PROCESSO ORGANIZACIONAL Flashcards
Quais são as 4 funções administrativas da Administração Pública? P’O’DI’CO
Planejamento
Organização
Direção
Controle
Planejamento:
é a função por meio da qual são definidos os objetivos da organização e pensados
os meios para alcançá-los.
Organização:
é a função que estrutura e distribui os recursos disponíveis para que tudo que foi
definido na fase de planejamento possa ser executado adequadamente.
Direção:
é a função relativa à condução da execução do que foi planejado, de forma a garantir
que a ocorra conforme planejado.
Controle:
é a função responsável por coletar dados, realizar medições tanto das atividades
realizadas pela organização quanto dos resultados obtidos. Sua finalidade é comparar as medições com o que foi previamente planejado e, assim, poder realizar possíveis adequações aos
objetivos definidos no planejamento.
Quais são os 03 níveis organizacionais de planejamento? PE PT PO
Planejamento Estratégico
Planejamento Tático
Planejamento Operacional
Planejamento Estratégico:
- nível organizacional/institucional.
- elaborado pela cúpula da organização (presidência e diretorias)
o engloba os ambientes interno e externo. - objetivos de longo prazo
- voltado à eficácia e à efetividade
Planejamento Tático
- nível departamental
- realizado pelas gerências intermediárias
- objetivos de médio prazo
Planejamento Operacional
- nível mais elementar dos três níveis de planejamento
- formalização das metodologias, procedimentos e tarefas do dia-a-dia
- objetivos de curto prazo
- voltado à eficiência
C/E
As funções administrativas (Planejamento, organização, direção, controle) ocorrem em todos os níveis organizacionais:
estratégico, tático e operacional.
CERTO!
C/E
Entre as atividades do processo administrativo, incluem-se o planejamento, a organização, a direção e o
controle nos níveis estratégico, tático e operacional.
CERTO
C/E
Na administração pública, planejar consiste em definir objetivos e estabelecer os meios adequados para
alcançá-los.
CERTO
O planejamento,seja no setor público, seja no privado, é a função administrativa que determina os objetivos
a serem atingidos e o que se deve fazer para alcançá-los. Define-se onde se pretende chegar, e, para tanto,
o que deve ser feito, quando, como e em que sequência.
C/E
Projetar o desempenho organizacional desejado e estabelecer metas para alcançá-lo é uma tarefa da
função de organização.
ERRADO.
Atenção: é comum a banca tentar confundir as funções de planejamento e organização. É o planejamento
que estabelece o futuro desejado e escolhe o caminho para chegar lá. Metas e objetivos devem sempre
remeter a planejamento.
C/E
A tradução e a interpretação das estratégias de um órgão público realizadas em âmbito departamental
caracterizam procedimentos de planejamento tático.
CERTO!
O planejamento tático é o desdobramento do planejamento estratégico. É realizado pelas gerências
intermediárias, voltado para cada departamento/unidade específica da organização. É voltado para os
objetivos de médio prazo.
C/E
Organização como função administrativa é o processo administrativo em que se define a estrutura com
divisão de trabalho adequada para atingir os objetivos traçados no planejamento.
CERTO!
Como entidade, “organização” é o conjunto de pessoas reunidas em prol de interesses em comum, como,
por exemplo, uma empresa.
Já enquanto função administrativa, “organização” é o processo da administração que busca estruturar a
“organização” entidade, dividindo o trabalho de maneira estruturada e distribuindo os recursos entre as
áreas.
C/E
Designar tarefas e agrupá-las em departamentos da estrutura organizacional são ações pertinentes à
função de planejamento.
ERRADA!
Distribuir tarefas ou atividades e recursos, observando uma lógica estrutural (departamentalização), são
ações pertinentes à função de organização.
C/E
Um tribunal de contas que se encontre em processo de planejamento deverá elaborar um diagnóstico das
suas condições de trabalho e das perspectivas de mudanças na sociedade, determinar os objetivos a serem
alcançados e as ações a serem adotadas para alcançá-los, além de definir e distribuir as responsabilidades
pela execução das ações.
ERRADO!
De fato, o diagnóstico, os objetivos e as respectivas ações para alcançá-los são características do processo
de planejamento. No entanto, definir e distribuir as responsabilidades pela execução das ações são
competências da função organização.
C/E
O controle consiste em ferramenta administrativa para a reunião e a coordenação dos recursos humanos,
financeiros, físicos, de informação e outros necessários ao atendimento dos objetivos organizacionais
estabelecidos.
