Kapitel 4 - Frühwarnsysteme bei der Problemanalyse

Question 1

Problemerkennung mit Frühwarnindikatoren

Answer 1

Problemfeststellung als zweite Phase des Planungsprozesses. Die Wahrnehung eines Problems ist zT überhaupt erst Anlass zu Handlungsüberlegungen und Zielbildung, daher keine einfache Trennung zwischen den ersten beiden Phasen der Planung (Zielbildung und Problemfeststellung).

Nach Auswahl realisitischer Ziele entstehen Planungsprobleme, wenn zwischen Zielvorstellung/Soll-Zustand und Ist-Zustand eine Lücke ermittelt wird (Umsatz-,Gewinn- oder Leistungslücke). Der Ist-Zustand wird mit der Lageanalyse ermittelt.

Verschiedene Arten von Lücken:

• SOLL-IST-Lücke: Differenz zwischen gewünschtemund tatsächlichem Zustand
• SOLLl-SOLL-Lücke: Differenz zwischen neuen und existierenden Zielen
• SOLL-/IST-WIRD.Lücke: Differnez zwischen dem gewünschten (SOLL), tatsächlichen (IST) und prognostizierten Zustand (WIRD). Der WIRD-Zustand wird mit einer Lageprognose ermittelt.
• WIRD1-WIRD2-Lücke: WIRD1 ist der in Zukunfftprognostizierte Zustand ohne Maßnahmen, WIRD2 der Zustand aufgrund der Realisierung eines Planes (SOLL).
  
  • WIRD1-IST/SOLL: Abweichungen künftiger WIRD-Zustände, gemessen an einer Lageprognose, deuten auf künftige Probleme hin
  • WIRD2-IST/SOLL: Abweichungen zu WIRD bei Einsatz von Maßnahmen aufgrund einer Wirkungsprognose, deuten auf künftige Probleme hin

Beispiel: IST 1 Mio, SOLL 3 Mio, Konjunkturerwartung 6 Mio.:

SOLL.-IST: 2 Mio., WIRD1 -IST: 2 Mio, WIRD2-IST: 5 Mio., WIRD1-SOLL: 0 Mio., WIRD2-SOLL: 3 Mio,

Größe der Lücke = Ausmaß des Problems bzw korreliert auch mit deren Dringlichkeit

Ohne vorausgehende Zielvorgabe werden häufig keine oder falsche Probleme angegangen bzw. deren Ausmaß/die Dringlichkeit unterschätzt.

Komplexe Problemstellungen führen zu Problemaufspaltung in Teilprobleme und eine hierarchische Problemordnung oder Problemgewichtung in Haupt- und Nebenprobleme. Teilprobleme können Mittel zur Entstehung weiterer oder anderer Probleme sein: Problem-Mittel-Hierarchien aufstellbar

Question 2

Bebek cinta siapa?

Answer 2

Kamuuuuuu

Question 3

Aku cinta siapa?

Answer 3

Bebekkkkk

Question 4

Frühwarnsysteme und toleranzgrenzen für “schwache Signale”

Answer 4

Ansoff 1976: bei steigender Dynamik der Unternehmensumwelt nimmt die Reaktionszeit von Unternehmen zu.

Beispiele für zunehmende Umweltdynamik: wachsender Wettbewerb aufgrund von Internationalisierung der Märkte, kürzer werdende Produktlebenszyklen, steigender Kapitelbedarf für Innovationen.

Ursachen für hohe Reaktionssszeiten: Entscheidungen in Teams, lange Entscheidungswege in großen Organisationen.

Aufgrund dieser Problematik sollen Systeme entwickelt werden, die wesentliche Probleme mit Hilfe schwacher Signale rechtzeitig ankündigen, um genügend Reaktions- und Anpassungszeit zu gewinnen.

Frühwarnsysteme: aus dem miltärischen Sprachgebrauch, spezielle Informationssysteme, die mit zeitlichem Vorlauf auf Ereignissse aufmerksam machen, die mit hoer Wahrscheinlichkeit das Unternehmen nachhaltig beeinflusssen werden. Systematische Vorgehen mit genauer Arbeitsanweisung.

Weiterentwicklung nach Müller-Stevens zu Früherkennungssystemen, die neben Risiken auch mögliche Chancen rechtzeitig aufzeigen. Nicht erkannte Chancen müssen als künftige Probleme eingestuft werden.

Dritte Generation nach Krystek: **Frühaufklärungssysteme **berücksichtigen neben quantifizierbaren Beobachtungsindikatoren auch qualifizierbare Signale.

Vorgehen in 3 Schritten:

• Definition des Beobachtungsbereichs: Aus einer Vielzahl von Unternehmensumwelten wird die relevante, weil existenziell wichtige Unternehmensumwelt bestimmt , zB Konkurrenz, Trends, Verhaltensweisen von Mitarbeitern, Krankheitsquote
• Finden von messbaren Indikatoren: Die messbaren Indikatoren müssen die Probleme rechtzeitig anzeigen, zB Ankündigung einer Lohnforderung der Gewerkschaft Indikator für spätere Kostenerhöhungen, höhere Auslastungsquoten für frühere Reinvestitionsnotwendigkeit in Maschinen.
  
