Projektdurchführung: Controlling

Question 1

Definition: Projektcontrolling

Answer 1

Tätigkeiten die notwendig sind um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit zu steuern. Auch Kontrollen geht aber weit darüber hinaus.

Question 2

Ziele Projektmanager

Answer 2

In Scope: Inhaltliche Kontrolle; In Time: Terminkontrolle; In Budget: Kostenkontrolle

Question 3

Träger: Projektcontrolling

Answer 3

Selbstcontrolling: Projektmitarbeiter, Projektleiter; Fremdcontrolling: Spezialisten (Durch eigene Controller, Durch andere Abteilungen, ext -> durch externe Controller

Question 4

Projektcontrolling-Sitzungen: Agende, Ziele

Answer 4

Ziele: Erarbeitung einer gemeinsamen Sicht zum aktuellen Projektstatus, Analyse von Abweichungen, Erarbeitung von Strategien und Maßnahmen für weitere Vorgangsweise; Tagesordnung: Einstieg(Ziele, Ablauf, Blitzlicht) -> Risiko-Review -> Leistungscontrolling -> Termincontrolling-> Ressourcen- und Kostencontrolling -> Review der Organisation -> Entscheidungsvorbereitung für SC

Question 5

Projektcontrolling-Sitzungen: Vorbereitung

Answer 5

Erstellung und Aussendung der Einladung, Aktualisierung des Leistungsfortschritts und etwaige Kommentierung des Status von Arbeitspaketen durch Verantwortlichen, Aktualisierung der Termine durch Arbeitspaketverantwortliche, Hochrechnung der rückgemeldeten Kosten, Sammlung aktueller Problemstellungen, Vorbereitung der Unterlagen

Question 6

Projektcontrolling-Sitzungen: Durchführung

Answer 6

Präsentation des Projektstatus anhand des Projektfortschrittsberichtes,; Diskussion aktueller Problemstellungen und der vom Projektteam vorgeschlagenen korrektiven Maßnahmen; Freigabe der Projektplanung

Question 7

Projektcontrolling-Sitzungen: Abweichungsanalyse

Answer 7

Ursachen: normale Änderungen durch neue Erkenntnisse, Fehler in den frühen Phasen, Fehler bei der Durchführung, unverschuldete Änderungen (geänderte Kundenwünsche); Konsequenzen: Einfluß auf weiteren Projektverlauf, Zeit, Budget, Ergebnisse

Question 8

Jour Fixe

Answer 8

Üblicherweise werden bei Projekten sogenannte “Jour Fixe” definiert; diese regelmäßigen Sitzungen dienen dem Informationsaustausch und dem formellen und informellen Projektcontrolling -> Probleme und Projektrisiken werden thematisiert und können neu bewertet werden; Es hat sich bewehrt zwischen kleinen und großen Sitzungen zu unterscheiden; Kleinere Sitzungen: wöchentlich -Y Informationsaustausch; Größere Sitzungen: monatlich oder vor SC-Sitzungen -> formalisiertes Projektreview als Ziel; Treffen soll erst genommen werden -> Keine Vertretungen

Question 9

Termincontrolling

Answer 9

Mögliche Darstellungsformen: Balkendiagramm, Trendanalyse

Question 10

Kostencontrolling

Answer 10

1. Kostenermittlung: Ermittlung aller Kosten, Periodenzuordnung der Kosten, rechnerische und sachliche Prüfung; 2. Regelmäßiger Soll/Ist-Vergleich: Basis sind Plankosten bei Projektbeginn, regelmäßiger Abgleich; 3. Prognose: Abschätzung der nächsten Periode, muss mit Mehrbelastungen gerechnet werden? Konkrete Risiken durch Rückstellungen abdecken

Question 11

Leistungscontrolling

Answer 11

Zentrale Rolle in der Projektüberwachung, Abschätzung des inhaltlichen Fertigstellungsgrades, Abschätzung des Restaufwandes, Kosten-Leistungsvergleich