Concevoir une présentation PPT réussie Flashcards
3 grandes catégories de critiques du logiciel PPT et du format qu’il impose :
○ L’utiliser moins
○ L’utiliser différemment
○L’utiliser mieux
Critique du PPT : L’utiliser moins
Le format « diaporama » devrait être évité parce que (3 aspects) :
○ Ce n’est pas un outil de communication
▪ Selon les critiques, ça existerait surtout pour le bénéfice du présentateur : Souvent le PPT va être monter davantage comme un aide-mémoire pour le présentateur et non pas pour renforcer notre propos auprès de notre public.
▪ Ça rend notre auditoire passif qui a à lire l’information et à se la faire dire une deuxième fois.
▪ Donc, on ne communique pas vraiment avec notre auditoire.
○ Il donne une illusion de clarté ▪ En autre à cause du format imposé de liste à puce, le problème c'est qu'elle n'est pas toujours utilisé comme une synthèse ▪ Ça peut donner l'impression d'informations regroupées (principe de similitude) mais non, elles sont juste là l'une après l'autre montrées avec des puces. ▪ Donc, de l'information présentée qui donne l'impression de concision, d'un ordre, d'un regroupement alors que ce n'est souvent pas le cas. ▪ Ça crée aussi une surhiérarchisation du contenu car on a une grande idée avec un puce, après d'autres puces qu'on décale, ce qui crée une hiérarchisation qui n'est pas toujours très importante. ○ Il rend difficile la présentation des processus À cause de la formulation sous forme de liste à puces, ça encourage la présentation d'un résultat ou d'une information qui pourrait être considéré comme définitive alors que si on veut plutôt parler du raisonnement qui soutien ce qu'on veut proposer (le processus derrières les idées, mettre en valeur le contexte d'interrelation entre des éléments), la liste à puces ne se prête pas à la mise en valeur visuelle des interrelations du contexte.
Critique du PPT : L’utiliser différemment
Le diaporama est un bon outil si on change nos habitudes :
○On a pas à demander à notre auditoire de s’adapter à nos façons de faire (souvent à nos paresses)
○C’est à nous d’adapter nos manières de travailler pour pouvoir s’aligner avec la façon dont les gens sont prédisposés à recevoir notre contenu.
3 actions à poser pour l’utiliser différemment :
○ Réduire la surdose d’info sur la diapo
▪ Garder la plus grande partie de notre information pour la partie narrée (verbalisée)
▪ Le contenu qu’on projette devrait venir en appuie à ce que le présentateur dit verbalement
○ Investir dans des visuels de qualité
▪ Avec les moyens techniques dont on dispose aujourd'hui le gens deviennent plus raffinés et exigeants
▪ Puissance de l'image pour faire passer un message : on peut rejoindre notre auditoire avec son cerveau rationnel en utilisant des chiffres, des données, des arguments logiques, etc. mais on veut aussi toucher la partie émotive du cerveau, et les images de qualité servent beaucoup à ça (plus facile de venir toucher quelqu'un avec du visuel)
○ Éliminer le plus de « bruit » possible
▪ Ex : Logo de l'entreprise à toutes les diapos, les numéros de page, le nom de l'entreprise, la date, le background choisi EN PLUS du contenu d'information : ce sont toutes sortes de choses qui font du bruit. La personne qui vous regarde et vous écoute doit en tasser, en éliminer pour pouvoir se concentrer sur le message.
▪ On ne veut pas diluer notre message clé dans une diapo qui soit trop bruyante.
Est-ce approprié à tous les contextes?
C’est très approprié quand on a un orateur d’expérience, charismatique dans une grande salle alors que dans une plus petite salle avec une petite équipe où est-ce qu’on s’attend à susciter des discussions, ce type de présentation extrêmement minimaliste (léger) peut être difficile dans un cas où on veut atteindre ce type d’objectif.
Critique du PPT : L’utiliser mieux
Les formes longues de rédaction au travail prennent de moins en moins de place, donc de moins en moins de professionnels vont rédiger des rapports de 5-10-15-20-30 pages alors que des « diapocuments » (documents rédigés de façon extrêmement courte souvent avec le logiciel PPT) est une tendance qu’on voit beaucoup.
