H 4 - Personalentwicklung Flashcards
Was bedeutet Personalwirtschaft?
Bei der Personalwirtschaft handelt es sich um jene Disziplin, die sich mit dem „Produktionsfaktor“ Personal beschäftigt, heute meist
„Personalmanagement“ oder “Human Resource Management“ (HRM) genannt.
Wie lautet die Definition von Personalmanagement (sowohl nach Scholz als auch einfach ausgedrückt)?
Nach Scholz: „Das Management von Personal ist die systematische Analyse, Bewertung und Gestaltung aller Personalaspekte eines Unternehmens wie Personalbestände und -bedarfe, Qualifikationen,
Kostenkalkulierungen, rechtlichen Bedingungen des Personaleinsatzes, der Beurteilung und Führung von Mitarbeitern oder anderen gesellschaftlichen Gesichtspunkten.“
Einfach: Personalmanagement bezeichnet all das, was auch mit dem Personal zu tun hat.
Achtung: Definition bezieht sich grundsätzlich auf die Privatwirtschaft
Was ist der Unterschied von Personalwirtschaft und Personalmangagement?
Es gibt keinen. Beide Begriffe meinen das gleiche. Der Begriff Personalmanagement ist allerdings moderner, genauso wie Human Resource Management.
Was ist unter der Personalentwicklung zu verstehen?
Themenfeld: Grundlagen der Personalentwicklung
Frage 1
Personalentwicklung = die Mitarbeitenden fit zu machen für die Anforderungen auf ihrem Arbeitsplatz und nach Möglichkeit ihre persönlichen Interessen zu berücksichtigen.
„Personalentwicklung = alle Maßnahmen, die sich auf die Qualifikation und die individuelle berufliche Entwicklung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richten und gegenwärtige und zukünftige betriebliche Anforderungen und persönliche Interessen berücksichtigen.“
(Lerche, W. u.a., Personalentwicklung in Sozialorganisationen, Frankfurt./M. 2001, S. 15.)
In § 2 der Allgemeinen Laufbahnverordnung SH vom 19. Mai 2009 wird der Begriff wie folgt definiert:
„Eignung, Befähigung und fachliche Leistung sind durch
Personalentwicklungsmaßnahmen zu fördern.
Personalentwicklung zielt darauf ab, das Leistungs- und
Befähigungspotenzial aller Beamtinnen und Beamten zu erkennen, zu erhalten und verwendungs- und
entwicklungsbezogen sowie unter Berücksichtigung der persönlichen Zielsetzungen zu fördern; dabei sollen die Ziele und Anforderungen sowie der Bedarf der Verwaltung mit den persönlichen Erwartungen in Einklang gebracht werden.“
Welche Zwecke werden mit der Personalentwicklung verfolgt?
Themenfeld: Grundlagen der Personalentwicklung
Frage 2
◼ Dienstleistungsorientierung fördern
◼ Mitarbeiter befähigen, kostenverantwortlich zu handeln
◼ Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein fördern
◼ für Team- und Projektarbeit befähigen
◼ Motivation verbessern
◼ Lernbereitschaft erhalten und erhöhen
◼ Leitbilder und Verwaltungskultur weiterentwickeln
(Ziele nach KGST)
Sie werden als Personalentwickler eingestellt und sollen ein Personalentwicklungskonzept erstellen. Was muss getan werden?
Kernfragen der Personalentwicklung
Kernfragen:
◼ Welches sind unsere Personalentwicklungsziele? (Bestandsaufnahme zum Beispiel durch Befragung der Mitarbeiter)
◼ Wie können unsere Personalentwicklungsziele erreicht
werden? (Instrumente wie MA-Vorgesetzten-Gespräche, Rückkopplung mit Vorgesetzten)
◼ Womit fangen wir an (mit welchen Zielgruppen bzw.
Maßnahmen)?
◼ Wie kann der Erfolg gemessen werden? (Frühfluktuationsquote)
An diesen kann man sich orientieren.
