PROCESSO ORGANIZACIONAL Flashcards
ORGANIZAÇÃO
- Conceito
- Características
✓ As organizações são grupos estruturados de pessoas que se juntam para alcançar objetivos comuns. Surgem como resposta à necessidade dos indivíduos de alcançar metas mais ambiciosas, impossíveis de serem atingidas individualmente, em virtude da complexidade e da variedade das tarefas inerentes ao trabalho a se efetuar. Podem ser organizações formais, como no caso de um exército ou de uma empresa, ou informais, como um grupo de amigos que se junta para jogar vôlei na praia. No entanto, independentemente de sua forma e atividade, as organizações compartilham
algumas características. (Sobral, 2008)
✓ Pessoas com finalidade de alcançar algum propósito específico;
✓ Fornece de produtos e serviços;
✓ Visa alcance dos objetivos e resultados
estabelecidos.
ADMINISTRAÇÃO
- Conceito
✓ Administração: é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos organizacionais definidos.
PROCESSO ADMINISTRATIVO
- Conceito
- Características
CONCEITO
Processo significa uma sequência de ações que se sucedem para chegar a um determinado ponto. Uma maneira sistemática de fazer as coisas. É um meio, método ou maneira de conduzir certas atividades. A administração é um processo, posto que todos os administradores independentemente de seus níveis ou funções, se engajam continuamente em certas atividades inter-relacionadas – como planejar, organizar, dirigir e controlar – para alcançar os objetivos desejados. Assim, o processo administrativo é o conjunto e sequência das funções administrativas.
CARACTERÍSTICAS:
✓ É cíclico e repetitivo: o processo é permanente e contínuo e está sempre sendo completado e repetido continuamente. Em cada ciclo, o processo tende a melhorar e aperfeiçoar-se continuamente;
✓ É interativo: isto é, cada função administrativa interage com as demais, influenciando-as e sendo por elas influenciada;
✓ É iterativo: o processo administrativo é uma sequência de passos que, embora não sejam rigidamente seguidos, formam o itinerário sujeito a ajustamentos e correções, avanços e recuos, ao longo de sua implementação; e
✓ É sistêmico: o processo não pode ser analisado em cada uma de suas partes tomadas isoladamente, mas em sua totalidade e globalidade. Para entender cada uma das funções administrativas, é necessário conhecer todas as demais.
Nenhuma delas pode ser administrada sem uma estreita vinculação com as outras.
Quais as etapas das funções administrativas?
1) Planejamento
2) Organização
3) Direção
4) Controle
PLANEJAMENTO
✓ Define os objetivos;
✓ Define missão, política, valores da organização;
✓ Estabelecimento de uma estratégia global;
✓ Define metas;
✓ Pensar antecipadamente nos objetivos e ações;
✓ Utiliza as ferramentas necessárias para a tomada de decisão
ORGANIZAÇÃO
✓ É o processo de arrumar e alocar os recursos;
✓ O ato de organizar decorre do planejamento;
✓ Distribuição de tarefas;
✓ Agrupamento em departamentos e a alocação de recursos.
DIREÇÃO
✓ É o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa;
✓ A direção está relacionada com a ação, execução de atividades por meio de pessoas;
✓ Relacionamento interpessoal do administrador com os seus subordinados, enquanto as outras funções administrativas - planejamento, organização e controle - são impessoais;
✓ Orientação e apoio às pessoas, através de uma adequada comunicação, liderança e motivação;
✓ Alguns autores preferem substituir a palavra direção por liderança ou influenciação. Outros ainda
preferem o coaching.
CONTROLE
✓ É o processo de monitorar as atividades;
✓ Para garantir que as atividades estejam sendo realizadas conforme o planejado e corrigir os desvios;
✓ Avaliação de quais as atividades foram concluídas e comparar o desempenho real com o padrão desejado;
✓ É um esforço sistemático de ajustar padrões de desempenho com os objetivos de planejamento, comparando o desempenho presente com os padrões pré-estabelecidos;
Quais os tipos de controle?
