поручения Flashcards
для чего создаются поручения
для исполнения:
приказов и распоряжений
решений совещаний
резолюций по входящим документам и служебным запискам
устных указаний руководства
кто может создать поручение
Создание поручений доступно всем сотрудникам, которые работают в системе
отличия простого и составного поручения
простое - один исполнитель
составное- несколько равноправных
исполнитель получил задание по поручению. во время работ по исполнению он может:
- отправить запрос на продление срока
- передать часть работ, создав подчиненное поручение
- проконтролировать работу соисполнителей в простом поручении
- заполнить отчет по исполнению поручения по запросу контролера, автора или помощника автора
корректировка отправленного поручения
карточка поручения - скорректировать
все поля доступны для изменения
обязательно заполнить поле обоснование
для чего обычно создаются составные поручения
Как правило, составные поручения используются для исполнения приказов, распоряжений и протоколов совещаний.
способы создания поручений
автор создает из карточки задания на рассмотрение документа
помощник создает по резолюции. для этого в задании на создание поручения нажать “создать поручение”
помощник создает при подготовке проекта резолюции. в задании на подготовку проекта резолюции нажать “добавить поручение”
исполнитель в рамках исполнения создает подчиненное поручение
вне согласования документов по кнопке создать - прочее - задача на исполнение поручения
можно ли в составное поручение добавлять исполнителей группами
Чтобы быстро добавить пункты поручения для сотрудников подразделения, роли или команды проекта, на панели действий нажмите на кнопку Добавить исполнителей и в открывшемся окне выберите нужную группу, например делопроизводителей. Все сотрудники из группы добавятся в список исполнителей, и для каждого создастся отдельный пункт составного поручения. Затем отредактируйте созданные пункты поручения. Таким образом можно добавить пункты поручения для группы, в которую входят не более 100 сотрудников. Если количество сотрудников более 100, то появится предупреждение об этом и пункты не создадутся.
условия отправки составных поручений
*общее количество исполнителей не должно превышать 250;
*в карточке поручения должен быть заполнен общий текст поручения для всех исполнителей или индивидуальный текст для каждого пункта;
*в карточке поручения должен быть заполнен общий срок выполнения работ по поручению или индивидуальный срок для каждого исполнителя;
*в карточке поручения должен быть указан общий контролер по поручению или контролер по каждому пункту поручения.
можно ли составное поручение превратить в простое, в какой момент и как это можно сделать
При необходимости до отправки на исполнение составное поручение можно изменить на простое. Для этого повторно нажмите на панели действий на кнопку Равноправные исполнители.
В результате:
*исполнителем простого поручения станет сотрудник, который указан первым в списке исполнителей. Остальные сотрудники станут соисполнителями;
*сроком простого поручения станет дата из поля Общий срок. Если поле не заполнено, то общим сроком выполнения станет срок первого пункта составного поручения. Если срок первого пункта не указан, то в простом поручении общий срок не заполнится. Сроки остальных пунктов поручения удалятся;
*контролером простого поручения станет сотрудник, который указан в поле Контролер. Если поле не заполнено, то контролером станет индивидуальный контролер из первого пункта составного поручения. Если он тоже не указан, то в простом поручении контролер не заполнится. Остальные индивидуальные контролеры пунктов поручения удалятся;
*общий текст составного поручения перенесется в текст простого поручения. Описания индивидуальных заданий исполнителей, а также информация о соисполнителях и сроках для них удалится.
корректировка составного поручения
в карточке составного поручения выбрать пункт и нажать “скорректировать пункт” процесс тот же что и с корректировкой простого поручения
Вы руководитель подразделения, получили задание на исполнение поручения руководителя компании.
Можете ли вы делегировать работу своему подчиненному? Как это сделать?
создать подчиненное поручение
Вы создаете поручение в системе и хотите, чтобы у вас была возможность вернуть задание по
поручению на доработку. Что для этого необходимо сделать?
указать себя контролером
кто может прекратить исполнение поручения
Контролер, автор поручения или помощник автора могут прекратить работы по исполнению поручения.
кто может запросить отчет по исполнению поручения
Контролер, автор поручения или помощник автора может запросить отчет по исполнению поручения у исполнителя. Например, если необходимо проверить состояние работ на текущий момент.
Исполнителю запрос отчета по исполнению поручения придет заданием.
Исполнитель в тексте задания указывает текущее состояние работ по поручению, вкладывает ссылки на необходимые документы и выполняет его.