Il ne faut pas blâmer le logiciel mais bien la façon dont les gens l’utilisent.
On peut bien utiliser le format, il faut simplement savoir comment :
○ Un bon design n’est pas nécessairement « intuitif »
▪ Pensée visuelle n’est pas naturelle chez l’être humain
○ On doit s'adapter aux processus mentaux S'adapter à la façon dont l'humain perçoit, mémorise, comprend une information
Les défis de la présentation PPT (4) :
○ Gérer la complexité
○ Exige de penser visuellement
○ L’hybridation du genre
○ Synthétiser plutôt qu’abréger
Défi de la présentation PPT : Gérer la complexité
Concevoir un diaporama demande de :
○ Préparer du contenu, écrit et multimédia
○ Le faire cadrer dans un espace défini ▪ Les diapos ont un périmètre assez stricte et un cadre moins souple que d'autres types de documents ○ Lui donner une structure ▪ Oui il y a une séquence imposée par les diapos qui vont se suivre l'une après l'autre, mais cette séquence là n'est pas nécessairement la même que l'histoire qu'on veut raconter (le message qu'on veut passer) ○ Le tout en projetant son usage par le présentateur
Défi de la présentation PPT : Exige de penser visuellement :
○ C’est un outil essentiellement visuel, (sous)utilisé principalement pour afficher des listes à puces
▪ On le regarde rapidement (chaque diapo dure quelques secondes).
○ La pensée visuelle n'est pas « naturelle »
Défi de la présentation PPT : L’hybridation du genre :
○ Initialement conçu pour la présentation en directe
▪ Par contre dans l’usage, la diapo est aussi utilisée, par exemple, comme substitut de compte-rendu de réunion, substitut de rapport technique, ou encore comme document pour documenter le déroulement de projets.
○ Ce sont deux usages contradictoires. ▪ Dans une présentation en directe devant public on veut le moins de mots possibles, on veut éviter de surcharger cognitivement l'auditoire donc on ne donnera pas des tonnes d'information sur la diapo en plus de l'info qu'on va dire oralement. ▪ Ex : si on montre un graphique à l'écran il va falloir le simplifier pour que les gens y est accès facilement, alors que si on utilise la diapo comme outil de documentation d'un projet, il faut mettre assez de texte pour ces diapos là soient autonomes, qu'on n'est pas besoin d'un présentateur pour les expliquer. ▪ Si on vous demande de monter un document PPT pour une présentation en directe, mais qu'on vous dis qu'il sera également utilisé pour le compte-rendu de la réunion, ce ne sera pas un bon document pour les deux situations.
Défi de la présentation PPT : Synthétiser plutôt qu’abréger :
Le réflexe est de couper des mots, mais cela peut entraîner une perte/modification de sens.
Il faut :
○ Faire plus concis, pas plus court.
▪ Passer la même idée en moins de mots
▪ Passer le maximum de contenu dans le minimum de mots
De la synthèse plutôt que de l’abréviation
Les qualités d’un bon diaporama (3) :
○ Interpelle votre auditoire.
▪ Votre message doit être en lien direct avec les buts et les intérêts de l’auditoire.
▪ Notre auditeur doit être au centre de nos décisions et en le connaissant mieux on va être davantage capable de l’interpeller et d’attirer son attention.
○ Dirige et retient l'attention
▪ Vos diapos doivent amener l'auditoire à accorder son attention aux éléments d'importance.
▪ Visuellement, l'importance relative des éléments doit être reflétée.
▪ Si on veut que notre auditoire se concentre sur un élément en particulier, on va rendre cet élément plus saillant (ex : d'une couleur particulière, on va avoir éliminer le bruit). On dirige l'attention à l'aide des différents outils pour créer les diapos.
○ Favorise la compréhension et la mémorisation
▪ Votre présentation doit être facile à suivre, à digérer et à se remémorer.