Quais as fases do controle?
- Estabelecimento de padrões ou critérios
- Observação do desempenho
- Comparação do desempenho com o padrão estabelecido
- Ação corretiva
NÍVEIS DO PLANEJAMENTO
Nível Estratégico:
1) Missão
2) Visão
3) Valores
4) Análise Swot
5) BSC
MISSÃO
A missão de uma empresa é uma declaração concisa que descreve o propósito fundamental da organização, ou seja, por que ela existe. Ela responde à pergunta: “Qual é o nosso negócio?“. Dessa forma, todas as empresas são abertas com o objetivo de resolver algum problema na sociedade ou no mercado. Esse objetivo é justamente a missão, que normalmente é definida como “a razão de ser da empresa”.
Alguns exemplos de missão de grandes empresas:
Google: Nossa missão é organizar as informações do mundo para que sejam universalmente acessíveis e úteis para todos.
Mc Donald’s: Servir alimentos de qualidade com rapidez e simpatia num ambiente limpo e agradável.
Nike: Vender artigos esportivos, buscando inovação tecnológica e proporcionando conforto para seus clientes.
Wallmart: Vender por menos para as pessoas viverem melhor.
VISÃO
A visão é uma declaração de longo prazo que descreve o que a empresa aspira a alcançar no futuro. Ela fornece uma imagem clara e inspiradora do destino desejado da organização. A visão responde à pergunta: “O que queremos nos tornar?“. É uma representação do estado ideal que a empresa deseja atingir e serve como um guia para definir metas e direcionar principalmente os planejamentos estratégicos.
São exemplos de visão de algumas grandes empresas:
Disney: Criar um mundo onde todos possam se sentir crianças.
Braskem: Nossa visão estratégica é ser a líder mundial da química sustentável.
Wizard: Ser uma empresa reconhecida por sua excelência no ensino de idiomas.
Cacau Show: Ser a maior e melhor rede de chocolates finos do mundo, oferecendo aos seus clientes e aos seus parceiros uma relação duradoura com foco no crescimento, na rentabilidade e na responsabilidade socioambiental.
VALORES
Por fim, há os valores da empresa, ou seja, um conjunto de princípios morais e éticos que definem de que forma ela conduz seus negócios. Por meio dos valores, a empresa define certos limites do que é aceitável ou não nas suas operações.
Os valores podem incluir ética, integridade, inovação, responsabilidade social, trabalho em equipe, entre outros. Dessa forma, os valores ajudam a moldar a cultura corporativa e a estabelecer padrões para o comportamento ético e a tomada de decisões.
Por exemplo, uma empresa que tem como valor a “promoção da sustentabilidade” não deveria patrocinar um evento no qual todos os copos serão descartáveis. Os valores oferecem uma base para o código de conduta tanto dentro da empresa quanto na relação que esta tem com a comunidade.
Os valores da Natura, por exemplo, são:
Humanismo;
Criatividade;
Equilíbrio;
Transparência.
HOLÍSTICA
É um conceito que valoriza a totalidade das coisas, onde tudo está interligado.
ESTRUTURA FORMAL E INFORMAL
Qualquer empresa possui dois tipos de estruturas: a formal e a informal.
- Estrutura formal: objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais,
é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus
aspectos, pelo organograma (gráfico que representa de forma resumida a estrutura
organizacional). - Estrutura informal: é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou
requerida pela estrutura formal. Surge com a interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente, quando as pessoas se reúnem. Portanto,
apresenta relações, que, usualmente, não aparecem no organograma (mais difícil de
se colocar em um organograma essas relações pessoais, interações, porque as pessoas vêm e vão, então seria necessária uma atualização constante).
