Gerenciamento Eletrônico de Dados (GED) Flashcards
Qual a definição de Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
Conjunto de tecnologias que suportam e facilitam o controle, o armazenamento, o compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos e informações a eles agregadas em meio digital.
Em que época foi criado o GED?
Nos anos 90.
Quais os tipos de documentos podem ser recuperados por um GED?
Papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, entre outros.
PARA FIXAR
Outras definições de Gerenciamento Eletrônico de Dados
A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de procedimentos informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
A Gestão Eletrônica de Documentos é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida.
A Gestão Eletrônica de Documentos é uma somatória de todas as tecnologias que visam gerenciar informações de forma eletrônica, reforçando que não é necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas – sim – que o tratamento dispensado a estes sejam concretizados com o uso destas tecnologias.
A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital.
CUIDADO COM A PEGADINHA
Gerenciamento eletrônico de documentos é totalmente diferente de gerenciamento de documentos eletrônicos.
Qual a diferença entre gerenciamento eletrônico de documentos e gerenciamento de documentos eletrônicos?
No gerenciamento de documentos eletrônicos, você gerencia apenas documentos que já nasceram em formato digital.
No gerenciamento eletrônicos de documentos, você gerencia de forma digital documentos de qualquer formato, inclusive físicos.
O que são documentos não-estruturados?
Aqueles que não estavam originalmente armazenados em um banco de dados.
papel, imagens, planilhas eletrônicas, e-mail, entre outros
CERTO OU ERRADO
Para o gerenciamento eletrônico de documentos, o que importa é se o documento está em formato físico ou digital.
ERRADO! Isso é para o gerenciamento de documentos eletrônicos. Para o GED, não importa o formato do documento, importa se ele está estruturado, isto é, está armazenado em um banco de dados.
ou seja, se não estiver estruturado, não é válido para o GED
Qual o significado da sigla ECM?
Enterprise Content Management, traduzindo, Gestão Eletrônica de Conteúdo.
No que consiste um ECM?
Combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida
basicamente uma evolução do conceito de GED
CERTO OU ERRADO
Devido às dificuldades de processamento e armazenamento, nas empresas, de um número cada vez maior de documentos, a gestão de conteúdo (Enterprise Content Management ― ECM), que surgiu na década de 90 do século XX como resultado das preocupações ambientais, atualmente limita-se à gestão eletrônica de documento (GED).
ERRADO! Quem foi criado na década de 90 foi o GED e esse conceito evoluiu, mas não se limitou, para o ECM.
Qual o conjunto de etapas de um gerenciamento eletrônico de documento?
1) Digitalização
2) Indexação
3) Armazenamento
4) Consulta
5) Acesso
No que consiste a etapa de digitalização do GED?
Também chamada escaneamento, é a etapa em que conversão dos documentos em papel ou microfilme para uma imagem digital, por meio de um scanner.
Há uma etapa inserida dentro da etapa de digitalização.
Informe qual é e a descreva.
É o processo de preparação, que consiste na organização dos documentos, na sequência definida pelo cliente, retirada dos grampos, cola e qualquer elemento que prejudique o scanner.
No que consiste a etapa de indexação do GED?
Chave para a localização de documentos, sendo realizado com base em informações constantes no próprio documento para uma recuperação ágil de dados e a pesquisa facilitada no futuro.
É nomeado cada documento e indexado através de informações (metadados) obtidas do próprio documento como: títulos, nomes, datas ou outras identificações.
No que consiste a etapa de armazenamento do GED?
Fornecer forma confiável de guardar os arquivos eletrônicos em bancos de dados relacionais, CD-ROM e DVD, disco óptico de enorme capacidade de armazenamento, entre outros.
No que consiste a etapa de consulta do GED?
Busca de informações sobre os documentos, através dos índices digitados (título ou o código de identificação) e o texto contido nos documentos, para encontrar imagens armazenadas na base de dados.
No que consiste a etapa de acesso do GED?
A pesquisa sobre um determinado documento deverá estar disponível para quem realmente necessite acessá-lo. Estes documentos eletrônicos poderão ser acessados por diversas chaves de busca, de qualquer estação de trabalho, seja localmente, pela Internet ou Intranet corporativa, através de um sistema de controle de acesso, que autoriza diferentes classes de usuários, que executam diferentes operações através de seus diversos níveis hierárquicos.
PARA FIXAR
PRINCIPAIS VANTAGENS DO GED
1) Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
2) Total controle no processo de negócio.
3) Evita a redundância e duplicação física excessiva de documentos.
4) Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.
5) Melhor qualidade no atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e precisas.
6) Mais agilidade em transações entre empresas.
7) Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando produtividade.
8) Melhoria no processo de tomada de decisões.
9) Automatização de Fluxos de Trabalho (Workflow).
10) Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
11) Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
12) Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.
13) Erros podem ser facilmente identificados.
14) Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.
15) Pode realizar o tratamento das informações documentais.
16) Permite acesso local ou remoto.
17) Melhor aproveitamento de espaço físico.
18) Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
19) Automatização da distribuição (roteamento) de documentos.
20) Evita extravio ou falsificação de documentos.
21) Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
22) Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.
23) Integração com outros sistemas e tecnologias.
24) Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI.
25) Auxilia na Continuidade do Negócio.
26) Facilita as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.
27) Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais.
Qual as desvantagens mais comuns na utilização da gestão eletrônica de documentos?
1) Os custos de sua implantação, uma vez que eles não são baratos por conta do espaço físico, equipamentos, softwares e profissionais.
2) Erros na indexação
3) Dependência do computador ou internet
4) Qualidade da imagem
5) Resistência ao uso por parte da sociedade
Quais as principais funcionalidades de um GED?
1) Acessibilidade
2) Armazenamento
3) Assinatura digital
4) Carimbo digital de tempo (timestamp)
5) Cold/erm
6) Compressão
7) Controle de versão
8) Conversão
9) Categorização
10) Colaboração
11) Digitalização de documentos
12) Gestão do conhecimento
PARA FIXAR
COLD/ERM é uma tecnologia que permite o gerenciamento de relatórios empresariais, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
A sigla COLD significa Computer Output to Laser Disk, e refere-se ao processo de converter relatórios de mainframe em um formato digital indexado. O ERM (Electronic Report Management) é um acrônimo mais recente que se refere à mesma coisa.
No que consiste a técnica de compressão?
Técnica para reduzir o número de bits do arquivo.
CERTO OU ERRADO
Uma das principais limitações do uso de tecnologias GED é a sua ausência no controle de autoria e versão dos documentos armazenados.
ERRADO! As tecnologias de GED podem conter assinatura digital e assinatura de versão, mostrando assim, a origem da autoria e a versão do documento.
