IBC 4.0 Prüfungsfragen Flashcards

1
Q

Wie werden Risiken bewertet?

A

Risiken werden i.d.R. monetär bewertet (auch Terminverzug ist monetär bewertbar) = Schadenshöhe
Was ist nicht oder nur schwer monetär bewertbar? Imageschaden • Menschenleben, etc…
Es wird zusätzlich die Eintrittswahrscheinlichkeit der bewerteten Risiken ermittelt, z.B. durch Expertenbefragung
Daraus kann der Risikowert (Risikopotential) = EW x SH ermittelt werden

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2
Q

Welche Gliederungsprinzipien haben sich in der Praxis durchgesetzt?

A

Zur Auswahl stehen folgende Orientierungen:

  • Objekt (Gewerke)
  • Funktion
  • Phasen
  • Gemischt

Unterschiedliche Perspektive:

  • PL phasenorientiert, da besserer Gesamtüberblick
  • TPL objektorientiert, da er sein „Gewerk“ dort besser dargestellt sieht
  • Für das Unternehmen ist eine Funktionsorientierung anzustreben, da die Aufgaben der einzelnen Abteilungen daraus klarer hervorgehen

Gängige Praxis ist auch die Gemischtorientierung, also z.B. auf der ersten Ebene eine Phasen-, (PL), darunter dann eine Objektorientierung (TPL).

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3
Q

Welche Rolle spielt ein PSP bei der Kostenschätzung / Planung?

A
  • Es ist leichter einzelnen PSP-Elementen (TP und AP) die jeweiligen geplanten Kosten (Material und Personal) zuzuordnen, als einem Gesamtprojekt. (Bottom up)
  • Die Summe der geplanten Kosten ergibt dann das zu erwartende Gesamtbudget = Basis der Kostenplanung, zzgl. Reserven, wie z.B. Risikobudget
  • Weiterer Vorteil: Auch das Kostencontrolling kann dann anhand der jeweiligen PSP-Elemente erfolgen (Plan / Ist)
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4
Q

Welche Aufgaben sind am Ende eines Projektes durchzuführen?

A
  • Projektreview durchführen (Plan/Ist- Vergleich des magischen Dreiecks)
  • Abnahme
  • Liste Offener Punkte
  • Prüfung der Vollständigkeit der Dokumentation
  • Erstellen eines Projektabschlussberichtes / Lessons Learned Projektabschlusssitzung
  • Offizielle Auflösung des Projektteams
  • Verteilung der Restaufgabe
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5
Q

Was sind die Inhalte und der Zweck von Projektmarketing?

A
  • PL ist Verkäufer des Projektes.
  • Ziel: Erhöhung der Akzeptanz im Projektumfeld Erzeugung von Projektidentität. Nach innen (Team, Vorgesetzte), Nach außen (Stakeholder; andere Abteilungen, Öffentlichkeit)
  • Inhalte: Strategie Wem soll was womit vermittelt werden?
  • Maßnahmen: regelmäßige Info, Newsletter, etc…
  • Controlling:Wie wird das Projekt von Anderen wahrgenommen
  • Ziel:Bevorzugung bei Verteilung von Budget, Ressourcen, etc…
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6
Q

Was sind intrapersonelle und interpersonelle Konflikte?

A

Intrapersoneller Konflikt:

Konflikte innerhalb der Person mit sich selbst

Entstehen durch Erwartungen an die eigenen Person, z.B. Entscheidungsfindung

Interpersoneller Konflikt:

Konflikte zwischen 2 oder mehreren Personen

z.B. innerhalb der Firma, Familie, …

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7
Q

Zu welchem Zweck sollten Projekte in einem Unternehmen klassifiziert werden?

A

Ziel: Priorisierung, z.B. zur Sicherung von Ressourcen, Prestige/Aufmerksamkeit, etc…

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8
Q

Wie wird “Projektumfeld definiert?

A

Beleuchtung aller möglichen Einflussfaktoren auf ein Projekt
• Direkt, indirekt, sozial, sachlich…
• POSTUR-Ansatz
• intern, extern

Unterschied zu Stakeholder : Es sind (noch) keine Personen!

