Chapitre 10 - cahier de cours Flashcards
Qu’est-ce que le contrôle?
C’est le processus par lequel une organisation détermine ses indicateurs de performance et évalue l’accomplissement des tâches ainsi que les résultats obtenus en fonction des objectifs établis
Est-ce que le contrôle est nécessaire si l’entreprise va bien et qu’elle atteint ses objectifs?
Oui, tout gestionnaire devrait se livrer à des activités de contrôle mmême lorsque son unité respecte les normes et atteint les résultats attendus. On ne peut vraiment savoir si une unité fonctionne correctement avant d’avoir évalué les tâches qui ont été accomplies et d’avoir comparé les résultats avec les objectifs
Le contrôle exige de déterminer quoi?
Des indicateurs de performance
Qu’est-ce qu’un indicateur de performance?
Indice de mesure qualitatif ou quantitatif défini en fonction des objectifs et des normes de qualité de l’organisation. Ces derniers dépendent eux-mêmes de la mission que l’entreprise s’est donnée
Les divers contrôle permettent de mesurer quoi?
La performance organisationnelle
Qu’est-ce que la performance organisationnelle?
C’est le résultat final et global de l’ensemble des activités d’une organisation. Cette performance est calculée à partir des rapports que font les différents services sur les coûts et les revenus de leurs activités
Quelles sont les deux mesures de performance organisationnelle les plus utilisées pour procurer au gestionnaire l’information dont il a besoin?
1) La mesure de la productivité
2) L’efficacité organisationnelle
Qu’est-ce que la productivité?
C’est le rapport entre l’ensemble des biens produits ou des services fournis et l’ensemble des facteurs de production utilisés pour les obtenir
Comment calcule-t-on les extrants de l’entreprise?
On mesure le produit des ventes de biens ou de services obtenus: (prix de vente * nombre de biens ou services vendus)
Comment calcule-t-on les intrants de l’entreprise?
On mesure les coûts de l’acquisition des ressources en prenant soin d’inclure le transport, la manutention et les transformations nécessaires à leur utilisation par les unités de production de l’entreprise
Qu’est-ce que l’efficacité organisationnelle?
C’est l’évaluation de la pertinence des objectifs organisationnels et du degré d’atteinte de ces objectifs
Pourquoi le contrôle est-il vraiment nécessaire?
On peut élaborer des stratégie et des plans d’action, mais rien ne garantit que les activités se déroulent comme prévu ni que les objectifs poursuivis par les gestionnaires soient vraiment en voie d’être atteints. C’est pourquoi le contrôle est nécessaire comme dernier maillon de la séquence des fonctions de gestion
Quels sont les 4 niveaux d’exercice du contrôle dans une organisation?
1) Contrôle opérationnel
2) Contrôle fonctionnel
3) Contrôle stratégique
4) La gouvernance
Comment le contrôle s’exerce-t-il au niveau opérationnel ?
Au niveau opérationnel, il doit être périodique et porte sur le respect des normes de production, ayant trait notamment à l’utilisation des ressources, à l’entretien des équipements, à la productivité ainsi qu’au respect des consignes de sécurité. Les gestionnaires de production sont ainsi en mesure de garantir aux clients un produit de qualité et aux employés un environnement de travail sécuritaire
Comment le contrôle s’exerce-t-il au niveau fonctionnel?
Le contrôle consiste à veiller au respect des normes de rendement définies, afin de répondre adéquatemnt aux exigences des clients et d’assurer une cohérence entre les rapports provenant de la production et les objectifs établis par l’unité de travail.
Comment le contrôle s’exerce-t-il au niveau stratégique?
Le président et vice-président contrôlent l’efficacité et la rentabilité des différentes divisions de l’entreprise, afin d’en rendre compte aux membres du conseil d’administration. Ils vérifient si la mission de l’organisation est accomplie, à l’aide d’indicteurs provenant de l’environnement externe et interne.
Comment le contrôle s’exerce-t-il au niveau de la gouvernance?
La gouvernance constitue un contrôle majeur dans un contexte économique où les organisations ont de plus en plus de pouvoirs.
Quelle est la définition de la gouvernance?
C’est un système de direction qui vise à protéger les intérêts des propriétsires d’une entreprise
Qu’est-ce que le contrôle interne?