Erstmal macht man eine Bestandsaufnahme der Personalentwicklungsziele (Problem herausfinden und dann Ziele formuliern). Man kann eine anonyme Befragung durchführen über Arbeitsklima, Arbeitsumgebung, Zufriedenheit usw. Dann schaut man, welche Instrumente man nutzen kann, um die Ziele zu erreichen. Der Erfolg muss gemessen werden (beispielsweise durch weniger Kündigungen im Jahr oder eine erneute Umfrage usw).
Am Ende muss man evaluieren.
Welche Instrumente der Personalentwicklung gibt es?
➢ Systematische Personalauswahlverfahren
➢ Ausbildung / Fortbildung / Weiterbildung
➢ Arbeitszeitflexibilisierung
➢ Teilzeitbeschäftigung
➢ Flexibilisierung der Arbeitsformen (z.B.
Homeoffice)
➢ Mitarbeitendengespräche
➢ Qualifizierungsgespräche nach § 5 Abs. 4 TVöD /
TVL
➢ Feedback für Führungskräfte
➢ Führungskräfteentwicklung
➢ Beurteilungswesen
➢ Hospitationen
➢ Mentoringprogramme
➢ Kollegiale Beratung
➢ Jobrotation
➢ Onboarding / Offboarding
➢ Ziel- und ergebnisorientierte Steuerung
➢ Betriebliches Gesundheitsmanagement
Welchen Beitrag kann Personalentwicklung im Hinblick auf Schlüsselqualifikationen leisten?
Themenfeld Grundlagen der Personalentwicklung
Frage 3
Schlüsselqualifikationen sind grundlegende Kenntnisse/Fähigkeiten.
1. Fachliches Wissen
- Zusammenhänge erkennen
- Wissenstand aktualisieren
- Nachbardisziplinen erkennen
(nicht ganz so wichtig, da neues erlernt werden kann und muss (z.B. bei Abteilungwechsel)
- Methodische Kompetenzen
- Arbeit effizient organisieren
- Wissen in Handlung umsetzen
- Methoden/Verfahren anwenden
- Risiken abwenden
(sehr wichtig, da Grundbaustein –> Methodenlehre kann man auf alles anwenden) - Personelle Kompetenzen
- Lebenslanges Lernen
- Neues als Herausforderung
- Horizontale und regionale Mobilität
- Entscheidungen treffen - Soziale Kompetenzen
- Dialogfähigkeit
- Teamfähigkeit
- Kompromissfähigkeit
(wichtig, weil nicht so leicht änderbar, Voraussetzung um gut miteinander arbeiten zu können)
Personalentwicklung kann zum einen durch das Instrument der Personalauswahlverfahren darauf achten, Personen mit guten Schlüsselqualifikationen einzustellen, weiterhin können diese teilweise verbessert werden. Durch regelmäßiges Feedback und Leistungsbeurteilungen verstehen Mitarbeitende zum Beispiel, wo sie sich verbessert haben und woran sie noch arbeiten müssen. –> Mitarbeitendengespräche
Durch Onboarding fühlen Mitarbeitende sich eher willkommen und können schneller auftauen, was sich beispielsweise auf die Teamfähigkeit auswirken kann.
Horizontale Mobilität = Wechsel des Berufs auf der selben “Etage”
Auf welche Weise kann Personalentwicklung die Motivation von Mitarbeitenden beeinflussen?
Themenfeld Grundlagen der Personalentwicklung
Frage 4
In der Ernst & Young Jobstudie 2017 wurde herausgefunden, dass 58 % das Verhältnis zu Kollegen am meisten bei der Arbeit motiviert. Dahinter mit 42 % steht die spannende Tätigkeit.
Hier könnte man zum Beispiel das Instrument der kollegialen Beratung anwenden, um gemeinsam im Team an Fällen zu arbeiten und damit das Verhältnis zu den Kollegen zu stärken. Dies ist auch bereits durch Onboarding möglich, indem ein neuer Mitarbeitender integriert wird.
