II.2 Etapa de organizare a procedurii și atribuirea contractului

Question 1

Care este durata de organizare a procedurii?

Answer 1

De la transmiterea documentației de atribuire în SEAP și până la intrarea în vigoare a contractului de achiziție publică.

Question 2

Care sunt regulile de publicitate și transparență?

Answer 2

1. publicarea anunțurilor de intenție, de participare și de atribuire;
2. publicarea anunțurilor se face prin completarea unor formulare electronice în SEAP.

Question 3

Ce este anunțul de intenție?

Answer 3

• prin intermediul anunțului de intenție, autoritatea contractantă îşi face cunoscute intenţiile cu privire la achiziţiile planificate;
• se transmite spre publicare cu o perioadă cuprinsă între 35 de zile şi 12 luni înainte de data transmiterii anunţului de participare.

Question 4

Ce informații trebuie să conțină anunțul de participare?

Answer 4

1. date de contact ale autorității contractante;
2. tipul de contract și/sau când urmează să fie încheiat acordul-cadru;
3. denumirea produselor/ serviciilor/ lucrărilor și codurile CPV;
4. valoarea estimată;
5. cantitatea de produse care trebuie furnizate;
6. sursa de finanțare;
7. documentația de atribuire;
8. termenul limită de primire a ofertelor;
9. adresa la care se transmit ofertele;
10. limba sau limbile în care trebuie redactate ofertele;
11. perioada de timp în care ofertantul trebuie să își mențină oferta valabilă;
12. criteriul de atribuire.

Question 5

Particularitățile anunțului de atribuire

Answer 5

1. AC publică în SEAP anunțul de atribuire în termen de 30 zile de la data încheierii contractului, în urma finalizării procedurii de atriburie;
2. Anunțul se publică în J.O.U.E. și la nivel național;
3. AC grupează trimestrial anunțurile pentru contractele subsecvente din executarea acordului-cadru și le publică în termen de 30 zile de la încheierea fiecărui trimestru;
4. În cazul unei proceduri simplificate, AC publică în SEAP anunțul de atribuire în 15 zile De la data încheierii contractului și orice modificare a contractului.

Question 6

Cum trebuie să fie oferta și documentele însoțitoare?

Answer 6

• obligatorie din punct de vedere al conținutului pe toată perioada de valabilitate solicitată de autoritatea contractantă;
• trebuie elaborată în conformitate cu indicațiile din documentaţia de atribuire,
• trebuie să fie completă (propunere tehnică şi propunere financiară);
• oferta trebuie să fie confidenţială.

Question 7

Cine poate face parte comisia de evaluare a ofertelor?

Answer 7

1. membrii din cadrul compartimentelor autorităţii contractante (Departamentul/Direcția de achiziții) din care unul va avea calitatea de președinte al comisiei de evaluare;
2. dacă este cazul, persoane din cadrul entităţii finanţatoare a contractului de achiziţie publică;
3. specialiști externi, dacă se impune (nu au drept de vot și își exprimă punctul de vedere în cadrul unor rapoarte de specialitate).

Question 8

Care sunt atribuțiile comisiei de evaluare a ofertelor?

Answer 8

1. deschiderea ofertelor şi, după caz, a altor documente care însoţesc oferta;
2. verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanţi/candidaţi;
3. realizarea selecţiei candidaţilor, dacă este cazul;
4. verificarea conformităţii propunerilor tehnice ale ofertanţilor cu prevederile caietului de sarcini;
5. evaluarea propunerilor tehnice ale ofertanţilor în conformitate cu criteriile de atribuire, dacă este cazul;
6. verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanţi,
7. elaborarea solicitărilor de clarificări şi/sau completări necesare în vederea evaluării solicitărilor de participare şi/sau ofertelor;
8. stabilirea ofertelor inacceptabile şi/sau neconforme, precum şi a motivelor care stau la baza încadrării acestora în fiecare din aceste categorii;
9. stabilirea ofertelor admisibile;
10. aplicarea criteriului de atribuire şi a factorilor de evaluare, astfel cum a fost prevăzut în anunţul de participare;
11. elaborarea proceselor-verbale aferente fiecărei şedinţe, a rapoartelor intermediare aferente fiecărei etape în cazul procedurilor cu mai multe etape şi a raportului procedurii de atribuire.

Question 9

Cum se derulează evaluarea ofertelor de către comisie?

Answer 9

1. membrii comisiei semnează pe propria răspundere o declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate, înainte de preluarea atribuţiilor specifice, după data şi ora-limită pentru depunerea solicitărilor de participare/ofertelor;
2. analiza şi evaluarea documentelor depuse se poate realiza de către membrii comisiei de evaluare individual şi/sau în şedinţe comune;
3. deciziile sunt luate cu votul a cel puţin 2/3 dintre membrii cu drept de vot;
4. dacă stabilirea ofertei câştigătoare se face pe bază de punctaj, votul membrilor comisiei de evaluare se reflectă prin punctajul individual acordat fiecărei oferte în parte;
5. în cazul apariției unor diferențe mari de punctaje, preşedintele comisiei de evaluare va solicita reanalizarea punctelor de divergență, întocmindu-se în acest sens un proces verbal;
6. dacă nu se ajunge la un acord după reanalizarea punctelor de divergență, decizia finală se adoptă cu votul majorităţii membrilor săi, iar membrii care nu sunt de acord cu decizia vor elabora o notă individuală în care își vor exprima punctul de vedere, care va fi atașată la raportul procedurii;
7. comisia verifică modului de îndeplinire a criteriilor de calificare/selecție de către fiecare ofertant/candidat în parte prin analizarea conţinutului D.U.A.E.;
8. documentele doveditoare privind îndeplinirea criteriilor de calificare ale ofertantului vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc în urma aplicării criteriului de atribuire;
9. membrii comisiei de evaluare au obligaţia de a analiza şi de a verifica fiecare ofertă atât din punct de vedere al elementelor tehnice propuse, cât şi din punct de vedere al aspectelor financiare pe care le implică;
10. membrii comisiei de evaluare pot solicita clarificări/completări, indicând și perioada de timp acordată pentru transmiterea acestora.