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9
Q

Welche Fehler treten bei der Einsatzmittelplanung am häufigsten auf?

A
  • Es werden keine oder zu wenig Personalkosten kalkuliert („eh schon da Kosten“)
  • Es werden keine oder zu wenig PM-Kosten kalkuliert
  • Personal- / PM-Kosten werden unterschätzt oder schön gerechnet vom Vertrieb
  • Vertretungskapazitäten für Urlaub, Krankheit, etc. werden nicht eingeplant
  • Materialkosten werden nur bedingt richtig eingeschätzt • Öl • Stahl • Glasfaser
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10
Q

Wie erfolgt Fortschrittskontrolle über Cost to Complete?

A

Basis ist der Earned Value (Fertigstellungswert) in Geldeinheiten, also der monetär bewertete Fertigstellungsgrad (in %)

Bezogenen auf den Stichtag wird hochgerechnet, wie viele Kosten noch bis zum Ende des Projektes auflaufen werden = verbleibendeKosten, um das Projekt abzuschließen mittels (Neu-)Bewertung der noch zu erbringenden Leistungen

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11
Q

Welche Empfehlungen gibt es für Feedback (nehmen/ geben)?

A

Feedback geben:

  • Keine Kritik an der Person, nur an der Sache
  • Lösungsansatz vorschlagen
  • Gemeinsames Einvernehmen

Feedback nehmen

  • Zuhören
  • Ausreden lassen
  • Keine Gegenargumente
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12
Q

Aus welchen Schritten besteht eine Stakeholderanalyse?

A
  • Identifizierung
  • Analyse / Bewerten
  • Kategorisieren
  • Maßnahmen
  • Monitoring der Maßnahme
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13
Q

Was ist der Unterschied zwischen “Gesamter Puffer” und “Freier Puffer”?

A

Freier Puffer = ist aufgebraucht, wenn sich der nachfolgende Vorgang verschiebt, oder der früheste Anfangszeitpunkt des nachfolgenden Vorgangs verschoben wird.

Gesamter Puffer = ist aufgebraucht, wenn sich das Projektende verschiebt oder der späteste Anfangszeitpunkt des nachfolgenden Vorgangs verschoben wird.

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14
Q

Wozu dient eine Dokumentenbedarfsmatrix?

A
  • Welche Dokumente überhaupt im Projekt benötigt werden?
  • Wer diese dann erstellt?
  • Wer bekommt sie wie oft?
  • Welchen Umfang/Formate sollen diese haben?
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15
Q

Was bedeutet Benchmarking?

A

Vergleich der eigenen Leistungsfähigkeit (der Organisation), mit anderen Unternehmen oder auch Projekten mittels
indirektem Vergleich

  • über Kennzahlen (KPI‘s) , als KPI kann z.B. das magische Dreieck dienen…
  • über Reifegradmodelle ( EFQM, CMMI Capability Maturity Model Integration, Project Excellence)

direktem Vergleich

  • Branchenspezifisch
  • Branchenübergreifend
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16
Q

Wie unterscheiden sich Abwicklungserfolg und Anwendungserfolg eines Projektes?

A

Abwicklungserfolg

  • Innerhalb des geplanten Termins
  • Einhaltung des Budgets
  • Erfüllung des Leistungsumfanges gemäß LH

Anwendungserfolg

  • Das Lieferobjekt kann tatsächlich so eingesetzt werden, wie vom AG erhofft = Anwendbarkeit
  • Ggf. wird dabei das magische Dreieck aber nicht eingehalten….
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17
Q

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

A
  • Lastenheft ist ein Anforderungskatalog (WAS möchte der AG)
  • Pflichtenheft beschreibt WIE die Anforderungen aus dem LH realisiert werden können
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18
Q

Warum spielen Qualifikationen und Rollen bei der Einsatzmittelplanung eine Rolle?