  • Forderung nach Validität: Erreicht bzw unterschreitet die Methode die für dei Aufgabe erforderliche Messunsicherheit. Manche Indikatoren sind schwer quantifizierbar zB Invesitionsneigung, Bestellneigung von Kunden, politische risiken, Termintreue von Lieferanten. Neben Statistik und Rechnungswesen ist daher ein zweites Informationssystem aufzubauen, das Management-Informationssystem (MIS). Dabei ist auf Validität, **Relabilität/Zuverlässigkeit **und Objektivität (benötigt eine hohe sachliche Problemsensibilität) der Indikatoren zu achten. Ein Umdeuten oder Manipulieren von schwachen Signalen sollte durch Kontrollinstrumente ausgeschlossen werden.
• Aufbau eines Kommunikationskanals, über den betroffene Mitarbeiter oder Unternehmensbereiche über die schwachen Signale benachrichtigt werden. Wichtig: formelle Kommunikation über formalen Kanal, bei der die Pflicht zur unverfälschten schriftlichen Benachrichtigung über schwache Signale an den Empfänger besteht. Es sind Vollständigkeit, Störungsfreiheit und Shcnelligkeit der Nachrichtenübermittlung zu beachten.

Bei vielen FWS bestehen keine gesicherten Kausalzusammenhänge zwischen schwachen Signalen und Konsequenzen für das Unternehmen. Hier ist Kreativität notwendig, um denkbare Entwicklungen zu projizieren.

Fetslegung von Toleranzgrenzen, Bandbreiten oder Signalpunkten (Limits) für die Beobachtung von Indikatoren. Erst ab diesen Grenzen wird ein Alarm ausgelöst (Bild).

Organisatorische Eingliederung der Frühaufklärungsstelle beim Management zB als Stabsstelle, um sofortige Warnung zu erleichtern und Kompetenzprobleme bei Ermittlung auszuschließen. Die Stabsstelle legt Richtwerte, Kommunikationsmittel und -wege für die Übermittlung der Informationen fest um eine Überflutung zu vermeiden (Bild).

Klare Beobachtungsrichtlinien sind schwer festzulegen, da die Sensibilität, Wahrnehmungsfähigkeit und Kommunikation bei Menschen höchst unterschiedlich ausgeprägt ist und der Frühwarner oft selbst über die Relevanz der Information entscheidet.

Fallbeispiel steigende Personalkosten (nicht alle Indikatoren geeignet!!):

Interner Beobachtungsbereich

• Produktionsprogramm
  
  • Zahl und Verschiedenartigkeit der angebotenen Produkte –> steigende Fortbildungskosten
  • Ausbringungsmenge in abgeschlossenen Vertragszahlen –> überproportional steigender Bedarf an Verwaltungspersonal
  • Art der Bedarfsdeckung –> Dienstleistungs- idR teuere als Sachleistungspersonal
  • Automatisierungsgrad –> Zeiteinsparung durch Hilfsmittel und Managementechniken
• Betriebsklima und Arbeitkräfte
  
  • Fluktuationsrate –> Anwerbe- und Freisetzungskosten
  • Krankenstand –> Sozialleistungen
  • Frauenquote –> potentielle Kosten für Mutterschutz
  • Absentismus in regelmäßigen Fehltagen umd as Wochenende oder den Urlaub herum –> fehlende Motivation/Produktivität
  • Führungsstil –> autoritärer Stil bewirkt evtl Fehlzeiten
• Organisation
  
  • Anzahl der Hierarchieebenen –> steigende Gehälter je Leitungsebene
  • Größe des Unternehmens –> steigende Kommunikationszeiten

Externer Beobachtungsbereich

• Arbeitsmarkt
  
  • Gewerkschaftsforderungen –> Personalkosten
  • Arbeitskräfteangebot –> Knappheit / Personalkosten
• Gesetzgebung
  
  • Anzahl der Arbeitsschutzgesetze –> Informationskosten, Schutzbeauftragte
  • Branchenbezogene Gesetze –> Fortildungskosten
• Politik
  
  • neue ökologische Anforderungen –> Umweltschutzbeauftragte für jedes Unternehmen
  • politische Diskussionen als Vorstufe von Gesetzen
• Gesellschaft
  
  • Bildungsniveau –> Ausbildungsbedarf
  • Wertewandel –> Einstellung zur Arbeit
  • Einstellung zu Kindern –> Elternzeit
• Konkurrenz
  
  • Vergleichslöhne –> Abwerbeversuche, Lohnforderungen

Aggregation der gewichteten Einzelindikatoren zu einem Gesamtindex. Vergleich mit der tatsächlichen Personalkostenkurve zur Stützung der Validität (Bild).

Wirkungslag = Zeit zwischen Änderung des Frühindikators und Änderung des prognostizierten Wertes

Probleme der FWS:

• die Entwicklung sollte in den Betrieb eingebunden sein um Widerstände bei der Implementierung zu verringern
• Auf die Relevanz der Beobachtunsgbereiche sollte geachtet werden, um keine Zeit mit unwirksamen Indikatoren zu verschwenden
• Bei der Messung auf Validität (Gültigkeit), Reliabilität (Zuverlässigkeit) und Objektivität (subjektive Neutralität) achten
• Auf klare Kompetentabgrenzung zwischen Entwicklung, Implementierung und Anwendung achten
• Festlegung von eindeutigen Toleranzgrenzen und darauf aufbauenden Handlungsanweisungen, da es sonst zu Fehleinschätzungen kommen kann
• Auch der Absender der Warnsignale ist ernst zu nehmen.
• Eindeutige Zuständigkeiten sind zu regeln.
• Ggf. Einschalten eines neutralen Gremiums, um schwache Signale nicht überzubewerten
• Viel Bürokratie ist aber kein Garant für ein effizientes FWS. Es ist zwischen willkürlichem Kaffeessatzlessen und verantwortlicher Indikatorbeobachtung zu unterscheiden.