Chapitre 5 - cahier de cours Flashcards
Qu’est-ce que la chaîne de commandement?
C’est la voie hiérarchique continue qui relie les échelons de l’organisation, du plus élevé au plus bas et clarifie l’autorité de chacun. Elle permet aux employés dee savoir à qui s’adresser en cas de problème et de connaître leur supérieur hiérarchique
Qu’est-ce que l’autorité?
C’est le pouvoir hiérarchique attribué à un gestionnaire et lui permettant de diriger le travail des employés placés sous sa direction
Chaque niveau hiérarchique impose son degré de responsabilité. Qu’est-ce qu’on veut dire par responsabilité?
Obligation liée à l’atteinte des résultats escomptés par la direction générale et les actionnaires
Qu’est-ce que l’obligation de rendre compte?
Responsabilité de justifier les résultats obtenus pour le mandat en question
Qu’est-ce que le principe de l’unité de commandement?
Principe de gestion qui stipule qu chaque employé doit recevoir des orddres d’un seul supérieur
Quel est l’avantage de l’unité de commandement?
Cela permet une meilleure gestion des priorités organisationnelles et évite la confusion engendrée par un dédoublement des responsabilités
Qu’est-ce que la délégation?
Transmission de l’autorité à une autre personne pour qu’elle accomplisse des tâches particulières et prenne certaines décisions. En effet, les gestionnaires n’ont pas toujours les connaissances requises et le temps nécessaire pour effectuer différents mandats
Qu’est-ce que l’éventail de subordination?
C’est le nombre d’employés qu’un gestionnaire peut diriger d’une manière efficiente et efficace
Quel est le lien entre l’éventail de subordination et l’efficacité de l’entreprise?
En théorie, plus l’éventail est large, plus l’entreprise est efficace et c’est plus économique! Cependant, il ne faut pas exagerer, car si il est trop large, le rendement des employés peut en souffrir parce que les gestionnaires n’ont pas le temps de leur offrir la direction et l’encadrement nécessaire
Quel est l’important le plus important à prendre en compte avant de déterminer l’éventail de subordination?
Mieux les employés sont formés, moins ils ont besoin de supervision. L’éventail peut donc être plus large
Quelles sont les 7 autres variables impondérables qui déterminent l’éventail de subordination?
1) La similitude des tâches exécutées par les employés
2) La complexité des tâches
3) La proximité physique des subordonnés
4) Le degré de normalisation des mesures en place
5) La sophistication du système d’information de l’entreprise
6) L’adhésion des employés à la culture d’entreprise
7) Le style de direction du gestionnaire
Dans les dernieres années, les gestionnaires priorisent quel type d’éventail de subordination? Pourquoi?
Ils priorisent un éventail large, ce qui traduit la volonté des gestionnaires de réduire les frais d’exploitation, d’accélérer la prise de décision, d’accroître la flexibilité, de se rapprocher des clients et de donner du pouvoir aux employés
Qu’est-ce que la centralisation?
C’est une situation dans laquelle la prise de décision est concentrée à l’échelon le plus élevé de l’entreprise
Qu’est-ce que la décentralisation?
Situation dans laquelle les employés des échelons inférieurs participent activement aux décisions
Quels sont les facteurs qui influencent l’organisation centralisée? (6)
- Le marché est stable et à maturité
- Les cadres subalternes ne sont pas aussi aptes et expérimentés que les cadres supérieurs pour prendre les décisions
- Il y a une situation d’urgence
- Les décisions ont des conséquences cruciales
- L’entreprise traverse une crise
- L’entreprise est régionale
Quels sont les facteurs qui influencent l’organisation décentralisée? (6)
- Le marché est dynamique et complexe
- La cadres subalternes ont toutes les aptitudes et expérience voulues pour prendre les décisions
- Le contexte est normal
- Les conséquences des décisions sont facilement mesurables
- L’entreprise vit une période relativement calme
- L’entreprise est géographiquement dispersée
L’approche actuelle est-elle plus centralisée ou décentralisée?
