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SAP > 01_Purchase to Pay > Flashcards

01_Purchase to Pay Flashcards

1
Q

Zu welcher Anwendung gehört Purchase to Pay?

A

SAP Materialwirtschaft (SAP MM)

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2
Q

Was ist der Mandant?

A

Ein Mandant ist die oberste Organisationsebene in der Organisationshierarchie eines SAP-Systems und stellt eine unabhängige Umgebung mit eigenen Tabellen und Datensätzen dar, welche getrennt von anderen Mandanten abgelegt sind. Jedes SAP-System kann mehrere Mandanten hosten. Mandanten werden über ihre dreistellige Mandantennummer (z.B. 700) identifiziert. Jeder Mandant repräsentiert – abhängig von der Größe des Unternehmens - einen Konzern, eine Firma oder einen Betrieb. Somit ist ein Mandant eine organisatorisch, rechtlich und datentechnisch eigenständige Einheit.

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3
Q

Was ist ein Buchungskreis?

A
  • kleinste organisatorische Einheit
  • z.B. einzelne Firmen eines Konzerns
  • zentrale Organisationseinheit des Financial Accounting (FI)
  • mandantenweiter, eindeutiger, vierstelliger alphanumerischer Schlüssel (z.B. US00, DE00)
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4
Q

Was ist ein Werk?

A

Ein Werk dient der organisatorischen Gliederung/Strukturierung eines Unternehmens aus logistischer Sicht. Das heißt, es grenzt verschiedene Produktions-, Beschaffungs-,
Instandhaltungs- und/oder Dispositionsstätten gegeneinander ab.

  • Betriebsstätte oder Niederlassung
  • zentrale Organisationseinheit in der Logistik
  • Dispositionszwecke
  • Materialplanung, Vertriebszentrum (Buchen von Warenausgängen)
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5
Q

Was ist ein Lagerort?

A
  • Differenzierung von Materialbeständen innerhalb eines Werkes
  • ## quantitative Bestandsführung: Das bedeutet, die Bestandsführung und Inventur erfolgen quantitativ auf Lagerortebene des Werkes.
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6
Q

Was ist eine Einkaufsorganisation?

A
  • gehört zur Logistik
  • Beschaffung von Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke oder Buchungskreise
  • zentrale Instanz für die Verhandlung allgemeiner Einkaufsbedingungen und Einkaufskonditionen mit Lieferanten
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7
Q

Was ist die Einkäufergruppe?

A
  • für bestimmte Einkaufsaktivitäten verantwortlich

- keine Organisationseinheiten im engeren Sinne!!

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8
Q

Was ist die werksspezifische Einkaufsorganisation ?

A
  • Beschaffung von Materialien für !genau einen Buchungskreis! für !ein Werk!.

–> im Customzing - Prozess ist Einkaufsorganisation genau einem Werk zuzuordnen !

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9
Q

Was ist die werksübergreifende Einkaufsorganisation ?

A
  • Beschaffung für !Mehrere Werke! aber !einem Buchungskreis!
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10
Q

Was ist die buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation ?

A
  • weder Werk noch Buchungskreis zugeordnet

- Buchungskreis muss manuell eingegeben werden

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11
Q

Was sind die Sichten im Materialstamm?

A

Bsp. für Sichten sind “Einkauf” “Arbeitsvorbereitung” oder “Vertrieb”

Jede Sicht ist für eine andere SAP-Anwendung relevant und wird daher grundsätzlich durch unterschiedliche Abteilungen gepflegt

  • Grunddaten und Klassifizierung werden zentral gepflegt, um Redundanzen zu verhindern
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12
Q

Wie erweitere ich die Materialnummern von 18 auf 40 Zeichen?

A

Anwendungsübergreifende Komponenten → Allgemeine Anwendungsfunktionen → Feldlängenerweiterung → Erweiterte Felder aktivieren (Transaktion FLETS)

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13
Q

Wie kann ich das Materialnummernformat ändern?