A

Bestimmte Tätigkeiten können manchmal nur mit bestimmten
Qualifikationen erbracht bzw. gut/rechtzeitig erbracht werden, z.B.
ein Terminplaner sollte das Tool beherrschen und entsprechende Erfahrung
aus ähnlichen Projekten haben…

Es kann nicht immer jeder mit jedem auskommen, Rollen müssen
deswegen festgelegt werden, damit der Umgang miteinander geregelt
ist. Dies kann ggf. unabhängig von der fachlichen Qualifikation sein, z.B.
die Rolle es Moderators….

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19
Q

Was sollte vor dem Kauf von PM-Software für das Unternehmen berücksichtigt werden?

A
  • Anforderungen bei den perspektivischen Nutzern abfragen
  • Anwendbarkeit testen
  • Kosten- / Einsparpotentiale ermittel
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20
Q

Wie werden Risiken in der Regel bewertet?

A

Risiken werden in der Regel monetär bewertet = Schadenshöhe

Was ist nicht oder nur schwer monetär bewertbar?
Imageschaden, Menschenleben, etc…

Danach wird die Eintrittswahrscheinlichkeit der bewerteten Risiken ermittelt, z.B. durch Expertenbefragung…
Daraus ergibt sich der Risikowert (Risikopotential) = EW x SH.

21
Q

Nennen Sie die Adressaten / Empfänger der Projektdokumentation!

d.h.: Wer sind die Zielgruppen der Dokumentation? Wessen Belange sind zu berücksichtigen?

A
  • *Stakeholder:** Auftrag, Ziele, Wirtschaftlichkeit, Durchführungsdetails
  • *Externe Projektstellen (Behörden, Vertragspartner):** Regeln, Vorgaben, Absprachen
  • *Projektleitung:** Festlegungen, Organigramm, Zeitpläne
  • *Interne Projektstellen (alle Projektbeteiligten):** Projektinhalt
22
Q

Nennen Sie vier Gesetze / Vorschriften bezüglich des Arbeitsschutzes!

A
  • Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG)
  • Arbeitsschutzgesetz(ASchG)
  • Arbeitsstättenverordnung
  • Baustellenverordnung
  • Berufsgenossenschaftliche Vorschrift A5: Erste Hilfe
23
Q

Beschreiben Sie die Nutzwertanalyse. Wozu benötigt man sie im Projekt?

A

Die Nutzwertanalyse ist eine Entscheidungshilfe um zum Beispiel Angebote verschiedener Lieferanten oder Produkte zu vergleichen.

Ausgewählte Kriterien werden zunächst gewichtet. Im zweiten Schritt werden die Kriterien der Produkte bewertet. Die mit den Gewichtungen multiplizierten Bewertungspunkte ergeben den gesamtscore.

24
Q

Erläutern Sie Lasten- und Pflichtenheft!

A

Lastenheft (user specification)
DIN 69901-05:2009: „Vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines (Projekt-)Auftrags. Die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers.“
Auftraggebersicht -> „was ist zu erarbeiten und wofür“

Pflichtenheft (functional specification)
DIN 69901-5:2009: „Vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben auf der Basis des (…) Lastenhefts.
Auftragnehmersicht -> „Wie und womit wird das Lastenheft umgesetzt?

25
Q

Was sind Komponenten einer Abnahme?

A
  • Projektvetrag
  • Übergabeprotokoll
  • Übernahmeprotokoll
26
Q

Wie müssen Ziele beschrieben werden ?

A

SMART

27
Q

Welche Spalten der Risikotabelle sind wichtig für eine Quantifizierung des Risikos?

In welcher Dimension sollen diese Angaben sein?

A
  • Eintrittswahrscheinlichkeit in %
  • Tragweite in Euro
28
Q

Wonach werden Projekte klassifiziert?

Nennen Sie die Projektarten und je ein Beispiel für das Objekt (Projektgegenstand)

A

Projekte können z.B. nach dem Auftraggeber, Objekt, Komplexität, Geografie, Projektgröße klassifiziert werden.