C’est un processus mis en place par les gestionnaires, consistant à effectuer des mesures à différents moments de la production et à préparer des rapports en vue d’analyser les données
Quels sont les 3 types de contrôle du contrôle interne?
1) Contrôle en amont
2) Contrôle en simultané
3) Contrôle rétroactif
Qu’est-ce que le contrôle en amont?
C’est un type de contrôle intervenant avant le début d’une activité et se concentrant sur la prévention des problèmes susceptibles de survenir
Qu’est-ce que le contrôle en simultané?
C’est un type de contrôle qui s’effectue pendant qu’une activité est en cours et qui permet de corriger les problèmes dès qu’ils surviennent
Qu’est-ce que le contrôle rétroactif?
C’est un type de contrôle qui s’effectue après la réalisation d’une activité et qui permet
Quelle est la première chose que le contrôle simultané permet de faire?
Détecter la non-conformité en cours de production ou avant que le produit ne sorte de l’usine
Quelle est la deuxième chose que le contrôle simultané permet de faire?
Repérer rapidement les produits non conformes pour éviter de rejeter un trop grand nombre d’unités
Quelle est la troisième chose que le contrôle simultané permet de faire?
Repérer rapidement un lot de produits en cas de nécessité de rappel de produits
Quel est l’un des principaux inconvénients du contrôle rétroactif?
C’est que l’observation d’un écart exige de revenir en arrière pour reprendre le travail et le corriger. C’est un véritable défi d’éviter ls répétition d’une erreur, car cela implique de revoir le processus à partir du début
Pourquoi dit-on que le type de contrôle rétroactif est en quelque sorte risqué?
Bien qu’on puisse constater un problème à ce moemnt, encore faut-il avoir le temps de corriger la situation. Au fond, il ne suffit pas de faire un contrôle, il faut aussi conserver une marge de manoeuvre au cas où il faudrait revoir des aspects du produit ou du service.
Qu’est-ce que le contrôle externe?
C’est un contrôle effectué par les parties prenantes extérieures à l’organisation, par audit, par la consultation de rapports financiers, par l’utilisation ou la consommation des produits ou services
Quel est le domaine où le lien entre la planification et le contrôle est le plus manifeste?
Le service à la clientèle
Qu’est-ce qu’un processus de contrôle?
C’est un processus en quatre étapes comportant la détermination des indicateurs de performance, la mesure des résultats obtenus, la comparaison de ces résultats avec les résultats attendus ou avec les normes et l’adoption de mesures de gestion pour corriger les écarts ou les normes et les objectifs s’ils s’avèrent inadéquats
Quelles sont les 4 ressources que les gestionnaires utilisent pour mesurer les résultats?
1) Les observations directes
2) Les rapports statistiques
3) Les rapports oraux
4) Les rapports écrits
Quels sont les avantages des observations directes à titre de mesure des résultats?
- Connaissance directe
- Information non filtrée
- Inspection du travail effectué
Quels sont les inconvénients des observations directes à titre de mesure des résultats?
- Point de vue subjectif et peut être biaisé
- Beaucoup de temps requis
- Risque de distraction des employés
Quels sont les avantages des rapports statistiques à titre de mesure des résultats?
- Visualisation facile
- Mise en relief efficace des relations entre les différents indicateurs
Quels sont les inconvénients des rapports statistiques à titre de mesure des résultats?
- Information limitée
- Absence de prise en compte des facteurs subjectifs
Quels sont les avantages des rapports oraux à titre de mesure des résultats?
- Obtention raoide de l’information
- Possibilité d’une rétroaction orale ou écrite
Quels sont les inconvénients des observations directes à titre de mesure des résultats?
- Filtrage de l’information, subjectivité
- Information non documentée objectivement
Quels sont les avantages des rapports écrits à titre de mesure des résultats?
- Information complète et détaillée
- Information officielle
- Information facile à classer et à consulter
Quels sont les inconvénients des rapports écrits à titre de mesure des résultats?
- Temps de préparation plus long
Qu’est-ce l’intervalle de variation?
C’est un écart acceptable entre un résultat réel et un objectif ou une norme
Que se passe-t-il en dehors de l’intervalle de variation?
