Funções Administrativas Flashcards
São funções administrativas de acordo com Fayol
1. Coordenar: Garante a integração entre os diversos setores da empresa para que todos trabalhem em harmonia. Evita desperdícios de recursos e esforços desnecessários.
2. Comandar: Refere-se à capacidade de orientar e motivar os colaboradores para alcançar os objetivos organizacionais. Envolve comunicação eficaz, delegação de tarefas e influência sobre a equipe.
3. Controlar: Monitora o desempenho da organização e compara com os objetivos planejados. Permite corrigir falhas e ajustar estratégias.
4. Organizar: Consiste na estruturação da empresa, distribuindo tarefas, recursos e responsabilidades. Define a hierarquia e os processos internos.
5. Prever (planejar): Envolve a definição de objetivos, estratégias e planos para o futuro da organização. Considera os recursos disponíveis e as condições do ambiente externo.
A função PLANEJAMENTO consiste na definição de objetivos e na elaboração de planos futuros para alcançá-los, considerando os recursos disponíveis e as condições do ambiente e tem como características
- Coordenação de ações: Determina o que será feito, como, por quem e quando
- Definição de metas: Estabelece objetivos claros e mensuráveis.
- Flexibilidade: Deve ser adaptável a mudanças internas e externas.
- Orientação para o futuro: Envolve prever e antecipar mudanças.
- Racionalidade: Baseia-se em análise e lógica para tomar decisões.
A função administrativa ORGANIZAÇÃO é definida pela estruturação e distribuição de recursos e tarefas para executar os planos estabelecidos e tem como características
- Alocação de recursos: Determina como serão distribuídos os recursos humanos, materiais e financeiros.
- Coordenação: Garante que todas as partes do sistema trabalhem de maneira integrada.
- Definição de hierarquia: Estabelece níveis de autoridade e responsabilidade.
- Divisão do trabalho: Especifica funções e responsabilidades.
- Formalidade: Envolve a criação de normas e procedimentos
A função administrativa de DIREÇÃO relaciona-se com liderar, influenciar e motivar os colaboradores para que executem as tarefas de forma eficiente e eficaz e tem como características
- Comunicação: Assegura que as informações fluam de forma clara e eficiente.
- Liderança: Orienta e inspira a equipe.
- Motivação: Promove o engajamento dos funcionários
- Supervisão: Acompanha a execução das atividades.
- Tomada de decisão: Resolve problemas e ajusta estratégias, quando necessário.
A função administrativa CONTROLE é o processo de MONITORAR, AVALIAR E CORRIGIR as atividades para garantir que os objetivos sejam alcançados e possui as seguintes características:
- CORREÇÃO DE DESVIOS: Identifica e ajusta discrepâncias entre o planejado e o executado.
- ESTABELECIMENTO DE PADRÕES: Define critérios para medir desempenho
- FEEDBACK: Fornece informações para melhorias contínuas.
- MONITORAMENTO: Avalia o progresso das atividades em relação aos objetivos
- PROATIVIDADE: Antecipação o problemas para evitar falhas.
É resultado do critério de departamentalização mais
lógico e intuitivo, já que se refere à agregação de TAREFAS DE ACORDO COM A FUNÇÃO
ORGANIZACIONAL – marketing, finanças, recursos humanos, operações, entre outros. Trata-se da estrutura
Funcional
São características da estrutura FUNCIONAL
- Permite economias de escala e torna mais EFICIENTE O USO DE RECURSOS.
- Cria condições para CENTRALIZAR o processo de tomada de decisão.
- Facilita a DIREÇÃO UNIFICADA e controle da organização aos administradores de topo.
- Possibilita o aperfeiçoamento de funcionários e administradores nas suas funções.
- Facilita a comunicação e a coordenação dentro das áreas funcionais.
A estrutura (…) agrega as tarefas em diferentes UNIDADES SEMIAUTÔNOMAS, segundo o objetivo para o qual concorrem: produtos, mercados ou clientes.
Divisional
São características da estrutura Divisional
1.Possibilita uma melhor distribuição de riscos, uma vez que cada administrador da divisão é responsável por um PRODUTO, MERCADO OU CLIENTE.
2. Proporciona uma maior adaptabilidade e capacidade de resposta, por causa da RELATIVA DESCENTRALIZAÇÃO DA TOMADA DE DECISÃO para as divisões.