A

Logistik – Allgemein → Materialstamm → Grundeinstellungen → Ausgabendarstellung der Materialnummer festlegen (Transaktion OM8L)

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14
Q

Was ist ein Einkaufsinfosatz?

A

Ein Einkaufsinfosatz ist ein Stammdatendokument, welches Informationen in Bezug auf einen Lieferanten und ein Material kombiniert und dieser Kombination Einkaufsbedingungen zuordnet. Somit stellt ein Einkaufsinfosatz den Einkaufspreis und weitere Einkaufsbedingungen (z.B. mengenbasierte Staffeln) dar, die ein Unternehmen mit einem spezifischen Lieferanten für ein bestimmtes Material ausgehandelt hat.

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15
Q

Wie läuft der Beschaffungsprozess ab?

A
  1. Anforderungsermittlung durch Bestellanforderungen
  2. Ermittlung der Bezugsquelle durch Lieferantenanfragen
  3. Bestellbearbeitung durch Kopiersteuerung (vorhergehendes Dokument wird übernommen)
  4. Wareneingang
  5. Rechnungsprüfung
  6. Bestellüberprüfung
  7. Zahlungsabwicklung
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16
Q

Was ist die Bestellanforderung?

A

Die Bestellanforderung ist ein interner Beleg, der die Einkaufsabteilung anweist, zu einem spezifischen Zeitpunkt eine spezifische Menge eines spezifischen Produkts anzufordern.
- kann direkt(manuell) oder indirekt (automatisch) erstellt werden

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17
Q

Welche Formen der Bestellanforderungen gibt es?

A
  • Materialplanung und Steuerung (MM-Materialwirtschaft): verbrauchsgesteuerte Komponente
  • Netzpläne (PS-Projektsteuerung): automatische Generierung im Falle von Nichtlagermaterial/Dienstleistungskomponenten
  • Instandhaltungsauftrag (PM-Instandhaltung): automatische Generierung aus Instandhaltungsaufträgen
  • Fertigungsaufträge (PP-Produktionsplanung und -Steuerung):automatisch aus Fertigungsaufträgen erstellt
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18
Q

Was ist ein Verbrauchsmaterial?

A

Ein Verbrauchsmaterial ist ein Material, welches speziell für ein bestimmtes Kontierungsobjekt beschafft und direkt verbraucht wird, ohne je ins Lager aufgenommen zu werden. Daher wird es als “Verbrauchsgut” bezeichnet, da aus Perspektive vom SAP-System dieses weder im Lager (Bestand) noch auf der Bestandsführung (im Rechnungswesen) registriert wird. Stattdessen wird es behandelt, als ob es unmittelbar nach Wareneingang verbraucht wurde und sein Wert (Preis) an ein Kontierungsobjekt mittels Kostenarten- oder Aktivkonten abgerechnet wird.

19
Q

Wann muss immer ein Kontierungstyp eingetragen werden?

A

Wenn:

  • Sie ein Material (reguläres oder Verbrauchsmaterial) bestellen, für welches keine wertmäßige Bestandsführung erfolgt und dessen Wert direkt für den Verbrauch verbucht wird
  • Sie einen Artikel, für welchen kein Materialstammsatz vorliegt, bestellen.
  • Sie eine Dienstleistung bestellen.

Bei Lagermaterial wird kein Kontierungstyp eingetragen!

Sie Folie 91 - Schaubild!

20
Q

Welche Kontierungstypen gibt es?

A

Beispiele für Kontierungstypen sind:

  • A Anlage
  • K Kostenstelle
  • P Projekt
  • N Netzplan
  • F Auftrag
  • C Kundenauftrag
  • G Lagerfert./Abr.Proj.
21
Q

Verbrauchsmaterialien ohne Stammdatensatz (keine Menge; kein Wert)

A
  • Wenn Sie ein Material direkt für den Verbrauch beschaffen, wird kein Materialstamm benötigt
  • oft niedrig bewertete Materialien, die unregelmäßig beschafft werden
    Manuelle Eingabe von:
  • Kontierungstyp
  • Kurztext (Beschreibung)
  • Mat.spezifische Daten (Warengruppe und Mengeneinheit)
  • Organisationsdaten (Werk und Einkäufergruppe)
22
Q

