Tema 5: Importancia de la Administración de Proyectos Flashcards
Menciona las 5 características principales de un proyecto
- Tiene una línea del tiempo claramente delimitada; tiene un principio y un fin.
- Requieren de recursos para que se lleven acabo (personal, suministros y dinero).
- Sus resultados tienen metas específicas
- Están basados en una planeación
- Incluyen un equipo de trabajo y un responsable.
Menciona las 5 fases de un proyecto
- Inicio, establecido por una fecha de inicio.
- Planeación
- Ejecución
- Control
- Conclusión
Menciona las 6 actividades de la fase de inicio de un proyecto para un líder de proyecto
- Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse acabo.
- Determinar lo que el proyecto puede lograr.
- Definir la meta global del proyecto.
- Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados.
- Precisar el alcance general del proyecto.
- Seleccionar los miembros iniciales del equipo.
Menciona las 6 actividades de la planeación de un proyecto para un líder de proyecto
- Refinamiento del alcance del proyecto.
- Listado de las tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto.
- Agrupación de actividades por logro o persona responsable.
- Secuencia de las actividades.
- Desarrollo de un calendario y presupuesto.
- Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros involucrados.
Menciona las 6 actividades de la ejecución de un proyecto para un líder de proyecto
- Dirección del equipo.
- Reuniones con los miembros del equipo.
- Comunicarse con los terceros involucrados.
- Resolver los conflicots o problemas que puedan surgir.
- Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo y tiempo).
- Verificar el cumplimiento de las actividades en el tiempo y forma indicadas.
Menciona las 7 actividades de la fase de control de un proyecto para un líder de proyecto
- Vigilar las desviaciones del plan
- Emprender acciones correctivas
- Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
- Cambiar los calendarios del proyecto
- Adaptar los niveles de recursos
- Cambiar el alcance del proyecto
- Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes si fuera necesario.
Menciona las 5 actividades de la fase de conclusión de un proyecto para un líder de proyecto
- Reconocimiento de logros y resultados
- Cierre de las operaciones y dispersión del equipo
- Aprendizaje de la experiencia del proyecto
- Revisión del proceso y resultados
- Redacción del informe final
Diferencia principal entre las fases del proceso administrativo y las fases de un proyecto
Una aplica para las labores cotidianas y repetitivas y la otra aplica para actividades delimitadas en el tiempo con un objetivo único.
Definición formal de Administración de Proyectos
La aplicación racional de conocimientos, habilidades herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos deseados en el proyecto a través de una serie de actividades ordenadas y claramente establecidas, todas ellas interrelacionadas y asignadas a uno o variso grupos de trabajo con un responsable o líder.
Menciona los 7 participantes principales de un proyecto
- Director / Líder de proyecto
- Clientes / Usuarios
- Empresa
- Miembros del equipo
- Equipo de dirección
- Patrocinador
- Influyentes
3 formas en las que puede ser definida la estructura de trabajo de un proyecto
- Estructura por proyectos
- Estructura matricial
- Estructura funcional
Describe la estructura por proyectos
Estructura tradicional en la que el personal reporta directamente al mando superior.
Se tiene control total sobre el presupuesto y los recursos.
El mando superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal.
La agrupación de actividades se hace de acuerdo a las actividades afines a las fases del proyecto.
Describe la estructura matricial
Las actividades se colocan en columnas y renglones; posteriormente, las actividades comunes a cada actividad son controladas por una sola entidad.
Por ejemplo, el control presupuestal de todo el proyecto es llevado por una sóla entidad.
Describe 5 aspectos que se deben tomar en cuenta para determinar la mejor forma de establecer la organización de un proyecto.
-
Tamaño del proyecto
- Proyectos pequeños: administración por proyecto o funcional
- Proyectos Grandes: administración matricial
-
Tipo de proyecto
- Proyectos de informática: administración matricial; depende el tamaño de la organización.
-
Tamaño de la empresa:
- Para empresas grandes es mejor administración matricial.
-
¿Quién ejecuta el proyecto?
- Ejecutado por la empresa: administración matricial.
- Ejecutado por un externo: administración por proyecto.
- Habilidades y conocimientos de los líderes y ejecutores de las tareas.
Describe en una gráfica las competencias técnicas y humanas de acuerdo a los diferentes niveles de habilidades y conocimiento.
Retomando las etapas del proyecto…
Menciona 4 actividades de la fase de inicio
- Se establecen mecanismos de selección del proyecto
- Se define el proyecto
- Se elabora el documento de presentación del proyecto
- Se definen los alcances del proyecto
Retomando las etapas del proyecto…
Menciona 9 actividades de la planeación de un proyecto
- Inicia el análisis de la necesidad real del proyecto
- Establece la tabla de actividades, duración y precedencia del proyecto.
- Determina la ruta crítica
- Se establece la organización estructural para la administración del proyecto
- Estimación de recursos (financieros, materiales y humanos)
- Se establece el programa del proyecto (gráfico GANT).
- Se determinan holguras y elasticidad de las actividades.
- Estimación de la aplicación del presupuesto.
- Plan final del proyecto.
Retomando las etapas del proyecto…
Menciona las 9 actividades de la fase de ejecución de un proyecto
- Ejecución de las actividades
- Reportes del avance
- Resultados del trabajo
- Ajustes requeridos (si es necesario)
- Informes del proyecto
- Ejecución de tareas prioritarias (ruta crítica)
- Aseguramiento de la calidad
- Dirección del proyecto
- Comunicación
Retomando las etapas del proyecto…
Menciona las 10 actividades de la fase de control de un proyecto
- Análisis del valor ganado en el avance del proyecto
- Distribución de información a interesados
- Sistemas de control de cambio
- Control de riesgos
- Actualización de los planes
- Acciones correctivas
- Supervisión y control
- Control del cronograma
- Control de costos
- Control de calidad
Retomando las etapas del proyecto…
Describe las 4 actividades de la fase de cierre de un proyecto
- Observación y monitoreo previos
- Informes y reportes finales
- Cierre administrativo
- Presupuestos
- Programas (cronogramas)
- Evidencias
- Cierre de contratos