En dehors de ces intervalle, les écarts deviennent importants et requièrent l’attention des gestionnaires. L’ampleur d’un écart et le fait qu’il soit positif ou négatif par rapport à l’objectif ou à la norme sont à considérer en priorité
Qu’est-ce que l’analyse comparative (benchmarking)?
C’est une recherche, parmi les pratiques des concurrents et des autres entreprises, des pratiques exemplaires qui conduisent à un rendement supérieur
Qu’est-ce qu’un étalon?
C’est une norme d’excellence sur laquelle se fondent les mesures et les comparaisons
La quatrième étape du processus de contrôle est de prendre des mesures correctives. Quels sont les deux types de mesures correctives?
1) Mesure corrective immédiate
2) Mesure corrective fondamentale
Qu’est-ce que la mesure corrective immédiate?
Intervention consistant à résoudre certains problèmes sur le champ pour améliorer les résultats organisationnels
Qu’est-ce qu’une mesure corrective fondamentale?
Intervention consistant à analyser les causes d’un écart de les éliminer
Quelle est la grande erreur des gestionnaire avec les mesures correctives?
Il n’est pas rare que des gestionnaires estiment ne pas avoir le temps d’appliquer des mesures correctives fondamentales et se contentn d’éteindre des feux par des mesures correctives immédiates, et ce, constamment. Cependant, les gestionnaire efficaces analysent les écarts et prennent le temps, quand les avantages le justifient, de bien cerner les causes et d’agir sur elles
Quelles sont les 3 grandes approches en matière de système de contrôle?
1) Contrôle par le marché
2) Contrôle administratif
3) Contrôle par la culture
Quelles sont les caractristiques du contrôle par le marché?
Approche axée sur l’utilisation de mécanismes de marchés tels que la concurrence des prix et la parrt de marché relative pour établir les objectifs et les normes du système de contrôle
Approche souvent adoptée par les organismes dont les produits et les services sont très distincts et qui évoluent dans un marché très concurrentiel
Quelles sont les caractéristiques du contrôle administratif?
Approche axée sur l’autorité organisationnelle. S’appuie sur des mécanismes administratifs et hiérarchiques, tels que les règles, les règlements, les procédures, la normalisation des activités, la description détaillé des tâches et la budgétisation, por faire en sorte que les employés manifestent les comportements appropriés et satisfassent aux normes de performance
Quelles sont les caractéristiques du contrôle par la culture?
Approche axée sur la régulation des comportements des employés par les valeurs communes, les normes, les traditions, les rituels, les croyances et les autres aspects de la culture organisationnelle
Approche souvent utilisée par les organisations où le travail se fait régulièrement en équipe et où la technologie évolue rapidement
Quelles sont les deux mesures de contrôle financier traditionnelles?
1) L’analyse des ratios
2) L’analyse budgétaire
Quels sont les ratios financiers les plus courants?
1) Liquidité générale
2) Liquidité relative
3) Ratio d’endettement
4) Ratio de couverture des intérêts
5) Rotation des stocks
6) Rotation de l’actif
7) Marge bénéficiaire sur les ventes
8) Rendement du capital investi
Qu’est-ce que la signification de ratio de liquidité générale?
Indique la capacité de l’organisation à regler ses obligations à court terme
Qu’est-ce que la signification de ratio de liquidité relative?
Donne plus de détails sur les liquidités quand les stocks se renouvellent lentement ou sont difficiles à vendre
Qu’est-ce que la signification de ratio d’endettement?
Plus le ratio est élevée, plus l’organisation utilise l’emprunt à long terme pour financier ses activités
Qu’est-ce que la signification du ratio de couverture des intérêts?
Indique jusqu’à quel point les bénéfices peuvent diminuer avant que l’organisation soit incapable de payer ses intérêt débiteurs
Qu’est-ce que la signification de rotation des stocks?
Plus le ratio est élevé, plus les biens constituant l’inventaire sont gérés de façon efficace
Qu’est-ce que la signification de rotation de l’actif total?
Moins l’actif est utilisé pour atteindre un niveau de ventes donné, plus l’actif total de l’organisation est géré de façon efficiente
Qu’est-ce la marge bénéficiaire sur les ventes?
Indique les bénéfices générés par divers produits
Qu’est-ce que le rendement du capital investi?
Indique le degré d’efficience avec lequel les actifs génèrent des bénéfices
Quel est le calcul a faire pour obtenir le ratio de liquidité générale?