L’écosystème d’un PPT : Le diaporama n’est pas seul dans son univers, il y a un écosystème autour de lui dont on peut tirer profit. En plus du diaporama, on peut aussi tirer profit des notes et d’un document à distribuer pendant la présentation.
Le document à distribuer
○ Faire un document autre que notre présentation
▪ Y mettre tous les détails
○ C’est stratégique
▪ Plus facile de focaliser sur le message clé : sachant qu’il va y avoir un document contenant toute l’info qu’on veut donner.
▪ Soulage de la pression de tout vouloir présenter : si on donne toute l’info dont on dispose à notre auditoire, c’est de la paresse car on leur laisse le fardeau de devoir faire le tri et on noie notre message essentiel.
○ Éviter de distribuer une version imprimée de sa présentation : un PPT seul ne devrait pas faire de sens sans le présentateur puisque le diaporama bien monté vient appuyer les propos du présentateur. Si le diaporama vient répété nos idées, les participants ne se concentreront pas sur nous ils vont se contenter de lire les diapos (plus rapide de lire que d’écouter).
○ L’annoncer à l’auditoire : « Vous n’avez pas besoin de prendre de notes, je vous distribue un document à la fin »
Les notes du présentateur
○ Directement dans le logiciel ou sur papier
○ Conçues exclusivement pour le présentateur
○ Idéales pour s’exercer : pratiquer notre présentation mais aussi pour servir de béquille pour notre présentation (se rappeler quoi dire).
○ Les notes jouent le rôle d’un téléprompteur, au besoin : même si le mieux c’est d’avoir un débit naturel
○ Les gens n’ont pas envie de nous voir lire les diapos, les notes sont donc une bonne option.
Le diaporama projeté
○ L’ensemble des diapositives qui seront projetées à l’écran : n’est pas conçu pour être imprimé.
○ Elles sont accompagnées d’un contenu verbal probant : les diapos ne sont pas autonomes, elles doivent être accompagné d’un narrateur, du contenu verbal d’un présentateur.
3 étapes de préparation d’un diaporama.
Plusieurs auteurs pensent que ça peut prendre entre 40 et 90h pour préparer une présentation d’une heure (environ 30 diapos).
Plusieurs auteurs conseillent de faire le plan de ces diapos sur papier car c’est plus souple et fluide que de devoir naviguer sur le logiciel.
Les 3 étapes de préparation sont :
- Planification
- Conception
- Livraison
Préparer un diaporama :
Étape #1 : Planifier
Il s’agit d’analyser le mandat à l’aide de 6 aspects :
- La logistique :
○ De combien de temps est-ce que je dispose?
▪ Nombre de diapos à préparer et de quelle teneur va être mon message.
○ À quel moment ma présentation est-elle prévue?
▪ Qui est-ce qui me précède, de quel sujet va-t-il parler, qui est-ce qui me suit, est-ce que je suis capable de faire des liens entre ce qui a été traité avant moi et ce qui va être traité après moi.
○ Quelles sont les conditions de la salle?
▪ Grande salle avec des rangées, moyenne salle avec des tables rondes, sur un podium avec un lutrin, sur une scène avec un micro…
▪ Ça va me permettre de planifier l’entièreté de mon écosystème, donc le document à distribuer et les notes - L’auditoire :
○ Qui viendra m’écouter?
○ Quels sont ses antécédents?
▪ Ce qu’ils savent et ce qu’ils ne savent pas
○ Quelles sont ses attentes?
▪ Ce qu’on leur a promis, les avantages à venir m’écouter
○ Pour quelles raisons m’a-t-on invité?
▪ Quel besoin est-ce que je viens combler auprès de l’auditoire
○ Qu’est-ce que je souhaite accomplir avec l’auditoire?
▪ Je serais satisfait s’il part avec quel message?
○ Quel est le meilleur moyen de rejoindre visuellement ce public? - Mon objectif :
○ À quoi, fondamentalement, va servir ma présentation?
○ Qu’est-ce que je viens raconter?
○ Quel est mon message-clé?
▪ Quelle idée essentielle je veux que les gens retiennent?