VANTAGENS da estrutura informal:
(são as interações pessoais, resolvendo um problema por telefone, por exemplo)
* Proporciona maior rapidez no processo decisório;
* Reduz distorções existentes na estrutura formal (resolver diretamente);
* Complementa a estrutura formal (sem uso de ata, por exemplo);
* Reduz a carga de comunicação dos chefes (sem formalização); e
* Motiva e integra as pessoas da empresa (interação).
DESVANTAGENS da estrutura informal:
* Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias (não ter os fatos
registrados);
* Dificulta o controle (coisas decididas informalmente); e
* Possibilita o atrito entre as pessoas (conflito).
(QUESTÃO INÉDITA/2020) Em relação à Estrutura informal, é correto afirmar:
a. É a rede de relações sociais e pessoais que é estabelecida pela estrutura formal.
b. É a rede de relações sociais e pessoais requerida pela estrutura formal. c) É a rede de
relações oficiais estabelecida ou requerida pela estrutura formal.
d. É a rede de relações legais estabelecida ou requerida pela estrutura formal.
e. É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal.
LETRA E.
A estrutura informal não é requerida, mas surge espontaneamente.
ORGANOGRAMA X FUNCIONOGRAMA
- Organograma: é a representação gráfica e abreviada da estrutura da organização.
Existem vários tipos de organogramas, alguns simples, outros sofisticados e até
complexos.
Lembre-se: o organograma não é a estrutura, apenas sua representação.
Porém, outro termo associado ao organograma, que pode ser citado, é o funcionograma.
- Funcionograma: é um gráfico de organização, de uso restrito aos respectivos órgãos
adotantes, tendo como principal finalidade o detalhamento das atividades/tarefas que
compõem uma função, da qual se originou um órgão no organograma (é um organograma mais detalhado).
(QUESTÃO INÉDITA/2020) O conhecimento dos aspectos estruturais da organização é
um fator fundamental para a classificação de um tipo específico de estrutura organizacional. Em relação aos documentos utilizados pela organização, assinale a alternativa
INCORRETA.
a. Funcionograma: descreve as atividades ou tarefas relacionadas a cada função das
unidades organizacionais.
b. Formulário: apresenta a análise da distribuição das tarefas ou atividades pelas diferentes unidades organizacionais.
c. Organograma: representa a estrutura básica ou hierárquica da organização, sendo formado pelas unidades organizacionais.
d. Fluxograma: apresenta o fluxo ou a sequência de execução de uma atividade ou tarefa,
demonstrando os passos lógicos de um determinado processamento.
LETRA B.
Departamentalização:
Departamentalização: é o agrupamento, de acordo com um critério específico de
homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, tecnológicos, materiais e equipamentos – em unidades organizacionais.
- Quantidade;
- Turno;
- Funcional;
- Territorial ou localização geográfica;
- Produtos ou serviços;
- Processos;
- Projetos;
- Matricial; e
- Mista
Obs.: as abordagens que mais caem em provas são matricial, projetos, geográfica, funcional.
(QUESTÃO INÉDITA/2020) A partir da década de 40 do século passado, o modelo POSDCORB (planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budegeting), de Gullick, influenciou os tratados de administração pública e, até hoje, revela-se
como fonte de inspiração para os principais autores do setor. A respeito desse assunto,
julgue os próximos itens.
À medida que as tarefas fiquem mais complexas e a sua realização exija diversas habilidades diferentes, a departamentalização rígida e funcional, é a mais recomendada,
pois facilita os mecanismos de controle.
ERRADO.
Tem-se aspecto mais complexo; dentro da complexidade, quer-se a especialidade e uma
rigidez, então, sem flexibilidade. O interessante é que, com base na complexidade, tenha-
-se a flexibilidade de reorganizar a estrutura. Lembre-se: uma estrutura não é estática.
Departamentalização por funcional
Neste modelo as atividades são agrupadas de acordo com as funções da empresa,
podendo ser o critério mais usado pelas empresas.
Associar funções à especialidade.
