3) Ciclo Vital dos Arquivos e Valor dos Documentos Flashcards
O que é o Ciclo Vital dos Documentos?
O Ciclo Vital dos documentos é um ciclo composto por sucessivas fases por quais passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
(COMPLETE) Estágio de evolução dos arquivos:
Arquivos ___________ são documentos em curso, ou consultados frequentemente e de fácil acesso.
São conservados no local que o receberam ou o produziram ou próximo destes, é um documento recente e conhecido como arquivo de primeira idade.
CORRENTES!
(COMPLETE) Estágio de evolução dos arquivos:
Arquivos _________ são documentos que deixaram de ser frequentemente consultados e não há necessidade de conservação próxima, eles ainda podem ser solicitados porém não há utilização rotineira destes arquivos.
Eles aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, e são conhecidos como arquivos de segunda idade.
INTERMEDIÁRIOS!
(COMPLETE) Estágio de evolução dos arquivos:
Arquivos ____________ são documentos que perderam totalmente seu valor de natureza administrativa, mantendo apenas o seu valor histórico e que constituem maneiras de conhecer o passado e a sua evolução. Além de terem caráter informativo, devem ser preservados (arranjo e conservação) e são conhecidos como arquivos de terceira idade.
São documentos que possuem valor secundário e, por isso, possuem diferentes funções das para quais foram produzidos inicialmente.
PERMANENTES!
(COMPLETE)
Na teoria das 3 idades, as atividades de protocolo, gestão documental e avaliação são feitas na fase do arquivo ___________.
CORRENTE.
Na questão do ciclo vital de documentos, qual é a diferença entre TRANSFERÊNCIA e RECOLHIMENTO?
Todos os arquivos devem passar pelas 3 fases?
Transferência: passagem do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Recolhimento: entrada do documento no arquivo permanente, com competência formalmente estabelecida.
(TOMAR CUIDADO COM OS TERMOS E A TROCA DESTES).
NÃO! Não é obrigatório passar por todas as 3 fases.
Qual fase do ciclo vital dos documentos é também chamada de limbo ou purgatório?
FASE INTERMEDIÁRIA.
Fica esperando sua destinação: eliminação ou guarda permanente.
Quais são as 2 possíveis destinações de um arquivo que não possui mais valores administrativos?
Um arquivo pode voltar dos arquivos permanente para os arquivos correntes!?
Eliminação ou Recolhimento (para guarda permanente).
NÃO!
(CERTO OU ERRADO)
Quando o arquivo é permanente, os documentos nunca serão eliminados.
CERTO!
Arquivos permanentes NUNCA devem ser eliminados, são guardados como histórico e conhecimento do passado.
Quais são as funções de um arquivo com valor primário? (FLA)
Quais são as funções de um arquivo com valor secundário? (PHI)
Explique-os.
Primário (ADMINISTRATIVO)
Fiscal: documentos que registram e comprovam obrigações fiscais e transações do órgão.
Legal: documentos criados para legitimar ações governamentais e, de modo geral, tencionam a proteger direitos e garantir o cumprimento de obrigações (de indivíduos e organizações).
Administrativo: documentos que servem com propósitos administrativos.
Secundário (HISTÓRICO)
Probatório: documentos que comprovam ocorrências anteriores da organização.
Histórico: formação de história da instituição ou organização.
Informativo: documentos que contém informações essenciais sobre a organização (para fins de estudo ou pesquisa).
DICA: Todo documento nasce com valor primário, mas nem todo documento chega ao valor secundário.
(CERTO OU ERRADO)
Todos os arquivos de valor primário e secundário devem possuir todas as suas 3 funções FLA e PHI, respectivamente.
ERRADO!
Podem possuir apenas uma, duas ou as três funções no mesmo arquivo.
(COMPLETE)
Tanto os documentos de arquivo corrente quanto os documentos de arquivo intermediário tem valor ____________.
Já o arquivo permanente é conhecido por ter valor _______________.
PRIMÁRIO.
SECUNDÁRIO.