Comme les entreprises deviennent plus flexibles et réceptives, il existe une tendance nette à la décentralisation. Dans les grandes entreprises, les cadres subalternes sont plus proches de l’action et connaissent habituellement plus en détail les problèmes et la façon de les résoudre que les cadres supérieurs
Qu’est-ce qu’un modèle d’aménagement organisationnel mécaniste?
Aménagement organisationnel rigide et étroitement contrôlé
Qu’est-ce qu’un modèle d’aménagement organisationnel organique?
Structure orgnanisationnelle très adaptative et flexible
Quelles sont les 6 caractéristiques principales d’une organisation mécaniste?
- Spécialisation élevée
- Structuration en service rigide
- Chaîne de commandement clairement définie
- Éventail de subordination restreint
- Centralisation
- Tâches très standardisées
Quelles sont les 6 caractéristiques principales d’une organisation organique?
- Équipes multidisciplinaires
- Équipes interhiérarchiques
- Libre circulation de l’information
- Large éventail de subordination
- Décentralisation
- Tâches peu standardisées
Est-ce que l’approche des gestionnaires actuellement est plus mécaniste ou organique?
Organique. La relation entre l’environnememt tojours plus turbulent et la structure qui doit s’y adapter explique pourquoi un si grand nombre de gestionnaires restructurent aujourd’hui leurs entreprises pour qu’elles diviennent plus légères, rapides et souples. Les entreprises plus mécanistes ne sont pas équipées pour réagir au changement et à l’incertitude
Qu’est-ce que des techniques de coordination?
Ce sont des moyens utilisés pour encadrer les activités organisationnelles en fonction de leur structure
Quelles sont les 4 techniques de coordination?
1) Adaptation réciproque
2) Règles et procédures
3) Comités
4) Agents de liaison
Que peut on dire sur la technique de coordination: Adaptation réciproque?
Favorise le règlement des situations qu’elles soient simples ou complexes, par la communication directe avec les parties concernées
Que peut on dire sur la technique de coordination: Règles et procédures?
Constituent un règlement officiel et, à ce titre, doivent être respectées par tous les employés
Que peut on dire sur la technique de coordination: Comités ?
Coordonnent les activités de soutien de l’organisation
Que peut on dire sur la technique de coordination: Agents de liaison?
Assurent la communication entre deux services
Qu’est-ce que la structure organisationnelle?
Façon dont les tâches sont divisées, groupées et coordonnées au sein d’une entreprise. Cette structure doit être réaménagée lorsque l’organisation vit des changements majeurs
Quel est le premier rôle de la fonction d’organisation?
Définir les fonctions requises pour accomplir la mission organisationnelle
Quel est le deuxième rôle de la fonction d’organisation?
Répartir les tâches selon le niveau hiérarchique de chaque fonction
Quel est le troisième rôle de la fonction d’organisation?
Déterminer les liens fonctionnels entre les postes et les fonctions
Quel est le quatrième rôle de la fonction d’organisation?
Déterminer les liens hiérarchiques entre les postes et les fonctions
Quel est le cinquième rôle de la fonction d’organisation?
Préciser les voies de coordination entre les services et les niveaux hiérarchiques
Quel est le sixième rôle de la fonction d’organisation?
Illustrer les voies de communication organisationnelle
Quel est le septième rôle de la fonction d’organisation?
Attribuer les ressources aux responsables des fonctions selon les objectifs à atteindre
La division du travail permet de structurer le travail à accomplir de deux façons. Quelle est la première?
Par une production à la chaîne. Le travailleur est assigné à une tâche spcécifique, toujours la même. Il ne se déplace pas de son poste de travail, la pièce sur laquelle il doit exécuter sa tâche lui est acheminée.
La division du travail permet de structurer le travail à accomplir de deux façons. Quelle est la deuxième?