Weitere Möglichkeit: Mitarbeitendengespräche - hier können Probleme ansgesprochen werden. Ohne diese Probleme steigt die Motivation vermutlich wieder
Gehalt: 29 %
Günstige Arbeitszeiten: 29 %
Flexible Arbeitszeiten: 27 % –> Instrument: Arbeitszeitflexibilisierung, HomeOffice
Karrierechancen: 11 % –> Jobrotation, Führungskräftenetwicklung
Erfolgsprämien: 7 %
Zusatzangebote: 6 %
1.400 Befragte Arbeitnehmer/innen in Deutschland
Welche Verantwortung fällt den Führungskräften im Rahmen personalentwicklerischer Prozesse zu?
Themenfeld Grundlagen der Personalentwicklung
Frage 5
Schaut man sich die Personalentwicklung als Prozess an, muss zunächst der Bedarf ermittelt werden (also ob zum Beispiel Schulungsbedarf oder ähnliches besteht).
Diese Bedarfermittlung und Festlegung der Ziele erfolgt am Besten durch die Führungskraft, die ihre Mitarbeitenden am Besten einschätzen kann und auch die individuellen Karriereziele oder anderweitige Ziele kennt.
Auch bei der Maßnahmenplanung und Durchführung ist eine Führungskraft beteiligt. Wird beispielsweise ein Mitarbeitendengespräch als Maßnahme geplant, führt die Führungskraft dieses Gespräch. Auch das Instrument der Möglichkeit von HomeOffice muss von der FÜhrungskraft geplant werden.
Insgesamt hat die Führungskraft sehr viel Verantwortung im Rahmen personalentwicklerischer Prozesse.
Personalentwicklung als Prozess: welche einzelnen Schritte muss man durchlaufen?
- Bedarfsermittlung
- Zielformulierung
- strategische Entscheidung
- Maßnahmenplanung (Instrumente)
- Durchführung
- Auswertung Ist-Analyse
- Anpassung der Zielformulierung (ggfs.)
- Strategische Entscheidung
- Maßnahmenplanung
- Kreislauf geht von vorne los
Bennen Sie die einzelnen Phasen eines qualifizierten Personalauswahlverfahrens und stellen Sie dar, welche Festlegungen und Entscheidungen in den jeweiligen Phasen vorgenommen werden müssen.
Themenfeld Systematische Personalauswahlentscheidungen
Frage 1
- Anforderungen
- Kriterien
- Verfahren
- Planung
- Durchführung
- Entscheidung
- Anforderungen: Zusammenstellung der Anforderung an der zu besetzenden Stelle anhand von Anforderungsanalysen und/oder Stellenprofilen, Stellenbeschreibungen (sehr wichtig) und den zukünftigen Anforderungen
- Kriterien: Festlegung, Gewichtung und Bewertung/Ausprägung der Auswahlkriterien (z.B. Ausbildung, Kompetenzen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Motivation, Rahmenbedingungen) –> z.B. Kundenorientierung, Belastbarkeit, Teamfähigkeit als Kriterien, diese müssen dann vorab unterschiedlich gewichtet werden)
- Verfahren: Auswahl geeigneter Verfahren (Assesment Center, Bewerbungsgespräch usw. - man kann auch Situationen aus dem AC in Bewerbungsgesprächen integrieren, z.B. Unterlagen analysieren und kurz vortragen)
- Planung: Planung des Auswahlverfahrens
- Durchführung des Auswahlverfahrens (von Anzeige biss hin zur Rückmeldung/Gutachtenerstellung)
- Entscheidung: Entscheidung (Auswahl geeigneter Bewerber) und Rückmeldung an die Bewerber
Fähigkeiten beschreiben die allgemeineren, angeborenen Eigenschaften einer Person, sie können aber auch gelernt werden (z.B. Belastbarkeit, Flexibilität), während Fertigkeiten die konkreten, erlernbaren Kompetenzen sind, die auf bestimmte Aktivitäten oder Aufgaben abzielen (z.B. Schreiben, Fußballspielen, Sprechen)
Was sind Ziele der Personalauswahl?
◼ Auswahl der/des bestgeeigneten
Bewerber/in/s
◼ Förderung des Innovationspotenzials der
Verwaltungsorganisation
◼ Vermeidung von Ämterpatronage und
Vetternwirtschaft
◼ Faires Verfahren für alle Bewerber
Was sind typische Fehler bei Personalauswahlverfahren?