Klassifizierung nach dem Objekt:

  • Investitionsprojekte (z.B. Bau/Beschaffung von Gebäuden, Großmaschinen)
  • Forschungs- und Entwicklungsprojekte (z.B. (Weiter-) Entwicklung von Wissen, Konzepten, Produkten)
  • Organisationsprojekte (z.B. Reorganisation eines Unternehmens)
  • IT-Projekte (querschnittlich) (z.B. Anpassung und Einführung einer neuen Software)
29
Q

Nennen Sie mindestens vier Anzeichen für Konflikte im Projektteam!

A

Gestörte Kommunikation

  • Wort- und Tonwahl, gestik, Mimik
  • Diskussionsform
  • Rückzug auf rein sachliche und formale Kommunikation

Problematische Arbeitshaltung

  • Dienst nach Vorschrift
  • Innere Kündigung
  • Vorweggenommener Gehorsam

Cliquenbildung

  • “die/wir”
  • Ablehnung von Personen/Vorschlägen “der anderen”
30
Q

Nennen und beschreiben Sie situative Führungsstile (Hersey & Blanchard)!

A
  • Anweisung (telling) = PL definiert Aufgaben, informiert Mitarbeiter, kontrolliert regelmäßig
  • Überzeugung (selling) = PL deniniert Aufgaben, holt MA aber dazu, passt ggf. an, kontrolliert
  • Unterstützung (participating) = MA definiert Aufgaben, PL unterstützt, MA berichtet regelmäßig
  • Übertragung (delegation) = PL wirkt nur bei der Aufgabendefinition mit, MA überwacht Status selbst
31
Q

Was bedeutet Ergebnisorientierung im Projekt?

Nennen Sie Handlungsmaßnahmen und Beispiele!

A
  • Die Aufmerksamkeit des Teams auf Schlüsselziele lenken
  • Alle maßgeblichen, interessierten Parteien zufriedenstellen
  • Das Managen von vereinbarten Änderungen
  • Alle Chancen zu nutzen, um zusätzliche Erfolge zu generieren
  • Ethische sowie gesetzliche Anforderungen beachten
  • Umweltanforderungen berücksichtigen
  • Das Team leiten, motivieren und seine Erwartungen berücksichtigen
32
Q

Nennen und beschreiben Sie die Phasen des Produktlebenszyklus!

A

Der Produktlebenszyklus beschreibt den Prozess von der Entwicklung und Herstellung über die Markteinführung bis zur Rücknahme oder Einstellung des Produktes.

Der Lebenszyklus eines Produktes kann in folgende Phasen unterteilt werden:

  • Entwicklung, Herstellung
  • Einführung
  • Wachstum
  • Reife
  • Sättigung
  • Rückgang (Degeneration)
33
Q

Skizzieren Sie je eine Kostengang- und Kostensummenlinie!

A
  • Die Kostenganglinie zeigt die Periodenkosten je Zeiteinheit
  • Die Kostensummenlinie zeigt die kumulierten Kosten des Projekts
34
Q

Was sind die Ziele eines PM-Audits?

Was wird beim PM-Audit untersucht?

A

DIN 69905: Projektaudit, das sich auf das Projektmanagement bezieht prüft

  • PM-Festlegungen
  • PM-Durchführung
  • PM-Dokumentation
  • Einhaltung des PM-Handbuchs

Es dient dem Lernen der Organisation und der Verbesserung des PM in der Organisation (= für künftige Projekte)

35
Q

Was ist der kritische Pfad und wie erkennt man ihn?

Welche Information kann man daraus ableiten?

A

Kritischer Pfad im Netzplan = Kette der Vorgänge, deren früheste und späteste zeitliche Lage übereinstimmen (FAZ = SAZ und FEZ = SEZ).

Jede Verzögerung innerhalb dieser Kette wirkt sich auf den Projektendtermin aus. Vorgänge in dieser Kette, können nicht verschoben werden, ohne den Projektendtermin zu verändern.

Kennzeichen = Puffer = 0

36
Q

Nennen Sie mindestens vier Kreativitätstechniken!