Verbrauchsmaterial mit Stammdatensatz (Menge; kein Wert)

A

Verbrauchsmaterialien unterliegen niemals der wertbasierten Bestandsführung. Jedoch können Fälle auftreten, wo ein Material für den Verbrauch beschafft wird, aber die mengenbasierte Bestandsführung durchgeführt werden soll, um den verfügbaren Bestand dieses Materials zu kennen. Daher enthält die Standardauslieferung des SAP-Systems eine spezielle Materialart für unbewertete Materialien (UNBW).

  • bei regelmäßiger Beschaffung
23
Q

Verbrauchsmaterialien mit Stammsatz (keine Menge; kein Wert)

A

weder den mengenbasierten (SAP MM) noch den wertbasierten (SAP FI) Bestand aktualisiert
- Standardmaterialart für Verbrauchsmaterialien lautet Nichtlagermaterial (NLAG)

24
Q

Beschaffung von regulären Materialien (Lagermaterialien) für Verbrauch

A

Wenn Sie jedoch ein Lagermaterial für den Direktverbrauch beschaffen, müssen Sie im Bestell-beleg für diese Position ebenfalls eine Kontierung und auch das Controlling-Objekt (Kosten-stelle, Auftrag etc.) beziehungsweise bei Bedarf (sofern nicht automatisch aufgrund der Customizing-Einstellungen abgeleitet) das Sachkonto eingeben.

25
Q

Welche Möglichkeiten bei der Erstellung und Verarbeitung von Bestellungen gibt es?

A
  • automatisch durch System oder manuell
  • mit Referenz auf vorangehende Belege oder ohne
    Sobald die Erstellung der Bestellung abgeschlossen ist, wird sie zum spezifizierten Lieferanten als Normalbestellung oder in das spezifizierte Werk als Umlagerungsbestellung gesendet. Im Falle der Umlagerungsbestellung können die resultierenden Frachtkosten in das Konto der Bestellung aufgenommen werden.
26
Q

Welche Formen der Bestellüberwachung gibt es?

A
  1. Registerkarte Status: Diese Registerkarte stellt den Gesamtstatus eines Bestellbeleges (z.B. Aktiv und Versendet), die verarbeiteten Mengen und den Wert aller Positionen dar.
  2. Registerkarte Bestellentwicklung: Sobald für eine der Bestellpositionen ein Waren- o-der Rechnungseingang gebucht wurde, erscheint im Positionsdetailbereich der betreffenden Positionen neben der Registerkarte Konditionen die Registerkarte Bestellentwicklung.
27
Q

Was ist eine Warenbewegung?

A

beschreibt einen Prozess, der für ein Material eine Änderung des Bestandes zur Folge hat

28
Q

Welche allgemeinen Bestandsarten gibt es im SAP-System?

A
  • Frei verwendbarer Bestand
  • Qualitätsprüfbestand
  • Gesperrter Bestand
29
Q

Welche Belege werden bei Warenbewegung erstellt?

A

Materialbeleg(Immer!)
- wird als Nachweis eines Prozesses generiert, welcher eine Veränderung im Bestand (Menge oder Bestandsartqualifikation) verursacht hat.
Buchhaltungsbeleg(nur bei Wertänderung-bei Umlagerung von Werk zu Werk kein B-Beleg!)
- zeichnet alle buchhaltungsbezogenen Auswirkungen einer Warenbewegung auf

30
Q

Was sind die Hauptauswirkungen einer Wareneingangsbuchung?

A
  • Es wird ein Materialbeleg erstellt, um die Warenbewegungsmengen (mengenbasierte Änderungen) aufzuzeichnen.
  • Für bewertete Warenbewegungen (wertbasierte Änderungen) wird ein Buchhaltungs-beleg erstellt.
  • Die beiden Belege aktualisieren Bestandsmengen und -werte.
  • Es wird ein Kostenrechnungsbeleg erstellt, falls Verbrauchskosten auftreten.
  • Der Preis für Materialien mit gleitendem Durchschnittspreis wird im Materialstamm fortgeschrieben.
  • Sachkonten werden aktualisiert (Bestandskonten, Verbrauchskonten, WE/RE Verrechnungskonto).
  • Es können Ausgabebelege generiert werden, z.B. Wareneingangsschein oder Paletten-Etikett.
31
Q

Was kann alles als Referenzbeleg bei Erstellung einer Rechnung angegeben werden?