ERRADA!
O controle é a função administrativa pela qual os resultados obtidos pela organização/direção são
medidos/analisados e comparados com o que havia sido planejado, para que possam ser realizadas as
correções e que os objetivos organizacionais definidos no planejamento sejam devidamente alcançados.
A afirmativa acima se refere à organização, na qual os recursos humanos, financeiros, físicos e de informação
são coordenados e efetivamente distribuídos.
C/E
Um dos objetivos da função administrativa de direção é promover o envolvimento das equipes e estimular
a motivação das pessoas para o alcance de resultados satisfatórios.
CERTO!
Na função administrativa de direção, as três principais atividades desempenhadas pelo administrador são a
comunicação, a motivação e a liderança.
A assertiva falou em motivação das pessoas, o que está correto. E falou também em envolvimento de
equipes, o que remete a relações interpessoais, que também é outro foco da direção
C/E
Direção é a função administrativa responsável por promover treinamentos para os funcionários,
motivando-os a realizar as tarefas que lhes foram designadas.
CERTO!
Direção é a função relacionada à condução do dia-a-dia para que os trabalhos sejam executados. Para tanto,
é preciso estimular a motivação por diversos meios, dentre os quais se encontra o treinamento.
C/E
O controle, entendido como função administrativa, tem por objetivo monitorar e avaliar atividades,
perpassando pelos níveis estratégico, tático e operacional da organização.
CERTO!
De acordo com a definição, o controle é a função administrativa pela qual os resultados obtidos pela
organização/direção são medidos/analisados e comparados com o que havia sido planejado, para que
possam ser realizadas as correções e que os objetivos organizacionais definidos no planejamento sejam
devidamente alcançados.
Planejamento e controle são duas funções do processo administrativo intimamente ligadas e
interdependentes, de modo que ambas se fazem presentes nos níveis estratégico, tático e operacional da
organização.
C/E
Inventário mensal do volume de materiais ou de produtos em estoque é característico de controle do tipo
operacional.
CERTO!
Por se tratar de um controle voltado a procedimentos e tarefas do dia-a-dia da organização, vinculado a
objetivos de curto prazo e à eficiência, o inventário de estoque enquadra-se no nível operacional do controle.
C/E
A rigidez é um aspecto que deve ser observado em um sistema eficaz de controle para se evitar um
julgamento individual que promova modificações quanto ao que está definido.
ERRADO!
Pelo contrário, o controle deve observar a flexibilidade, pois o julgamento individual é desejável, a fim de
que o controle possa ser modificado para adaptar-se a novas circunstâncias e situações.
C/E
Controles orçamentários realizados nos níveis intermediários da organização para monitorar e controlar
as despesas de várias unidades no decorrer de um exercício anual são considerados controles táticos.
CERTO!
Mais uma questão sobre os níveis de controle, também sem muita dificuldade, desde que estejam bem
sedimentados os conceitos sobre os níveis estratégico, tático e operacional.
Falar em nível intermediário é o mesmo que falar em nível tático, ainda que os critérios “várias unidades” e
“exercício anual” tentassem levantar alguma dúvida no candidato.
C/E
O controle do tipo feedback baseia-se nas seguintes quatro etapas: estabelecimento de padrões de
desempenho; mensuração do desempenho; comparação do desempenho com os padrões estabelecidos;
e elaboração da informação acerca dos desvios ou da distância entre o desempenho medido e os padrões
estabelecidos.
ERRADA!
O controle, como função administrativa, deve observar os aspectos objetivos (padrão, meta etc), medição,
comparação e correção.
No entanto, quanto ao tipo ou método, o controle pode ser preliminar, simultâneo ou posterior (ou, como
dito na questão, de feedback), o qual enfoca o uso da informação sobre os resultados, no intuito de corrigir
desvios em relação aos parâmetros aceitáveis.
A questão, portanto, trouxe etapas da função controle, e não especificamente do método de controle do
tipo feedback.
C/E
Situação hipotética: Após o planejamento, determinada organização elaborou e divulgou políticas e
normas de funcionamento das ações organizacionais como forma de balizar a atuação de seus
funcionários.
Assertiva: Nessa situação, a organização implantou o controle do tipo preliminar.
CERTA!
Agora sim a banca trouxe as características que remetem a um tipo específico de controle, o preliminar, que
busca identificar problemas antes de eles efetivamente ocorrerem e orientar as ações a fim de evitá-los. O
controle preliminar é, assim, preventivo e proativo.