A

Assoziations-Technik

  • Brainstorming
  • Destruktiv-konstruktives Brainstorming
  • Brainwriting
  • Kollektives Notizbuch

Analogie-Technik

  • Klassische Synektik
  • Visuelle Synektik
  • Bionik

Konfrontations-Technik

  • Reizwortanalyse
  • Bildkarten

Analytische (diskursive) Techniken

  • Osborn-Checkliste
  • Morphologische Matrix

Mapping Techniken

  • Mind Mapping
  • Brainstorming-Mapping
  • Moderations-Methode (Kärtchentechnik, Nominal Group Technique)
  • Galerie-Methode
37
Q

Welche strategischen Ziele verfolgt ein Unternehmen mit Projektorientierung?

A
  • Schnelle Reaktionsgeschwindigkeit auf veränderte Umweltanforderungen
  • Delegation von Managementverantwortung in den Arbeitsprozess
  • Kunden- bzw. Auftragsorientierung
  • Sicherung der Qualität der Ergebnisse und der Qualität des Arbeitsprozesses durch eine ganzheitliche Projektdefinition
  • Prozessorientierung vor organisatorischer Grenzsetzung (organisationsübergreifende Zusammenarbeit)
  • Sicherung organisatorischen Lernens durch Projekte
  • Wandlungsfähigkeit als organisatorisches Potential
38
Q

Welche Aspekte der Personalwirtschaft sind wichtig für das Projektmanagement?

A
  • Personalbedarfsplanung
  • Personalbeschaffung
  • Aufgabenbeschreibungen
  • Anforderungsprofile
  • Personalauswahl
  • Personalfreisetzung
39
Q

Welche Arten von Einsatzmitteln kennen Sie?

Nennen Sie je zwei Beispiele!

A

Verbrauchbare Einsatzmittel (werden durch den Einsatz vermindert (einmaliger Gebrauch))

  • Baustoffe
  • Energie

Beständige Einsatzmittel

  • Personal
  • Maschinen
40
Q

Welche Aufgaben haben Lenkungsausschuss und Auftraggeber in der Startphase?

A
  • Ziele definieren, Projekt abgrenzen
  • Projekt mit der Strategie des Unternehmens abgleichen
  • Projektleiter benennen
  • Verantwortung und Befugnisse des PL festlegen
  • Ressourcen bereitstellen
  • Projektplanung freigeben
41
Q

Wie kann der Projektleiter Demotivation verhindern?

Erklären Sie die Maßnahmen anhand von drei Motivationsklassen nach Maslow!

A

Bedürfnis nach Zugehörigkeit (3)

  • Rollen klären
  • Team an Entscheidungen beteiligen

Bedürfnis nach Sicherheit (2)

  • sicherer Arbeitsplatz, frühzeitige Anschlussaufgabe
  • Zuständigkeiten und Verantwortung klären

Physiologische Bedürfnisse (1)

  • faire Bezahlung, Ausgleich für Mehrarbeit
  • Balance von Stress- und Ruhezeiten beachten
42
Q

Sie möchten den kraftstoffverbrauch Ihrer LKW-Flotte senken.

Zeichnen Sie ein Ishikawa-Diagramm mit möglichen Ursachen.

A
43
Q

Nennen und erläutern Sie die Phasen der Teamentwicklung.

Beschreiben Sie die Rolle und Aufgaben des Projektleiters in den einzelnen Phasen.

A

Forming = Orientierungsphase, PL muss das Team zusammenbringen

Storming = Gärungsphase, Gefahr der inneren Kündigung, PL muss Coach sein

Norming = Klärungsphase, Team entwickelt Identität, PL erlaubt Autonomie

Performing = Produktivitätsphase, PL lässt Freiraum und delegiert

Adjourning = Ausstiegsphase, PL würdigt die geleistete Arbeit

44
Q

Welche Aussagen treffen auf die Projektorganisationsformen zu?