◼ Die Anforderungen einer Stelle werden nicht exakt genug ermittelt. (Stellenbeschreibung ist zum Beispiel zu alt und daher nicht mehr exakt)
◼ Die tatsächliche Befähigung der Bewerberinnen und Bewerber wird nur unzureichend festgestellt, weil die zur Verfügung stehenden Methoden kaum genutzt werden. (sind sie teamfähig? “Ja” –> schlecht, Methoden wurden nicht genutzt)
◼ Die Auswählenden verfügen nicht über die
erforderlichen Qualifikationen.
Welche wesentlichen Instrumente der Personalauswahl gibt es?
Bewerbungsunterlagen
Auswahlgespräch
Arbeitsproben/Situationstests (Kurzvortrag, Postkorb, Einzelverfügung, Gruppendiskussion)
Psychologische Testverfahren (Persönlichkeit, Intelligenz, Leistung)
Biographische Fragebogen
(was haben Sie in ihrem Leben im Detail bisher gemacht? Führungspersonen waren damals zum Beispiel bereits Klassensprecher o.ä.)
Assesment Center sind für alles möglich außer die Bewerbungsunterlagen
Grundlage für die Auswahlentscheidung sind alle dieser Instrumente.
Wie ist ein Anforderungsprofil zu entwickeln? Welche Funktionen erfüllt das Anforderungsprofil im Rahmen eines qualifizierten Auswahlverfahrens?
Themenfeld systematische Personalauswahlentscheidungen
Frage 2
In einem Anforderungsprofil werden alle Kompetenzen und Qualifikationen genannt, die für eine bestimmte Tätigkeit erforderlich sind. Hier werden die Kriterien für die Bewerberauswahl im Voraus definiert und gelten auch für die gesamte Dauer des Auswahlverfahrens. Ein Anforderungsprofil wird anhand von der Zusammenstellung der Anforderungen an der zu besetzenden Stelle durch Anforderungsanalysen oder Stellenbeschreibungen (!) oder zukünftigen Anforderungen an die Stelle erstellt.
Ein Anforderungsprofil besteht aus:
- formalen Voraussetzungen (z.B. Ausbildung, Laufbahnbefähigung, Berufserfahrung, Alter)
- Kenntnisse/Wissen (z.B. Kenntnisse im Dienstrecht, Sprachkenntnisse)
- Fertigkeiten (z.B. im Umgang mit IT)
- Fähigkeiten (z.B. Belastbarkeit, Ausdrucksfähigkeit)
- Schlüsselqualifikationen (z.B. Teamfähigkeit, Lernbereitschaft, Kooperationsfähigkeit)
z.B.: Anforderungen:
analytisches Denken, Flexibilität, Entscheidungsverhalten, usw.
–> Wichtigkeit von 1 (unwichtig) bis 6 (von weit überdurchschnittlicher Bedeutung)
Funktionen:
- Hauptfunktion: es geht darum, die richtigen Leute zu finden und auszuwählen, die möglichst gut auf das Anforderungsprofil und damit auf die ausgeschriebene Stelle passen
- Es gibt Auskunft über die gewünschten Fähigkeiten, die ein Mitarbeiter für die zu besetzende Stelle benötigt.
- Vergleichbarkeit schaffen –> einheitliche Kriterien, die bei jeder Bewerberin/bei jedem Bewerber geprüft werden
- bietet Transparenz: gleiche Bewertung
Was ist bei der systematischen Vorbereitung und Auswertung eines Vorstellungsgesprächs zu beachten?
Themenfeld systematische Personalauswahlentscheidungen
Frage 3
Vorbereitung:
-** zunächst Bewerbungsunterlagen analysieren:**
* Gesamteindruck (Professionelle Bewerbungsmappe? Unterlagen individuell auf Empfänger abgestimmt? Sauberkeit Fehlerfreiheit? Sortiertheit? Vollständigkeit?)