C/E
Orientação estratégica para resultados, flexibilidade, clareza e objetividade são características do controle
organizacional.
CERTO!
Segundo Chiavenato, um sistema eficaz de controle precisa reunir os seguintes aspectos:
1. Orientação estratégica para resultados: o controle deve apoiar planos estratégicos e focalizar as atividades
essenciais que fazem a real diferença para a organização.
2. Compreensão: o controle deve apoiar o processo de tomada de decisões apre-sentando dados em termos
compreensíveis. O controle deve evitar relatórios complicados e estatísticas enganosas.
3. Orientação rápida para as exceções: o controle deve indicar os desvios rapidamente, por meio de uma
visão panorâmica sobre onde as variações estão ocorrendo e o que deve ser feito para corrigi-las
adequadamente.
4. Flexibilidade: o controle deve proporcionar um julgamento individual e que possa ser modificado para
adaptar-se a novas circunstâncias e situações.
5. Autocontrole: o controle deve proporcionar confiabilidade, boa comunicação e participação entre as
pessoas envolvidas.
6. Natureza positiva: o controle deve enfatizar o desenvolvimento, a mudança e a melhoria. Deve alavancar
a iniciativa das pessoas e minimizar o papel da penalidade e das punições.
7. Clareza e objetividade: o controle deve ser imparcial e acurado para todos. Deve ser respeitado como um
propósito fundamental a melhoria do desempenho.
C/E
Nos ambientes organizacionais, a comunicação é realizada de maneira padronizada e, por isso, a
abordagem para alcançar determinado objetivo será sempre uniforme.
ERRSDA!
Primeiramente, nem sempre a comunicação é realizada de maneira padronizada. Isso, quando ocorre, se dá
pela via da comunicação formal, que observa os modelos e canais determinados pela organização. No
entanto, há também a comunicação informal, utiliza os canais de comunicação não convencionais, não
oficiais, que não foram determinados pela organização.
Além disso, em ambos os casos, não há como se obter a uniformidade que propõe a assertiva, pois seja
formal ou informal, a comunicação está sujeita ao elemento humano e sua variabilidade em cada interação.
C/E
Excesso de mensagens, linguagem inadequada utilizada pelo emissor, desatenção e falta de preparo do
receptor são exemplos de ruídos e interferências na comunicação, que podem comprometer a
interpretação adequada de uma mensagem pelo seu receptor.
CERTO
Não há uma lista taxativa de ruídos que podem comprometer a comunicação. Portanto, esse tipo de questão
é interpretativa. Excesso de mensagens, linguagem inadequada utilizada pelo emissor, desatenção e falta de
preparo do receptor são inequivocamente algumas das interferências que podem influenciar o processo de
comunicação.
C/E
O processo de comunicação do administrador permeia as etapas de planejamento, organização, direção e
controle do processo administrativo.
CERTO
Apesar de a comunicação, em se tratando de processo administrativo, estar geralmente associada à direção,
ela não é exclusiva desta função. Está correto afirmar que a comunicação permeia todas as etapas do
processo administrativo.
A atividade organização ocorre em quais níveis institucionais?
A organização, assim como todas as funções administrativas, também se desdobra em 3 níveis:
* Em nível estratégico, é relacionada ao desenho da estrutura organizacional;
* Em níveltático, é relacionada ao desenho da estrutura de órgãos, cargos, rotinas e procedimentos
de cada departamento;
* Em nível operacional, é relacionada à definição de métodos e processos de trabalho e de
operação.
Por meio de qual função administrativa é definida a estrutura organizacional?
A função ORGANIZAÇÃO, em nível estratégico, é responsável pelo desenho da estrutura organizacional, por meio da qual se define o trabalho que as pessoas devem realizar. A organização envolve a disposição dos
recursos (físicos, financeiros e humanos) em departamentos e funções. Além disso, define as linhas formais de autoridade e os mecanismos para coordenar as tarefas organizacionais.
No nível tático, a atividade organização relaciona-se ao desenho da estrutura de órgãos, cargos, rotinas e procedimentos de cada departamento.
Em nível operacional, relaciona-se à definição de métodos e processos de trabalho e de operação.
Em que frentes de atividades se subdivide a Direção? “L’C’M”
A direção (ou coordenação) se divide em 3 frentes:
* Comunicação
* Motivação
* Liderança
Por meio de qual função administrativa é promovida a indução do ajuste espontâneo dos esforços individuais aos objetivos institucionais de uma organização é realizada?
