Tema 4

Question 1

Definición de portafolio de proyectos

Answer 1

Colección de proyectos u otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestion efectiva de los mismos.

Question 2

Característica de los componentes de una cartera de proyectos.

Answer 2

Son cuantificables; es decir, pueden medirse claramente, además de priorizarse y clasificarse.

Question 3

Definición de proyecto

Answer 3

Esfuerzo temporal que se lleva acabo para crear un producto o servicio, mejorar los ya existentes o mejorar la forma en que se generan o producen dichos bienes o servicios.

Question 4

¿Qué significa que un proyecto sea temporal?

Answer 4

Que tiene un inicio definido al igual que un fin, que puede ser alcanzado por una medida de tiempo o por la terminacion de la actividad temporal.

Question 5

Ejemplo de medida de tiempo para un proyecto

Answer 5

Una campaña publicitaria definida para un año.

Question 6

Ejemplo de terminación de la actividad

Answer 6

Cuando un sistema se ha terminado de implementar y ya está en plena operación.

Question 7

Protafolio de proyectos

¿Cuáles son las fases del proceso administrativo durante la administración de un proyecto?

Answer 7

1. Planeación
2. Organización
3. Integración de personal
4. Dirección
5. Control

Question 8

Portafolio de Proyectos

Describe la fase de planeación de la administración de un proyecto.

Answer 8

Fase preliminar del proceso administrtivo donde se definen los objetivos a alcanzar, cuando hablamos de la planeación de un proyecto se deben de tomar en cuenta factores como objetivos, tiempo, recursos necesarios y flujo de recursos.

Question 9

Portafolio de Proyectos

Describe brevemente los 4 factores a tomar en cuenta durante la planeación de un proyecto.

Answer 9

• Objetivos: definir claramente lo que deseamos lograr con la elaboración de un proyecto. El objetivo debe ser cuantificable.
• Tiempo: definir claramente la duración de un proyecto en una medida de tiempo bien definida. También se debe definir fecha de inicio y fin del proyecto.
• Recursos necesarios: cantidad de recursos financieros, humanos y materiales que se requieren para llevar acabo todo el proyecto en el tiempo definido y con los logros establecidos en los objetivos.
• Flujo de recursos: en qué momento de la duración del proyecto se requeriran los recursos.

Question 10

Portafolio de Proyectos

Describe la etapa de organización de un proyecto.

Answer 10

Definir y listar cada una de las actividades para lograr el proyecto, agruparlas y asignarlas a una persona con la autoridad y responsabilidad para llevarlas acabo.

Se definen los responsables y los equipos de trabajo encargados de la realización de las tareas.

Se define el organigrama de un proyecto.

Question 11

Portafolio de Proyectos

Describe la fase de integración del personal en la administración de un proyecto

Answer 11

Una vez que se han definido las activiades y las personas responsables de éstas, es necesario llenar los espacios del organigrama que sí tienen actividades asignadas pero que no tienen una persona asignada.

Estos espacios se pueden llenar con personal de la organización o con contrataciones externas, temporales o permanentes.

Question 12

Portafolio de proyectos.

Describe la fase de dirección en la administración de un proyecto.

Answer 12

La dirección de un proyecto cumple con 3 roles principales:

1. Asegurarse de que el proyecto avanza de acuerdo al tiempo establecido midiendo las actividades realizadas y las que faltan por realizar de acuerdo al tiempo transcurrido.
2. Asegurarse de que los recursos financieros, humanos y materiales sean adquiridos y utilizados en el tiempo establecido desde la planeación
3. Facilitar el proceso para que todas las personas responsables de diversas actividades puedan realizar su labor en tiempo y forma

Question 13

Portafolio de Proyectos

Describe la fase de control de la administración de un proyecto.

Answer 13

Mecanismo a través del cual la dirección del proyecto se asegura que se cumplen todas y cada una de las actividades del proyecto, observando el avance del mismo y creando y aplicando medidas correctivas en caso de algún retraso o uso adicional de recursos.

Es el mecanismo que observa la adecuada evolución de las actividades del proyecto.

Question 14

¿Qué es la gestión de un proyecto?

Answer 14

Proceso administrativo (planeación, organización, integración del personal, dirección, control) que se encarga desde la concepción de un proyecto hasta su implementación y consecución.

Question 15

Portafolio de Proyectos

¿Qué tipo de gestiones hay?

Answer 15

1. Gestión de alcance
2. Gestión de tiempo
3. Gestión de costos
4. Gestión de calidad
5. Gestión de integración

Question 16

¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?

Answer 16

Conjunto de fases en las que se divide un proyecto para facilitar su administración y seguimiento.

Question 17

Definición formal de proyecto

Answer 17

Colección de actividades que se agrupan con un tiempo delimitado que no forma parte de las actividades cotidianas de la empresa; la agrupación de las actividades se hace para facilitar la administración efectiva de las mismas.

Question 18

¿De qué tipo de proyectos puede estar compuesto un portafolio de proyectos?

Answer 18

De proyectos interdependientes o independientes.

Question 19

¿De acuerdo a qué se conforma un portafolio de proyectos?

Answer 19

De acuerdo a los objetivos estratégicos de la empresa; la idea es lograr dichos objetivos a través de actividades cotidianas o bien de proyectos que coadyuven a la mejora de procesos o cambios radicales en los mismos.

Question 20

¿Qué es el proceso de seleción de proyectos?

Answer 20

Se define como la evaluación de las necesidades y soluciones probables para decidir cuál de ellas es la mejor opción y así convertirla en un proyecto.

Question 21

¿Cuáles son los criterios para la selección de una oportunidad?

Answer 21

• Establecer los criterios de evaluación basados en los objetivos estratégicos de la empresa.
• Listar las suposiciones que serán la base de cada oportunidad.
• Recabar datos de cada oportunidad, siguiendo un proceso formal de toma de desiciones.
• Evaluar las oportunidades de acuerdo a los criterios establecidos.

Question 22

¿Qué aspectos nos ayudan a la selección de proyectos?

Answer 22

• Diagnóstico de la situación actual: es importante saber la situación de la empresa en lo referente a su economía y entorno (ventas, competencias, fortalezas, etc).
• Definición del problema y sus causas: 2 puntos de vista:
  
  • Viendo el problema como la situacón o problema que se pretende atender.
  • Viendo el problema con el proyecto en sí mismo.
• Objetivo del proyecto: tener claro qué es lo que estamos esperando al terminar el proyecto y cómo este objetivo contribuye a los objetivos de la organización.
• Alternativas de solución: basándonos en lo anterior podemos elegir entre varias opciones de solución del problema.

Question 23

En base a temas anteriores; ¿qué otras herramientas nos ayudan a tomar una mejor desición en la selección de proyectos?

Answer 23

• ¿Cuál es el proyecto que tendrá una ganancia real a futuro? (VPN)
• ¿Cuál es el proyecto que cumplirá con las espectativas de utilidades de la empresa? (TREMA)
• ¿Cuál es el proyecto que tiene menor tiempo de retorno de la inversión? (PAYBACK)
• ¿Cuál es el proyecto que más incrementa el valor de la empresa? (Incremento del capital)