3. Permite manter um alto nível de desempenho, com ÊNFASE NOS RESULTADOS.
4. Facilita a avaliação e CONTROLE DO DESEMPENHO DE CADA DIVISÃO.
5. Possibilita uma MAIOR PROXIMIDADE COM O CLIENTE e maior conhecimento de suas necessidades.
São desvantagens da estrutura funcional
- Visão limitada dos objetivos organizacionais, demasiado focalizada nos objetivos de cada área funcional.
- Dificulta a coordenação e comunicação entre departamentos funcionais.
- Diminui a velocidade de resposta às mudanças externas por causa da centralização da tomada de decisão.
- Dificulta a avaliação da contribuição de cada área funcional para o desempenho da organização como um todo.
- Dificulta a apuração com precisão dos responsáveis por um problema ou decisão
São desvantagens da estrutura Divisional
- Pode fazer com que os interesses da divisão se sobreponham aos interesses gerais da organização, tornando difícil a coordenação entre as divisões.
- Multiplica os recursos, uma vez que as funções se apresentam de forma redundante na organização, resultando em perda de eficiência operacional.
- Não reduz a tendência à burocratização no âmbito das divisões.
- Pode estimular a concorrência entre divisões por recursos da organização.
- Menor competência técnica, uma vez que a especialização funcional ocorre na divisão, onde os departamentos funcionais
são menores.
A estrutura (…) apresenta-se como um modelo híbrido que procura conjugar as vantagens da estrutura funcional com o melhor da estrutura divisional.
Em uma lógica funcional e vertical, essa estrutura agrega os especialistas em cada área funcional, permitindo extrair o máximo da divisão do trabalho. E em uma lógica divisional e horizontal, pode alcançar, nos aspectos críticos do negócio, uma coordenação orientada para os objetivos globais da organização e melhor adaptação ao ambiente.
Matricial
São vantagens da estrutura Matricial
- Potencializa as vantagens decorrentes da estrutura funcional e da estrutura divisional.
- Pode reduzir a multiplicação e dispersão de recursos e, com isso, melhorar a eficiência.
- Permite maior flexibilidade e adaptabilidade da organização ao ambiente mutável.
- Facilita a cooperação interdisciplinar entre departamentos.
- Promove o conflito construtivo entre os membros da organização
São desvantagens da estrutura Matricial
- Dificulta a coordenação por causa da autoridade dual, o que pode causar frustração e confusão.
- Trata-se de uma forma estrutural complexa, com potenciais focos de conflito e desequilíbrios de poder entre os dois lados da matriz.
- Perda de muito tempo em reuniões para discutir problemas e solucionar conflitos.
- Muita dificuldade para apurar responsáveis por problemas.
- Exige um conjunto de competências de relacionamento interpessoal e maturidade dos gestores
A Estrutura (…) é um termo de natureza genérica que agrupa uma série de formas organizacionais alternativas às estruturas burocráticas tradicionais, como organizações em rede, de clusters e virtuais, estruturas por equipes de trabalho e organizações de aprendizagem. O principal diferencial dessas estruturas reside no uso diferenciado da hierarquia e da divisão do trabalho relativamente às estruturas burocráticas clássicas. Nessa estrutura, a divisão de trabalho pode ser visualizada em termos de conhecimento, em que os trabalhadores ou os departamentos organizacionais são definidos pela expertise que oferecem oferecem para a organização.
Em Rede
A estrutura Funcional tem como características
- Divisão do trabalho baseada em RECURSOS
- Supervisão hierárquica como mecanismo de coordenação
- Tomada de decisão MUITO
CENTRALIZADA - Eficiência operacional excelente
- Responsabilização boa
- Capacidade de resposta fraca
- Recomendada para ambientes organizacionais estáveis
A estrutura Divisional tem como características
- Divisão do trabalho baseada em RESULTADOS
- Gestor de divisão e executivos corporativos como mecanismo de coordenação
- Autonomia na tomada de deisões
- Eficiência operacional fraca
- Responsabilização excelente
- Capacidade de resposta boa
- Tomada de decisão descentralizada.
São características da estrutura Matricial
- Divisão do trabalho baseada em RECURSOS E RESULTADOS
- Mecanismo de coordenação: Coordenação Dual
- Tomada de decisão: Partilhada
- Eficiência operacional Moderada
- Responsabilização fraca
- Capacidade de resposta Moderada
São características da estrutura em Rede
- Divisão do trabalho baseada em CONHECIMENTO
- Mecanismo de coordenação: Equipes multifuncionais
- Tomada de decisão: Muito DESCENTRALIZADA
- Eficiência operacional: Boa
- Responsabilização moderada
- Capacidade de resposta excelente.
