Pulong

Question 1

ay
pagtitipon ng dalawa o higit pang indibidwal upang pag-usapan
ang isang layunin para sa pangkalahatang kapakanan ng
organisasyon o grupong kinabibilangan nila. Ipinatatawag ang
ganitong pagtitipon kung may sapat na dami ng mga paksa o
isyung dapat pag-usapan (Certified General Accountants, 2012).

Answer 1

Ang pagpupulong

Question 2

Para masabing balido ang isang pulong, dapat na matupad ang
mga sumusunod na kondisyon.

Answer 2

1. Ang nagpapatawag ng pulong ay may awtoridad
   para gawin ito.
2. Ang pabatid na magkakaroon ng pulong ay nakuha
   ng mga inaasahang kalahok.
3. Ang quorum ay nakadalo.
4. Ang alituntunin o regulasyon ng organisasyon ay
   nasunod.

Question 3

MGA HAKBANG SA PAGSASAGAWA NG PULONG
Narito ang mga hakbang sa pagsasagawa ng isang pulong ayon
kay Walsh (1995) batay sa kanyang aklat na The Meeting Manual:

Answer 3

1. Pagbubukas ng pulong (Opening the meeting).
2. Paumanhin (Apologies)
3. Adapsyon sa katitikan ng nakaraang pulong (Adoption of
   the previous minutes).
4. Paglilinaw mula sa katitikan ng nakaraang pulong (Business
   arising from previous minutes).\
5. Pagtalakay sa mga liham (Correspondence).
6. Pagtalakay sa mga ulat (Reports).
7. Pagtalakay sa agenda (General business).
8. Pagtalakay sa paksang di-nakasulat sa agenda (Other
   business).
9. Pagtatapos ng pulong (Closing the meeting o
   adjournment).

Question 4

Opisyal na
idedeklara ng chairperson ang pagsisimula ng pagpupulong.

Answer 4

Pagbubukas ng pulong (Opening the meeting)

Question 5

Bago pa man ang pagsisimula ng
pulong, kinukuha ng kalihim ang listahan ng mga nakadalo at hindi.
Inihayag ng chairperson ang pangalan ng mga opisyal na
pinadalhan ng pabatid ngunit hindi nakadalo sa pulong

Answer 5

Paumanhin (Apologies)

Question 6

Dito binabasa ng kalihim ang katitikan ng
nakaraang pulong o binibigyan ang mga dumalo ng kopya ng
naturang katitikan.
MGA HAKBANG SA PAGSASAGAWA NG PULONG
Kapag nabasa na ang katitikan, inihahayag na ang adapsyon o
pagtanggap nito. Binubuksan ang hapag upang ilatag ang mga
puntong nais talakayin ukol sa katitikan. Itinatala ang mga paksang
nais talakayin mula sa katitikan. Kapag lahat ay sumang-ayon,
tinatanggap na ito. Kung mayroong mga pagtutol o mungkahing
pagbabago, tinatalakay ito at muling inihayag ang adapsyon ng
katitikan.Kapag tinanggap na ng grupo ang katitikan, pinipirmahan
ito ng chairperson at ibinibigay niya ito sa kalihim para sa opisyal
na pag-iingat sa dokumento.

Answer 6

Adapsyon sa katitikan ng nakaraang pulong (Adoption of
the previous minutes).

Question 7

Kung may mga paksang nais
pang pag-usapan na hango sa katitikan ng nakaraang
pagpupulong. Isinasama ito sa agenda. Nagkakaroon ng
deliberasyon ukol dito

Answer 7

Paglilinaw mula sa katitikan ng nakaraang pulong (Business
arising from previous minutes).

Question 8

Kung
mayroong ipinadalang mga liham para sa pagpupulong tulad ng
liham sa koreo, e-mail o fax mail at kailangang talakayin at
pagdebatehan sa pulong, ito’y dapat isagawa. Maaari itong
talakayin ng pabuod para maipabatid ito sa mga kasapi ng
organisasyon o grupo.

Answer 8

Pagtalakay sa mga liham (Correspondence).

Question 9

Sa bahaging ito
tinatalakay ang mga ulat, kung mayroon nang inihanda para sa
pagpupulong. Nagkakaroon ng mosyon na natanggap ang ulat
para maipakita na mayroong nagawang ulat para sa pulong na
isasagawa. Sa bahaging ito, tinatalakay at pinagdedebatehan
ang nilalaman, interpretasyon at rekomendasyon ng ulat.

Answer 9

Pagtalakay sa mga ulat (Reports)

Question 10

Ang mga
nakalistang pangunahing paksa sa agenda ay tinalakay sa
bahaging ito. Ito ang pinakasentro ng isinasagawang pulong.
Base sa layunin ng bawat paksa-pagbabahagi ng impormasyon,
pagkuha ng panukala para sa pagdedesisyon o paggawa ng
desisyon, pag-uusapan ng mga kalahok ang mga nakatalang
paksa sa agenda.

Answer 10

Pagtalakay sa agenda (General business)

Question 11

Kapag natapos na ang pagtalakay sa agenda,
itinatanong ng chairperson kung may mga isyung nais pang
pag-usapan ang mga kalahok. Maaaring ilabas ng mga kalahok
ang mga isyu na sa pakiramdam nila’y mahalagang pagusapan. Kabilang dito ang ano mang paksa na hindi nakalista
sa agenda

Answer 11

Pagtalakay sa paksang di-nakasulat sa agenda (Other
business).

Question 12

Dito na isinasara ng chairperson ang
pagpupulong. Isinasagawa ito kung lahat ng nais pag-usapan
ay naiharap na at natalakay. Sa pagdeklara ng chairperson ng
pagtatapos, opisyal na nagwawakas ang pulong

Answer 12

Pagtatapos ng pulong (Closing the meeting o
adjournment).