A
  1. In welcher PO erfolgt der Know-How Transfer in weitere Projekte am besten? (Matrix)
  2. Welche PO lässt sich am schnellsten etablieren? (Einfluss)
  3. In welcher PO erfolgen Entscheidungen am schnellsten? (autonom)
  4. In welcher PO hat der PL am meißten Befugnisse? (autonom)
  5. In welcher PO ist der PL nicht für das magische Dreieck verantwortlich? (Einfluss)
  6. In welcher PO hat der PL am wenigsten Befugnisse? (Einfluss)
  7. Der Projekterfolg / Projektmisserfolg ist unmittelbar dem PL zuzuordnen? (autonom)
  8. In welcher “PO” gilt “volle Kraft für das Projekt”? (autonom)
  9. Welche PO ist ein Mehrliniensystem? (Matrix)
  10. Welche PO ist für Umstrukturierungen in einem Unternehmen geeignet? (Einfluss)
  11. Wo ist der PL nur nebenbei tätig? (Einfluss)
  12. Wo teilen sich PL und Abteilungsleiter (AL) die Verantwortung? (Matrix)
45
Q

Max Müller wird mit der Vorbereitung und Durchführung einer Betriebsfeier für 15 Personen betraut.

Diese soll in 4 Wochen an einem Wochenende stattfinden. Er hat ein Budget von 500 Euro zur Verfügung und will eine professionelle Projektplanung machen.

  • Nennen und beschreiben Sie die Ziele des Projektes.
  • Nennen Sie die Art des Projektes.
  • Nennen und beschreiben Sie die Phasen.
  • Nennen und beschreiben Sie die Meilensteine des Projektes.
A

Terminziele

  • Die Feier hat stattgefunden am <datum>.</datum>

Kostenziele

  • Das Budget von 500 Euro ist eingehalten.

Leistungsziele

  • Es gibt ausreichend warme und trockene Sitzgelegenheiten
  • Essen und Getränke für 15 Personen ist vorhanden
  • Es gibt Musik aus der „Konserve“

Soziale Ziele

  • Alle Anwesenden haben sich amüsiert. Um Mitternacht sind noch mindestens 10 Personen anwesend.

Nichtziele

  • Die Aufräumarbeiten nach der Feier gehören nicht zum Projektgegenstand.

Es handelt sich um ein Organisationsprojekt

Planungsphase = Mengengerüste ermitteln, Feier planen

Beschaffungsphase = Angebote für Raum, Essen, Getränke und Musik einholen; Lieferanten auswählen und beauftragen

Durchführungsphase = Aufbau überwachen, Gäste empfangen, feiern

M0 = Projekt gestartet, M1 = Mengengerüste sind ermittelt und Ablauf ist geplant,

M2 = Entscheidungsreife Angebote für Raum, Essen, getränke und Musik liegen vor

M3 = Lieferant ist beauftragt

M4 = Aufbau ist abgeschlossen

M5 = Feire ist beendet

46
Q

Earned Value Analyse

Berechnen Sie den Fertigstellungswert !

Berechnen Sie den FGR-Plan !

Erstellen Sie einen Soll-IST-Vergleich !

Berechnen Sie mögliche Gesamtkosten für das Projektende linear !

A
47
Q

Was ist ein Projekt? Welche Eigenschaften hat es?

A

Ein Projekt (DIN 69901) ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen gekennzeichnet ist. Ein weiteres Merkmal ist die Arbeitsteilung im Rahmen einer größeren Aufgabe.

Beispiele für die Einmaligkeit:

  • Zielvorgabe
  • Zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen
  • Abgrenzung gegenüber anderen Vorgaben
48
Q

Wie grenzen Sie ein Projekt von Routineaufgaben im Unternehmen ab?

A

Routineaufgaben sind in der Regel zeitlich unbegrenzt und erfordern keine projektspezifische Organisation sondern werden innerhalb der Linienorganisation erbracht.

Des weiteren spielen i.d.R. die Dauer und das Budget eine Rolle

49
Q

Was versteht man unter Projektmanagement?

A

Nach DIN 69901 ist Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes.

Kontrolle: Überwachung des Leistungsverhaltens

Fachliche Vorgaben: Explizite Vorgaben im Bezug auf die Vorgehensweise und die einzuhaltende Kommunikationswege

Projektkultur: Einhaltung der Werte und des Verhaltenskodex