6) Protocolo Flashcards
Protocolo arquivístico é o serviço de: …
(R.C.R.D.CT.E.A)
Recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação, expedição e autuação de documentos.
(COMPLETE)
O protocolo é uma atividade típica e exclusiva de arquivos _______________, conhecida como a porta de entrada e a porta de saída de documentos.
A abertura de processos é uma função EXCLUSIVA do serviço de protocolo?
CORRENTES!
Sim!
(CERTO OU ERRADO)
As atividades de protocolo e arquivos correntes, apesar de distintas, devem funcionar de forma integrada.
CERTO!!
(COMPLETE)
Separar a correspondência oficial da particular, e também a sigilosa da ostensiva é atividade de protocolo da fase de _______________.
Recebimento.
(CERTO OU ERRADO)
Não se deve abrir correspondência particular ou sigilosa, devendo ser encaminhada diretamente ao destinatário.
A correspondência sigilosa deve ser envolvida em 2 envelopes com aviso prévio de sigilo no envelope interno.
CERTO!
O que são metadados?
Dados do documento.
(COMPLETE)
Atribuir um descritor/código aos documentos de uma mesma função ou atividade com o intuito de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas relacionadas com avaliação, seleção, acesso ou destinação dos documentos é uma atividade de protocolo da fase de _______________.
CLASSIFICAÇÃO!
(COMPLETE)
O Cadastramento e identificação das informações com o objetivo de controlar a tramitação dos documentos em curso na organização é uma atividade de protocolo da fase de _________________.
REGISTRO.
(COMPLETE)
_____________ é o curso do documento, desde sua produção/recepção até o cumprimento de sua função administrativa (passa por vários setores podendo, inclusive, agir externamente ao órgão).
Podendo também ser referida como MOVIMENTAÇÃO.
TRAMITAÇÃO
(CERTO OU ERRADO)
Os procedimentos de CONTROLE da tramitação adotados para documentos digitais e não digitais são iguais.
CERTO!
(COMPLETE)
A ____________ é a transformação de um documento avulso em um processo, sendo reunidos e ordenados em unidades protocolarizadoras.
AUTUAÇÃO
(CERTO OU ERRADO)
A autuação de documentos avulsos para formação de processos é OBRIGATÓRIA quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos ou entidades da adm. pública federal.
CERTO!
(CERTO OU ERRADO)
A autuação de processos NÃO digitais somente poderá ser realizada por unidade protocolarizadora.
Já nos processos digitais, a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado, desde que o processo seja MONITORADO por unidade protocolarizadora (setor).
Porém, quando se tratar de documentos públicos, a autuação é uma atividade exclusiva do setor de protocolo.
CERTÍSSIMO!
(COMPLETE)
A ______________ é a ação de enviar os documentos para áreas EXTERNAS à organização.
Já a ______________ é a ação de enviar os documentos para áreas internas à organização, sendo a primeira tramitação do documento, avulso ou processo, do setor de protocolo para o setor destinatário (setores são internos à organização).
EXPEDIÇÃO.
DISTRIBUIÇÃO.
(CERTO OU ERRADO)
Anotar os metadados objetivos e subjetivos de um documento recebido no protocolo consiste em uma atividade de registro.
CERTO!
Falou em anotar metadados, falou em registro!!