Este modelo pode também ser feito considerando as funções da administração. Nesse
caso, a empresa pode ficar com as seguintes unidades organizacionais:
* Gerência de Planejamento;
* Gerência de Organização;
* Gerência de Controle.
Ainda, como variável, a empresa poderá, também, utilizar a área de conhecimento:
* Gerência hidráulica;
* Gerência elétrica;
* Gerência eletrônica;
* Gerência mecânica.
Algumas vantagens:
* Especialização do trabalho ao considerar a estabilidade e definições claras e precisas
das tarefas (principal vantagem). Segue a ideia básica de racionalidade de Taylor: divisão com especialização;
- Maior estabilidade e segurança na execução das tarefas/atividades;
- Maior concentração de recursos especializados (fator humano);
- Motivação dos profissionais por estarem próximos de suas especialidades;
- Economia pela utilização máxima de máquinas e de processo de produção massificado;
- Indicada para circunstâncias estáveis etc.
Algumas desvantagens: - Especialização do trabalho, quando o profissional/chefe considera sua função a mais
importante da empresa, levando ao isolamento da área funcional; - Insegurança no trabalho no aspecto de crescimento da empresa e complexidade
das funções; - Responsabilidade pelo desempenho total na alta administração;
- Comunicação normalmente deficiente por serem centralizadas;
- Baixa adaptabilidade, considerando os feudos de especialização (poucas pessoas
sabem fazer determinado trabalho); - Visão parcial da empresa etc.
Esse tipo de departamentalização é indicado para empresas com atividades bastante
repetitivas e altamente especializadas. Vasconcellos, 1980, apresenta algumas condições
para maximizar as vantagens e minimizar as desvantagens: - Inexistência, ou baixo nível, de atividades multidisciplinares;
- Tecnologia complexa e competitiva, cuja fixação de capacitação técnica é o ponto forte;
- Qualidade técnica é exigência fundamental para o desempenho das atividades;
- Economia na utilização de recursos humanos é fundamental.
Departamentalização territorial ou por localização geográfica
Usado em empresas territorialmente dispersas. Baseia-se no princípio de que todas as
atividades que se realizam em determinado território ou região devem ser agrupadas e colocadas sob ordens de um executivo.
Vantagens:
* Obter vantagens econômicas de determinadas operações locais;
* Possibilidade de melhor treinamento e capacitação dos profissionais, pela atuação no
território considerado (compras, determinadas tecnologias);
* Possibilidade de ações mais adequadas e rápidas em determinada região;
* Maior facilidade de conhecer os fatores de influência e os problemas locais por ocasião
da decisão.
Desvantagens:
* Duplicação de instalações e de pessoal, se não houver planejamento efetivo;
* Pode deixar em segundo plano a coordenação, tanto em aspectos de planejamento,
execução ou controle, como nos aspectos de métodos;
* Preocupação estritamente territorial concentra-se nos aspectos mercadológicos e de
produção, o que quase não requer especialização. As outras áreas das empresas tornam-se secundárias, geralmente.
Departamentalização por produtos ou serviços
O agrupamento é organizado conforme as atividades inerentes a cada um dos produtos/serviços da empresa.
Vantagens:
* Facilita a coordenação dos resultados esperados de cada grupo de produtos/serviços;
* Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produtos/serviços;
* Facilita a utilização máxima da capacitação dos recursos por meio de conhecimento
especializado;
* Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto, ou linha de produtos/serviços;
* Facilidade de coordenação interdepartamental etc.
Desvantagens:
* Pode ser de coordenação mais difícil, conforme as políticas gerais da empresa;
* Pode propiciar aumento dos custos devido a duplicidade de atividades;
* O gerente de produto/serviço pode se tornar “poderoso” desestabilizando a empresa;
* Pode provocar problemas humanos de temores e ansiedades quando em situação de instabilidade externa.
Obs.: não confundir departamentalização por produtos/serviços pela departamentalização por unidade estratégica de negócios.
