Gerenciamento Eletrônico de Dados (GED)

Question 1

Qual a definição de Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

Answer 1

Conjunto de tecnologias que suportam e facilitam o controle, o armazenamento, o compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos e informações a eles agregadas em meio digital.

Question 2

Em que época foi criado o GED?

Answer 2

Nos anos 90.

Question 3

Quais os tipos de documentos podem ser recuperados por um GED?

Answer 3

Papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, entre outros.

Question 4

PARA FIXAR

Outras definições de Gerenciamento Eletrônico de Dados

A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de procedimentos informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.

A Gestão Eletrônica de Documentos é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida.

A Gestão Eletrônica de Documentos é uma somatória de todas as tecnologias que visam gerenciar informações de forma eletrônica, reforçando que não é necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas – sim – que o tratamento dispensado a estes sejam concretizados com o uso destas tecnologias.

A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital.

Question 5

CUIDADO COM A PEGADINHA

Gerenciamento eletrônico de documentos é totalmente diferente de gerenciamento de documentos eletrônicos.

Question 6

Qual a diferença entre gerenciamento eletrônico de documentos e gerenciamento de documentos eletrônicos?

Answer 6

No gerenciamento de documentos eletrônicos, você gerencia apenas documentos que já nasceram em formato digital.
No gerenciamento eletrônicos de documentos, você gerencia de forma digital documentos de qualquer formato, inclusive físicos.

Question 7

O que são documentos não-estruturados?

Answer 7

Aqueles que não estavam originalmente armazenados em um banco de dados.
papel, imagens, planilhas eletrônicas, e-mail, entre outros

Question 8

CERTO OU ERRADO

Para o gerenciamento eletrônico de documentos, o que importa é se o documento está em formato físico ou digital.

Answer 8

ERRADO! Isso é para o gerenciamento de documentos eletrônicos. Para o GED, não importa o formato do documento, importa se ele está estruturado, isto é, está armazenado em um banco de dados.
ou seja, se não estiver estruturado, não é válido para o GED

Question 9

Qual o significado da sigla ECM?

Answer 9

Enterprise Content Management, traduzindo, Gestão Eletrônica de Conteúdo.

Question 10

No que consiste um ECM?

Answer 10

Combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida
basicamente uma evolução do conceito de GED

Question 11

CERTO OU ERRADO

Devido às dificuldades de processamento e armazenamento, nas empresas, de um número cada vez maior de documentos, a gestão de conteúdo (Enterprise Content Management ― ECM), que surgiu na década de 90 do século XX como resultado das preocupações ambientais, atualmente limita-se à gestão eletrônica de documento (GED).

Answer 11

ERRADO! Quem foi criado na década de 90 foi o GED e esse conceito evoluiu, mas não se limitou, para o ECM.

Question 12

Qual o conjunto de etapas de um gerenciamento eletrônico de documento?

Answer 12

1) Digitalização
2) Indexação
3) Armazenamento
4) Consulta
5) Acesso

Question 13

No que consiste a etapa de digitalização do GED?

Answer 13

Também chamada escaneamento, é a etapa em que conversão dos documentos em papel ou microfilme para uma imagem digital, por meio de um scanner.

Question 14

Há uma etapa inserida dentro da etapa de digitalização.
Informe qual é e a descreva.

Answer 14

É o processo de preparação, que consiste na organização dos documentos, na sequência definida pelo cliente, retirada dos grampos, cola e qualquer elemento que prejudique o scanner.

Question 15

No que consiste a etapa de indexação do GED?

Answer 15

Chave para a localização de documentos, sendo realizado com base em informações constantes no próprio documento para uma recuperação ágil de dados e a pesquisa facilitada no futuro.
É nomeado cada documento e indexado através de informações (metadados) obtidas do próprio documento como: títulos, nomes, datas ou outras identificações.

Question 16

No que consiste a etapa de armazenamento do GED?

Answer 16

Fornecer forma confiável de guardar os arquivos eletrônicos em bancos de dados relacionais, CD-ROM e DVD, disco óptico de enorme capacidade de armazenamento, entre outros.