▪ Pour quelle(s) raison(s) est-ce important? Oui c’est important pour nous, mais pourquoi est-ce important pour l’auditoire? Cette question va nous permettre de développer notre contenu de présentation.
○ Connaître mes objectifs vont aider à rendre ma recherche d’information plus efficace - Élaborer son message
Le but : passer un message qui « colle » à l’esprit de l’auditoire.
○ Quelle(s) idée(s) / Quel(s) argument(s) pour soutenir mon message-clé?
○ Quel(s) élément(s) de vos idées vont trouver écho (susciter l’intérêt) parmi votre auditoire?
○ Quelle trame narrative pour organiser ses idées?
▪ Structure connue : « J’avais un problème, il m’est arrivé toutes sortes de pépins, mais j’ai trouvé une solution et j’ai gagné. » Mode « héro » il m’est arrivé toutes sortes de péripéties et il y a eu un dénouement, l’idée ici étant d’utiliser tout ce dont on dispose pour créer un message qui colle à l’esprit de l’auditoire.
○ Avantages de la narration : Certains auteurs disent que la présentation PPT ressemble à un documentaire
○ Pourquoi exploiter les codes de la narration dans une présentation?
▪ Simplifie l’organisation des idées
▪ Plans déjà construits
▪ Favorise la fluidité de la prestation : Pas besoin de se souvenir de l’ordre dans laquelle on va présenter les éléments, ça vient tout seul (c’est naturel)
▪ Stimule l’attention et la compréhension de l’auditoire puisque c’est des plans connus - Scénariser la présentation
○ C’est une représentation visuelle du déroulement, diapo par diapo
○ Sur papier ou en mode « trieuse de diapo »
○ Chaque diapo représente une idée, décortiquée
○ Permet d’avoir une vision d’ensemble
○ Permet de focaliser sur les transitions - Esquisser le visuel
○ Traduire en visuel les idées qu’on souhaite véhiculer
○ C’est préliminaire : ok les bonhommes allumettes
▪ Exemple : sur papier écrire qu’on veut trouver des images pour nos thèmes comme, par exemple, une pour la santé, l’autre pour l’exercice, l’autre pour la relaxation. Ensuite aller trouver ces images sur internet.
Préparer un diaporama :
Étape #2 : Concevoir
5 aspects importants dans la conception :
- La diapo appuie le contenu verbal
○ Elle ne devrait pas le répéter
○ Permet de démontrer la véracité du propos
▪ Ex : on parle d’un sujet et on ajoute une photo à ce sujet pour appuyer mon propos et toucher l’auditoire d’une autre façon. - Soutenir l’intérêt
Intégrer ces éléments à votre message :
○ Focaliser sur l’important
○ Relancer l’intérêt avec des éléments inattendus : poser des questions est un bon truc
○ Donner une forme concrète à nos idées : donner un exemple pour une idée est un bon truc
○ Se poser en interlocuteur crédible
○ Faire vibrer notre auditoire : aller chercher leurs réactions émotives (avec les images par exemple)
○ Exploiter les codes narratifs : trouver un héro à notre histoire, qui va avoir une mission, qui va rencontrer des obstacles pour finalement réussir. - La diapo reste simple
○ La simplicité amplifie le message : notre message ne sera pas dilué dans un paquet d’effets
○ Elle s’obtient en éliminant tout le superflu
○ Simple ne veut pas dire simpliste : on veut passer de façon simple du contenu qui est complexe, et non le contraire.
1 idée par diapo - Les images sont de qualité
○ Elles sont en lien direct avec le propos
○ Les photos proviennent de banques professionnelles
○ Elles sont actives : elles participent au propos, pas décoratives - Les transitions sont réfléchies
○ Transition : mouvement qu’utilise la diapo quand on passe d’une à l’autre
○ Plusieurs auteurs les bannissent totalement
○ Mais bien manipulées, elles peuvent relancer l’intérêt
Préparation du diaporama :
Étape #3 : Livraison
On présente le diaporama devant public
Important que :
Ça ressemble davantage à une conversation de présentation qu’à une lecture formelle devant public
Important d’être naturel, présent, dans un état d’esprit où on vient échanger et connecter avec son public