Par atelier ou projets. Un travailleur ou un groupe de travailleurs semi-autonome se voit confier la fabrication d’une partie de la production ou du produit au complet. Les tâches sont moins routinières que dans la production à la chaîne et les employés participent à chaque phase du projet qui leur a été confié
Qu’est-ce qu’une déséconomie?
Inconvénients et coûts non visibles et non volontaires liés à une augmentation de la taille ou de la production d’une entreprise
Qu’est-ce que la structuration en services?
Regroupement des fonctions et des activités d’une entreprise par catégories, selon leurs similitudes et leurs spécialités
Qu’est-ce qu’un organigramme?
Représentation graphique de la structure organisationnelle illustrant les niveaux hiérarchiques, la ligne de commandement et les modes de communication formels
Quels sont les avantages de la structure par fonctions?
1) Permet de réaliser des économies en groupant des spécialités similaires et des effectifs ayant des compétences, des connaissances et une orientation commune
2) Permet une meilleure coordination à l’intérieur des services
3) Illustre une spécialisation par services
Quels sont les inconvénients de la structure par fonctions?
1) Rend la communication plus difficile entre les responsables des fonctions
2) Limite la perspective des objectifs organisationnels
Quels sont les avantages de la structure géographique?
1) Permet une meilleure efficacité de la gestion des particularités régionales
2) Permet une meilleure satisfaction des usagers de chaque région
Quels sont les inconvénients de la structure géographique?
1) Peut provoquer un chevauchement de certaines fonctions
2) Peut générer un sentiment d’isolement chez les gestionnaires de certains secteurs organisationnels
Quels sont les avantages de la structure par produits ou services?
1) Permet aux employés de se spécialiser selon les produits offerts
2) Permet le développement d’une expertise de haut niveau dans certains secteurs d’activité
Quels sont les inconvénients de la structure par produits ou services?
1) Peut provoquer un chevauchement de certaines fonctions
2) Restreint la vue d’ensemble de l’organisation: chacun connaît son service, mais pas les autres produits offerts
Quel est l’avantage de la structure par procédés de fabrication?
Permet une exécution des tâches plus rapide
Quel est l’inconvénient de la structure par procédés de fabrication?
Conduit à un manque de flexibilité de la production
Quels sont les avantages de la structure par types de clients?
1) Permet aux employés de mieux connaître les particularités des clients et ainsi de mieux les servir
2) Permet de nouer une relation privilégiée avec les clients, ce qui encourage la fidélisation
Quels sont les avantages de la structure par types de clients?
1) Peut provoquer un chevauchement de certaines fonctions
2) Restraint la vue d’ensemble de l’organisation: chacun connaît ses clients, mais peut sous-estimer l’importance des autres types de clientèle
Quels sont les avantages de la strcuture par gammes de produits?
1) Permet aux employés de se spécialiser dans une gamme de produits
2) Permet de développer une bonne expertise dans son secteur industriel
Quels sont les inconvénients de la structure par gammes de produits?
1) Peut provoquer un chevauchement de certaines fonctions
2) Restraint la vue d’ensemble de l’organisation: chacun connaît sa gamme, mais doit faire des efforts pour les autres
Qu’est-ce que l’organigramme mixte?
Représentation d’une organisation combiant différents types de regroupements des fonctions ou des activités: Lieux géographiques, catégories de produits, clientèle, etc.
Quels sont les avantages de l’organigramme mixte?
1) Permet de mieux répondre aux particularités de l’organisation, surtout lorsqu’elle a un volet international
2) Permet de développer une bonne expertise dans son secteur industriel ou géographique, selon le cas
3) Permet à l’organisation d’ajuster la structure en fonction de sa croissance
Quels sont les inconvénients de l’organigramme mixte?
1) Peut provoquer un chevauchement de certaines fonctions
2) Restraint la vue d’ensemble de l’organisation: chacun connaît sa gamme, son secteur, ou d’autres facteurs, mais doit faire des efforts pour le reste
Qu’est-ce que la structure matricielle?
C’est une structure organisationnelle dans laquelle on assigne des spécialistes de différents services fonctionnels à un ou plusieurs projets. L’un des aspects unique de ce modèle est la création d’une chaîne de commandement double dans laquelle les employés ont deux supérieurs, le gestionnaire et le directeur de produits ou de projet
Quels sont les avantages de la structure matricielle?
Permet d’évoluer selon les stratégies et les objectifs de l’organisation, puisque les groupes de travail sont formés en fonction des projets et dissous lorsque ceux-ci sont terminés
Quels sont les inconvénients de la structure matricielle?
Double chaine de commandement: Une fonctionnelle (selon le projet) et une hiérarchique (selon la direction du service)
Qu’est-ce que la structure par projets?
C’est une structure organisationnelle dans laquelle les employés travaillent sur des projets en continu. Contrairement à la structure matricielle, les employés ne sont pas réaffectés à un service à la fin du projet. Ils mettent plutôt leurs aptitudes au service d’autres projets. Les employés se joignent à une équipe donnée car celle-ci a besoin de leurs compétences
Quels sont les avantages de la structure par projets?
1) Permet d’assigner les meilleures ressources selon les spécifités du projet
2) Permet de faire travailler en équipe des employés ayant différentes expertises
Quels sont les inconvénients de la structure par projets?
1) Conduit à la perte des expertises acquises par les ressources allouées au projet lorsque l’équipe est dissoute
2) Peut générer différents conflits lorsque les membres de l’équipe ont des divergences de vision sur le projet
L’approche actuelle des gestionnaires font appel à quelle strcuture?
La structuration selon la clientèle et le recours à des équipes multidisciplinaires sont deux tendances actuelles fortes
Qu’est-ce que des équipes multidisciplinaires ?
Groupe de travail constitué d’individus possédant une expertise dans diverses spécialités fonctionnelles ou disciplinaires
Qu’est-ce qu’une entreprise libérée?
C’est une entreprise qui n’a pas de structure formelle, qui repose sur un climat de confiance et collaboration. Il n’y a aucun niveau hiérarchique, tous les membres de l’organisation sont parties sont parties prenantes des décisions, qu’il s’agisse d’embaucher un nouvel employé ou d’investir dans un équipement
Quels sont les avantages de l’entreprise libérée?
1) Les salaires sont plus performants
2) Le collectif s’affirme davantage
3) L’organisation gagne en agilité
4) L’entreprise est plus innovante
Quels sont les inconvénients de l’entreprise libérée?
1) Comme elle est inadaptée à la culture pyramidale actuelle, cette structure est un changement majeur dans la conception que les employés ont du rôle de chacun
2) Il existe un risque de dérive lorsque les employés veulent plus de pouvoir
3) L’augmentation des responsabilités des employés entraîne plus de stress et d’épuisement professionnel
4) Cette structure constitue une entorse au modèle corporatif dans lequel, en cas de période plus difficile, les idrigeants ont une forte tendance à réduire la masse salariale
Il est largement démontré que la taille d’une organisation influe sur sa structure. Quel lien peut-on y faire?
Typiquement, les organisations à plus de 2 000 employés tendent à être plus centralisées et spécialisées que les petites entreprises. Elles ont aussi généralement plus de services ainsi que plus de règles et de règlementations. Cependant, une fois passée une certaine taille, la taille de l’organisation influe moins sur sa structure, car l’organisation a déjà un modèle de type mécaniste
Qu’est-ce qu’une production à l’unité?
Production d’articles à l’unité ou par petites séries
Qu’est-ce qu’une production de masse?
Production d’articles par grandes séries
Qu’est-ce qu’une production en continu?
Production d’articles selon un processus continu
Quelles sont les caractéristiques strcuturelles de la production à l’unité?
- Différentiation verticale faible
- Différentiation horizontale faible
- Formalisation faible
Quelles sont les caractéristiques strcuturelles de la production de masse?
- Différentiation verticale modérée
- Différentiation horizontale élevée
- Formalisation élevée
Quelles sont les caractéristiques strcuturelles de la production en continu?
- Différentiation verticale élevée
- Différentiation horizontale faible
- Formalisation faible
Quelle est la structure la plus efficace pour la production à l’unité?
Organique
Quelle est la structure la plus efficace pour la production de masse?
Mécaniste
Quelle est la structure la plus efficace pour la production en continu?
Organique
Qu’est-ce que la communication formelle?
Communication qui suit la ligne d’autorité correspondant à la structure de l’organisation
Qu’est-ce que la communication informelle?
Communication qui n’est pas définie par la structure hiérarchique de l’organisation
La communication informelle remplit deux fonctions:
1) Elle permet aux employés de satisfaire leur besoin d’interaction
2) Elle peut influencer les performances de l’organisation en créant d’autres canaux de communication souvent plus rapides et plus efficaces
Qu’est-ce que la communication descendante?
C’est la communication qui circule des gestionnaires aux employés. Elle sert à informer ces derniers, à les coordonner et à les évaluer. Les gestionnaires ont recours à cette communication lorsqu’ils attribuent des objectifs à leurs employés
Qu’est-ce que la communication ascendante?
C’est la communication qui circule des employés vers les gestionnaires. Ces derniers comptent sur l’information que leurs employés leur transmettent. Ceux-ci font le rapport de l’avancement des travaux, ainsi que de tout problème suceptible de survenir
Qu’est-ce que la communication horizontale?
Communication qui circule entre les employés d’une même palier de l’organisation. Elle est souvent nécessaire pour gagner du temps et faciliter la coordination.
Qu’est-ce que la communication en diagonale ?
Communication qui se fait à la fois entre des domaines d’activité différents et entre des paliers de l’organisation. Elle est efficace et rapide
Qu’est-ce que le réseau de communication?
Configuration particulière des flux de communication verticaux, horizontaux et en diagonale au sein de l’organisation
Quels sont les 3 principaux modèles du réseau de communication?
1) Réseau en chaîne
2) Réseau en roue
3) Réseau multiconnexion
Que peut-on dire sur le réseau en chaîne?
La communication circule selon la structure hiérarchique officielle, à la fois du haut vers le bas et du bas vers le haut
Que peut on dire sur le réseau en roue?
La communication circule entre un leader fort et clairement identifiable et les membres d’un groupe ou d’une équipe de travail. Le leader est en quelque sorte le noyau par lequel passe toute la communication
Que peut on dire sur le réseau multiconnexion?
La communication circule librement parmi tous les membres d’une équipe de travail
Que peut-on dire sur la vitesse des réseaux en chaîne, roue et multiconnexion?
Chaîne: Modérée
Roue: Rapide
Multiconnexion: Rapide
Que peut-on dire sur la précision des réseaux en chaîne, roue et multiconnexion?
Chaîne: Élevée
Roue: Élevée
Multiconnexion: Modérée
Que peut-on dire sur le leardership émergent des réseaux en chaîne, roue et multiconnexion?
Chaîne: Modéré
Roue: Élevé
Multiconnexion: Nul
Que peut-on dire sur la satisfaction des membres des réseaux en chaîne, roue et multiconnexion?
Chaîne: Modérée
Roue: Modérée
Multiconnexion: Élevée
Les technologies de l’information (TI) ont radicalement changé la façon dont les membres des organisations communiquent. Par exemple:
1) Les gestionnaires ont une capacité accrue de suivre l’évolution du rendement des personnes et des équipes
2) Les employés ont un meilleur accès à l’information, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement
3) La collaboration et le partage de l’information entre les employés sont plus faciles
4) La mobilité des employés est améliorée sans que leur accessibilité soit amoindrie
Trois applications, en particulier, semblent avoir une incidence marquante sur la communication dans le domaine de la gestion actuelle:
1) Le courriel
2) La messagerie instantanée
3) Les sites de réseaux sociaux
Que peut on dire sur l’application courriel?