Question 17

No que consiste a etapa de consulta do GED?

Answer 17

Busca de informações sobre os documentos, através dos índices digitados (título ou o código de identificação) e o texto contido nos documentos, para encontrar imagens armazenadas na base de dados.

Question 18

No que consiste a etapa de acesso do GED?

Answer 18

A pesquisa sobre um determinado documento deverá estar disponível para quem realmente necessite acessá-lo. Estes documentos eletrônicos poderão ser acessados por diversas chaves de busca, de qualquer estação de trabalho, seja localmente, pela Internet ou Intranet corporativa, através de um sistema de controle de acesso, que autoriza diferentes classes de usuários, que executam diferentes operações através de seus diversos níveis hierárquicos.

Question 19

PARA FIXAR

PRINCIPAIS VANTAGENS DO GED

1) Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
2) Total controle no processo de negócio.
3) Evita a redundância e duplicação física excessiva de documentos.
4) Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.
5) Melhor qualidade no atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e precisas.
6) Mais agilidade em transações entre empresas.
7) Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando produtividade.
8) Melhoria no processo de tomada de decisões.
9) Automatização de Fluxos de Trabalho (Workflow).
10) Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
11) Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
12) Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.
13) Erros podem ser facilmente identificados.
14) Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.
15) Pode realizar o tratamento das informações documentais.
16) Permite acesso local ou remoto.
17) Melhor aproveitamento de espaço físico.
18) Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
19) Automatização da distribuição (roteamento) de documentos.
20) Evita extravio ou falsificação de documentos.
21) Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
22) Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.
23) Integração com outros sistemas e tecnologias.
24) Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI.
25) Auxilia na Continuidade do Negócio.
26) Facilita as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.
27) Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais.

Question 20

Qual as desvantagens mais comuns na utilização da gestão eletrônica de documentos?

Answer 20

1) Os custos de sua implantação, uma vez que eles não são baratos por conta do espaço físico, equipamentos, softwares e profissionais.

2) Erros na indexação

3) Dependência do computador ou internet

4) Qualidade da imagem

5) Resistência ao uso por parte da sociedade

Question 21

Quais as principais funcionalidades de um GED?

Answer 21

1) Acessibilidade
2) Armazenamento
3) Assinatura digital
4) Carimbo digital de tempo (timestamp)
5) Cold/erm
6) Compressão
7) Controle de versão
8) Conversão
9) Categorização
10) Colaboração
11) Digitalização de documentos
12) Gestão do conhecimento

Question 22

PARA FIXAR

COLD/ERM é uma tecnologia que permite o gerenciamento de relatórios empresariais, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
A sigla COLD significa Computer Output to Laser Disk, e refere-se ao processo de converter relatórios de mainframe em um formato digital indexado. O ERM (Electronic Report Management) é um acrônimo mais recente que se refere à mesma coisa.

Question 23

No que consiste a técnica de compressão?

Answer 23

Técnica para reduzir o número de bits do arquivo.

Question 24

CERTO OU ERRADO

Uma das principais limitações do uso de tecnologias GED é a sua ausência no controle de autoria e versão dos documentos armazenados.

Answer 24

ERRADO! As tecnologias de GED podem conter assinatura digital e assinatura de versão, mostrando assim, a origem da autoria e a versão do documento.

Question 25

Quais as tecnologias que formam o GED?

Answer 25

• Document Imagining ou Document Scanningg (DI ou DS)
• Document Management (DM)
• Capture
• Workflow/BPM
• Cold/ERM
• OCR
• OMR
• RIM
• COM
• Processamento de relatórios
• ICR
• HCR

Question 26

No que consiste o Document Imagining?

Answer 26

Tecnologia que permite a conversão do meio físico para o meio digital (em geral, com scanners), possibilitando que relatórios sejam gerados e gerenciados de forma digital, sem se descuidar do controle da qualidade, da indexação e da disponibilização aos usuários.

Question 27

No que consiste o Document Management?

