Договоры Flashcards
с какими документами можно работать в модуле договоры
договоры
доп. соглашения
акты выполненных работ
входящие и исходящие счета
возможности модуля договоры
согласовывать и регистрировать договоры
присваивать номер доп. соглашениям и актам выполненных работ
отслеживать текущее состояние договорных документов
добавлять контрольные точки для выполнения работ по договорным документам
контролировать работу по договорным документам, срок действия которых подходит к концу;
находить доверенности и контролировать сроки их действия в списке «Реестр доверенностей»
контролировать возврат бумажных экземпляров договорных документов, отправленных контрагентам
осуществлять поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных экземпляров договорных документов;
заносить в систему входящие счета, согласовывать и отслеживать их состояние;
присваивать номер исходящим счетам и отправлять их контрагентам.
списки модуля договоры
реестр договоров
входящие счета
исходящие счета
реестр доверенностей
договоры на завершении
история договоров
этапы работы с исходящими договорными документами в общем случае
создание договорного документа
согласование с руководителем
согласование с остальными согласующими
печать и передача на подпись
подписание
регистрация
отправка контрагенту
контроль возврата от контрагента
задания и уведомления
способы создания договора в Directum
список “реестр договоров” - конпка создать - договор
обложка модуля договоры - группа “договорные документы” - создать документ - выбрать пункт “договор”
проводник - создать - прочее -договор
создание договора
создать одним из способов
заполнить карточку
создать содержимое :
- из шаблона, если оформляется в нашей организации
- из файла, если поступил от контрагента
- со сканера, если поступил в бумажном виде
права доступа на документ
сохранить карточку
добавить приложения ( связи - создать приложение || добавить приложения)
отредактировать если создано из шаблона (доступно после сохранения карточки)
при необходимости зарегистрировать
какая проверка происходит при регистрации договора
при регистрации договора в системе происходит проверка на наличие дублей. При проверке учитываются заполненные поля *Контрагент, *Наша орг., а также дата и номер документа, присвоенные при регистрации. Если дубли найдены, то появится соответствующее сообщение. Для просмотра дублей в карточке договора на вкладке «Поиск» в группе Дубли нажмите на кнопку *Показать дубли.
какие документы подлежат регистрации
Регистрации подлежат все входящие, исходящие, внутренние, договорные и финансово-хозяйственные документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Например, приказы, распоряжения, бухгалтерские и финансовые документы. К нерегистрируемым документам относят, например, телеграммы, приглашения, брошюры, копии нормативных документов.
кто и в каком случае может зарегистрировать документ
Зарегистрировать документ может делопроизводитель, если документ подлежит регистрации и администратор задал соответствующие настройки регистрации.
для каких документов нельзя зарезервировать номер
документов входящего документопотока.
как создать связанный документ
Вы можете создать связанный документ из карточки существующего документа или из списка с помощью кнопок на панели действий. При этом связь между документами установится автоматически
этапы создания связанного документа в списке
1.Выделите документ, для которого нужно создать связанный документ
2.На панели действий в выпадающем списке Связи нажмите на кнопку, чтобы добавить связанный документ нужного типа.
3.Откроется карточка документа выбранного типа, при этом часть полей карточки будет заполнена. Например, при создании приложения к договору в карточке приложения в поле *Ведущий док. указывается связанный с ним договор. Заполните остальные поля карточки.
4.Сохраните карточку документа.
контроль возврата бумажного документа
1.Контрагент принимает решение, подписать или отказать по документу. Затем возвращает бумажный документ.
2.Ответственный проверяет, что документ возвращен и выполняет задание, указав результат подписания контрагентом.
бумажный документ вернулся раньше срока, до того как сформировано задание на контроль возврата
Бумажный документ может вернуться до того, как придет задание на контроль возврата. В этом случае ответственный вручную ставит отметку о возврате. Задание на контроль возврата уже не придет.
как поставить отметку о возврате бумажного документа
Чтобы поставить отметку о возврате в списке «Документы у контрагентов»:
1.Выделите в списке нужный документ и на панели действий нажмите на кнопку Вернуть документ. Откроется окно возврата документа
2.Поле *Дата возврата будет автоматически заполнено текущей датой. Проверьте и при необходимости скорректируйте значение поля.
3.Выполните одно из действий:
Подписан.
Не подписан
открыть задание (При нажатии на кнопку откроется задание на контроль возврата документа. Если возврат документа должны проконтролировать несколько сотрудников, то откроется список заданий. Кнопка отображается, если сформировано хотя бы одно задание на контроль возврата документа, текущий сотрудник является ответственным за контроль возврата и входит в группу регистрации договорных документов.)
