11 - Ansatzpunkte für Optimierung Flashcards
Ansatzpunkte die optimiert werden sollen ?
- nachhaltige Kostenreduzierung
- nachhaltige Reduzierung des Zeitbedarfs
- nachhaltige Reduzierung der Fehlerzahl
Bausteine zur Optimierung von Geschäftprozessen?
- Weglassen von überflüssigen Tätigkeiten
- Auslagern von Tätigkeiten
- Zusammenfassen von Tätigkeiten -> entfernen aus unterschiedlichen Einzelprozessen und in neuem Einzelprozess zusammenfassen
- Parallelisieren von Tätigkeiten
- Verlagerung einer Tätigkeit innerhalb eines Prozesses (Reihenfolge der Tätigkeiten ändern)
- Hinzufügen von neuen Tätigkeiten ( z.B zur Erhöhung der Qualtität)
- Bildung von Alternativen
(Unterschiedliche Prozsessvarianten um Komplexität zu reduzieren
Was ist bei Zusammenfassen, konzentrieren, weglassen von Prozessen zu beachten ?
- Mitarbeiter zu Spezialisten mit Mehrfachqualifikation entwickeln, damit diese die zusammengefassten Prozesse in einem schnell abarbeiten können
- Festlegen von verantwortlichen für Prozess
3.Übergabeaufwendungen mit Fehlerpotenzial reduzieren durch weniger Schnittstellen und Verzögerungen und Nacharbeiten damit verhindern
Auslagern und Verlagern der Entscheidungsfindung von Vorgesetzten zu Mitarbeiter)
- Definieren von Entscheidungspielraum für den Mitarbeiters innerhalb seiner Tätigkeit/Prozess (kann schnellere Kundenwünsche/Anforderungenreagieren)
- weniger Verzögerung, weil Mitarbeiter nicht immer auf Entscheidung durch Chef angewiesen
- führt zu mehr motivation meim Mitarbeiter, ohne dass Leistungsdruck dabei entsteht
details zur Bildung von Alternativen als Baustein?
Um komplexe Einzelprozesse aufzulösen nicht alles über einen Kamm scheren dazu:
Bilden von verschiedenen Prozessvarianten, die gleichzeitig für verschiedene Anwendungsfälle existieren
Bsp Auftragsabwicklung:
- Prozessvariante
- >Standardisierte Produkte - Prozessvariante
Kundenmodifizierte Produkte
-Spezialwissen in Bezug auf Kundenanforderungen erforderlich, teilweise standardisierbar aber mit Berücksichtigung von Ausnahmen
- Prozessvariante
Kunden-Varianten-Produkte - Einzel-Anfragen
- hohes Fachwissen in Bezug auf die Produktgestaltung,
- hoher Abstimmaufwand,
- nur in begrenztem Rahmen standardisierbar
- viele Ausnahmen zu beachten
- > seperater Prozess
Auslagern und verlagern von kompletten Arbeitsinhalten an kompetente Organisationseinheiten?
(Keine Ahnung was er damit sagen will, vllt meint er shared service center)
wird an Mitarbeiter übertragen die fähig sind eine Vielzahl von Tätigkeiten zu erledigen, Reihenfolge nicht geregelt, da nicht sinnvoll anordbar -> Reihenfolge obliegt dem Mitarbeiter
- Steigen der Arbeitszufriedenheit
- anspruchsvollere Tätigkeiten, die mit mehr Qualität erledigt werden
- Gesamtüberblick der Mitarbeiter steigt
Arten von Mängeln?
- Verantwortungs-Mangel Eindeutige Verantwortung für die gesamte Prozesskette nicht klar genug oder gar nicht geregelt oder Regelungen werden ignoriert
- Koordinations-Mangel Koordination zwischen den Prozessen unvollständig gestaltet mit der Gefahr schwerwiegender Fehler
3.Wissens-Mangel
Mitarbeiter kennen den ihn betreffenden gesamten Einzelprozess mit seinen Tätigkeiten oder mehrere ihn betreffenden Einzelprozesse in ihrer Gesamtheit nicht
4.Integrations-Mangel
Doppelerfassung von Daten an unterschiedlichen Orten, mit unterschiedlichen Ausprägungen ->Daten sind Inkonsistent
- Kapazitätsmangel
Rückstände und Warteschlangen, weil nicht genug Ressourcen zum abarbeiten - Planungsmangel
Produktionsstart ohne ausreichende Spezifikationen -> Fehlerhafte Produkte - Termin-Mangel
Vertrieb macht Liefertermine mit Kunden ohne ausreichende Abstimmung, ob eingehalten werden können
Ansatzpunkte/ Mängel bei der Datenversorgung der Arbeitsplätze?
- Fehlende Daten - muss sich diese aufwändig besorgen
- Zu viel Daten- unterschiedliche Formate, viel Aufwand benötigte Daten zu finden -> eliminieren unnötiger Daten
- nicht sitationsgerecht aufbereitete Daten - Mitarbeiter muss sich Daten aufwendig zusammen suchen
- Intransparenz und Abteilungsdenken - Tätigkeiten werden von Platz zu Platz abgearbeitet -> Bearbeitungsstand sehr intransparent -> Lösung: Einzelprozess in selbstorganisierte Arbeitsgruppe abarbeiten
- Mehrfach nicht konsistente DAten
- gleichartige Prozesstätigkeiten aus anderen Einzelprozessen werden an unterschiedlichen Arbeitsplätzen nach anderen Vorschriften ausgeführt - Unterschiedliche IT-System -> Datentransfers erfolgen manuell -> Prozesse zeitlich verzögert und fragliche Datenqualität
- Unterschiedliche Datenformate innerhalb eines Prozesses - Daten müssen zuvor erst konvertiert werden
_> Aus allen PUnkten ergeben sich nicht wertschöpfende Wartezeiten und Verzögerungen des Prozess
