дополнительные материалы Flashcards
возможности умной обработки входящих документов
*захватывает документы со сканера и электронной почты, делит их на комплекты с помощью службы ввода документов (DCS);
*распознает текст, классифицирует документы по типам, извлекает факты из текста с помощью сервисов интеллектуальной обработки Directum Ario;
*заносит документы в Direсtum RX и заполняет их карточки информацией, извлеченной из текста;
*повышает автозаполняемость полей в карточках занесенных документов с помощью нечеткого поиска;
*поддерживает поиск по отсканированным документам;
*снижает вероятность отправки в работу неверно сформированного комплекта. Ошибки занесения можно исправить с помощью перекомплектования;
*сравнивает содержимое документов разных форматов и отображает отличия между ними в отчете;
*самостоятельно учится классифицировать новые формы документов для повышения точности классификации.
требования к сравниваемым документам
Версии документов должны быть в одном из форматов: PDF, DOCX, DOC, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TIF, TIFF, GIF. Сравнение формализованных документов не поддерживается.
что можно выявить сравнением документов в Directum
*обнаружить правки, внесенные в документ контрагентом, так как сотрудники не тратят время на ручную сверку текста;
*уменьшить вероятность ошибки из-за человеческого фактора;
*определить, что изменилось в тексте с последнего круга согласования. Сотрудникам, согласующим проект документа внутри компании, не приходится перечитывать весь текст на каждом круге согласования – достаточно просмотреть изменившиеся места.
в каких случаях не будет сформирован результат сравнения документов
Результат сравнения не формируется, если:
*различий не найдено;
*выявлено много различий. Например, при попытке сравнить документы, у которых нет сходства;
*при сравнении произошла ошибка. В этом случае обратитесь к администратору системы.
как предоставляется результат сравнения
Результат сравнения представляется в виде PDF-отчета, в котором найденные различия выделяются цветом:
*желтым цветом выделяется измененный текст. В примечании можно посмотреть исходный текст
*зеленым цветом выделяется добавленный текст;
*зеленым цветом выделяется добавленный текст;
что не отображается в отчете о сравнении
В отчете не отображаются:
*добавленные или удаленные пробелы;
*измененный регистр букв;
*изменения примечаний к тексту.
для чего нужны виджеты
Виджеты предназначены для наглядного отображения информации о текущих и просроченных заданиях,
исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников
какие наборы виджетов предусмотрены в системе
*«Сотрудник» – доступен всем сотрудникам организации;
*«Секретарь (делопроизводитель)» – доступен только делопроизводителям и помощникам руководителей;
*«Руководитель подразделения» – доступен только руководителям подразделений наших организаций;
*«Руководитель высшего звена» – доступен только руководителям наших организаций.
Права на просмотр данных в виджете
Данные в виджетах видны только тем сотрудникам, у которых есть права на них. Права определяются согласно должностным обязанностям. Например, руководитель подразделения в виджетах может посмотреть загрузку своих подчиненных, а рядовой сотрудник – только свою. Если у сотрудника недостаточно прав, в виджете появляется сообщение: «Нет данных».
действия с виджетами
*чтобы открыть список или сформировать отчет, перейдите по ссылке или нажмите на цветную область в виджете.
Чтобы открыть список в новой вкладке браузера, щелкните по ссылке или цветной области колесом мыши или нажмите горячую клавишу CTRL+клик;
*чтобы изменить параметры виджета, нажмите на кнопку”…” и выберите пункт Параметры виджета
*чтобы изменить расположение виджета, переместите его с помощью мыши;
*чтобы выровнять расположение всех виджетов по верхнему краю, установите флажок Автовыравнивание:
*чтобы удалить виджет, нажмите на кнопку и выберите пункт Удалить виджет.
для чего нужен модуль “совещания”
Модуль предназначен для работы с совещаниями, повестками, протоколами и поручениями по
протоколам. Работать с модулем смогут сотрудники, входящие в роль «Ответственные за совещания», но
участвовать в работе с повестками и протоколами совещаний, а также создавать поручения по протоколам
смогут все сотрудники организации.
возможности модуля “совещания”
*прямо из карточки совещания создавать повестку и протокол для фиксации принятых решений. Документы связываются с карточкой совещания, благодаря этому в нужный момент все сведения окажутся у вас «под рукой»;
*для оформления документов использовать шаблоны, в которых информация о совещании заполняется автоматически. Теперь не нужно вручную заполнять одни и те же сведения в нескольких документах;
*за пару кликов передавать решения совещания на исполнение. Система сама создает поручения по протоколу, остается их проверить и отправить в работу. Вручную переносить решения в текст поручений уже не придется;
*контролировать текущее состояние работ по совещанию для гарантии своевременного исполнения решений.
какая роль нужна для работы с модулем “совещание”
ответственный за совещания
как провести поиск в текущем списке
Чтобы найти объект в текущем списке, в проводнике системы в строке поиска введите фрагмент или полное наименование объекта и нажмите клавишу ENTER. В результате в списке отобразится искомый запрос:
как провести поиск во всей системе
1.В проводнике системы в строке поиска введите фрагмент или полное наименование объекта.
2.Нажмите на кнопку Расширенный поиск или в выпадающем списке перейдите по ссылке Уточнить поиск напротив искомого типа объекта
3.В открывшемся окне заполните критерии поиска
4.Нажмите на кнопку Поиск. Откроется список найденных объектов.
5.Если искомый объект не найден, измените критерии поиска. Для этого в списке найденных объектов нажмите на ссылку Уточнить поиск