(actif à court terme)/(passif à court terme)
Quel est le calcul a faire pour obtenir le ratio de liquidité relative?
(actif à court terme - stock) / (passif à court terme)
Quel est le calcul a faire pour obtenir le ratio d’endettement?
(Total des dettes) / (Total de l’actif)
Quel est le calcul a faire pour obtenir le ratio de couverture des intérêts?
(bénéfices avant intérêts et taxes) / (charge d’intérêts totale)
Quel est le calcul a faire pour obtenir la rotation des stocks?
(Ventes) / (marchandises en inventaire)
Quel est le calcul a faire pour obtenir la rotation de l’actif total?
(ventes) / (actif total)
Quel est le calcul a faire pour obtenir la marge bénéficiaire sur les ventes?
(bénéfice net après impôts) / (chiffre d’affaires global)
Quel est le calcul a faire pour obtenir le rendement du capital investi?
(Bénéfice net après impôts) / (actif total)
Qu’est-ce que le système d’information de gestion?
Système fournissant sur une base régulière l’information nécessaire à la gestion d’une organisation en temps réel
Qu’est-ce que le système d’aide à la décision?
Système d’information informatisée qui fournit aux décideurs l’information utile pour la prise de décision?
Qu’est-ce que le tableau de bord de gestion?
C’est un tableau synoptique constitué d’un ensemble d’indicateurs significatifs du fonctionnement d’une entreprise
Quels sont les types de surveillance au travail avec le pourcentage d’employeurs qui y ont recours?
1) Utilisation d’internet (54,7%)
2) Utilisation du téléphone (44%)
3) Courriels (38,1%)
4) Fichiers informatiques (30,8%)
5) Rendement au travail, au moyen d’une caméra vidéo (14,6%)
6) Conversation téléphonique (11,5%)
7) Messagerie vocale (6,8%)
Pourquoi les gestionnaires ont-ils l’impression qu’ils doivent surveiller ce que font les employés?
On peut distinguer 6 grandes raisons: L’absentéisme, le vol de temps, le vol de biens, le harcèlement, la baisse de productivité et la sécurité.
Pourquoi un employeur voudrait surveiller ce que fait l’employé en raison de l’absentéisme?
Lorsqu’un employé est souvent absent ou en retard, son employeur peut avoir des doutes sur la légitimité des motifs qu’il invoque. Il est essentiellement question ici de la vie personnelle ou de l’état de santé, qui viennent nuire à la présence au travail
Pourquoi un employeur voudrait surveiller ce que fait l’employé en raison du vol de temps?
Avec la place grandissante que prennent les nouvelles technologies aujourd’hui, leur utilisation par un employé lors du temps rémunéré et à des fins personnelles est une problématique de plus en plus présente
Pourquoi un employeur voudrait surveiller ce que fait l’employé en raison du vol de biens?
La disparition inexpliquée de biens appartenant soit à l’employeur, soit à des employés sur les lieux de travail peut inciter à faire une enquête et à surveiller ce qui se passe
Pourquoi un employeur voudrait surveiller ce que fait l’employé en raison de l’harcèlement?
Lorsqu’il est informé d’unw situation de harcèlement, l’employeur a l’obligation légale d’agir et peut, si la situation s’y prête, surveiller l’environnement de travail. De plus, un employé qui se croit victime de harcèlement peut vouloir prendre la situation en main et décider de sa propre initiative de filmer ou de surveiller autrement ses colègue de travail
Pourquoi un employeur voudrait surveiller ce que fait l’employé en raison d’une baisse de productivité?
Lorsqu’il observe une baisse de productivité importante chez un employé, lié à un épisode de vol de temps ou non, l’employeur souhiate généralement en connaitre les raisons
Pourquoi un employeur voudrait surveiller ce que fait l’employé en raison de la sécurité?
Quand un milieu de travail donné comporte des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, une surveillance peut être nécessaire
Vrai ou faux: un gestionnaire ne peut pas vérifier les courriels professionnel d’un employé?
Faux: Les gestionnaires surveillent aussi les courriels des employés et leur utilisation de l’ordinateur pour prévenir les risques de poursuites. Ils pourraient en effet être accusés de tolérer un environnement de travail hostile si des messages injurieux ou des images inappropriés circulaient dans le réseau.
