar över tid. Syftet är att säkerställa att investeringarna ger de avsedda affärsfördelarna och anpassar sig till förändringar i verksamheten.
Hur påverkar IT-transformation en organisations konkurrenskraft?
IT-transformation innebär en genomgripande förändring av IT-strukturer, processer och strategier för att stödja organisationens affärsmål och långsiktiga framgång.
IT-transformation påverkar konkurrenskraften genom:
Standardisering och stabilitet: Genom att införa enhetliga IT-plattformar kan organisationer minska komplexitet och förbättra effektiviteten. Detta skapar en stabil grund för verksamheten att leverera pålitliga tjänster och produkter.
Flexibilitet och innovation: IT-transformation möjliggör användning av nya teknologier, som molntjänster och AI, för att snabbt anpassa sig till förändrade marknadsförhållanden och kundbehov. Detta stärker organisationens förmåga att differentiera sig från konkurrenter.
IT-baserad konkurrensfördel: Genom att integrera IT-strategier med affärsstrategier kan organisationer skapa unika erbjudanden och förbättra kundupplevelsen, vilket ökar deras konkurrenskraft på lång sikt.
Kostnadseffektivitet: Transformationer kan bidra till att sänka operativa kostnader genom automatisering och optimering av processer, vilket frigör resurser för strategiska satsningar.
Samverkan mellan IT och verksamhet: En framgångsrik IT-transformation stärker partnerskapet mellan IT och verksamhet, vilket förbättrar anpassningen till organisationens mål och skapar en sammanhängande strategi för framtiden.
Vad är en vanlig utmaning med IT-styrning enligt Pessis föreläsning om styrning?
En av de vanligaste utmaningarna med IT-styrning, enligt Kalevi Pessi, är att hantera organisationens föråldrade IT-system.
Dessa system är ofta dyra att underhålla, ineffektiva och osäkra, vilket skapar hinder för verksamhetens utveckling och digitalisering (innovation)
Vilka risker kan uppstå med otillräcklig IT-styrning?
Riskerna inkluderar bristande strategisk anpassning, ineffektiva IT-investeringar, ökad förekomst av shadow innovation och potentiellt högre kostnader och säkerhetsrisker.
Hur kan IT-styrning förbättra samarbetet mellan IT och verksamhet?
IT-styrning spelar en avgörande roll för att förbättra samarbetet mellan IT-avdelningen och verksamheten genom att skapa strukturer och processer som främjar samordning, kommunikation och gemensamma mål.
Ett effektivt samarbete säkerställer att IT bidrar till att uppfylla organisationens affärsstrategier och mål.
Exempelvis kan en organisation skapa en IT-styrningskommitté där både IT-ledare och verksamhetschefer regelbundet möts för att diskutera prioriteringar och säkerställa att projekt är linjerade med affärsmålen. Detta stärker inte bara kommunikationen utan också det ömsesidiga förtroendet mellan IT och verksamhet.
Vad är målet med Cost/Benefit-analyser inom IT-utvärdering?
Målet är att utvärdera förväntade kostnader och nyttor av en IT-investering för att fatta välgrundade beslut och optimera resursanvändningen
Vilka två begrepp diskuterar Magnusson et al. (2020) som centrala för ambidextrous IT Governance?
Efficiency creep och shadow innovation. Dessa begrepp visar på spänningen mellan effektivitet och innovation och hur de påverkar varandra i en organisation
Hur kan en organisation balansera kortsiktiga och långsiktiga mål i sin IT-styrning?
Genom att tillämpa ambidextrous IT Governance, vilket innebär att skapa strukturer och processer som stödjer både effektivitet och innovation, samt främja en kultur som värdesätter båda aspekterna