Answer 27

Tecnologia que permite o gerenciamento das atividades de criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Permite também o controle de informação, segurança, busca, check- in, check-out e versionamento, além do acesso físico e indexação dos documentos.

Question 28

CERTO OU ERRADO

Entre as tecnologias de GED, a de gerenciamento da imagem dos documentos (DI) controla o acesso físico aos documentos, indexa os documentos e controla suas versões.

Answer 28

ERRADO! A tecnologia descrita é a Document Management.

Question 29

No que consiste a tecnologia Capture?

Answer 29

Permite a captura de documentos e formulários (físicos ou digitais), acelerando processos de negócio, e transforma em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócio.

Question 30

CERTO OU ERRADO

Uma das tecnologias relacionadas a gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é a de capture, na qual os documentos são convertidos do meio físico para o digital.

Answer 30

ERRADO! A tecnologia que converte os documentos do físico para o digital é o Document Imagining.

Question 31

No que consiste a tecnologia Workflow/BPM (Fluxo de Trabalho)?

Answer 31

Controle e gerenciamento de processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas e no tempo definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas – permite automatizar o processo de negócio (totalmente ou em parte).

Question 32

CERTO OU ERRADO

O cold/ERM trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. Permite que relatórios sejam gerados e armazenados de forma otimizada em meios de baixo custo.

Answer 32

CERTO!

Question 33

QUESTÃO DE PROVA

A tecnologia de armazenamento de relatórios em discos óticos (COLD) envolvida no GED é tratada como sinônimo de:

a) DI - Document Imaging.
b) DM - Document Management.
c) FP - Forms Management.
d) ERM - Enterprise Report Management.
e) RIM - Records and Information Management.

Answer 33

d) ERM - Enterprise Report Management.

Question 34

No que consiste a tecnologia OCR?

Answer 34

Optical Character Recognition, ela reconhece caracteres a partir de um arquivo de imagem. Ela também possibilita digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável.

Question 35

No que consiste a tecnologia OMR?

Answer 35

Optical Mark Recognition, é uma tecnologia que permite reconhecer marcações especiais, como checkbox, radiobutton, pontos, entre outros.
exemplo: o gabarito preenchido de uma prova é “lido” por um software que utiliza a tecnologia OMR para detectar qual alternativa foi marcada pelo candidato

Question 36

CERTO OU ERRADO

Em um sistema de gestão eletrônica de documentos, para que os caracteres e o código de barras da embalagem de um produto sejam reconhecidos, deve- se utilizar uma combinação de software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) com software de reconhecimento óptico de marca (OMR).

Answer 36

ERRADO! A definição de OCR está certa mas o software que reconhece os códigos de barras é o BCR (Bar Code Reader).

Question 37

No que consiste a tecnologia RIM?

Answer 37

Record and Information Management, é uma tecnologia responsável por gerenciar o ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. Também gerencia a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização de tabelas de temporalidade.

Question 38

CERTO OU ERRADO

Um sistema RIM (Records and Information Management) gerencia o ciclo de vida de documentos, independentemente do tipo de mídia em que se encontram, incluindo o controle de categorização e tabelas de temporalidade.

Answer 38

CERTO!

Question 39

No que consiste a tecnologia COM?

Answer 39

Computer Output to Microfilm, é uma tecnologia responsável pela saída direta de computador em microfilme. Ele é responsável pela emissão de microfichas.

Question 40

No que consiste a tecnologia de Processamento de Relatórios?

Answer 40

Permite reconhecer as informações e relacioná-las com os campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Para tal, ela utiliza o ICR/OCR.

Question 41

No que consiste a tecnologia HCR?

Answer 41

Handprint Character Recognition, é uma tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para conversão em código ASCII. Se a imagem do documento não possui palavras digitadas, mas manuscritas, ainda assim é possível reconhecê-las por meio dessa tecnologia.

Question 42

No que consiste a tecnologia ICR?

Answer 42

Intelligent Character Recognition, é uma tecnologia que inclui a capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos.