6) Protocolo Flashcards
(COMPLETE)
O protocolo é uma atividade típica e exclusiva de arquivos _______________, conhecida como a porta de entrada e a porta de saída de documentos, integrante a fase da UTILIZAÇÃO da gestão documental.
A abertura de processos é uma função EXCLUSIVA do serviço de protocolo?
CORRENTES!
Sim!
Cite as atividades do serviço de PROTOCOLO dos arquivos:
(R.R.C.CT.D.E.A)
Recebimento, registro, classificação, controle da tramitação, distribuição ou expedição e autuação de documentos.
(COMPLETE)
Separar a correspondência oficial da particular, e também a sigilosa da ostensiva é atividade de protocolo da fase de _______________.
RECEBIMENTO.
(CERTO OU ERRADO)
O protocolo da instituição receberá os documentos, abrirá e identificará aqueles de natureza ostensiva.
ERRADO!
Não se deve abrir o documento antes de identificar se é particular, sigiloso ou ostensivo.
Particular e sigiloso: não se deve abrir e nem registrar, apenas mandar diretamente ao destinatário.
Ostensivo: deve ser aberto e em seguida registrado e classificado.
(CERTO OU ERRADO)
Não se deve abrir correspondência particular ou sigilosa, devendo ser encaminhada diretamente ao destinatário.
A correspondência sigilosa deverá ser envolvida em 2 envelopes com aviso prévio de sigilo no envelope interno.
CERTO!!!
(COMPLETE)
_____________ é a atividade que consiste na REPRODUÇÃO DOS DADOS do documento para controlar sua movimentação e fornecer informações sobre suas características fundamentais (seja ele produzido ou recebido).
Como também é a atividade responsável por anotar os METADADOS objetivos e subjetivos do documento recebido no protocolo
REGISTRO.
(CERTO OU ERRADO)
As atividades de protocolo e arquivos correntes, apesar de distintas, devem funcionar de forma integrada.
CERTO!!
(COMPLETE)
Atribuir um descritor/código aos documentos de uma mesma função ou atividade com o intuito de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas relacionadas com avaliação, seleção, acesso ou destinação dos documentos é uma atividade de protocolo da fase de _______________.
CLASSIFICAÇÃO!
(CERTO OU ERRADO)
As atividades de recebimento e classificação de documentos encaminhados ao órgão são realizadas de maneira concomitante no protocolo.
CERTO!!
(COMPLETE)
A ______________ é a ação de enviar os documentos para áreas EXTERNAS à organização.
Já a ______________ é a ação de enviar os documentos para áreas INTERNAS à organização.
EXPEDIÇÃO.
DISTRIBUIÇÃO.
(CERTO OU ERRADO)
A expedição de documentos, seja de uma instituição para outra ou para particulares, seja de uma unidade da instituição para outra unidade dessa mesma instituição, é feita pelo protocolo.
ERRADO!
Quando a movimentação do documento for entre UNIDADES DA MESMA INSTITUIÇÃO, não se tratará de expedição, e sim DISTRIBUIÇÃO!
(CERTO OU ERRADO)
Na expedição, o protocolo deve separar os documentos originais de suas cópias.
ERRADO!
(COMPLETE)
_____________ é o curso do documento, desde sua produção/recepção até o cumprimento de sua função administrativa, passando por vários setores e podendo, inclusive, agir externamente ao órgão.
Também é referida como MOVIMENTAÇÃO.
TRAMITAÇÃO.
(CERTO OU ERRADO)
Os procedimentos de controle da tramitação adotados para documentos digitais e não digitais são iguais.
CERTO!
(CERTO OU ERRADO)
O protocolo providencia a tramitação dos documentos de arquivo e toma decisões sobre as demandas contidas nele.
ERRADO!
O protocolo providencia sim a tramitação dos documentos, mas tomar decisões sobre suas demandas NÃO É FUNÇÃO DO PROTOCOLO!