Quels sont les moyens de surveillance des employés pouvant être utilisés à certaines conditions ?
1) La filature
2) La videosurveillance
3) La cybersurveillance
4) Le système de positionnement satellite
5) La biométrie
Qu’est-ce que la filature en terme de surveillance des employés?
Cette méthode traditionnelle consistant à suivre une personne à son insu afin den tirer des informations doit être appliquée par un professionnel et bien documenté
Qu’est-ce que la videosurveillance en terme de surveillance des employés?
Ce moyen ne doit pas être utilisé en continu. Les caméras seront placées à dess endroits stratégiques et les vidéos ne seront visionnées que par les personnes autorisées
Qu’est-ce que la cybersurveillance en terme de surveillance des employés?
Cette méthode consiste à bloquer l’accès à certains sites web, à tenir un registre des adresses Web des sites visités, à enregistrer la durée de consultation des sites, à intercepter des courriels, etc
Qu’est-ce que le système de positionnement satellite en terme de surveillance des employés?
Ce moyen permet de suivre les déplacements des véhicules en temps réel. Il est surtout utilisé pour surveiller les travailleurs qui sont souvent sur la route, notamment les camionneurs et les représentants commerciaux
Qu’est-ce que la biométrie en terme de surveillance des employés?
Cette méthode permet d’identifier une personne à partir de ses traits physiques de manière irréfutable. Elle est utilisée notamment pour éviter qu’un employé falsifie sa carte de temps ou qu’un imposteur emprunte l’identité d’un gestionnaire pour avoir accès à des informations confidentielles
Qu’est-ce qu’un vol commis par un employé?
Toute appropriation non autorisée d’un bien appartenant à une entreprise par un employé pour son usage personnel
Quelles sont quelques mesures de contrôle possibles pour les cas de fraude ou de vols pour le contrôle en amont?
1) Effectuer une sélection rigoureuse avant l’embauche
2) Sensibiliser et former les employés aux polittiques
3) Faire participer les employés à l’élaboration des politiques
4) Faire vérifier les contrôles de sécurité internes par des professionnels
Quelles sont quelques mesures de contrôle possibles pour les cas de fraude ou de vols pour le contrôle simultané?
1) Traiter les employés avec respect et dignité
2) Communiquer ouvertement les coûts associés au vol
3) Montrer l’exemple
4) Informer régulièrement les employés de leurs réussites dans la prévention du vol et de la fraude
Quelles sont quelques mesures de contrôle possibles pour les cas de fraude ou de vols pour le contrôle rétroactif?
1) Faire appel à des enquêteurs professionnels
2) Revoir les mesures de contrôle
3) Évaluer la culture de l’organisation et les relations entre les gestionnaires et les employés
4) Informer les employés des vols et des fraudes qui ont lieu. Sans donner de noms, rappeler que ce sont des actes inacceptables
Il arrive que les employés se sentent contrôlés de façon exagérée ou qu’ils jugent inadéquat le rapport d’activités qu’on leur demande. Ils sont alors suceptibles de manifester des comportements non productifs, comme quoi?
Comme la distorsion comportementale, la dilution tactique, les retards opérationnels et les attitudes négatives
Qu’est-ce que la distorsion comportementale?
C’est lorsque les employés mettent tous leurs efforts dans les activités, produits ou services où l’employeur mesure leur rendement, au détriment des autres activités, produits ou services. Ils exagèrent sors leur efforts pour répondre aux attentes de leur supérieur dans certains domaines
Qu’est-ce que la dilution tactique?
C’est de réduire les niveaux de ressources de l’entreprise à l’approche de la fin d’un exercice financier pour montrer qu’ils gèrent avec efficience.
Qu’est-ce que les retards opérationnels?
Des mécanismes de contrôle trop nombreux peuvent engendrer des retards opérationnels lorsqu’ils empêchent les employés de réagir rapidement. L’entreprise risque alors de manquer des occasions d’affaires ou de dépasser des échéances importantes.
Qu’est-ce que les attitudes négatives?
Une mauvaise compréhension des contrôles mis en place peut provoquer des attitudes négatives. Les employés perçoivent souvent les contrôles come des mécanismes qui limitent leur autonomie, ce qui peut leur faire perdre une grande partie de leur motivation au travail