Le courriel représente une façon rapide et pratique d’échanger de l’information et de communiquer entre membres d’une organisation. Cependant, nombreux sont ceux qui se plaignent de la surcharge de courriels. Apparament, ce mode de communication ne serait pas toujours utilisé de façon efficace.
Quels seraient 5 conseils à donner à l’intention des employés qui souhaitent maîtriser l’art du courriel?
1) N’envoyez pas de courriel sans spécifier l’objet
2) N’utilisez qu’avec prudence les émoticônes et les acronymes dans les communications d’affaires
3) Rédigez des messages clairs et brefs
4) N’envoyez de copies de vos messages qu’aux personnes vraiment concernés par l’information
5) Attendez au lendemain avant d’envoyer un message rédiger sous l’emprise de la colère, afin de vous assurer que son contenu est approprié
Quelle est la différence entre la messagerie instantannée et le courriel?
La messagerie instantannée requiert des utilisateurs qu’ils soient connectés en permanence au réseau informatique de l’organisaton pour bêtre capable de communiquer entre eux. Cela rend le réseau vulnérable à des brèches de sécurité d’où pourquoi ce n’est pas toutes les organisation qui autorisent les employés à l’utiliser dans le cadre de leur travail
Quels sont les avantages du télétravail pour les organisations? (6)
1) Hausse de la mobilisation, de la productivité et des résultats d’affaires
2) Capacité accrue de l’entreprise à attirer et à retenir les meilleurs talents
3) Économies importantes réalisées par l’entreprise et les salariés
4) Flexibilité accrue dans l’organisation du travail
5) Taux de roulement moins élevé
6) Réduction des coûts liés aux espaces de bureau
Quels sont les inconvénients du télétravail pour les organisations? (4)
1) Peut nuire à la créativité
2) Inégalités sociales concernant le lieu de travail, difficile à contrôler
3) Manque d’enthousiasme et d’intérêt des salariés
4) Manque d’intérêt des employés à participer à des réunions virtuelles
Quels sont les avantages du télétravail pour les employés? (4)
1) Maîtrise de son temps
2) Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
3) Réduction du temps de déplacement entre la résidence et le bureau
4) Productivité individuelle à la hausse
Quels sont les inconvénients du télétravail pour les employés? (5)
1) Prolongement des heures de travail
2) Heures supplémentaires rarement rémunérées
3) Diminutions des interactions entre collègues et supérieurs
4) Problèmes psychologiques liés à l’isolement
5) Chevauchement entre travail ainsi que vie personnelle et familiale
Quelle est la première règle de base qui doit être pris en considération par les organisations lors de la décision d’instaurer le télétravail?
Les gestionnaires responsables de son implantation doivent bien s’informer des différents types de télétravail pour définir lequel correspond le mieux à la situation
Quelle est la deuxième règle de base qui doit être pris en considération par les organisations lors de la décision d’instaurer le télétravail?
Le contexte et les politiques de l’entreprise doivent être pris en compte : ce mode de fonctionnement lui permet-il d’accomplir sa mission et de respecter ses valeurs?
Quelle est la troisième règle de base qui doit être pris en considération par les organisations lors de la décision d’instaurer le télétravail?
Une politique et des procédures de télétravail doivent être élaborées et transmises aux employés de l’organisation
Quelle est la quatrième règle de base qui doit être pris en considération par les organisations lors de la décision d’instaurer le télétravail?
Le télétravail doit être implanté en prenant en considération l’aménagement des espaces de travail requis, et des mécanismes efficaces de soutien aux employés doivent être adoptés
Quelle est la cinquième règle de base qui doit être pris en considération par les organisations lors de la décision d’instaurer le télétravail?
Une évaluation des retombées pour l’organisation et pour les employés doit être faite régulièrement afin d’inervenir rapidement si la situation requiert un redressement
