Gestão de Processo Flashcards
O que é o processo?
Um processo compreende uma série de atividades, racionalmente sequenciais e inter-relacionadas, que devem ser executadas para se obter determinado resultado pretendido. É um modo de transformar insumos em produtos para atender a necessidade de algum cliente. O processo inicia com a identificação de uma necessidade e termina com a entrega do produto (bem ou serviço) ao cliente.
Na visão de Thomas Davenport “o processo é uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo e um fim, inputs e outputs claramente identificados”. Segundo o mesmo autor, tais atividades são estruturadas com a finalidade de agregar valor às entradas (inputs), resultando em um produto para um cliente.
O que é fluxograma?
O fluxograma é uma das ferramentas de organização e modelagem de processos, e tem como principal objetivo demonstrar como o processo funciona e quais caminhos devem ser seguidos para obter o melhor resultado.
Fluxograma é o nome que se dá a uma notação específica (ícones), utilizado para representar o fluxo de atividades de um processo. Ou seja, Fluxograma é uma notação (sistema de símbolos e abreviações) utilizada para representar um processo por meio de um desenho.
O que é cadeia de valor?
A Cadeia de Valor de Michael Porter é um modelo que ajuda a analisar atividades específicas através das quais as empresas criam valor e vantagem competitiva. Ou seja, é um conjunto de atividades que uma organização realiza para criar valor para os seus clientes. A maneira como as atividades dessa cadeia é realizada determina os custos e afeta os lucros.
Gestão funcional x Gestão de Processos
Como os processos se classificam?
1) Processos negócio/ principais/ primários/ chaves/ essenciais/ finalísticos
2) Processos secundários/administrativo/de suporte/ auxiliares/ meio
3) Processos gerenciais
➢ Processos negócio/ principais/ primários/chaves/essenciais/finalísticos que são os processos que resultam na entrega de algum bem ou serviço ao cliente final – devem satisfazer as necessidades e expectativas dos clientes e demais partes interessadas. Ex: Produção de um bem/prestação de serviço direto ao cliente final.
➢ Processos secundários/administrativo/de suporte/auxiliares/meio que são os processos internos que geram apenas bens e serviços internos, mas que, ao mesmo tempo, são indispensáveis para que os processos principais
possam ser executados (dão suporte à execução dos processos principais), contribuindo para o sucesso da organização. Ex: Gestão de pessoas,
compras, manutenção em geral, contas a pagar, processos de recursos humanos etc.
➢ Processos gerenciais, ligados às estratégias e utilizados na tomada de decisão, no estabelecimento de metas, na coordenação dos demais processos e na avaliação dos resultados. Ex: Planejamento estratégico, gestão do conhecimento, avaliação de desempenho, avaliação da satisfação dos clientes etc.
A decomposição de um processo segue a seguinte lógica:
- Macroprocesso
- Processo
- Subprocesso
- Atividade
- Tarefa
- Macroprocesso: compreende a visão mais geral do processo, que, em regra, abrange vários processos principais ou secundários e envolvem mais de uma função organizacional;
- Processo: conjunto de operações (atividades e tarefas) que recebe um insumo, agrega valor e transforma num produto (bem/serviço) destinado ao atendimento de necessidades dos clientes internos e externos;
- Subprocesso: refere-se a uma parte específica do processo, composto por um conjunto de atividades que demandam insumos próprios e resultam em subproduto(s) que concorre(m) para o produto final do processo;
- Atividade: é um conjunto de tarefas com procedimentos definidos que descrevem
o passo a passo para a execução de acordo com algum método/técnica. A atividade terá nome próprio, será precedida por um input (entrada) e resultará num output (saída), num produto parcial que concorre para o produto final do processo. - Tarefa: é a menor divisão do trabalho, exclusivamente operacional, que corresponde ao fazer. É uma partição da atividade com rotina ou procedimento específico.
Atenção → São as atividades que agregam valor ao processo, assim, a cada atividade executada o processo deve adquirir um valor maior.