* Bewerbungsschreiben (Umfang? Art der Darstellung? Überzeugende Formulierung? Beweggründe, Motivationen und
Selbsteinschätzung? Bewerberprofil Bezug auf Stellen- und Anforderungsprofil? Fähigkeiten, Erfahrungen? Fremdsprachen, Auslandsaufenthalte, Praktika?)
* Lichtbild (überhaupt noch von Relevanz?) Berufsfotograf? Aktuelles Farbfoto?Adäquates, der Stelle entsprechendes Outfit?
* Lebenslauf (Auf Unternehmen und Stelle abgestellt? Systematisch und chronologisch aufgebaut? Lückenlose Darstellung? Wie häufig wurde der Arbeitsplatz gewechselt? Wie gestaltet sich die bisherige Karriere? Brüche, Widersprüche? Wurden Zusatzqualifikationen systematisch erworben?
* Zeugnisse (Alle wichtigen Schul- und Arbeitszeugnisse vorhanden? Noten? (Berufsanfänger) Aussagen Arbeitszeugnisse?)
Bewerbungsunterlagen insgesamt 3 Mal sichten:
◼ Erste Sichtung
KO-Kriterien
◼ Zweite Sichtung
z.B. Berufserfahrung
Zusatzausbildung
Gesamteindruck
◼ Dritte Sichtung
für Vorstellungsgespräch
Fragenkatalog für das Vorstellungsgespräch vorbereiten: strukturiert, gut vorbereiten
- überlegen welche Variante des Vorstellungsgesprächs stattfinden soll:
◼ Freies Auswahlgespräch
Keine Vorgaben zu Inhalt und Ablauf.
Vorteil: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.
Nachteil: Schwierige Auswertung.
◼ Strukturiertes Auswahlgespräch
Gesprächsinhalt, zeitliche Dauer und Ablauf werden genau geplant.
Gleiche Fragen für alle Kandidaten.
Vorteil: Optimale Auswertung der Gespräche.
Nachteil: Starrheit und Inflexibilität.
◼ Teilstrukturiertes Auswahlgespräch (am Besten, da genug Fexibilität aber vorgegebene Fragen)
Rahmen an “Muss-Fragen”.
Ansonsten offener Gesprächsverlauf.
Noch relativ gut auszuwerten.
- Notizen machen beim Gespräch
- Bewertungsskala vorab anfertigen, um Bewerber im Nachhinein vergleichen zu können und Vergleichbarkeit herzustellen
- Vermerk über das Auswahlverfahren anfertigen
Vermerk über das Auswahlverfahren: was beinhaltet dieser Vermerk?
◼ Anforderungsmerkmale / ggf. erforderliche Schlüsselqualifikationen
◼ Stellenausschreibung
◼ Anzahl der eingegangenen Bewerbungen sowie Angaben zu deren
formalen Prüfung und deren Ergebnis
◼ Begründung der Auswahl zu jeweils weiteren Verfahrensschritten
◼ Dokumentation weiterer Verfahrensschritte des Gesprächsrahmens
◼ Bei Interview Leitfaden und Antworten – Systematische Auswertung
der fachlichen Eindrücke mit der jeweiligen Beurteilung der Gespräche
◼ Begründung zum Besetzungsvorschlag
Vermerk muss geschrieben werden! Wichtig für eine mögliche Konkurrentenklage (ohne Vermerk würde Verwaltung höchstwahrscheinlich in der 1.Instanz verlieren.
WIe läuft ein Vorstellungsgespräch ab?
- Gesprächseröffnung, Begrüßung, Einstieg: Vorstellung, kurze Vorstellung der Verwaltung
- bisheriger Werdegang: Bewerber gibt Informationen zu: Aus- und Weiterbildung, Berfuserfahrung, berufliche Entwicklung, letzte Tätigkeit
- Gründe für die Bewerbung: Interesse des Bewerbers, Informiertheit über die Stelle
- Qualifikation und Wissen: Kann der Kandidat seine Eignung begünden und seine Qualifikationen darstellen?