A indução do ajuste espontâneo ocorre por meio da direção, que é a função que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas antecipadamente planejada. A direção designa o processo pelo qual os gerentes procuram lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando-se com eles.
No âmbito da atividade de controle e avaliação, quando as correções dos processos devem ser
realizadas?
O controle visa garantir que os objetivos definidos no planejamento sejam atingidos.
Envolve também a avaliação, a fim de realizar modificações/correções.
Quanto ao momento, o controle pode ser preliminar, simultâneo ou posterior.
Da mesma forma, as correções podem ser feitas em qualquer momento, sem precisar esperar a finalização do processo.
Quais atividades/fases são necessárias para o estabelecimento de um novo controle?
No estabelecimento de um novo controle, devem ser definidos os seguintes aspectos:
- Objetivo: a definição do controle deve estar associada à definição de um objetivo, meta, um plano etc.
- Medição: a execução desse controle dependerá de um meio de medição para que ela ocorra.
- Comparação: uma vez realizada a medição, é necessário que haja um procedimento definido para realizar a comparação com o padrão definido.
- Correção: uma vez realizada a comparação, as medidas corretivas são o mecanismo que permitirá alcançar o resultado desejado.
Quais são as funções da comunicação?
C’M’EE’I
A comunicação ocorre em todos os níveis organizacionais e serve para controle, motivação, expressão
emocional e informação.
Quais são os componentes essenciais da comunicação humana?
Apesar das divergências entre os autores sobre a quantidade e conceituação de cada elemento do processo
de comunicação, os componentes essenciais da comunicação humana mais comumente relacionados são
emissor, receptor, mensagem, código e feedback.
Cite algumas barreiras associadas ao processo de comunicação.
O processo de comunicação humana está sujeito à existência de barreiras — obstáculos ou resistências à comunicação entre as pessoas. Não há uma lista taxativa de barreiras associadas ao processo de
comunicação, mas é correto considerar dentre elas:
- Filtragem (no emissor)
- Percepção Seletiva (no destinatário)
- Sobrecarga de informações
- Aspectos emocionais (fonte e destinatário)
- Idioma/semântica/má codificação e decodificação
- Silêncio (que também pode ser uma comunicação)
- Medo de comunicação (medo da reação do destinatário)
O ruído pode ter origem em quais dos elementos que compõem a comunicação?
O ruído no processo de comunicação pode ter origem em qualquer elemento que compõe a comunicação,
tal qual o canal escolhido, que pode ser inadequado para o tipo de mensagem transmitida, e a fonte que,
por falta de clareza, pode fazer com que o destino não entenda qual é o principal objetivo do que está sendo
transmitido.
O que diferencia a comunicação formal da informal?
A comunicação formal é aquela organizada e documentada pela própria organização. A comunicação
informal é aquela que surge dos próprios colaboradores.
Em reuniões nas quais os empregados são encorajados a relatar aos gestores os eventuais
problemas do cargo, bem como as necessidades e práticas da administração, que tipo de
comunicação é estabelecida?
No que concerne ao sentido em que flui a comunicação, ela pode ser horizontal (pessoas do mesmo nível da
organização) ou vertical (pessoas dos diferentes níveis da organização).
No caso em questão, trata-se de uma comunicação vertical ascendente (bottom-up), porque flui dos níveis
organizacionais mais baixos (funcionários) para os mais elevados (gestores). A comunicação vertical
descendente (top-down) segue justamente o sentido oposto.
Como se caracterizam as denominadas redes organizacionais no que concerne ao modelo de
gestão e à hierarquia? Cite alguns exemplos de redes de comunicação.
As redes organizacionais são sistemas capazes de reunir indivíduos e instituições, de forma democrática e
participativa, em torno de causas afins. Caracterizam-se pela flexibilidade, horizontalidade, atuações
colaborativas e afinidade de seus integrantes.
A comunicação transforma-se em variável chave na gestão de redes organizacionais, pois a organização em
rede demanda ênfase no processo comunicacional, por meio do qual seus membros compartilham um
conjunto de valores, conhecimentos e percepções dos problemas.
As redes formais de comunicação podem ser:
* Rede tipo Cadeia
* Rede tipo Círculo
* Rede tipo Roda
* Rede tipo todos os Canais
Como exemplo de redes informais de comunicação, temos a rede de rumores.