Question 10

Situații în care o ofertă poate fi considerată inacceptabilă

Answer 10

1. ofertantul nu transmite în termenul precizat de comisia de evaluare clarificările/completările solicitate sau clarificările/completările transmise nu sunt concludente;
2. ofertantul nu răspunde în termen de 3 zile la solicitările de clarificări referitoare la îndeplinirea condiţiilor de formă ale garanţiei de participare, precum şi la cuantumul sau valabilitatea acesteia;
3. ofertantul nu este de acord cu îndreptarea erorilor aritmetice și/sau a viciilor de formă;
4. a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte unul sau mai multe dintre criteriile de calificare stabilite în documentaţia de atribuire sau nu a completat D.U.A.E. în conformitate cu cerinţele stabilite de autoritatea contractantă;
5. preţul, fără T.V.A., inclus în propunerea financiară depăşeşte valoarea estimată comunicată prin anunţul de participare;
6. ofertei îi lipseşte una din cele două componente (propunerea tehnică/propunerea financiară);
7. oferta şi documentele care o însoţesc nu sunt semnate cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.

Question 11

Situații în care o ofertă poate fi considerată neconformă

Answer 11

1. nu satisface în mod corespunzător cerinţele caietului de sarcini;
2. conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate;
3. propunerea financiară nu este corelată cu elementele propunerii tehnice ceea ce ar putea conduce la executarea defectuoasă a contractului;
4. în cadrul unei proceduri de atribuire pentru care s-a prevăzut defalcarea pe loturi, oferta este prezentată fără a se realiza distincţia pe loturile ofertate, din acest motiv devenind imposibilă aplicarea criteriului de atribuire pentru fiecare lot în parte;
5. oferta este depusă cu nerespectarea prevederilor referitoare la conflictul de interese
6. în urma verificărilor referitoare la preț neobișnuit de scăzut se constată că propunerea financiară are un preţ sau conţine costuri neobişnuit de scăzute în raport cu lucrările, produsele sau serviciile, astfel încât nu se poate asigura îndeplinirea contractului la parametrii cantitativi şi calitativi solicitaţi prin caietul de sarcini.

Question 12

Particularitățile unei oferte admisibile

Answer 12

• Oferta admisibilă este oferta care nu este inacceptabilă sau neconformă, urmând ca din rândul acestor oferte să se stabilească oferta câștigătoare;
• Comisia de evaluare stabileşte oferta câştigătoare într-un termen care să nu depăşească perioada de valabilitate a ofertelor stabilită prin documentele achiziţiei;
• În urma finalizării verificărilor, comisia de evaluare va introduce în S.E.A.P., numele candidaţilor/ ofertanţilor ale căror candidaturi/oferte sunt admisibile, precum şi ale candidaţilor respinşi sau ale ofertanţilor ale căror oferte au fost declarate inacceptabile şi/sau neconforme.

Question 13

Cum se stabilește clasamentul ofertelor?

Answer 13

Clasamentul ofertelor se stabilește după cum urmează:
1. Dacă criteriul utilizat este preţul cel mai scăzut, clasamentul ofertelor se stabileşte prin ordonarea crescătoare a preţurilor respective, oferta câştigătoare fiind cea cu preţul cel mai scăzut. În situația în care două sau mai multe oferte sunt situate pe primul loc, autoritatea contractantă solicită ofertanţilor o nouă propunere financiară, iar contractul va fi atribuit ofertantului a cărui nouă propunere financiară are preţul cel mai scăzut;

2. Dacă criteriul de atribuire utilizat este cel mai bun raport calitate-preţ sau cel mai bun raport calitate-cost, evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se va realiza prin ordonarea descrescătoare a punctajelor respective, oferta câştigătoare fiind cea cu cel mai mare punctaj. În situația în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. Dacă situaţia de egalitatea se menţine, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, şi oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.

Question 14

Cum se poate finaliza procedura de atribuire?

Answer 14

Procedura de atribuire se poate finaliza:
1. fie prin încheierea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;
2. fie prin anularea procedurii de atribuire.

Question 15

Când se anulează procedura de atribuire?

Answer 15

1. nu a fost depusă nicio ofertă/solicitare de participare sau dacă nu a fost depusă nicio ofertă admisibilă;
2. contractul nu poate fi încheiat cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită; câştigătoare din cauza faptului că ofertantul în cauză se află într-o situaţie de forţă majoră sau în imposibilitatea fortuită de a executa contractul şi nu există o ofertă clasată pe locul 2 admisibilă.

Autoritatea contractantă are dreptul de a anula procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru în situația în care numărul de candidați selectați este mai mic decât cel precizat în documentația de atribuire.

Question 16

Ce obligații are AC odată ce decizia de anulare a procedurii a fost luată?

Answer 16

Odată ce decizia de anulare a procedurii a fost luată, autoritatea contractantă are următoarele obligații:
* să publice decizia de anulare in SEAP, în termen de 3 zile de la adoptarea ei;
* să comunice în scris tuturor participanţilor la procedura de atribuire, în același termen, motivul care a determinat decizia de anulare, precum şi încetarea obligaţiilor asumate de ofertanţi prin depunerea ofertelor sau a solicitărilor de participare.