A
  • Bestellnummer
  • Wareneingangsnummer
  • Lieferscheinnummer
  • Frachtbriefnummer
32
Q

Welche Belege werden in der Rechnungsprüfung erstellt?

A
  • Rechnungsbeleg

- Buchhaltungsbeleg (Soll und Haben Buchungen werden erfasst)

33
Q

Aus was besteht ein Materialstammsatz?

A

Organisationsebenen (Mandant, Werk, Buchungskreis etc.)

Sichten (Buchhaltung, Kalkulation, Vertrieb etc. - also Grunddaten 1-2, Kalkulation usw.)

Anwendungen (FI,CO,SD etc.)

34
Q

Was sind Lieferantenstammdaten?

A

Lieferant = Kreditor –> Geschäftspartnerstammdatensatz wird benötigt

  1. GP allgemein auf Mandantenebene (wird automatisch angelegt)
  2. Kreditor (auf Buchungskreisebene - Abstimmkonto, Toleranzgruppen oder Namen wichtiger Kontakte des Lieferanten)
    - Hier wird auch Kreditorennummer oder Debitorennummer zugewiesen
  3. Lieferant (auf Einkoaufsorganisationsebene -Standardwärhung, Zahlungsbedingungen oder Incoterms)
35
Q

Was ist ein Einkaufsinfosatz?

A
  • kombiniert Infos in Bezug auf einen Lieferanten und ein Material
  • stellt Einkaufspreis etc. dar (die z.B. speziell verhandelt wurden)
Enthält:
Lieferdaten
Lieferantendaten
Beurteilungen
Verfügbarkeitszeiträume
Texte
36
Q

Welche Sichten sind für einen Einkaufsinfosatz notwendig?

A 
Lieferant
Material
Einkaufsorganisation
Werk
Infotyp
37
Q

Welche Konditionen gibt es?

A

Mit Kontrakt: gelten für alle Kontraktabrufe, die mit Bezug auf diesen Kontrakt angelegt wurden

Mit Einkaufsinfosatz: gelten für alle Bestellpositionen, die das Material und den Lieferanten des Einkaufsinfosatzes enthalten

Allgemein: z.B. Preisnachlass auf alle Waren für 2 Monate für jeden Kunden

38
Q

Welche Zwecke von Bestellungen gibt es?

A

Direktverbrauch
Dienstleistungen
Sonderbeschaffungstypen (Lohnbearbeitung, Strecke)

39
Q

Wie können Bestellungen erstellt werden?

A

automatisch oder manuell

mit Referenz auf vorherige Belege oder ohne Referenz

40
Q

Welche Arten von Warenbewegungen gibt es?

A

Wareneingang: Externe + interne Beschaffung (Produktion, Umlagerung)

Warenausgang: führt immer zu Minderung des Lagerbestandes

Umlagerung: Lagerort A zu B

Umbuchung: Änderung der Bestandsidentifikation (z.B. ID)
Es muss keine physische Bewegung stattfinden.

41
Q

Welche Verweisoptionen bei Rechnungserstellung gibt es?

A

Verweis auf:
Bestellung

Wareneingang (Lieferschein- oder Frachtbriefnummer)

42
Q

Aus welchen Elementen besteht die Zahlungstransaktion?

A 
Zahlwege
Bankkonto
Zu zahlende Positionen
Zahlbetrag berechnen
Zahlungsbeleg buchen
Zahlungsträger drucken
43
Q

Mit welchen Anwendungen ist die Erstellung von Bestellanforderungen eng verbunden?

A 
SAP SD (Vertrieb)
SAP PP (Produktionsplanung)
SAP CO

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