Atenção → Nos macroprocessos a visão é geral, sem detalhamentos, nos processos tem-se um nível intermediário de detalhamento, já para as
atividades e tarefas o nível de detalhamento deve ser amplo, de forma a permitir que cada detalhe importante que compõe o processo possa ser
claramente visualizado e compreendido.
Qual o gerenciamento de processo é adotado pela administração pública?
O gerenciamento de processos na administração pública brasileira utiliza as boas práticas previstas no guia Business Process Management Common Book Of Knowledge (BPM CBOK) - cujo nome pode ser traduzido como Guia para o Corpo Comum de Conhecimentos sobre Gerenciamento de Processos de Negócio.
O que é o BPM CBOK?
Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir,
monitorar, controlar e melhorar processos de negócio automatizados ou não para alcançar os resultados pretendidos consistentes e
alinhados com as metas estratégicas de uma organização. BPM envolve a definição deliberada, colaborativa e cada vez mais assistida por tecnologia, melhoria, inovação e gerenciamento de processos de negócio ponta-a-ponta que conduzem a resultados de negócios, criam valor e permitem que uma organização cumpra com
seus objetivos de negócio com mais agilidade. BPM permite que uma organização alinhe seus processos de negócio à sua estratégia
organizacional, conduzindo a um desempenho eficiente em toda a organização através de melhorias das atividades específicas de
trabalho em um departamento, a organização como um todo ou entre organizações.
O gerenciamento de processos do BPM é estabelecido com base em um ciclo de vida que possui seis etapas:
- Planejamento;
- Análise;
- Desenho e modelagem;
- Implantação;
- Monitoramento e controle;
- Refinamento;
ATENÇÃO!
O Guia de Gestão de Processos de Governo afirma que esta etapa também pode ser chamada de “encenação”, revendo o modelo de processo e implantando as mudanças propostas após o estudo de variados cenários.
- Planejamento
É a primeira etapa do ciclo de gerenciamento de processos. É aqui que é desenvolvido um plano e uma estratégia dirigida aos processos da organização, estabelecendo a estratégia e o direcionamento do BPM. O início do plano se dá
através do entendimento das estratégias e metas que são desenhadas para garantir que o cliente perceba valor nos processos de negócio da organização. A estrutura e o direcionamento dos processos centrados no cliente são baseados no plano.
- Análise
Após considerar as metas e objetivos desejados, a análise dos processos busca entender os processos atuais, também chamados de AS IS (do inglês - “como é” - em oposição aos processos a serem implementados no futuro, chamados de TO BE “como será”), no contexto das metas e objetivos desejados.
- Desenho e modelagem
O desenho esta focado sobre o desenho intencional e cuidadoso dos processos de
negócio que entregam valor ao cliente. É no desenho que se definem as especificações dos processos de negócio, de modo que fique claro o quê, quando, onde, quem e como o trabalho será realizado.
- Implementação
Para a realização das atividades de implementação, subentende-se que as fases
anteriores criaram e aprovaram um conjunto de especificações que podem ser executados sofrendo apenas pequenos ajustes pontuais.
Deste modo, a implementação nada mais é do que a realização do desenho do processo de negócio aprovado. Ela se dá através de procedimentos e fluxos de trabalho documentados, testados e operacionais.
- Monitoramento e controle
Esta etapa busca fornecer informações-chave de desempenho de processos através de métricas ligadas às metas estabelecidas e ao valor para a organização.
A análise do desempenho realizada nesta etapa pode fazer com que se desenvolvam atividades de melhoria, redesenho ou reengenharia.
- Refinamento
Segundo o Guia BPM CBOK, “o refinamento trata aspectos de ajustes e melhorias pós implementação de processos com base nos indicadores e informações-chave de desempenho”.
Estes ajustes são feitos com base nas informações obtidas por meio da medição e do monitoramento de processos de negócio.
Qual o padrão utilizado para modelagem de processos?
O BPMN (Business Process Modeling Notation) é o padrão utilizado para o desenho (ou modelagem) dos processos em uma organização.
Consiste de um conjunto de notações gráficas, ou seja, um conjunto de símbolos padronizados que servem para que possamos descrever e redesenhar um processo.
Esse diagrama que nos permite visualizar um processo também é conhecido como fluxograma.