- verschiedene Situationen: Bewerber wird durch Fragen mit stellenspezifischen Situationen konfrontiert
- Informationen der Verwaltung: Was kann der Bewerber vom Arbeitgeber erwarten? Informationen zum Betrieb, Arbeitsplatz, Vergütung, Sozialleistungen, Entwicklungsmöglichkeiten
- Gesprächsabschluss: Die Verwaltung gibt u.a. Informationen über weiteren Ablauf
- Wodurch ist ein Assessment Center gekenzeichnet?
- In welchen Fällen kommen AC´s zweckmäßigerweise zum Einsatz?
- Wozu dient eine Anforderungsmatrix für ein AC?
- Welche Vorteile hat das Assessment Center gegenüber einem normalen Auswahlgespräch?
Themenfeld systematische Personalauswahlentscheidungen
Frage 4
- AC ist ein Verfahren, bei dem mehrere Personen über mehrere Tage mehrere Aufgaben/Übungen zu bewältigen haben und dabei von mehreren Beobachtern hinsichtlich ihrer Leistungsfähigkeiten beurteilt werden
Grundprinzipien:
- Aufgabenvielfalt
- Beobachtervielfalt
- Simulationsprinzip
- Verhaltensorientiert
Prüfungen und Beobachtung von
Kandidaten in verschiedenen Situationen
◼ Kombination aus Verhaltens- und
Leistungstests sowie Arbeitsproben
◼ 6-12 TN werden in 1–3 Tagen von 3-6
Beobachtern bei der Bewältigung von 6-15
Übungen begleitet und nach definierten
Beobachtungsdimensionen bewertet
◼ mit differenziertem Feedback zum
Abschluss
Es geht beim AC gerade darum, dass man die Bewerber über eine längere Zeit und nicht nur kurz für ein Bewerbungsgespräch beobachten kann.
- AC´s eignen sich vor allem besonders, wenn eine detaillierte und umfassende Bewertung der Kompetenzen und Potenziale der Kandidaten erforderlich ist –> Führungskräfte, Nachwuchskräfte (vor allem wir für die 2. Laubahngruppe, 1. Einstiegsamt, andere Fachkräfte/Spezialisten
- Eine Anforderungsmatrix zeigt in der ersten Spalte die verschiedenen Fähigkeiten (z.B. logisch-konzeptionelles Denken und Handeln, praktisches Problemlösen, FÜhrungsverhalten usw.), oben stehen die verschiedenen Verfahrensmöglichkeiten (Präsentation, Postkorb, Fallstudie, Rollenspiel, Gruppendiskussion usw.). Man kann dann ankreuzen, welche Fähigkeit das jeweilige Verfahren prüft. Es ist wichtig, die einzelnen Anforderungen, die man an die Bewerber stellt, am Besten mehrmals abzuprüfen. Die Anforderungsmaxtrix hilft dabei, im Blick zu halten, dass man alle Anforderungen abprüft.
- Vorteile
+ Höhere Objektivität durch die Nutzung mehrerer Entscheider
+ Beobachtung fachlicher, sozialer und methodischer Kompetenzen (durch verschiedene Aufgaben und längeren Zeitraum)
+ Professionelle Beobachter können Potenziale erkennen
+ Umfassendes Bild durch differenzierte Übungen
+ Hilfestellung für Kandidaten, an sich zu arbeiten (durch differenziertes Feedback zum Abschluss)
+ Zuschnitt auf einen bestimmten Arbeitsplatz
+ Breite Entscheidungsgrundlage für die Stellenbesetzung
Insgesamt hat es die Vorteile im gegensatz zum “normalen” Auswahlgespräch, dass die Bewerber über einen längeren Zeitraum und durch mehrere Aufgaben und mehrere Beobachter geprüft werden und dadurch ein umfassenderes Bild über die Person und deren Potenziale entsteht.
Was ist Bestandteil einer Ausschreibung?
- zentrale Aussagen zur Organisation
- Kennzeichnung der vakanten Stelle
- Arbeitsplatzbeschreibung (Anforderungen)
- Angaben zum Gehalt
- Qualifikationsanforderungen
- Informationen über Arbeitsbedingungen
- Beschreibung des Auswahlverfahrens
